1. Финансовый университет
Управление делопроизводства и архива
Обучающий семинар
для уполномоченных по качеству
и внутренних аудиторов
26.03.2013

2. ТЕРМИНЫ и ОПРЕДЕЛЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность,
обеспечивающая создание официальных
документов и организацию работы с ними
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ –
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – фиксация совокупность видов работ,
информации на материальных обеспечивающих движение,
носителях в установленном порядке хранение, использование
документов
ОРГАНИЗАЦИЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ОФОРМЛЕНИЕ БЛАНКИ, ПОИСКОВОЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕКВИЗИТОВ ПЕЧАТИ, СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТОВ ШТАМПЫ
КОНТРОЛЬ ФОРМИРОВАНИЕ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ДОКУМЕНТОВ ФОНДА

3. СМЕШАННАЯ ФОРМА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Централизовано Децентрализовано
Управление Структурные Филиалы
делопроизводства и архива подразделения
кафедры
факультеты
ВПО, СПО
институты
ВПО
СПО
управления
центры
ФУНКЦИИ: отделы и др.
- получение корреспонденции;
- обработка корреспонденции;
- отправление корреспонденции; ФУНКЦИИ:
- регистрация поступающих документов; - подготовка проектов документов;
- регистрация отправляемых документов; - оформление документов;
- регистрация внутренних документов; - регистрация внутренних документов;
- рассылка документов; - формирование дел;
- оформление документов; - текущее хранение документов;
- тиражирование документов; - передача документов на архивное хранение;
- архивное хранение документов; - уничтожение документов;
- и т.д. - и т.д.

4. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
Р е к т о р
Должностная
инструкция Руководитель
секретариата п.8.2.8
Положение об управлении,
должностные инструкции
Управление
делопроизводства и архива
Приказ ректора, Ответственные за делопроизводство
директора
филиала в структурных подразделениях
университета и филиалах

5. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ФИНУНИВЕРСИТЕТА
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в федеральном государственном образовательном
бюджетном учреждении высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
Об утверждении бланков документов Финансового университета
Об утверждении бланков документов филиалов Финуниверситета
Приказы
ректора О создании постоянно действующей экспертной комиссии
О создании комиссии по проверке наличия, использования, хранения и
уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов
О назначении ответственных за делопроизводство
О назначении ответственных за использование и хранение
простых печатей и штампов
О подготовке годовых планов работы и отчѐтов о работе структурных
подразделений Финансового университета
Утвержден
Классификатор структурных подразделений на 2013 год
ректором

6. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ
ДОКУМЕНТОВ пп.3.1.2, 3.3.1,
3.3.3, 3.3.4,
раздел 4
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивают:
-юридическую силу документов;
-своевременность и правильность принятия управленческих решений;
-оперативный поиск документов;
-практическое внедрение автоматизированных систем;
-корпоративную культуру.
Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их
расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Подготовка и оформление отдельных видов документов (конкретные требования к подготовке,
включая копии и выписки из документов).

7. БЛАНКИ, ПЕЧАТИ и ШТАМПЫ
пп.9.8, 9.16, 9.21
Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и
печатей, назначаются приказом ректора, а по филиалам – приказами директоров филиалов
Финуниверситета.
Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых
металлических шкафах (сейфах).
Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков
документов назначается приказом ректора Финуниверситета, а по филиалам – приказами директоров
филиалов Финуниверситета.

8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
п.3.3.4 п.6.1.12 п.8.2.3,
РЕГИСТРАЦИЯ ВНУТРЕННИХ Работник, Прил. № 1 п.11
В день подписания ДОКУМЕНТОВ ответственный за
или утверждения делопроизводство
БУМАЖНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ
либо
ДОКУМЕНТ ДОКУМЕНТ
п.8.2.8 Прил. № 22 п.5
Ж У Р Н А Л Ж У Р Н А Л в СЭД
п.6.1.6
п.6.1.15
СОСТАВ СОСТАВ
РЕКВИЗИТОВ НОМЕРА
п.6.1.7
п.6.1.8
В пределах одного Номер по порядку / индекс дела
календарного/учебного года 859 / 05.15 – 30
номер номер
по дела
классификатору

9. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Прил. № 1 п.10
Работник,
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ответственный за
структурного подразделения делопроизводство
пп.8.1.3, 8.1.14
Разработка
п.8.1.5
Регистрация
В течение Хранение
месяца с даты
создания Подведение итогов
п.8.1.5
п.8.1.16
Ежегодно
до 10 октября Ежегодно
до 25 января
Согласование Передача данных
п.8.1.4
согласованная
Управление
делопроизводства и архива

10. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
п.8.2.3 п.8.2.2 п.8.2.3,
Работник, Прил. № 1 п.11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА ответственный за
делопроизводство
Не более чем через 10 дней
БУМАЖНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ
либо
ДОКУМЕНТ ДОКУМЕНТ
п.8.2.8 п.8.2.6
Д Е Л О Д Е Л О в СЭД
п.8.2.5
Исполненные По одному В соответствии с Вместе с Полностью
документы вопросу заголовком дела приложениями оформленные
За один Одного срока По одному экземпляру без
календарный/учебный год хранения черновиков и проектов
(кроме переходящих)

11. ОБЛОЖКА ДЕЛА
пп.8.6.3, 8.6.6
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования Работник,
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» ответственный за
(Финансовый университет) делопроизводство
_______________________________________
(наименование подразделения)
ДЕЛО № ___________ том № ________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(заголовок дела)
________________
(дата)
Хранить __________

12. РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ
Работник,
РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ ответственный за
делопроизводство
п.8.2.10
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Д Е Л О
Д Е Л О
Д Е Л О
В шкафах Вертикально Корешками В порядке по
наружу номенклатуре
дел

13. ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
п.8.6.2,
Работник, Прил. № 1 п.12
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ответственный за
делопроизводство
БУМАЖНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ БУМАЖНЫЙ
либо
ДОКУМЕНТ ДОКУМЕНТ ДОКУМЕНТ
п.8.2.5 п.8.2.6
Д Е Л О Д Е Л О в СЭД Д Е Л О
Постоянного хранения Временного хранения
и временного хранения до 10 лет включительно
свыше 10 лет
п.8.7.3
Частичное Акт п.8.7.4
Опись Полное оформление дела п.8.8.3
оформление дела
п.8.5 пп.8.6.3,
п.8.6.3 8.6.6
Не менее 1 года
и не более 3 лет По истечении
Передача в архив Уничтожение срока хранения

14. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
1. Неправильная организация работы
по ведению делопроизводства:
1.1. Отсутствие актов приёма-передачи документов при
смене работников, ответственных за делопроизводство в п.1.8
подразделении.
1.2. Отсутствие ознакомления работников подразделения с
локальными нормативными актами под роспись (инструкция п.1.11
по делопроизводству).
2. Неправильное хранение печатей, штампов
и гербовых бланков документов:
- отсутствие сейфов или надёжно запираемых шкафов, либо
отсутствие ключей к ним. п.9.16

15. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
3. Неправильное оформление документов:
3.1. Неверное проставление регистрационных номеров на
внутренних документах:
- не по календарному году; пп.6.1.8, 6.1.15
- не по классификатору структурных подразделений;
- не по номенклатуре дел.
3.2. Отсутствие указаний по исполнению документов
(резолюций) или отметок об ознакомлении с документами п.5.8.2а
руководителей структурных подразделений.
3.3. Отсутствие отметок об исполнении документов на
п.5.8.16
исполненных документах.

16. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
3.4. Неверное оформление реквизитов документов:
- отсутствие даты утверждения или подписания документа;
- отсутствие подписи на приложении к распорядительному
документу (приказ, распоряжение);
- ошибочное оформление отметки о приложении к
распорядительному документу как приложении к письму;
- несоответствие вида документа его содержанию
(распоряжением нельзя утверждать документы и устанавливать
нормы, а приказом нет необходимости давать поручения о
представлении документов, о проведении мероприятий и т.п.);
- отсутствие в текстах приказов полного наименования
документов, на которые делается ссылка или в которые пп.3.3.4, 4.1 , 4.2
вносятся изменения (дополнения);
- неправильные формулировки заголовков к тексту, не
раскрывающие смысла документов (отсутствие отглагольных
существительных);
- оформление документов не на утвержденных бланках
университета (протоколы заседаний кафедр не оформлены на
общем продольном бланке);
- отсутствие нумерации листов приказов и приложений к ним;
- отсутствие реестров рассылки распорядительных документов
при подготовке проектов документов.

17. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
4. Неправильная организация работы с документами:
4.1. Неправильное ведение учёта поступающих документов и
сведений о работе с ними (повторная регистрация, т.к. нет пп.6.1.8, 6.1.15
разделения учёта и регистрации).
4.2. Отсутствие номенклатуры дел либо отсутствие
согласования номенклатуры дел подразделения с п.5.8.2а
Управлением делопроизводства и архива.
4.3. Отсутствие рабочего экземпляра номенклатуры дел в
п.5.8.16
месте размещения и хранения дел.
4.4. Несоответствие размещения дел порядку,
закрепленному в номенклатуре дел. п.5.8.16
4.5. Несоответствие надписей на обложках дел
п.5.8.16
номенклатуре дел на текущий год.

18. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
4.6. Отсутствие шкафов для хранения дел (хранение дел на
тумбочке, подоконнике). п.8.2.10
4.7. Уничтожение документов без оформления актов об
уничтожении документов с истекшими сроками хранения. п.8.8.3
4.8. Не передаются на хранение в архив университета дела с
п.8.7.3
постоянным сроком хранения.
4.9. Не подводятся итоги формирования номенклатурных дел
п.8.1.16
за истекший календарный год.

19. ПРОБЛЕМЫ и НЕДОСТАТКИ
5. Неправильное формирование дел:
5.1. Хранение в делах неисполненных документов. пп.6.1.8, 6.1.15
5.2. Хранение в делах недооформленных или неправильно
п.5.8.2а
оформленных документов.
5.3. Отсутствие в делах действующих локальных
нормативных актов университета (правил, положений, п.5.8.16
инструкций).
5.4. Хранение в делах документов, несоответствующих
наименованию дел. п.5.8.16
5.5. Хранение в не переходящих делах текущего
календарного года документов за предыдущие годы. п.5.8.16
5.6. Хранение в номенклатурных делах проектов документов,
рабочих материалов. п.5.8.16

20. ВЫВОДЫ и ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Необходимо назначать ответственными за делопроизводство
наиболее компетентных работников, в должностные обязанности
которых входит работа с документами.
Необходимо обучать ответственных за делопроизводство
правилам оформления документов и установленному порядку
работы с ними.
Необходимо обеспечивать структурные подразделения
материальными средствами для ведения делопроизводства в
соответствии с установленными требованиями.

21. Спасибо за
внимание