1. Финансовый университет
Управление делопроизводства и архива
Обучающий семинар
2014

2. СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
Должностная
инструкция
Положение об управлении,
должностные инструкции
Приказ ректора,
директора
филиала

3. ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.9. Ответственность за организацию
делопроизводства, своевременное и качественное
исполнение документов и их хранение в
структурных подразделениях возлагается на
руководителей структурных подразделений …
3.1.2. Инструкция по делопроизводству
устанавливает единые правила
документирования управленческих действий и
оформления организационно-распорядительных
документов, а также конкретные требования к
подготовке отдельных видов документов.
1.10. Непосредственное ведение
делопроизводства в структурном подразделении
осуществляется работником, назначенным
ответственным за эту работу приказом ректора …
При увольнении или перемещении
работника, ответственного за делопроизводство,
производится передача всех документов и дел
вновь назначаемому работнику … о чем
составляется акт приёма-передачи …
Выполнение единых правил оформления
документов обеспечивает:
-юридическую силу документов;
-своевременность и правильность принятия
управленческих решений;
-оперативный поиск документов;
-практическое внедрение
автоматизированных систем;
-корпоративную культуру.
1.11. Выполнение требований Инструкции
обязательно для каждого работника
Финуниверситета, с её требованиями работники
должны быть ознакомлены под роспись.
Юридическая сила документа – свойство
официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком
оформления.
3.1.3. Документ имеет юридическую силу при
наличии реквизитов, обязательных для данного
вида документа …

4. БЛАНКИ, ПЕЧАТИ и ШТАМПЫ
Документы, создаваемые Финуниверситетом, должны иметь стабильный состав реквизитов, их
расположение и оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
ВИДЫ БЛАНКОВ
Общий бланк
- угловой
- продольный
Бланк конкретного вида документа
- приказа
- распоряжения
- доверенности
Бланк письма
- на русском языке
- на русском и английском языке
- ректора
Лица, персонально ответственные за учёт, использование и хранение бланков документов и
печатей, назначаются приказом ректора.
Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков
документов назначается приказом ректора.
9.5.2. Бланки, печати и штампы должны храниться в надёжно запираемых шкафах (сейфах).

5. Оформление приказа
2 см
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
на обороте
ПРИКАЗ
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
Москва
2-4 интервала
О назначении работников ответственными за делопроизводство
2-4 интервала
1 см
2 см
В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном
государственном
образовательном
бюджетном
учреждении
высшего
профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве
Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________
№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по
делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета
п р и к а з ы в а ю:
1.Назначить работников Финансового университета ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.
2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу
документов и дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за
делопроизводство, в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.
3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления
делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.
2 см
Приказ подготовил:
Начальник Управления
делопроизводства и архива
личная подпись Т.Б. Сабурова
дата
Согласовано:
Руководитель секретариата
Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.
2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.
2-4 интервала
Ректор
личная подпись
2 см
М.А. Эскиндаров
личная подпись А.Г. Харашвили
дата

6. Оформление приказа
2
Приложение
к приказу Финуниверситета
от ________ № ___________
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
ПРИКАЗ
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
СПИСОК
работников ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях
Москва
О назначении работников ответственными за делопроизводство
В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном
государственном
образовательном
бюджетном
учреждении
высшего
профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве
Российской Федерации», утвержденной приказом Финуниверситета от _________
№ _____, (далее – Инструкция по делопроизводству), для ведения работы по
делопроизводству в структурных подразделениях Финансового университета
п р и к а з ы в а ю:
1.Назначить работников Финансового университета ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.
2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу
документов и дел при увольнении или перемещении работников, ответственных за
делопроизводство, в соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.
3.Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления
делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.
Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.
2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.
Ректор
личная подпись
М.А. Эскиндаров
1.Факультет учѐта и аудита – должность Фамилия И.О.
2.Факультет менеджмента - должность Фамилия И.О
3.Юридический факультет - должность Фамилия И.О
4.Заочный факультет экономики – должность Фамилия И.О
5.Кафедра «Прикладная математика» - должность Фамилия И.О.
6.Кафедра «Страховое дело» - должность Фамилия И.О.
7.Кафедра «Корпоративное управление» - должность Фамилия И.О.
8.Управление организации учебного процесса - должность Фамилия И.О.
9.Высшая школа государственного управления - должность Фамилия И.О.
10.Дирекция капитального строительства - должность Фамилия И.О.
Начальник Управления
делопроизводства и архива
личная подпись
Т.Б. Сабурова

7. Оформление распоряжения
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
на обороте
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
Москва
О допуске к учебным занятиям
по Финансово-экономическому факультету
О б я з ы в а ю:
допустить к учебным занятиям с 01.09.2013 на Финансово-экономическом
факультете, с правом пользования библиотечным фондом, до издания приказа о
зачислении:
1. В порядке перевода:
- Аюпов Адам Зайнетдинович;
- Безганс Эдуард Владимирович;
…
2. В порядке восстановления:
- Ахметов Чынгыз Абасович;
- Баянбадорт Зулзала;
…
Первый проректор
по учебной и методической работе
личная подпись
Н.М. Розина
Распоряжение подготовил:
Первый заместитель декана
Финансово-экономического
факультета
личная подпись О.А. Полякова
дата

8. Оформление протокола и выписки из
протокола
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
ПРОТОКОЛ
«____» ___________ 201__ г.
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
№ ____________________
«____» ___________ 201__ г.
№ ____________________
Москва
заседания Учѐного совета Факультета менеджмента
Москва
заседания Учѐного совета Факультета менеджмента
Председатель – Е.В. Арсѐнова.
Секретарь – М.М. Пухова.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается).
Председатель – Е.В. Арсѐнова.
Секретарь – М.М. Пухова.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рекомендации … .
Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсѐновой Е.В.
2. О разработке … .
Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рекомендации … .
Сообщение (доклад и т.п.) декана Факультета менеджмента доц. Арсѐновой Е.В.
2. О разработке … .
Сообщение (доклад и т.п.) зав. кафедрой «Статистика» проф. Салина В.Н.
1. СЛУШАЛИ:
Е.В. Арсѐнова – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Р.П. Булыга – краткая запись выступления.
О.И. Лаврушин – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Рекомендовать … .
1.2. Принять … .
2. СЛУШАЛИ:
В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
В.И. Бариленко – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
2.1. Поручить … .
2.2. Одобрить … .
2. СЛУШАЛИ:
В.Н. Салин – текст сообщения (доклада) прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
В.И. Бариленко – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
2.1. Поручить … .
2.2. Одобрить … .
Председатель
Е.В. Арсѐнова
Секретарь
М.М. Пухова
Верно
Наименование должности
Председатель
личная подпись
Е.В. Арсѐнова
Секретарь
личная подпись
М.М. Пухова
дата
личная подпись
оттиск
печати
И.О. Фамилия

9. Оформление письма
1
Федеральное государственное
образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при
Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
Ленинградский пр-т, д.49, Москва, ГСП-3, 125993
тел. (499) 943-98-29, 943-98-55, факс (499) 157-70-70
е-mail: academy@fa.ru http://www.fa.ru
ОКПО 00042493, ОГРН 1027700451976,
ИНН 7714086422
_____________________ № ______________
На № ________________ от ______________
Президенту ЗАО « Московская
межбанковская валютная биржа»
СПИСОК
студентов Финансово-экономического факультета
для посещения Московской межбанковской валютной биржи
1,5 интервала
Р.А. Аганбегяну
1. Фамилия И.О. …
2. Фамилия И.О. …
3. Фамилия И.О. …
4. Фамилия И.О. …
5. Фамилия И.О. …
6. Фамилия И.О. …
7. Фамилия И.О. …
8. Фамилия И.О. …
9. Фамилия И.О. …
10.Фамилия И.О. …
О проведении экскурсии
Уважаемый Рубен Абелович!
Просим Вашего разрешения на проведение 17 февраля 2013 г. экскурсии на
Московскую межбанковскую валютную биржу для студентов 1-го курса Финансовоэкономического факультета Финансового университета.
Приложение: список студентов Финансово-экономического факультета
на 1 л. в 1 экз.
Ректор
Л.И. Свердлова
8-495-615-96-24
личная подпись
М.А. Эскиндаров
Заместитель декана
Финансово-экономического факультета
личная подпись
О.А. Полякова

10. Оформление докладной (служебной)
записки
ПРИГЛАШЕНИЕ
г. Дубна
ФИНУНИВЕРСИТЕТ
03-07 февраля 2014
Ректору Финуниверситета
Кафедра «Теория вероятностей
и математическая статистика»
проф. М.А. Эскиндарову
Глубокоуважаемая Ольга Евгеньевна!
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Приглашаем Вас принять участие …..
…
…
…
02.09.2013 № 64/05.52-49
Об участии в конференции
Открытие …
…
…
…
Уважаемый Михаил Абдурахманович!
Прошу Вас командировать заместителя заведующего кафедрой Пыркину О.Е с 03 по
07 февраля 2014 года в г.Дубна Московской области для участия в ХХ1 Международной
конференции
«Математика. Компьютер. Образование», проводимой Московским
государственным университетом им. М.В. Ломоносова.
Регистрация участников …
…
…
…
Приложение: приглашение и программа конференции на 3 л. в 1 экз.
Оргкомитет
Заведующая кафедрой
личная подпись
И.Е. Денежкина

11. Оформление исполнения документов
ФИНУНИВЕРСИТЕТ
копия
Руководителю
структурного подразделения
_________________________
Отдел разработки документов
по делопроизводству
Управления делопроизводства
и архива
(ОРДД)
Швецовой О.А.
Для использования в работе
02.02.2013 личная подпись
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
ПРИКАЗ
«12» марта 201 3 г.
30.01.2013 № 24/02.01-15
№
396/о
Москва
Швецовой О.А
Прошу ознакомиться
15.03.2013 личная подпись
О назначении работников ответственными за делопроизводство
О присвоении номеров
кафедрам после реорганизации
Уважаемый _____________________________!
Для
работы
с
документами
кафедры
______________________________________________
необходимо использовать номер структурного подразделения.
В соответствии с Классификатором структурных подразделений Финуниверситета
Вашей кафедре присвоен номер: ___________________.
Начальник ОРДД
личная подпись
Л.В. Орлова
В соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству в федеральном
государственном образовательном бюджетном учреждении высшего профессионального
образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»,
утвержденной приказом Финуниверситета от _________ № _____, (далее – Инструкция по
делопроизводству), для ведения работы по делопроизводству
в
структурных
подразделениях Финансового университета п р и к а з ы в а ю:
1.Назначить
работников
Финансового
университета
ответственными
за
делопроизводство в структурных подразделениях согласно приложению.
2.Руководителям структурных подразделений обеспечивать передачу документов и дел
при увольнении или перемещении работников, ответственных за делопроизводство, в
соответствии с п.1.10 Инструкции по делопроизводству.
3.Контроль исполнения
приказа
возложить на
начальника
Управления
делопроизводства и архива Сабурову Т.Б.
Основание: 1. Служебные записки руководителей структурных подразделений.
2. Акты приема-передачи управленческих документов и дел.
Ректор
Принято в работу
В дело № 05.51-49
02.02.2013 личная подпись
Швецова О.А. ознакомлена
В дело № 05.51-04
05.03.2013 личная подпись
личная подпись
М.А. Эскиндаров

12. ОБЛОЖКА ДЕЛА и ТИТУЛЬНЫЙ
ЛИСТ
Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
_______________________________________
(наименование подразделения)
ДЕЛО № ___________
том № ________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(заголовок дела)
________________
(дата)
Хранить __________
Работник,
ответственный за
делопроизводство

13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
ФОРМИРОВАНИЕ
Работник,
ответственный за
делопроизводство
ДЕЛА
Не более чем через 3 дня
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
либо
Д Е Л О
Исполненные
документы
По одному
вопросу
За один
календарный/учебный год
(кроме переходящих)
Д Е Л О в СЭД
В соответствии с
заголовком дела
Вместе с
приложениями
Одного срока
хранения
Полностью
оформленные
По одному экземпляру без
черновиков и проектов

14. РАЗМЕЩЕНИЕ ДЕЛ
РАЗМЕЩЕНИЕ
ДЕЛ
Работник,
ответственный за
делопроизводство
В шкафах
Вертикально
Д Е Л О
Д Е Л О
Д Е Л О
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Корешками
наружу
В порядке по
номенклатуре
дел

15. ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
ХРАНЕНИЕ
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Д Е Л О
Постоянного хранения
и временного хранения
свыше 10 лет
Опись
Полное
оформление дела
Работник,
ответственный за
делопроизводство
ДЕЛ
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ
либо
Д Е Л О в СЭД
Д Е Л О
Временного хранения
до 10 лет включительно
Частичное
оформление дела
Не менее 1 года
и не более 3 лет
Передача в архив
БУМАЖНЫЙ
ДОКУМЕНТ
Уничтожение
Акт
По истечении
срока хранения

16. Спасибо за
внимание