Nereden başlamalı? Nasıl bir doküman ve süreç yönetimi gerçekleştirmeli? Bu makalede sizinle başarılı şirketlerin doküman yönetimindeki 7 önemli alışkanlığını paylaşacağız.
2. Bir şirket dokümanlarını ve süreçlerini etkili yöneterek işlerini
kolaylaştırabilir. Verimlilik artışı sağlayabilir. Müşterilerini daha
fazla memnun edebilir.
Peki ama nereden başlamalı? Nasıl bir doküman ve süreç
yönetimi gerçekleştirilmeli?
Bu makalede size başarılı şirketlerin doküman yönetimindeki 7
önemli alışkanlığını paylaşacağız.
1
3. 1. ALIŞKANLIK:
Dokümanları tek bir havuzda
toplayarak erişim izinleri
kurgulamak
Doküman yönetiminde başarı
yakalamış şirketler dokümanlarını tek
bir havuzda topluyor. Sadece dijital
dokümanlar tek bir havuzda
saklanmıyor. Gelen evraklar hemen
tarayıcıdan geçirilerek doküman
yönetimi sistemine aktarılıyor.
2
4. Doküman havuzu
ve erişim izinleri
Hangi dokümanlara hangi çalışanların erişebileceği, hangi
çalışanların hangi dokümanda değişiklik yapabileceği gibi çeşitli
erişim izinleri kurgulanarak akıllıca yönetiliyor.
Böylece dokümanlara erişim hem rahat hem de kontrollü
oluyor.
İhtiyaç duyulan bir anda ihtiyaç duyan bir çalışan erişim yetkisi
olduğu dokümana erişip üzerinde çalışma yapabiliyor.
Doküman ararken zaman kaybı yaşanmıyor.
3
5. 2. ALIŞKANLIK:
Doküman onay sistemi kurmak
Birçok doküman gerçek hayatta şirketiniz içerisinde belirli
rotalarda dolaşıyor.
Peki dokümanlar neden dijital ortamda da belirlediğiniz
rotalarda dolaşmasın?
Başarılı şirketler dokümanları için onay rotaları kurguluyor.
4
6. Doküman onay sistemi
Belirli bir türde doküman sisteme yüklendiğinde önce şu
çalışanın önüne gitsin, onun onayından sonra şu yöneticinin
önüne onaya gitsin gibi kurgular kullanıyor.
Örneğin, müşteriye teklif verilmeden önce teklif dosyasının
yöneticilerin onayına sunulması ve onay sonrasında
müşteriyle paylaşılabilmesi senaryosunu başarılı şirketler
doküman yönetimi çözümüyle uyguluyor.
Böylece yanlışlıkların, aksaklıkların ve mali kayıpların önüne
geçilebiliyor.
5
7. 3. ALIŞKANLIK:
Doküman uyarı sistemi kurmak
Hız günümüz iş dünyasının en önemli konusu.
Günlük koşuşturma içerisinde çok sayıda işimizi atlama
riskimiz var, önemli ve öncelikli dokümanları gözden kaçırma
riskimiz var.
6
8. Uyarılar sayesinde
şirketler hız
kazanıyor.”
Ama başarılı şirketler kurdukları uyarı sistemleri sayesinde
çalışanlarının ve yöneticilerinin dokümanları gözden
kaçırmalarına fırsat tanımıyor.
Belirli bir tipte doküman sisteme yüklendiğinde ilgili kişilerin
önüne uyarılar düşüyor.
Bu uyarılar sayesinde zaman kaybetmeden dokümanlara erişim
sağlanıyor.
Böylece şirketler hız kazanıyor, atlamaların ve dikkatsizliklerin
önüne geçilerek mali kayıplar engelleniyor.
7
9. 4. ALIŞKANLIK:
Dokümanları süreçlerdeki
aktörlerle (tedarikçi, müşteri,
proje, vb.) ilişkilendirmek
Dokümanları süreçlerdeki aktörlerle
ilişkilendirmek çok önemli.
Başarılı doküman yönetimi
gerçekleştiren şirketler bunun
farkında.
8
10. Dokümanların ilişkileri
Bir doküman hangi projeyle, hangi tedarikçiyle, hangi
müşteriyle, hangi makinayla, vb. ilgili çok iyi takip ediyorlar.
Belirli bir projeyle ilgili hangi dokümanlar hazırlanmalı, ne
kadar süre içerisinde hazırlanmalı, hangileri hazırlandı,
hangileri henüz hazır değil takip ediyorlar.
Bir müşteriyle, bir projeyle, bir tedarikçiyle, bir kurumla, vb.
ilgili dokümanlara tek tuşla erişebiliyorlar.
Böyle bir ilişkilendirme sayesinde hız kazanılıyor.
Bir kurumla veya projeyle ilgili geçmiş ve gelecek rahatlıkla
takip edilerek daha sağlıklı kararlar alınıyor.
9
12. Dokümanların
versiyonlarının yönetimi
Müşteriye yanlış bir doküman göndermek, tedarikçiden gelen
eski bir dokümanı değerlendirmek gibi durumlar iyi bir
doküman yönetim sistemine sahip şirketlerde asla olmaz.
Dokümanların versiyonları takip edilerek hep doğru versiyonda
çalışıldığından emin olunur.
Böylece karmaşa olmaz.
Doküman aramakla zaman kaybedilmez. Yanlışlıklar ve mali
kayıplar önlenir.
11
13. 6. ALIŞKANLIK:
Dokümanların hareketlerini ve
kullanıcıların faaliyetlerini takip
etmek
Başarılı şirketler etkili doküman
yönetiminin onlara sadece hız
kazandırmakla kalmadığını, kontrol ve
izlenebilirlik sayesinde işlerinin
sorunsuz yürüdüğünü belirtiyor.
12
14. Bir doküman hangi
kullanıcıda ne kadar
süredir bekliyor,
hangi çalışanlar
dokümana göz atıp
inceledi...”
Örneğin, belirli bir dokümanın hangi çalışanda ne kadar süredir
beklediğini, hangi yöneticinin onayından geçtiğini, bir sonraki
adımda hangi yöneticiye gideceğini, yüklenen bir dokümana
hangi çalışanların göz atıp incedeğini, hangi çalışanların
incelemediğini, hangi çalışanın onayını ne kadar süre beklediğini
vb. hareketleri takip edebiliyorlar.
Kimse doküman bana gelmedi, ben görmedim, bana geç geldi
diyemiyor.
Böylece işler kolaylıkla, hızla ve sorunsuzca yürüyor.
13
15. 7. ALIŞKANLIK:
Dokümanları süreçlerin doğal bir
parçası yapmak
Şirketlerin yürüttükleri süreçlerin çoğu içerisinde doküman
akışları barındırıyor.
Etkili doküman yönetimi gerçekleştiren şirketler doküman
akışlarını rahatlıkla süreçleriyle entegre edebiliyor.
14
16. Doküman yönetimi
sayesinde işler
kolayca ve akıllıca
yürüyor.”
Örneğin, müşterilere veya işverenlere hazırlanan teklif dosyalarının
oluşturulması süreci, teklif dosyasında yer alan dokümanların belirli
tarihlere kadar belirli formatlarda hazırlanması, bunların yöneticiler
tarafından izlenmesi, teklif dosyasında yer alan dokümanlar
onaylandıktan sonra teklif dosyasının müşteriyle paylaşılması ve
sonrasında müşteriyle olan yazışmaların takip edilmesi doküman
yönetimi sayesinde rahatlıkla yürütülüyor.
Proje yönetiminde gerekli izinlerin alınması sürecinde hangi
dokümanların ne kadar süre içerisinde hazırlanması gerektiği,
hangi dokümanları kimlerin hazırlayacağı, hangi dokümanların
hazırlandığı, kurumlarla olan yazışmalar doküman yönetimi sistemi
sayesinde rahatlıkla yürütülüyor.
Böylece işler kolayca ve akıllıca yürüyor.
15
17. DEMO İSTEYİN
info@emor.org
444 54 92
Dokümanlarınızı ve süreçlerinizi
daha etkili yönetmenizin yollarını
öğrenmek için bize
ulaşabilirsiniz.
e-MOR InteGRa doküman ve
süreç yönetimi çözümünün
detaylarıyla ilgili bilgi ve demo
talep edebilirsiniz.
“Aqvila Software Türkiye’nin büyük ve orta ölçekli
kurumlarına ERP, CRM, Doküman Yönetimi ve İş Zekası
çözümleri sunan alanında lider bir yazılım firmasıdır.”
BİLGİ İSTEYİN
Tolga YILDIRIM
AQVILA SOFTWARE Yazılım A.Ş.
İş Analiz ve Tasarım Bölümü
MSc. Information Management
Master of Business Administration
Computer Scientist
E:
P:
M:
tolgay@emor.org
+90 444 54 92
+90 533 598 61 39
