1. COMMERCIAL
CORRESPONDENCE
Orders

2. An order letter accurately and clearly includes:
- Details of description, quantities, prices and
catalogue number.
- Requirements of delivery place and date,
means of transport.
- The terms of payment.
Printed order forms are pre-numbered, including
important details and the general conditions
under which orders are placed. (it should be
sent with a covering letter).
2 forms of order

3. OPENING
- Express your thanks for the offer and
pleasure in placing an order.
e.g. – We thank you for your offer No….
dated …. and have pleasure in placing/
are pleased to place an order on the
following terms and conditions:
- Clarify that you have an enclosed order
(covering letter).
e.g. –Pleased find enclosed our order No….
for…

4. Practice: Translate into English
1. Chúng tôi đã nhận được thư quý công ty gửi ngày 25
tháng 8, và xin gửi kèm đơn đặt hàng số 187 của
chúng tôi đặt mua mặt hàng máy chữ xách tay (type-
writer) mẫu CO-35 của quý công ty.
⇒ We have received your letter of August 25 and enclose
our order No.187 for your model CO-35 portable type-
writer.
2. Chúng tôi cảm ơn chào hàng của các ông đề ngày… và
xin gủi kèm theo đây đơn hàng chính thức số… đặt
mua…
=> We thank you for your offer date ... and pleased find
enclosed our official order No… for ....

5. Practice: Translate into English (cont)
3. Nếu quý công ty có thể đảm bảo gửi hàng từ
HongKong đến Keelung trước ngày 30/3 thì chúng
tôi rất vui được đặt mua của quý công ty các mặt
hàng sau đây:
⇒We are pleased to place the following order with you
if you can guarantee shipment from HongKong to
Keelung by March 30.
4. Chúng tôi rất quan tâm đến các loại đồng hồ đeo
tay mà ông chào bán và quyết định đặt mua một
đơn hàng thử theo các điều kiện sau.
=> We are very interested in the type of wristwatches
you offer and have decided to place a trial order under
the following terms and conditions.

6. MESSAGES
Confirm the terms and conditions:
1. Name of the commodity/ goods:
2. Quality and specifications: as per enclosed catalogue No
234 LD.
3. Quantity: 1,000 pcs/ units
4. Price: unit price ….. including packing, total price is ….
5. Packing: as usually export customary packing
6. Delivery: one shipment/ in one lot, date….
7. Payment: is to be made/ effected in USD by an
irrevocable letter of credit at (30 days) sight to be opened
at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam
(VCB) , 15 days prior to/ before shipment, valid for 15 days
to the account of Royal Bank, London.

7. ENDING
Express the hope of further orders:
e.g. – We hope that this will be the first of many
orders we place with you.
- We will place further orders if this one is
completed to our satisfaction.

8. Sample Order Letter
Dear sirs,
We would like to thank you for your offer dated 20 October 2011 and
have pleasure in placing an order on the following terms and
conditions:
1. Commodity: water-heaters
2. Quality and specifications: as per enclosed catalogue No.WH 134.
3. Quantity: 300 units
4. Price: 200 USD/unit FOB Haiphong port, excluding packet
5. Packing: as usually export customary packing
6. Delivery: one shipment by the end of October.
7. Payment: by confrmed L/C at sight as usual.
Please confirm your acceptance of this order and your acceptance
should reach us not later than 5 days after the date of this order.
We look forward to your soon reply.
Yours faithfully,

9. Exercise: Letter Writing
• Anh/ chị viết thư đặt hàng theo gợi ý sau:
Thông báo chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên đã bán hết
trong vòng 1 tuần khi hàng đến và xin đặt hàng cố định
theo các điều kiện sau:
1. Tên hàng: máy kéo vạn năng (Multi-purpose tractor) kiểu
CT 860
2. Số lượng: 30 chiếc.
3. Quy cách phẩm chất: Theo ca-ta-lô số 4/80 và bản thuyết
minh kỹ thuật với chào hàng số 4567 ngày 10/8/20...
4. Giá mỗi chiếc là 2,200 đôla Mỹ, tổng số 66,000 đôla Mỹ,
C.I.F. Cảng Hải Phòng kể cả phí đóng hàng.
5. Giao hàng 02 chuyến: 10 chiếc vào 20/8/20... Và 20 chiếc
vào 20/9/20...

10. 6. Bao bì: theo tập quán xuất khẩu xa bằng đường biển.
7. Ký hiệu: ở hai bên đối diện nhau của mỗi kiện bằng sơn
không phai, chữ không nhỏ hơn 5 cm như sau:
- Đặt hàng số TD 44/50
- Người gửi hàng: Export tractor Co., Ltd
- Kiện số: từ 1 trở lên
- Trọng lượng tịnh: Trọng lượng cả bì:
8. Thanh toán: bằng tín dụng thư không thể hủy ngang tính
bằng đôla Mỹ mở qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất qua ngân hàng
Thương mại Tokyo vào tài khoản cho người bán được
hưởng 100% giá trị chuyến hàng. Được phép giao từng
phần.
Chứng từ cho việc thanh toán:

11. • Hóa đơn thương mại (3 bản)
• Vận đơn gốc (2 bản)
• Phiếu đóng gói (3 bản)
• Giấy chứng nhận chất lượng (1 bản)
• Chứng nhận bảo hiểm (1 bản)
9. Tài liệu kỹ thuật: 2 bộ bản vẽ kỹ thuật lắp giáp, vận hành
và bảo trì bằng tiếng Anh gửi cùng hàng hóa. Một bộ gửi
cho người mua bằng đường hàng không chậm sau ngày
30/8/20...
10. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ
ngày sử dụng. Bảo hành không áp dụng cho những tổn
thất do người sử dụng.
Mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm.

12. • Dear Sirs,
• We would like to inform you that the first shipment of your multi-purpose
tractors was sold out within a week of arrival and we now have decided to
place a further firm order on the following terms and conditions:
• 1. Commodity: Multi-purpose tractor Model CT 860
• 2. Quantity: 30 units
• 3. Specification: as per catalogue No 4/80 and your technical document and
your offer No 4467 dated August 10, 20...
• 4. Price: Unit price 2,220 USD; total value 66,000 USD including packing,
CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City
• 5. Delivery: in two shipment, 10 units in August 20..., 20 units in September
20...
• 6. Packing: in customary export packing for long voyage.
• 7. Marking: is made in both sides of each case in weather proof paint and
with letters not shorter than 5cm.
• Order No TD 44/55
• Consignor: Export tractor Co., Ltd
• Case No: 1 upward
• Net weight: Gross weight:

13. • 8. Payment: in USD by irrevocable L/C to be opened with the Bank
of Foreign Trade of Vietnam 15 days prior to the first shipment to the
account of Tokyo Commercial Bank in favor of the seller for the total
value of shipment.
• Partial shipment is allowed
• Payment is made against the following documents:
- Commercial invoice (03 copies)
- Original Bill of Lading (01 copy)
- Packing list (01 copy)
- Certificate of Quality (01 copy)
- Insurance Policy (01 copy)
9. Technical documents: two sets of technical drawing instruction for
assembly, operation and maintenance in English are to be shipped
with the goods. One set is to be airmailed the buyer not later than 30
August 20...
10. Guarantee: 12 months after dispatch, 6 months after operation, the
guarantee does not apply to damage caused by the user.
We look forward to your order acknowledgement/ confirmation.
Yours faithfully,

14. COVERING LETTER
- Confirm the terms of payment.
e.g. – We would like to confirm that payment is to
be made by irrevocable letter of credit, which we
have already applied to the bank for.
- Confirm the agreed discounts.
e.g. – We would like to thank you for the 30% trade
discount and 10% quantity discount you allowed
us.
- Confirm the delivery date.
e.g. – Delivery before 25 November is a firm
condition of this order, and we reserve the right
to refuse goods delivered after that time.

15. • Confirm methods of delivery.
e.g. – We advise delivery by road to avoid
constant handling of this fragile consignment.
• Confirm packing.
e.g. –The carpets should be wrapped, and the
packaging reinforced at both ends to avoid
wearing out.

16. Practice: Translate into English
• Mỗi mặt hàng sẽ phải gói riêng bằng giấy mềm, sau
đó được đóng vào thùng gỗ, các thùng gỗ được đóng
đinh cẩn thận.
=>Each item/piece should be wrapped in soft paper,
then packed in wooden crates, carefully nailed.
• Hàng hoá phải đóng trong thùng carton phù hợp với
việc vận chuyển bằng đường biển.
=>The goods should be packed in seaworthy
cartons.

17. Covering Letter Sample
• Dear Mr./Ms. ......,
Re: Order for 100 copies of Mastering Mathematics
As per our discussions on __________ we are pleased to place an order for
100 copies of Mastering Mathematics book by _________ for Class VII for
the ICSE Board on the following terms and conditions:
The cost of each book will be ________ inclusive of all taxes.
Payment terms will be a post-dated cheque for 50% advance with order.
This cheque will be cleared on the day of the deliver. The balance payment
of 50% 7 days after delivery and after random inspection
Delivery will be done within 7 days from the order date.
Delivery will be done at ________________
If the order is not delivered as per the above terms and conditions, the
order stands cancelled
Please find enclosed cheque number ________ dated ________ for
________ towards/ in advance for the order.
We hope to have a long business relationship with you.
• Yours faithfully,

18. EXERCISE: Vi t m t b c th theo yêu c u d i đâyế ộ ứ ư ầ ướ
• Công ty Sao Việt nhận được đơn chào hàng số OF/234 đề
ngày 5 tháng 12 của một công ty Nhật Bản: High Tech
Co. Ltd; chào bán máy photocopy. Anh/ chị hãy viết một
bức thư gửi kèm với đơn đặt hàng số AB01 với những nội
dung chính sau đây:
• Công ty Sao Việt xin cảm ơn đơn chào hàng của họ và
xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số AB01 đặt mua 1,000
máy photocopy hiệu Ricoh, qui cách hàng hóa theo
catalogue số MN 289, giao hàng vào trung tuần tháng 2,
nếu chậm hơn công ty có quyền từ chối nhận hàng.
• Giá bán phải hiểu là giá CIF cảng Hải Phòng. Thanh toán
bằng thư tín dụng thời hạn 30 ngày, trên cơ sở chấp nhận
thanh toán đổi chứng từ. Lưu ý Công ty Nhật phải mua
bảo hiểm cho lô hàng của một công ty bảo hiểm hạng
nhất với điều kiện All Risks.

19. • Công ty Sao Việt chấp nhận mức chiết khấu 10% đối
với đơn hàng này nhưng hy vọng Công ty Nhật xem
xét lại điều khoản này cho các đơn hàng tiếp theo.
• Đây là hàng dễ vỡ nên bao bì phải theo tập quán
xuất khẩu. Các kiện hàng phải ghi rõ tên người gửi,
người nhận hàng, số kiện và dòng chữ "Hàng dễ vỡ-
Bốc xếp cẩn thận”
• Khi hoàn tất việc xếp hàng tại cảng đi, cần nhanh
chóng chuyển bộ chứng từ cho người mua bằng
đường hàng không.
• Công ty anh chị đề nghị thời gian bảo hành là 24
tháng tính từ khi giao hàng. Đề nghị gửi bản hướng
dẫn sử dụng và qui cách kỹ thuật bằng tiếng Anh.
• Anh chị có thể thêm các chi tiết khác.

20. EXERCISE: Answer
Dear Mr Smith,
We thank you very much for your offer No OF/234
dated 05 December and are very pleased to enclose
herewith our order No AB01 for 1,000 units of
photocopier Model Ricoh, with specifications as per the
catalogue No MN 289, for delivery in mid-February ,
after which we reserve the right to refuse the goods.
The price should be understood CIF Haiphong Port.
Payment is to be made by a Letter of credit, at 30 days’
sight on a D/A basis (on the basis of Documents against
Acceptance). We request that the consignment be
insured under All Risks terms by a first-class insurance
company.

21. We accept a 10% discount rate for this order but do hope you
will review this rate for further orders (do hope this term to
be reviewed for the next orders).
As the goods are fragile, they must be packed in customary
export crates, which are marked with the consignor’s name,
the consignee’s name, the crate number and the words:
Fragile – Handle with Care.
After the goods are loaded on board the vessel at the Port of
Departure, please send us the shipping documents by airmail.
We request the goods be guaranteed within 24 months from
delivery/ dispatch. Could you please also send us the users’
manual and technical specifications in English?
We do hope that this order will be completed to our
satisfaction.
We look forward to your early confirmation.
Yours sincerely,

22. Assignment
Anh/ chị viết thư gửi ông Mancini đặt mua 22 máy trộn
đứng cá nhân (stand mixers) Model #43423, tất cả màu
đỏ.
Thanh toán bằng tài khoản kinh doanh đã có với họ từ
trước, tài khoản # 543234.
Hy vọng nhận được lô hàng trước thứ Sáu, ngày
11/11/2011. Gửi kèm theo thư phương thức chuyển hàng
và địa chỉ nhận hàng.
Đề nghị họ gọi điện xác nhận thư đặt hàng theo số 232-
231-4563 trong giờ hành chính, từ thứ Hai đến thứ Sáu

23. Assignment : Answer
Dear Mr. Mancini,
We would like to purchase twenty two (22) individual
stand mixers (Model #43423), all in red.
We would like you to charge this purchase to the
preexisting account that we have with you, business
account #543234.
We hope to receive this order no later than Friday,
November 11th
, 2011. Attached to this letter please find
our preferred shipping method and receiving address.
Please confirm that you received this order by calling us
at 232-231-4563 anytime during business hours, Monday
to Friday.
Thank you for your cooperation
Keller Kitchen Co.

24. Assignment 2
Anh/Chị hãy viết một thư để gửi kèm với đơn hàng
số PO/35 đặt mua 100 chiếc bơm bê tông (concrete
pumps) với những nội dung chính sau:
1.Chào hàng của họ số FO/203 ngày 23/2
2.Cảm ơn thư chào hàng của họ và xin gửi kèm thư
này đơn hàng số PO/35 đặt mua 100 chiếc bơm bê
tông theo mã số CP/071 ghi trong catalogue và bảng
giá mà họ gửi kèm với chào hàng.
3.Lưu ý họ rằng nếu bơm bê tông theo mã số trên mà
không có sẵn để giao ngay, họ có thể giao hàng thay
thế theo mã số CPX/075 có cùng tính năng.

25. 4. Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không
hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng
Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao
hàng, có giá trị 45 ngày vào tài khoản của Ngân
hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán
được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao.
5.Yêu cầu họ quan tâm đặc biệt đến thời hạn giao
hàng, chậm nhất là cuối tháng 5, nếu giao chậm hơn,
Tổng công ty Anh/chị sẽ từ chối nhận hàng.
6.Đề nghị họ cung cấp cho mỗi máy bơm hai bản
hướng dẫn bằng tiếng Anh cho người sử dụng theo
như hai bên đã thỏa thuận.
7.Hy vọng đơn đặt hàng này sẽ được thực hiện làm
tổng công ty Anh/chị hài lòng.

26. Assignment 2: Answer
Dear Mr Smith,
We thank you for your offer No FO/203 dated 23
January and are pleased to enclose an order No
PO/35 for 100 units of concrete pumps Code No
CP/071 as specified in your catalogue and price list
enclosed with your offer.
Please be noted that if the concrete pumps Code No
CP/071 are not available for immediate delivery, you
could supply the subsitites, Code No CPX/075
having the same functions/features.

27. Payment is to be made in USD, by an irrevocable
L/C at sight to be opened at/through Vietcombank
15 days prior to shipment, valid for 45 days to your
account at NatWest bank, London in your favour for
the total value of the goods to be shipped/delivered.
We would appreciate your special attention to
delivery to be made by late May, after which we
reserve the right to refuse the goods.
Could you please supply us with 2 copies of the
users’ guide/manual in English with each unit (of
concrete pump) as agreed earlier?
We hope that this order will be completed to your
satisfaction and look forward to your confirmation.
Yours sincerely,

28. Assignment 3
• Công ty TNHH Ánh Dương, nhận được thư chào
hàng số BJ/305 ngày 25/10 của Marco Toy
Company, Inc. Anh/Chị hãy viết một bức thư gửi
kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội
dung chính sau đây:
•Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với
giá CIF Hải Phòng là US$12 một chiếc, và 78 gấu
teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9
một con, kể cả chi phí bao bì.
•Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt
hàng nào để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn
hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.

29. • Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp
nhận 10% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng một thư
tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ,
nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề
nghị họ cho hưởng 15% chiết khấu mua buôn và thanh toán
bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi
chứng từ (documents against acceptance).
Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng
chậm nhất vào cuối tháng 11 để kịp thời phân phối cho các
đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng sinh.
Công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại
hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro do bên bán chịu nếu giao
hàng chậm.
•Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công
ty anh/chị hài lòng, và nếu thấy có thể phát triển thị trường
này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ đặt mua tiếp
với số lượng lớn hơn.

30. Answer
Dear Mr Smith,
We thank you for your offer No. BJ/305 of 25
October and are pleased to enclose our trial order
No. DH/029 for 36 Baby Jenny dolls and 78 18-inch
Tootsie-Wootsie teddy bears, at the price of US$12
and US$9 each respectively including packaging.
In addition, we would like to draw your attention to
the following points:
If any of the above items are not available in stock
for delivery at the time specified (stated/mentioned)
in the order, please do not send substitutes for them
(in their places).

31. For this first order, we have decided to accept the 10% trade
discount you offered and agree to pay by a letter of credit at
sight, documents against payment. However, for further (the
next) orders, could (would) you please give us a 15% trade
discount and accept payment by a letter of credit at 60 days,
documents against acceptance?
The above items should be shipped (sent) by air and be
delivered by the end of November in time for distribution to
our agents across (throughout) the country for the pre-
Christmas selling season. We reserve the right to cancel the
order or return the goods with all the expenses and risks to
your account if delivery is late.
We hope that this order will be completed
(processed/executed) to our satisfaction and if we feel we can
develop this market in Vietnam, we will place larger orders
with you in the future.
We look forward to your sales confirmation soon.

33. THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!