SlideShare a Scribd company logo
1 of 10
Download to read offline
www.sigmaweb.org
This document has been produced with the financial assistance of the European Union. The views expressed herein
can in no way be taken to reflect the official opinion of the European Union, and do not necessarily reflect the views
of the OECD and its member countries or of beneficiary countries participating in the SIGMA programme.
SIGMA - Sprijin pentru îmbunătățirea guvernării și a managementului
Sinteza 9
Achiziții publice
Evaluarea ofertelor și atribuirea
contractului
CONȚINUT
• Principiile cheie care guvernează procesul de evaluare a ofertelor
• Cum funcționează o comisie de evaluare?
• Cum evaluează comisia de evaluare ofertele?
• Procesul de clarificare
• Alegerea celei mai bune oferte în baza celui mai scăzut preț
• Alegerea celei mai bune oferte în baza criteriului celei mai avantajoasă oferte din punct de
vedere economic (MEAT)
Ianuarie 2011
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 2
Evaluarea ofertelor constituie o etapă a procesului de achiziție, în timpul căreia autori-
tatea contractantă identifică care din ofertele ce satisfac cerințele stabilite este cea mai
bună în raport cu criteriul de atribuire pre-anunțat, fie oferta cu cel mai scăzut preț sau
cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Contractul se atribuie ofertantului
calificat a cărui ofertă a fost stabilită ca având cel mai scăzut preț sau ca fiind cea mai
avantajoasă din punct de vedere economic.
În cazul procedurii deschise, operatorii economici vor trebui să prezinte concomitent
atât informațiile pentru etapa de selectare, cât și ofertele lor. Procesul de evaluare va fi
compus, prin urmare, din două etape. Autoritatea contractantă va evalua, în primul
rând, informația prezentată pentru etapa de selectare cu scopul de a asigura că opera-
torii economici sînt calificați în mod corespunzător și, ulterior, va purcede la evaluarea
ofertelor primite de la operatorii economici calificați în mod corespunzător. În cazul în
care se aplică procedura restrânsă, dialogul competitiv sau procedura de negociere cu
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, atunci etapa de selectare și cea de
evaluare a ofertelor vor fi desfășurate ca două procese separate.
Evaluarea ofertelor trebuie să fie efectuată de către o comisie de evaluate competentă
și în conformitate cu principiile generale de drept și cele enunțate în Tratat ale trata-
mentului egal, nediscriminării și transparenței. Confidențialitatea informațiilor obținute
de către părțile implicate în procesul de evaluare trebuie să fie garantată.
Directiva stabilește criteriul în baza cărui vor fi atribuite contractele și specifică, de
asemenea, că atribuirea contractelor trebuie să aibă loc după finalizarea selectării ope-
ratorilor economici. Directiva nu conține reguli specifice privind modalitatea de structu-
rare a procesului de evaluare a ofertelor sau organizarea și responsabilitățile comisiei
de evaluare. Reglementarea acestor aspecte este lăsată la discreția Statelor Membre
ale UE.
Această sinteză privind achizițiile publice oferă o ghidare generală și exemple de bune
practici în procesul de evaluare a ofertelor.
Care principii cheie guvernează procesul de evaluare a ofertelor?
• Nediscriminarea: Acest principiu prevăzut de Tratat înseamnă că, orice dis-
criminare a ofertanților pe motiv de naționalitate este interzisă și că ofertanții din
alte state membre nu trebuie să fie discriminați în favoarea ofertanților naționali.
• Tratament egal: Acest principiu general de drept înseamnă că toate ofertele
prezentate până la expirarea termenului limită stabilit trebuie să fie tratate în
mod echitabil. Ele trebuie evaluate în baza acelorași clauze, condiții și cerințe
stabilite în documentația de licitație și prin aplicarea aceluiași criteriu de atribui-
re preanunțat.
• Transparență: Acest principiu general de drept înseamnă că trebuie păstrate
înregistrările scrise detaliate (în mod obișnuit sub formă de rapoarte și procese
verbale ale ședințelor) ale tuturor acțiunilor întreprinse de către comisia de eva-
luare. Toate deciziile adoptate trebuie să fie justificate și documentate în mod
suficient. În acest fel, poate fi prevenit orice comportament discriminatoriu și, în
caz contrar, poate fi ulterior monitorizat.
• Confidențialitate: Spre deosebire de deschiderea unei licitații publice, procesul
de evaluare a ofertelor trebuie să fie derulat in camera și trebuie să fie confi-
dențial. Pe parcursul procesului de evaluare, ofertele trebuie să rămână la se-
diul autorității contractante și să fie păstrate într-un loc securizat și încuiat,
atunci când nu sînt examinate de către comisia de evaluare. Această garanție
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 3
este recomandată în scopul evitării oricărei scurgeri de informații. Informația
privind procesul de evaluare a ofertelor și recomandarea privind atribuirea con-
tractului nu trebuie să fie divulgată ofertanților sau oricărei alte persoane, care
nu este vizată în mod oficial de acest proces, până când informația referitoare
la atribuirea contractului este comunicată tuturor ofertanților.
Cum operează o comisie de evaluare?
Procesul de evaluare a ofertelor este derulat, în mod tradițional, de către o comisie
competentă. De obicei, este desemnat un președinte care să conducă, coordoneze,
ghideze și controleze procesul de evaluare a ofertelor. Președintele este responsabil,
printre altele, să asigure că procesul de evaluare a ofertelor este derulat în conformita-
te cu principiile generale de drept și cele prevăzute de Tratat, precum și cu cerințele
locale. Secretarul comisiei de evaluare, fără a avea în mod normal puteri de vot, este
desemnat frecvent cu scopul de a oferi sprijin președintelui, de a realiza sarcini admi-
nistrative aferente procesului de evaluare și de a întocmi procese verbale pentru fieca-
re ședință.
Modul în care membrii comisiei de evaluare operează – spre exemplu fie că ei evalu-
ează ofertele în mod independent sau împreună - depinde de legislația sau practica
locală.
În principiu, comisia de evaluare deține, în mod obișnuit și exclusiv, mandatul de a
identifica cea mai bună ofertă și de formula o recomandare autorității contractante cu
privire la atribuirea contractului.
Note privind bunele practici
Este o practică bună pentru toți membrii comisiei de evaluare, inclusiv președin-
tele și secretarul, de a semna o declarație de imparțialitate și confidențialitate sau
oricare altă declarație similară înainte de demararea evaluării ofertelor.
Prin semnarea unei astfel de declarații, fiecare membru al comisiei de evaluare:
- declară în mod explicit că el/ea nu este asociat în niciun fel vreunuia dintre
ofertanții (sau sub-contractorilor lor propuși, etc.) care au prezentat o ofertă;
- se angajează în mod explicit să nu divulge niciun fel de informații obținute
în cursul procesului de evaluare a ofertelor ofertanților sau altor persoane
care nu sînt implicate în mod oficial în procesul de evaluare.
Pregătire și planificare: Activitatea de pregătire și planificare prealabilă constituie o
etapă importantă pentru derularea la timp și în mod adecvat a procesului de evaluare.
Se recomandă ca comisia de evaluare să se întrunească într-o ședință preparatorie/de
planificare înaintea primirii ofertelor pentru a asigura că toți membrii comisiei înțeleg
etapele de derulare a procesului, modalitatea de aplicare a criteriilor, responsabilitățile
care le revin, calendarul procesului și să adopte de comun un plan de lucru care să in-
clude planificarea ședințelor comisiei.
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 4
Procesul de evaluare a ofertelor: Procesul de evaluare cuprinde două etape cheie:
(1) primirea și deschiderea ofertelor, și (2) evaluarea ofertelor – care, în mod normal,
are ca și rezultat formularea recomandării de către comisia de evaluare privind atribui-
rea contractului autorității contractante.
Primirea și deschiderea: După recepționarea ofertelor, autoritatea contractantă trebu-
ie să le înregistreze și este o practică comună de a înregistra numele ofertanților, pre-
cum și data și timpul exact de recepționare a ofertelor. Rezumatul ofertelor primite este
ulterior anexat la raportul privind deschiderea ofertelor.
Plicurile cu ofertele primite trebuie să rămână sigilate și să fie păstrate într-o încăpere
securizată și încuiată până la deschiderea lor, precum și ulterior până la atribuirea con-
tractului.
Ofertele prezentate după expirarea termenului limită sînt, în mod obișnuit, respinse și
înapoiate ofertanților în cauză fără a fi deschise, dacă legislația națională nu conține
prevederi diferite în acest sens.
Deschiderea ofertelor poate să fie publică sau nepublică:
- deschiderea publică a ofertelor– Ofertele sînt deschise în public în prezența
persoanelor autorizate la timpul și locul stabilite de autoritatea contractantă. În
cazul procedurii deschise, persoanele autorizate care trebuie să fie prezente la
deschiderea ofertelor, timpul și locul desfășurării unei astfel de deschideri trebu-
ie să fie specificate în anunțul de participare la procedura de atribuire a contrac-
tului.
- deschiderea nepublică a ofertelor– Ofertele sînt deschise in camera numai în
prezența membrilor comisiei de evaluare.
Procesul de deschidere a ofertelor trebuie să fie înregistrat și orice acțiune întreprinsă
trebuie să fie inclusă în acest raport.
Cum evaluează comisia de evaluare ofertele?
Comisia de evaluare are obligația să asigure că ofertele recepționate sînt complete și
satisfac toate cerințele stabilite de către autoritatea contractantă în documentația de
licitație. Comisia de evaluare poate aplica criteriul de atribuire anunțat (fie criteriul celui
mai scăzut preț sau criteriul celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic
MEAT) la evaluarea ofertelor.
Comisia de evaluare va desfășura de obicei următoarele activități:
• Verificarea respectării cerințelor formale
• Verificarea respectării cerințelor tehnice și de fond
• Alegerea celei mai bune oferte în funcție de criteriile de atribuire anunțate: fie
criteriul celui mai scăzut preț sau criteriul celei mai avantajoase oferte din punct
de vedere economic MEAT
• Formularea recomandării privind atribuirea contractului
Verificare respectării cerințelor formale: Verificarea respectării cerințelor formale
constă în determinarea ofertelor care corespund cerințelor și formalităților procedurale
specificate de autoritatea contractantă în documentele de licitație. Aceste cerințe pro-
cedurale ar putea include, spre exemplu, prezentarea ofertelor în limba specificată, fi-
ind însoțite de numărul corect de copii și de toate documente solicitate.
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 5
Note privind bunele practici
Este o practică bună de a specifica în termeni clari în documentele de licitație ce-
rințele și formalitățile procedurale cu caracter obligatoriu și cele neobligatorii. O
listă de verificare a conformității cu cerințele/formalitățile procedurale poate fi, de
asemenea, inclusă în documentele de licitație, care urmează să fie utilizată ulte-
rior de către comisia de evaluare în timpul verificării respectării cerințelor formale.
Această practică bună sporește securitatea juridică, reduce numărul ofertelor ca-
re nu corespund cerințelor și formalităților procedurale specificate în documentele
de licitație, și facilitează procesul de evaluare a ofertelor.
Verificarea respectării cerințelor tehnice și de fond: Verificarea respectării cerințe-
lor tehnice și de fond constă în identificarea ofertelor care corespund:
- specificațiilor
- condițiilor prevăzute de contract și altor cerințe fundamentale de fond (spre
exemplu, valuta utilizată)
Nerespectarea cerințelor fundamentale: nerespectarea cerințelor procedurale, spe-
cificațiilor și altor cerințe fundamentale de fond trebuie, ca regulă generală, să conducă
la respingerea ofertelor necorespunzătoare. Acceptarea ofertelor care nu respectă ast-
fel de cerințe vine în contradicție cu principiul tratamentului egal.
Câteva exemple de nerespectare a cerințelor fundamentale
• Oferirea unei date de livrare care depășește termenul limită maxim obliga-
toriu de livrare specificată în documentele de licitație
• Refuzul de a îndeplini responsabilități și obligații importante atribuite în do-
cumentele de licitație (spre exemplu, garanțiile de bună executare și
acoperire a asigurării)
• Prezentarea unor oferte parțiale prin oferirea, spre exemplu, numai a unor
produse selectate sau numai a unei cantități parțiale a unui produs speci-
fic sau numai a unei părți de lucrări sau servicii solicitate, în cazul în care
documentele de licitație nu permit aceasta
Motivele respingerii unei oferte pentru nerespectarea specificațiilor sau a altor cerințe
fundamentale de fond trebuie să fie explicate în mod clar și exhaustiv și documentate
în raportul de evaluare.
Nerespectarea cerințelor nefundamentale: În termeni generali, nerespectarea cerin-
țelor și formalităților procedurale nefundamentale sau a altor cerințe de fond ne-
fundamentale nu ar constitui un motiv pentru respingerea unei oferte, dar ar conduce în
schimb la formularea unei solicitări de clarificare.
Exemple de nerespectare a cerințelor nefundamentale
• Oferta este prezentată într-un număr insuficient de copii decât cel solicitat
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 6
• Prețul ofertat este citat în corone daneze (DKK) în loc de euro (EUR), așa
cum a fost specificat în documentația de licitație.
În principiu, corectarea ofertelor necorespunzătoare în astfel de cazuri nu ar conduce
la vreun abuz. Din contra, ar fi ineficient pentru o autoritate contractantă și ar contrave-
ni principiului achiziției eficace de a respinge o ofertă avantajoasă numai pentru motivul
că aceasta nu ar fi satisfăcut unele specificații minore sau alte cerințe de fond minore.
Atunci când ofertantului i se permite, ca urmare a unei solicitări de clarificare, să-și
ajusteze oferta, această corectare trebuie să fie făcută în conformitate cu principiul tra-
tamentului egal. Prin urmare, oricare ofertant care nu reușește să respecte aceiași ce-
rință sau alte specificații nefundamentale sau cerințe de fond nefundamentale trebuie
să fie tratat în mod echitabil și trebuie, de asemenea, să beneficieze de posibilitatea de
a-și ajusta oferta în mod corespunzător.
Note privind procesul de clarificare
Comisia de evaluare poate, la propria discreție și în orice etapă a procesului de evalua-
re a ofertelor, să solicite ofertanților furnizarea clarificărilor cu privire la ofertele prezen-
tate.
Câteva exemple când solicitările de clarificare pot fi necesare
• În cazul în care oferta conține informații incompatibile sau contradictorii pri-
vind un aspect specific al ofertei
• În cazul în care oferta nu descrie în termeni clari ce oferă
• În cazul în care oferta conține erori sau omisiuni minore
• În cazul în care oferta nu respectă cerințe nefundamentale de formă și/sau
de fond enunțate în documentația de licitație
Conform principiului tratamentului echitabil, nicio modificare substanțială a ofertelor nu
poate fi solicitată sau acceptată prin intermediul solicitărilor de clarificare. Prin urmare,
solicitările de clarificare nu pot, spre exemplu:
- permite ajustarea unei oferte necorespunzătoare la specificațiile fundamentale
obligatorii;
- permite modificarea prețului ofertat (cu excepția corectării erorilor aritmetice
depistate în procesul de evaluare a ofertelor).
Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont:
- Solicitările de clarificare nu implică negocieri.
- Orice solicitare de clarificare și răspunsul la aceasta trebuie formulate în scris.
- Comisia de evaluare trebuie să aprobe de comun orice solicitare de clarificare
înainte ca aceasta să fie trimisă ofertantului vizat.
- Solicitarea de clarificare aprobată trebuie trimisă ofertantului exclusiv prin in-
termediul președintelui comisiei de evaluare. Membrilor comisiei de evaluare nu
li se permite să contacteze ofertanții în mod direct pentru a obține clarificări pri-
vind ofertele acestora.
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 7
- Schimbul corespondenței de clarificare trebuie rezumat în mod detaliat în rapor-
tul de evaluare, fiind însoțit de o mențiune clară dacă răspunsurile primite au
fost satisfăcătoare pentru comisia de evaluare, și în caz contrar, de ce nu au
fost satisfăcătoare. Pentru scopul transparenței, schimbul de corespondență
trebuie să fie, de asemenea, anexat la raportul de evaluare.
- Orice clarificare prezentată de către ofertant cu privire la oferta sa nu trebuie să
fie luată în considerare dacă nu a fost făcută ca răspuns la o solicitare formula-
tă de comisie de evaluare.
Alegerea celei mai bune oferte în baza celui mai scăzut preț
În cazul în care criteriul de atribuire aplicat este prețul cel mai scăzut, ofertele prezen-
tate de către ofertanții calificați care:
- îndeplinesc cerințele și formalitățile procedurale stabilite și
- îndeplinesc specificațiile și alte cerințe de fond stabilite
sînt comparate pe baza prețurilor ofertate.
Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont înainte de compararea pre-
țurilor ofertate:
• Prețurilor ofertate trebuie să includă toate elementele de preț în conformitate cu
cerințele specificate în documentele de licitație.
• Orice eroare aritmetică trebuie să fie corectată și înregistrată.
• Orice reducere de preț trebuie să fie aplicată.
• Ofertele care par a fi anormal de scăzute trebuie să fie examinate în mod riguros.
Alegerea celei mai bune oferte în baza criteriului MEAT
În cazul în care criteriul de atribuire aplicat este oferta cea mai avantajoasă din punct
de vedere economic (MEAT), ofertele prezentate de către ofertanții calificați și selectați
care:
- îndeplinesc cerințele și formalități procedurale stabilite și
- îndeplinesc specificațiile obligatorii stabilite și alte cerințe de fond obligatorii
vor fi evaluate prin aplicarea criteriilor specifice anunțate și ponderării lor relative. În
cazul în care o metodologie de evaluare detaliată a fost enunțată în documentele de
licitație, aceasta trebuie să fie respectată.
Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont:
• Criteriile și ponderările anunțate în prealabil, orice sub-criteriu și ponderările anun-
țate, precum și orice metodologie de evaluare pre-anunțată nu pot fi modificate sau
anulate în timpul procesului de evaluare a ofertelor. Orice criteriu și metodologie trebu-
ie să fie aplicate fără schimbări.
• Pentru a obține o evaluare care să aibă sens, membrii comisiei de evaluare trebuie
să adopte o abordare consecventă la punctarea ofertelor și același principiu de puncta-
re trebuie să fie utilizat.
• Înainte de evaluarea și punctarea aspectelor financiare ale ofertelor, comisia de
evaluare trebuie:
o să asigure că toate costurile sînt incluse;
o să corecteze erorile aritmetice;
o să aplice orice reducere de preț;
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 8
o să investigheze orice ofertă care pare să fie anormal de scăzută
• Grilele/matricele de evaluare trebuie să fie utilizate pentru punctarea ofertelor. Pen-
tru scopul transparenței, aceste grile/matrice trebuie să fie ulterior anexate la raportul
de evaluare.
Ședința de moderare a comisiei de evaluare: Ședința de moderare este de obicei
organizată după ce toți membrii comisiei de evaluare au finalizat examinarea și puncta-
rea independentă a ofertelor, în cazul în care se adoptă această abordare.
În timpul ședinței de moderare, membrii comisiei vor examina punctajul și comentariile
oferite de către fiecare membru al comisiei de evaluare cu scopul de a stabili clasa-
mentul ofertelor evaluate și de a adopta recomandarea privind atribuirea contractului
care va fi inclusă în raportul de evaluare.
În eventualitatea unor diferențe semnificative de punctaj oferit de membrii comisiei de
evaluare, trebuie să se convină în prealabil asupra unui mecanism de redresare a
acestei probleme. Un astfel de mecanism, în conformitate cu legislația națională, ar
putea include, spre exemplu, solicitarea de clarificări de la ofertanți sau angajarea unui
expert pentru a oferi consultanță. În acest caz, ar trebui de organizat mai mult decât o
singură ședință de moderare.
Comisia de evaluare poate utiliza, de asemenea, ședința de moderare pentru a exami-
na alte chestiuni precum; evaluarea variantelor, acțiunile care trebuie întreprinse atunci
când numai o singură ofertă sau o ofertă admisibilă este primită, modalitatea de abor-
dare a ofertelor anormal de scăzute sau ce trebuie de întreprins dacă există mai multe
oferte cu același punctaj.
Recomandarea de atribuire a contractului: Comisia de evaluare deține, în mod
obișnuit, mandatul de a formula o recomandare către autoritatea contractantă cu privire
la atribuirea contractului, și nu de a adopta decizia finală de atribuire. Cu toate acestea,
acest aranjament depinde de prevederile legislației naționale. Recomandarea privind
atribuirea contractului este inclusă în linii generale în raportul de evaluare.
Raportul de evaluare: Recomandarea privind atribuirea contractului este inclusă în
raportul de evaluare, care este pregătit, în mod obișnuit, de președintele comisiei de
evaluare cu sprijinul secretarului și membrilor comisiei.
Informații care trebuie să fie incluse în raportul de evaluare: În termeni generali,
raportul de evaluare trebuie să confirme componența comisiei, să descrie contractul
care constituie obiectul procesului de evaluare, să confirme recomandarea comisiei și
numele ofertantului propus și ofertanților care nu au avut succes. Raportul trebuie să
rezume în termeni clari activitățile desfășurate de către comisia de evaluare în cursul
procesului de evaluare a ofertelor și să ofere o analiză clară și detaliată a acestor acti-
vități și rezultatelor lor. Orice recomandare formulată trebuie să fie însoțită de o justifi-
care clară.
Raportul de evaluare trebuie să conțină toate documentele elaborate de către comisia
de evaluare în procesul de executare a sarcinilor sale.
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 9
Recomandarea sau obligația de a anula procesul de licitație – Există mai
multe situații când comisia de evaluare nu poate formula o recomandare privind
atribuirea unui contract. Legislația națională poate specifica, de asemenea, moti-
vele anulării obligatorii. Exemple de astfel de situații includ:
- Nu a fost recepționată nicio ofertă;
- Niciuna din ofertele primite nu a fost evaluată ca fiind corespunzătoare;
- Toate ofertele admisibile au depășit bugetul disponibil;
- Niciuna din oferte (în cazul utilizării licitației deschise) nu satisface criteriile
de selectare stabilite;
- Circumstanțele contractului au fost modificate în mod fundamental;
- Au avut loc neregularități în procesul de evaluare a ofertelor.
În acest caz, procesul de evaluare recomandă, în raportul de evaluare, anularea
procesului de licitație sau stabilește motivele obligatorii pentru anulare. Ulterior,
este la discreția autorității contractante de a decide, în funcție de circumstanțele
cazului și legislația națională aplicabilă, asupra modalității de procedare (spre
exemplu, prin angajarea într-o procedură negociată sau republicarea anunțului
privind procesul de licitație).
Aprobarea atribuirii: Președintele comisiei de evaluare este cel care, în mod obișnu-
it, transmite raportul de evaluare spre aprobarea autorității contractante. Se întâmplă
frecvent ca raportul de evaluare să fie furnizat ofițerului autorizat care este responsabil
pentru:
• verificarea ca procesul de evaluare a ofertelor să fie derulat în mod adecvat și
prin solicitarea de clarificări sau probe adiționale;
• asigurarea ca recomandarea privind atribuirea contractului să fie rezonabilă și
corectă; și
• adoptarea deciziei finale de atribuire sau formularea recomandării finale.
Cel mai important pentru ofițerul autorizat este să cunoască regulile aplicabile procesu-
lui de evaluare a ofertelor și, în termeni mai generali, regulile aplicabile procesului de
achiziții publice.
Atribuirea contractului: După aprobarea atribuirii contractului, autoritatea contractan-
tă notifică ofertantul câștigător în scris că oferta lui a fost acceptată pentru atribuirea
contractului.
Perioada obligatorie suspensivă: Autoritatea contractantă trebuie să notifice toți ofer-
tanții și candidații despre decizia de atribuire a contractului înainte de a încheia con-
SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 10
tractul cu ofertantul câștigător. Această notificare este urmată de o ‘perioadă obligato-
rie suspensivă. Perioada obligatorie suspensivă înseamnă că un număr minim de zile
calendaristice (care, în termeni foarte largi, poate fi fie 10 sau 15) trebuie să treacă în-
tre comunicarea scrisă a deciziei de atribuire a contractului tuturor ofertanților și, după
caz, candidaților și încheierea contractului.
Încheierea contractului: După expirarea perioadei obligatorii suspensive și cu condi-
ția că nu a fost primită nicio contestație, și în dependență de legislația națională, autori-
tatea contractantă poate proceda la încheierea contractului, utilizând modelul
contractului și condițiile care au fost incluse în documentele de licitație și acceptate de
către ofertantul câștigător în oferta sa. Autoritatea contractantă trebuie să nu omită,
după caz, publicarea anunțului de atribuire a contractului în JOUE pe parcursul a 48 de
zile de la momentul atribuirii contractului.
Lectură suplimentară:
SIGMA Manualul de instruire privind achizițiile publice

More Related Content

What's hot

Central purchasing-bodies-2011-romanian
Central purchasing-bodies-2011-romanianCentral purchasing-bodies-2011-romanian
Central purchasing-bodies-2011-romanianCristina Nicu
 
Brief29 common errorsinpp_rom
Brief29 common errorsinpp_romBrief29 common errorsinpp_rom
Brief29 common errorsinpp_romCristina Nicu
 
Suport de-curs-achizitii-publice-anap
Suport de-curs-achizitii-publice-anapSuport de-curs-achizitii-publice-anap
Suport de-curs-achizitii-publice-anapexodumuser
 
Brief22 contract management_rom_feb2013
Brief22 contract management_rom_feb2013Brief22 contract management_rom_feb2013
Brief22 contract management_rom_feb2013Cristina Nicu
 
Pb3 contracting authority_rom
Pb3 contracting authority_romPb3 contracting authority_rom
Pb3 contracting authority_romCristina Nicu
 
Pb21 performance measurement_rom
Pb21 performance measurement_romPb21 performance measurement_rom
Pb21 performance measurement_romCristina Nicu
 
Pup brief6 rom_250214
Pup brief6 rom_250214Pup brief6 rom_250214
Pup brief6 rom_250214Cristina Nicu
 
Monitoring public-procurement-2013-romanian
Monitoring public-procurement-2013-romanianMonitoring public-procurement-2013-romanian
Monitoring public-procurement-2013-romanianCristina Nicu
 
Central public-procurement-functions-2013-romanian
Central public-procurement-functions-2013-romanianCentral public-procurement-functions-2013-romanian
Central public-procurement-functions-2013-romanianCristina Nicu
 
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare mică
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare micăRegulamentului achiziţiilor publice de valoare mică
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare micăIon Cirtica
 
Concessions 2014-romanian
Concessions 2014-romanianConcessions 2014-romanian
Concessions 2014-romanianCristina Nicu
 
2 proceduri off line 1 (2) d
2 proceduri off line   1 (2) d2 proceduri off line   1 (2) d
2 proceduri off line 1 (2) dIorga Stela
 

What's hot (14)

Central purchasing-bodies-2011-romanian
Central purchasing-bodies-2011-romanianCentral purchasing-bodies-2011-romanian
Central purchasing-bodies-2011-romanian
 
Brief29 common errorsinpp_rom
Brief29 common errorsinpp_romBrief29 common errorsinpp_rom
Brief29 common errorsinpp_rom
 
Suport de-curs-achizitii-publice-anap
Suport de-curs-achizitii-publice-anapSuport de-curs-achizitii-publice-anap
Suport de-curs-achizitii-publice-anap
 
Brief22 contract management_rom_feb2013
Brief22 contract management_rom_feb2013Brief22 contract management_rom_feb2013
Brief22 contract management_rom_feb2013
 
Pb3 contracting authority_rom
Pb3 contracting authority_romPb3 contracting authority_rom
Pb3 contracting authority_rom
 
Pb21 performance measurement_rom
Pb21 performance measurement_romPb21 performance measurement_rom
Pb21 performance measurement_rom
 
Pup brief6 rom_250214
Pup brief6 rom_250214Pup brief6 rom_250214
Pup brief6 rom_250214
 
Monitoring public-procurement-2013-romanian
Monitoring public-procurement-2013-romanianMonitoring public-procurement-2013-romanian
Monitoring public-procurement-2013-romanian
 
Central public-procurement-functions-2013-romanian
Central public-procurement-functions-2013-romanianCentral public-procurement-functions-2013-romanian
Central public-procurement-functions-2013-romanian
 
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
Presentation by Marian Lemke, France (MD version) Second SIGMA Regional ENP E...
 
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare mică
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare micăRegulamentului achiziţiilor publice de valoare mică
Regulamentului achiziţiilor publice de valoare mică
 
Concessions 2014-romanian
Concessions 2014-romanianConcessions 2014-romanian
Concessions 2014-romanian
 
2 proceduri off line 1 (2) d
2 proceduri off line   1 (2) d2 proceduri off line   1 (2) d
2 proceduri off line 1 (2) d
 
Evaluare
EvaluareEvaluare
Evaluare
 

Similar to Pb9 tender evaluation_rom

Prezentare Curs Expert Achizitii Publice
Prezentare Curs Expert Achizitii PublicePrezentare Curs Expert Achizitii Publice
Prezentare Curs Expert Achizitii PubliceBest Smart Consulting
 
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publice
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publiceEtapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publice
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publiceAlianta INFONET
 
Raport de evaluare model fb si cig
Raport de evaluare model fb si cigRaport de evaluare model fb si cig
Raport de evaluare model fb si cigAlina Savin
 
Ghidul de pitch UAPR
Ghidul de pitch UAPRGhidul de pitch UAPR
Ghidul de pitch UAPRIQads
 
Ghidul de pitch uapr
Ghidul de pitch uaprGhidul de pitch uapr
Ghidul de pitch uaprWeInvent
 

Similar to Pb9 tender evaluation_rom (7)

Pb12 remedies rom
Pb12 remedies romPb12 remedies rom
Pb12 remedies rom
 
Presentation by Ruslan Malai, Moldova (MD version) Second SIGMA Regional ENP ...
Presentation by Ruslan Malai, Moldova (MD version) Second SIGMA Regional ENP ...Presentation by Ruslan Malai, Moldova (MD version) Second SIGMA Regional ENP ...
Presentation by Ruslan Malai, Moldova (MD version) Second SIGMA Regional ENP ...
 
Prezentare Curs Expert Achizitii Publice
Prezentare Curs Expert Achizitii PublicePrezentare Curs Expert Achizitii Publice
Prezentare Curs Expert Achizitii Publice
 
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publice
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publiceEtapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publice
Etapele de pregatire, desfasurare si monitorizare a licitatiilor publice
 
Raport de evaluare model fb si cig
Raport de evaluare model fb si cigRaport de evaluare model fb si cig
Raport de evaluare model fb si cig
 
Ghidul de pitch UAPR
Ghidul de pitch UAPRGhidul de pitch UAPR
Ghidul de pitch UAPR
 
Ghidul de pitch uapr
Ghidul de pitch uaprGhidul de pitch uapr
Ghidul de pitch uapr
 

More from Cristina Nicu

Ghidul specialistului in resurse umane.pdf
Ghidul specialistului in resurse umane.pdfGhidul specialistului in resurse umane.pdf
Ghidul specialistului in resurse umane.pdfCristina Nicu
 
Public sector-utilities-procurement-2014-romanian
Public sector-utilities-procurement-2014-romanianPublic sector-utilities-procurement-2014-romanian
Public sector-utilities-procurement-2014-romanianCristina Nicu
 
Pb1 pu pinthe_eu_rom
Pb1 pu pinthe_eu_romPb1 pu pinthe_eu_rom
Pb1 pu pinthe_eu_romCristina Nicu
 
Directiva 2004 18 ce
Directiva 2004 18 ceDirectiva 2004 18 ce
Directiva 2004 18 ceCristina Nicu
 
328871716 ghid-integral-final-x
328871716 ghid-integral-final-x328871716 ghid-integral-final-x
328871716 ghid-integral-final-xCristina Nicu
 
48792 ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf
48792  ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf48792  ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf
48792 ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdfCristina Nicu
 

More from Cristina Nicu (11)

Ghidul specialistului in resurse umane.pdf
Ghidul specialistului in resurse umane.pdfGhidul specialistului in resurse umane.pdf
Ghidul specialistului in resurse umane.pdf
 
Rom sigma sp45
Rom sigma sp45Rom sigma sp45
Rom sigma sp45
 
Rom sigma sp41
Rom sigma sp41Rom sigma sp41
Rom sigma sp41
 
Public sector-utilities-procurement-2014-romanian
Public sector-utilities-procurement-2014-romanianPublic sector-utilities-procurement-2014-romanian
Public sector-utilities-procurement-2014-romanian
 
Pb4 contracts rom
Pb4 contracts  romPb4 contracts  rom
Pb4 contracts rom
 
Pb1 pu pinthe_eu_rom
Pb1 pu pinthe_eu_romPb1 pu pinthe_eu_rom
Pb1 pu pinthe_eu_rom
 
Ghiddebunepractici
GhiddebunepracticiGhiddebunepractici
Ghiddebunepractici
 
Directiva 2004 18 ce
Directiva 2004 18 ceDirectiva 2004 18 ce
Directiva 2004 18 ce
 
Bo2013 2467
Bo2013 2467Bo2013 2467
Bo2013 2467
 
328871716 ghid-integral-final-x
328871716 ghid-integral-final-x328871716 ghid-integral-final-x
328871716 ghid-integral-final-x
 
48792 ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf
48792  ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf48792  ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf
48792 ghid-de_bune_practici_v.5_2015.09.21_pdf
 

Pb9 tender evaluation_rom

  • 1. www.sigmaweb.org This document has been produced with the financial assistance of the European Union. The views expressed herein can in no way be taken to reflect the official opinion of the European Union, and do not necessarily reflect the views of the OECD and its member countries or of beneficiary countries participating in the SIGMA programme. SIGMA - Sprijin pentru îmbunătățirea guvernării și a managementului Sinteza 9 Achiziții publice Evaluarea ofertelor și atribuirea contractului CONȚINUT • Principiile cheie care guvernează procesul de evaluare a ofertelor • Cum funcționează o comisie de evaluare? • Cum evaluează comisia de evaluare ofertele? • Procesul de clarificare • Alegerea celei mai bune oferte în baza celui mai scăzut preț • Alegerea celei mai bune oferte în baza criteriului celei mai avantajoasă oferte din punct de vedere economic (MEAT) Ianuarie 2011
  • 2. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 2 Evaluarea ofertelor constituie o etapă a procesului de achiziție, în timpul căreia autori- tatea contractantă identifică care din ofertele ce satisfac cerințele stabilite este cea mai bună în raport cu criteriul de atribuire pre-anunțat, fie oferta cu cel mai scăzut preț sau cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. Contractul se atribuie ofertantului calificat a cărui ofertă a fost stabilită ca având cel mai scăzut preț sau ca fiind cea mai avantajoasă din punct de vedere economic. În cazul procedurii deschise, operatorii economici vor trebui să prezinte concomitent atât informațiile pentru etapa de selectare, cât și ofertele lor. Procesul de evaluare va fi compus, prin urmare, din două etape. Autoritatea contractantă va evalua, în primul rând, informația prezentată pentru etapa de selectare cu scopul de a asigura că opera- torii economici sînt calificați în mod corespunzător și, ulterior, va purcede la evaluarea ofertelor primite de la operatorii economici calificați în mod corespunzător. În cazul în care se aplică procedura restrânsă, dialogul competitiv sau procedura de negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, atunci etapa de selectare și cea de evaluare a ofertelor vor fi desfășurate ca două procese separate. Evaluarea ofertelor trebuie să fie efectuată de către o comisie de evaluate competentă și în conformitate cu principiile generale de drept și cele enunțate în Tratat ale trata- mentului egal, nediscriminării și transparenței. Confidențialitatea informațiilor obținute de către părțile implicate în procesul de evaluare trebuie să fie garantată. Directiva stabilește criteriul în baza cărui vor fi atribuite contractele și specifică, de asemenea, că atribuirea contractelor trebuie să aibă loc după finalizarea selectării ope- ratorilor economici. Directiva nu conține reguli specifice privind modalitatea de structu- rare a procesului de evaluare a ofertelor sau organizarea și responsabilitățile comisiei de evaluare. Reglementarea acestor aspecte este lăsată la discreția Statelor Membre ale UE. Această sinteză privind achizițiile publice oferă o ghidare generală și exemple de bune practici în procesul de evaluare a ofertelor. Care principii cheie guvernează procesul de evaluare a ofertelor? • Nediscriminarea: Acest principiu prevăzut de Tratat înseamnă că, orice dis- criminare a ofertanților pe motiv de naționalitate este interzisă și că ofertanții din alte state membre nu trebuie să fie discriminați în favoarea ofertanților naționali. • Tratament egal: Acest principiu general de drept înseamnă că toate ofertele prezentate până la expirarea termenului limită stabilit trebuie să fie tratate în mod echitabil. Ele trebuie evaluate în baza acelorași clauze, condiții și cerințe stabilite în documentația de licitație și prin aplicarea aceluiași criteriu de atribui- re preanunțat. • Transparență: Acest principiu general de drept înseamnă că trebuie păstrate înregistrările scrise detaliate (în mod obișnuit sub formă de rapoarte și procese verbale ale ședințelor) ale tuturor acțiunilor întreprinse de către comisia de eva- luare. Toate deciziile adoptate trebuie să fie justificate și documentate în mod suficient. În acest fel, poate fi prevenit orice comportament discriminatoriu și, în caz contrar, poate fi ulterior monitorizat. • Confidențialitate: Spre deosebire de deschiderea unei licitații publice, procesul de evaluare a ofertelor trebuie să fie derulat in camera și trebuie să fie confi- dențial. Pe parcursul procesului de evaluare, ofertele trebuie să rămână la se- diul autorității contractante și să fie păstrate într-un loc securizat și încuiat, atunci când nu sînt examinate de către comisia de evaluare. Această garanție
  • 3. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 3 este recomandată în scopul evitării oricărei scurgeri de informații. Informația privind procesul de evaluare a ofertelor și recomandarea privind atribuirea con- tractului nu trebuie să fie divulgată ofertanților sau oricărei alte persoane, care nu este vizată în mod oficial de acest proces, până când informația referitoare la atribuirea contractului este comunicată tuturor ofertanților. Cum operează o comisie de evaluare? Procesul de evaluare a ofertelor este derulat, în mod tradițional, de către o comisie competentă. De obicei, este desemnat un președinte care să conducă, coordoneze, ghideze și controleze procesul de evaluare a ofertelor. Președintele este responsabil, printre altele, să asigure că procesul de evaluare a ofertelor este derulat în conformita- te cu principiile generale de drept și cele prevăzute de Tratat, precum și cu cerințele locale. Secretarul comisiei de evaluare, fără a avea în mod normal puteri de vot, este desemnat frecvent cu scopul de a oferi sprijin președintelui, de a realiza sarcini admi- nistrative aferente procesului de evaluare și de a întocmi procese verbale pentru fieca- re ședință. Modul în care membrii comisiei de evaluare operează – spre exemplu fie că ei evalu- ează ofertele în mod independent sau împreună - depinde de legislația sau practica locală. În principiu, comisia de evaluare deține, în mod obișnuit și exclusiv, mandatul de a identifica cea mai bună ofertă și de formula o recomandare autorității contractante cu privire la atribuirea contractului. Note privind bunele practici Este o practică bună pentru toți membrii comisiei de evaluare, inclusiv președin- tele și secretarul, de a semna o declarație de imparțialitate și confidențialitate sau oricare altă declarație similară înainte de demararea evaluării ofertelor. Prin semnarea unei astfel de declarații, fiecare membru al comisiei de evaluare: - declară în mod explicit că el/ea nu este asociat în niciun fel vreunuia dintre ofertanții (sau sub-contractorilor lor propuși, etc.) care au prezentat o ofertă; - se angajează în mod explicit să nu divulge niciun fel de informații obținute în cursul procesului de evaluare a ofertelor ofertanților sau altor persoane care nu sînt implicate în mod oficial în procesul de evaluare. Pregătire și planificare: Activitatea de pregătire și planificare prealabilă constituie o etapă importantă pentru derularea la timp și în mod adecvat a procesului de evaluare. Se recomandă ca comisia de evaluare să se întrunească într-o ședință preparatorie/de planificare înaintea primirii ofertelor pentru a asigura că toți membrii comisiei înțeleg etapele de derulare a procesului, modalitatea de aplicare a criteriilor, responsabilitățile care le revin, calendarul procesului și să adopte de comun un plan de lucru care să in- clude planificarea ședințelor comisiei.
  • 4. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 4 Procesul de evaluare a ofertelor: Procesul de evaluare cuprinde două etape cheie: (1) primirea și deschiderea ofertelor, și (2) evaluarea ofertelor – care, în mod normal, are ca și rezultat formularea recomandării de către comisia de evaluare privind atribui- rea contractului autorității contractante. Primirea și deschiderea: După recepționarea ofertelor, autoritatea contractantă trebu- ie să le înregistreze și este o practică comună de a înregistra numele ofertanților, pre- cum și data și timpul exact de recepționare a ofertelor. Rezumatul ofertelor primite este ulterior anexat la raportul privind deschiderea ofertelor. Plicurile cu ofertele primite trebuie să rămână sigilate și să fie păstrate într-o încăpere securizată și încuiată până la deschiderea lor, precum și ulterior până la atribuirea con- tractului. Ofertele prezentate după expirarea termenului limită sînt, în mod obișnuit, respinse și înapoiate ofertanților în cauză fără a fi deschise, dacă legislația națională nu conține prevederi diferite în acest sens. Deschiderea ofertelor poate să fie publică sau nepublică: - deschiderea publică a ofertelor– Ofertele sînt deschise în public în prezența persoanelor autorizate la timpul și locul stabilite de autoritatea contractantă. În cazul procedurii deschise, persoanele autorizate care trebuie să fie prezente la deschiderea ofertelor, timpul și locul desfășurării unei astfel de deschideri trebu- ie să fie specificate în anunțul de participare la procedura de atribuire a contrac- tului. - deschiderea nepublică a ofertelor– Ofertele sînt deschise in camera numai în prezența membrilor comisiei de evaluare. Procesul de deschidere a ofertelor trebuie să fie înregistrat și orice acțiune întreprinsă trebuie să fie inclusă în acest raport. Cum evaluează comisia de evaluare ofertele? Comisia de evaluare are obligația să asigure că ofertele recepționate sînt complete și satisfac toate cerințele stabilite de către autoritatea contractantă în documentația de licitație. Comisia de evaluare poate aplica criteriul de atribuire anunțat (fie criteriul celui mai scăzut preț sau criteriul celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic MEAT) la evaluarea ofertelor. Comisia de evaluare va desfășura de obicei următoarele activități: • Verificarea respectării cerințelor formale • Verificarea respectării cerințelor tehnice și de fond • Alegerea celei mai bune oferte în funcție de criteriile de atribuire anunțate: fie criteriul celui mai scăzut preț sau criteriul celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic MEAT • Formularea recomandării privind atribuirea contractului Verificare respectării cerințelor formale: Verificarea respectării cerințelor formale constă în determinarea ofertelor care corespund cerințelor și formalităților procedurale specificate de autoritatea contractantă în documentele de licitație. Aceste cerințe pro- cedurale ar putea include, spre exemplu, prezentarea ofertelor în limba specificată, fi- ind însoțite de numărul corect de copii și de toate documente solicitate.
  • 5. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 5 Note privind bunele practici Este o practică bună de a specifica în termeni clari în documentele de licitație ce- rințele și formalitățile procedurale cu caracter obligatoriu și cele neobligatorii. O listă de verificare a conformității cu cerințele/formalitățile procedurale poate fi, de asemenea, inclusă în documentele de licitație, care urmează să fie utilizată ulte- rior de către comisia de evaluare în timpul verificării respectării cerințelor formale. Această practică bună sporește securitatea juridică, reduce numărul ofertelor ca- re nu corespund cerințelor și formalităților procedurale specificate în documentele de licitație, și facilitează procesul de evaluare a ofertelor. Verificarea respectării cerințelor tehnice și de fond: Verificarea respectării cerințe- lor tehnice și de fond constă în identificarea ofertelor care corespund: - specificațiilor - condițiilor prevăzute de contract și altor cerințe fundamentale de fond (spre exemplu, valuta utilizată) Nerespectarea cerințelor fundamentale: nerespectarea cerințelor procedurale, spe- cificațiilor și altor cerințe fundamentale de fond trebuie, ca regulă generală, să conducă la respingerea ofertelor necorespunzătoare. Acceptarea ofertelor care nu respectă ast- fel de cerințe vine în contradicție cu principiul tratamentului egal. Câteva exemple de nerespectare a cerințelor fundamentale • Oferirea unei date de livrare care depășește termenul limită maxim obliga- toriu de livrare specificată în documentele de licitație • Refuzul de a îndeplini responsabilități și obligații importante atribuite în do- cumentele de licitație (spre exemplu, garanțiile de bună executare și acoperire a asigurării) • Prezentarea unor oferte parțiale prin oferirea, spre exemplu, numai a unor produse selectate sau numai a unei cantități parțiale a unui produs speci- fic sau numai a unei părți de lucrări sau servicii solicitate, în cazul în care documentele de licitație nu permit aceasta Motivele respingerii unei oferte pentru nerespectarea specificațiilor sau a altor cerințe fundamentale de fond trebuie să fie explicate în mod clar și exhaustiv și documentate în raportul de evaluare. Nerespectarea cerințelor nefundamentale: În termeni generali, nerespectarea cerin- țelor și formalităților procedurale nefundamentale sau a altor cerințe de fond ne- fundamentale nu ar constitui un motiv pentru respingerea unei oferte, dar ar conduce în schimb la formularea unei solicitări de clarificare. Exemple de nerespectare a cerințelor nefundamentale • Oferta este prezentată într-un număr insuficient de copii decât cel solicitat
  • 6. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 6 • Prețul ofertat este citat în corone daneze (DKK) în loc de euro (EUR), așa cum a fost specificat în documentația de licitație. În principiu, corectarea ofertelor necorespunzătoare în astfel de cazuri nu ar conduce la vreun abuz. Din contra, ar fi ineficient pentru o autoritate contractantă și ar contrave- ni principiului achiziției eficace de a respinge o ofertă avantajoasă numai pentru motivul că aceasta nu ar fi satisfăcut unele specificații minore sau alte cerințe de fond minore. Atunci când ofertantului i se permite, ca urmare a unei solicitări de clarificare, să-și ajusteze oferta, această corectare trebuie să fie făcută în conformitate cu principiul tra- tamentului egal. Prin urmare, oricare ofertant care nu reușește să respecte aceiași ce- rință sau alte specificații nefundamentale sau cerințe de fond nefundamentale trebuie să fie tratat în mod echitabil și trebuie, de asemenea, să beneficieze de posibilitatea de a-și ajusta oferta în mod corespunzător. Note privind procesul de clarificare Comisia de evaluare poate, la propria discreție și în orice etapă a procesului de evalua- re a ofertelor, să solicite ofertanților furnizarea clarificărilor cu privire la ofertele prezen- tate. Câteva exemple când solicitările de clarificare pot fi necesare • În cazul în care oferta conține informații incompatibile sau contradictorii pri- vind un aspect specific al ofertei • În cazul în care oferta nu descrie în termeni clari ce oferă • În cazul în care oferta conține erori sau omisiuni minore • În cazul în care oferta nu respectă cerințe nefundamentale de formă și/sau de fond enunțate în documentația de licitație Conform principiului tratamentului echitabil, nicio modificare substanțială a ofertelor nu poate fi solicitată sau acceptată prin intermediul solicitărilor de clarificare. Prin urmare, solicitările de clarificare nu pot, spre exemplu: - permite ajustarea unei oferte necorespunzătoare la specificațiile fundamentale obligatorii; - permite modificarea prețului ofertat (cu excepția corectării erorilor aritmetice depistate în procesul de evaluare a ofertelor). Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont: - Solicitările de clarificare nu implică negocieri. - Orice solicitare de clarificare și răspunsul la aceasta trebuie formulate în scris. - Comisia de evaluare trebuie să aprobe de comun orice solicitare de clarificare înainte ca aceasta să fie trimisă ofertantului vizat. - Solicitarea de clarificare aprobată trebuie trimisă ofertantului exclusiv prin in- termediul președintelui comisiei de evaluare. Membrilor comisiei de evaluare nu li se permite să contacteze ofertanții în mod direct pentru a obține clarificări pri- vind ofertele acestora.
  • 7. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 7 - Schimbul corespondenței de clarificare trebuie rezumat în mod detaliat în rapor- tul de evaluare, fiind însoțit de o mențiune clară dacă răspunsurile primite au fost satisfăcătoare pentru comisia de evaluare, și în caz contrar, de ce nu au fost satisfăcătoare. Pentru scopul transparenței, schimbul de corespondență trebuie să fie, de asemenea, anexat la raportul de evaluare. - Orice clarificare prezentată de către ofertant cu privire la oferta sa nu trebuie să fie luată în considerare dacă nu a fost făcută ca răspuns la o solicitare formula- tă de comisie de evaluare. Alegerea celei mai bune oferte în baza celui mai scăzut preț În cazul în care criteriul de atribuire aplicat este prețul cel mai scăzut, ofertele prezen- tate de către ofertanții calificați care: - îndeplinesc cerințele și formalitățile procedurale stabilite și - îndeplinesc specificațiile și alte cerințe de fond stabilite sînt comparate pe baza prețurilor ofertate. Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont înainte de compararea pre- țurilor ofertate: • Prețurilor ofertate trebuie să includă toate elementele de preț în conformitate cu cerințele specificate în documentele de licitație. • Orice eroare aritmetică trebuie să fie corectată și înregistrată. • Orice reducere de preț trebuie să fie aplicată. • Ofertele care par a fi anormal de scăzute trebuie să fie examinate în mod riguros. Alegerea celei mai bune oferte în baza criteriului MEAT În cazul în care criteriul de atribuire aplicat este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (MEAT), ofertele prezentate de către ofertanții calificați și selectați care: - îndeplinesc cerințele și formalități procedurale stabilite și - îndeplinesc specificațiile obligatorii stabilite și alte cerințe de fond obligatorii vor fi evaluate prin aplicarea criteriilor specifice anunțate și ponderării lor relative. În cazul în care o metodologie de evaluare detaliată a fost enunțată în documentele de licitație, aceasta trebuie să fie respectată. Câteva aspecte importante de care trebuie să se țină cont: • Criteriile și ponderările anunțate în prealabil, orice sub-criteriu și ponderările anun- țate, precum și orice metodologie de evaluare pre-anunțată nu pot fi modificate sau anulate în timpul procesului de evaluare a ofertelor. Orice criteriu și metodologie trebu- ie să fie aplicate fără schimbări. • Pentru a obține o evaluare care să aibă sens, membrii comisiei de evaluare trebuie să adopte o abordare consecventă la punctarea ofertelor și același principiu de puncta- re trebuie să fie utilizat. • Înainte de evaluarea și punctarea aspectelor financiare ale ofertelor, comisia de evaluare trebuie: o să asigure că toate costurile sînt incluse; o să corecteze erorile aritmetice; o să aplice orice reducere de preț;
  • 8. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 8 o să investigheze orice ofertă care pare să fie anormal de scăzută • Grilele/matricele de evaluare trebuie să fie utilizate pentru punctarea ofertelor. Pen- tru scopul transparenței, aceste grile/matrice trebuie să fie ulterior anexate la raportul de evaluare. Ședința de moderare a comisiei de evaluare: Ședința de moderare este de obicei organizată după ce toți membrii comisiei de evaluare au finalizat examinarea și puncta- rea independentă a ofertelor, în cazul în care se adoptă această abordare. În timpul ședinței de moderare, membrii comisiei vor examina punctajul și comentariile oferite de către fiecare membru al comisiei de evaluare cu scopul de a stabili clasa- mentul ofertelor evaluate și de a adopta recomandarea privind atribuirea contractului care va fi inclusă în raportul de evaluare. În eventualitatea unor diferențe semnificative de punctaj oferit de membrii comisiei de evaluare, trebuie să se convină în prealabil asupra unui mecanism de redresare a acestei probleme. Un astfel de mecanism, în conformitate cu legislația națională, ar putea include, spre exemplu, solicitarea de clarificări de la ofertanți sau angajarea unui expert pentru a oferi consultanță. În acest caz, ar trebui de organizat mai mult decât o singură ședință de moderare. Comisia de evaluare poate utiliza, de asemenea, ședința de moderare pentru a exami- na alte chestiuni precum; evaluarea variantelor, acțiunile care trebuie întreprinse atunci când numai o singură ofertă sau o ofertă admisibilă este primită, modalitatea de abor- dare a ofertelor anormal de scăzute sau ce trebuie de întreprins dacă există mai multe oferte cu același punctaj. Recomandarea de atribuire a contractului: Comisia de evaluare deține, în mod obișnuit, mandatul de a formula o recomandare către autoritatea contractantă cu privire la atribuirea contractului, și nu de a adopta decizia finală de atribuire. Cu toate acestea, acest aranjament depinde de prevederile legislației naționale. Recomandarea privind atribuirea contractului este inclusă în linii generale în raportul de evaluare. Raportul de evaluare: Recomandarea privind atribuirea contractului este inclusă în raportul de evaluare, care este pregătit, în mod obișnuit, de președintele comisiei de evaluare cu sprijinul secretarului și membrilor comisiei. Informații care trebuie să fie incluse în raportul de evaluare: În termeni generali, raportul de evaluare trebuie să confirme componența comisiei, să descrie contractul care constituie obiectul procesului de evaluare, să confirme recomandarea comisiei și numele ofertantului propus și ofertanților care nu au avut succes. Raportul trebuie să rezume în termeni clari activitățile desfășurate de către comisia de evaluare în cursul procesului de evaluare a ofertelor și să ofere o analiză clară și detaliată a acestor acti- vități și rezultatelor lor. Orice recomandare formulată trebuie să fie însoțită de o justifi- care clară. Raportul de evaluare trebuie să conțină toate documentele elaborate de către comisia de evaluare în procesul de executare a sarcinilor sale.
  • 9. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 9 Recomandarea sau obligația de a anula procesul de licitație – Există mai multe situații când comisia de evaluare nu poate formula o recomandare privind atribuirea unui contract. Legislația națională poate specifica, de asemenea, moti- vele anulării obligatorii. Exemple de astfel de situații includ: - Nu a fost recepționată nicio ofertă; - Niciuna din ofertele primite nu a fost evaluată ca fiind corespunzătoare; - Toate ofertele admisibile au depășit bugetul disponibil; - Niciuna din oferte (în cazul utilizării licitației deschise) nu satisface criteriile de selectare stabilite; - Circumstanțele contractului au fost modificate în mod fundamental; - Au avut loc neregularități în procesul de evaluare a ofertelor. În acest caz, procesul de evaluare recomandă, în raportul de evaluare, anularea procesului de licitație sau stabilește motivele obligatorii pentru anulare. Ulterior, este la discreția autorității contractante de a decide, în funcție de circumstanțele cazului și legislația națională aplicabilă, asupra modalității de procedare (spre exemplu, prin angajarea într-o procedură negociată sau republicarea anunțului privind procesul de licitație). Aprobarea atribuirii: Președintele comisiei de evaluare este cel care, în mod obișnu- it, transmite raportul de evaluare spre aprobarea autorității contractante. Se întâmplă frecvent ca raportul de evaluare să fie furnizat ofițerului autorizat care este responsabil pentru: • verificarea ca procesul de evaluare a ofertelor să fie derulat în mod adecvat și prin solicitarea de clarificări sau probe adiționale; • asigurarea ca recomandarea privind atribuirea contractului să fie rezonabilă și corectă; și • adoptarea deciziei finale de atribuire sau formularea recomandării finale. Cel mai important pentru ofițerul autorizat este să cunoască regulile aplicabile procesu- lui de evaluare a ofertelor și, în termeni mai generali, regulile aplicabile procesului de achiziții publice. Atribuirea contractului: După aprobarea atribuirii contractului, autoritatea contractan- tă notifică ofertantul câștigător în scris că oferta lui a fost acceptată pentru atribuirea contractului. Perioada obligatorie suspensivă: Autoritatea contractantă trebuie să notifice toți ofer- tanții și candidații despre decizia de atribuire a contractului înainte de a încheia con-
  • 10. SIGMA | Sinteză privind achizițiile publice 9 10 tractul cu ofertantul câștigător. Această notificare este urmată de o ‘perioadă obligato- rie suspensivă. Perioada obligatorie suspensivă înseamnă că un număr minim de zile calendaristice (care, în termeni foarte largi, poate fi fie 10 sau 15) trebuie să treacă în- tre comunicarea scrisă a deciziei de atribuire a contractului tuturor ofertanților și, după caz, candidaților și încheierea contractului. Încheierea contractului: După expirarea perioadei obligatorii suspensive și cu condi- ția că nu a fost primită nicio contestație, și în dependență de legislația națională, autori- tatea contractantă poate proceda la încheierea contractului, utilizând modelul contractului și condițiile care au fost incluse în documentele de licitație și acceptate de către ofertantul câștigător în oferta sa. Autoritatea contractantă trebuie să nu omită, după caz, publicarea anunțului de atribuire a contractului în JOUE pe parcursul a 48 de zile de la momentul atribuirii contractului. Lectură suplimentară: SIGMA Manualul de instruire privind achizițiile publice