Presentatie voor het ICD-10 congres in Amstelveen van 6 mei 2010

1. ICD-10 Impact en implementatie
Caj Oosters
Sectorhoofd zorgadministratie
AMC, Amsterdam
Amstelveen, 6 mei 2010

2. Stip op de horizon
• Juist, tijdig en volledige vastlegging van de uitgevoerde zorg
• Aan de bron registreren door de professional
• Registratie in ICD-10 en CBV
• De medisch codeur ondersteunt de dokter op lokatie
• Nog een kleine back-office als achtervang.

3. Volgens de landelijke planning worden ICD-10 en de LBZ vanaf 2010 geleidelijk
ingevoerd. Alle data kunnen nog veranderen
Jaar 2010 2011 2012 2013 2014
Maand 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6
ICD-10 Vertaaltabel
ICD-10 < > DBC?
• Proef door 3 NL ziekenhuizen met het
gebruik van ICD-10
• Deelname alle ziekenhuizen aan LMR
• Aanleveren BSN aan LMR
• Gebruik ICD-10 in NL ziekenhuizen t.b.v.
Diagnoseregistratie voor LMR en LBZ
Vertaaltabel
• Gebruik ICD-10 voor diagnosecodering ICD-9 CM < > ICD-
t.b.v. DOT 10? ICD-10 DM
beschikbaar?
LBZ (= incl ICD-10 en CBV)
• Herzien datamodel LBZ
• Deelname alle ziekenhuizen aan LBZ
• Gebruik CBV in alle NL ziekenhuizen t.b.v.
Verrichtingenadministratie
DOT
• Aanpassen AO/IC t.b.v. DOT
• Verbeteren kwaliteit basisregistratie
Note: De Landelijke Basisregistratie Ziekenhuizen (LBZ) is een integratie van LMR en DBC opdat uiteindelijk vanuit 1 bron zowel aan de DIS als aan de
LMR aangeleverd kan worden
2 © 2010 Deloitte

4. Agenda
ICD-10
Impact
Implementatie
3 © 2010 Deloitte

5. ICD-10 is de nieuwste versie van het internationaal gestandaardiseerde
classificatiesysteem van diagnosen
Voorbeeld ICD-10 voor seniel cataract
• ICD-10 staat voor: International
Classification of Diseases, 10th Revision.
Het systeem wordt beheerd door de World
Health Organisation (WHO).
• In 1839 is een eerste versie van ICD
ontstaan. De huidige (10e) versie is in 1990
goedgekeurd en sinds 1994 in gebruik.
• ICD-10 is opgebouwd uit:
‒ 21 hoofdstukken
‒ 5-20 blokken per hoofdstuk
‒ Per blok 1 of meerdere diagnoses
‒ Evt. per diagnose een verdere detaillering
4 Bron: www.ICD10.nl http://class.who-fic.nl/browser.aspx?scheme=ICD10-nl.cla © 2010 Deloitte

6. De structuur is anders van ICD-9-CM ten opzichte van ICD-10 waardoor vertaling niet
altijd eenvoudig is
De overstap van ICD-9 naar ICD-10 is relatief beperkt:
- gedeeltelijk nieuwe indeling van de classificatie
- aangepaste codeervoorschriften
- nieuwe ondersteunende middelen (boeken, zoekmachine, conversietabellen, etc.)
Bron: Cursus ICD-10 voor Medisch Codeurs Okt. 2009
Vergelijking ICD-9-CM en ICD-10 Indeling Longkanker aan
ICD-9 ICD -10
hoofdbronchus
ICD-9-CM
5 getallen Maligne neoplasmata van
4000 unieke codes ademhalingsstelsel en
C30-C39
intrathoracale organen (ICD-
ICD-10 10)
4 alfa/numerieke karakters
ICD-9-V > 68000 unieke codes Maligne neoplasma van
trachea, bronchus en long 162.0-162.9 (C33-C34)
(ICD-9)
ICD-9- E - Maligne neoplasma van
162.0 C33
trachea
- Maligne neoplasma van
162.2-162.9 C34
ICD-9- M ICD-10- M bronchus en long
Hoofdbronchus 162.2 C34.0
Bron: http://www.rivm.nl/vtv/object_document/o1061n17274.html
Note: In 2010 komt een vertaaltabel beschikbaar van ICD-9 naar ICD-10 diagnoses en vice versa
5 © 2010 Deloitte

7. Invoering van ICD-10 levert de ziekenhuizen de nodige hoofdbrekens op
Wat moeten we
Wat wordt bedoeld Wat betekent het als
doen om over Welke risico’s
met eenmalige mijn ziekenhuis wel
te gaan op ICD- kleven er aan
registratie aan de over gaat en andere
10? vroeg starten?
bron? ziekenhuizen nog
niet?
Welke Hoe om te gaan
Is het een optie om ICD-10 en afhankelijkheden met het tekort aan
LBZ gelijktijdig in te voeren? zijn er met DOT? codeurs?
Wordt de Hoe kan de overgang van ICD-9 naar -
belasting op de 10 en van DBC diagnoses naar ICD-
professionals niet 10 worden vormgegeven?
te hoog.
Wat is het minimale CBV gelijktijdig
detailniveau van ICD- invoeren met ICD-
10 codering? 10?
6 © 2010 Deloitte

8. Agenda
ICD-10
Impact
Implementatie
7 © 2010 Deloitte

9. De impact op het ziekenhuis wordt bepaald door keuzes te maken
op 5 verschillende gebieden
Organisatie- Administratieve
inrichting organisatie
Strategie en visie
Kennis en kunde Ondersteuning van
medewerkers ICT
8 © 2010 Deloitte

10. Strategie en visie: Eenmalige registratie aan de bron is het uitgangspunt.
Dit kan op meerdere manieren worden opgevat
Eén plaats: Eén functie:
Eén mix: Arts verantwoordelijk en
Arts verantwoordelijk, Codeur Arts verantwoordelijke en
deels uitvoerend, codeur rest
uitvoerende uitvoerende
• Codeur is gemandateerd door • Arts laten coderen vraagt • Arts codeert tot op financieel
arts kennis van 2 systemen: DBC niveau, codeur codeert de
en LMR rest
• Centraal of decentraal
georganiseerd • Arts zal tot op hoog • Details worden ingevoerd
detailniveau moeten door specifiek opgeleid
• Voordeel: weinig belasting registreren persoon
voor ‘dure’ arts
• Voordeel: Codeur doet
• Nadeel: arts staat veraf van registratie niet tussen de
(financiële) registratie wat zijn bedrijven door
eindverantwoordelijkheid is
• Voordeel: 2 paar ogen kijken
naar dezelfde informatie
Er zijn meer definities voor ‘Eenmalige registratie aan de bron’
9 © 2010 Deloitte

11. Strategie en visie: Streven is om informatie te kunnen hergebruiken voor
registratie van (dag-) opnames
• (Hoofd) diagnose
• Zorgtrajectnummer • Patiëntnummer • Primaire diagnoses
• Verwijsgegevens • Geslacht • Nevendiagnoses
• Begin- en einddatum • Geboortedatum • Opnameperiode
zorgtraject • Postcode (opnamenummer, Eisen aan data
Eisen aan data • Subtrajectnummer • Specialisme uitvoerder/ heropname, dagbeh,
DBC • Begin- en einddatum verantwoordelijk datum, uur, afdeling, reden,
LMR
subtraject specialisme urgentie, herkomst)
• Zorgtype • Zorgactiviteit-/ verrichting • Periodenummer
• Zorgvraag (enkele en volgnummer hoofddiagnose
specialismen) • Datum uitvoering • Hoofdverrichting
• Diagnose (DBC) zorgactiviteit/ verrichting • Periodenummer
• Huisarts
• Afsluitreden subtraject hoofdverrichting
• Verzekeringsgegevens
• Specialisme aanvrager • Complicatieregistratie (incl.
• Uitvoerende instelling morfologie en uitwendige
• Aantal uitgevoerde oorzaken)
zorgactiviteiten • Verantwoordelijkheids-
periodes
• Indicatie vervolg
• Bestemming
Conflicten datavereisten DBC en LMR
• Duur opnameperiode is niet gelijk: IC wordt add-on bij DBC en opname • LMR betreft ontslagdiagnoses. DBC’s zijn poliklinische en
bij complicatie is nieuwe opname voor LMR in tegenstelling tot DBC klinische diagnoses gelijk
• Diagnosestelling niet altijd gelijk • Repeterende verrichtingen worden in de DBC alle keren
• Nevendiagnose alleen bij parallelle DBC indien mogelijk, bij LMR altijd geregistreerd, in LMR één keer
Bron: DOT registratieregels v.1.1 jan 2010
10 LMR Gebruikershandboek V09.90 en V03.91 © 2010 Deloitte

12. Strategie en visie: De strategie van het huis moet passen binnen de
landelijke visie
Wil ik voorop lopen?
• Hoe denken de vakgroepen over
mogelijkheden verbetering Op welke manier kunnen taken,
diagnoseregistratie? verantwoordelijkheden en
• Welke voordelen kleven eraan om bevoegdheden optimaal worden
vroeg te beginnen? gekoppeld aan functies?
Juist, tijdig en volledig:
welke uitgangspunten
horen hierbij?
Wanneer starten met
opleiden in ICD-10?
Bron: DOT registratieregels v.1.1 jan 2010
11 LMR Gebruikershandboek V09.90 en V03.91 © 2010 Deloitte

13. Organisatieinrichting: Keuzes rond de overgang van ICD-9 CM naar ICD-10
Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3
Omschrijving LMR 100% coderen LMR deels coderen middels goed LMR deels coderen middels goed
scenario bewezen steekproef bewezen steekproef + hoofddiagnoses
• Hoofddiagnose • Bv. Elke oneven dag coderen bij de rest
• Primaire diagnose • Bv. elke oneven dag coderen
• Nevendiagnose
• Hoofdverrichting
• Selecties van verrichtingen
Voor- nadelen  Alle onderzoeksvragen kunnen worden  Geen capaciteitsprobleem met  Kleiner capaciteitsprobleem met
beantwoord, mits info beschikbaar Medische Codeur Medische Codeurs
 HSMR kan juist worden berekend  Onderzoeksvragen kunnen niet  Aan meerdere onderzoeksvragen kan
 Niet voldoende codeurs in veel huizen voldoende worden beantwoord worden voldaan
 Groep mensen dient opgeleid te
worden
Randvoorwaarden • Beschikbaar zijn van extra codeurs • De diagnosegroepen betrokken in de • De diagnosegroepen betrokken in de
HSMR moeten minimaal onderdeel uit HSMR moeten minimaal onderdeel uit
maken van de dataset (aselecte maken van de dataset (aselecte
steekproef) voor een juiste berekening steekproef) voor een juiste berekening
van de HSMR van de HSMR
• Beschikbaar zijn van enkele extra
codeurs
Vanwege het tekort is aan Medische Codeurs zijn keuzes noodzakelijk
12 © 2010 Deloitte

14. Administratieve organisatie: in de meeste ziekenhuizen werken medische
codeurs en professionals los van elkaar
Registratieproces uitgevoerd door artsen en verpleegkundigen voor (poli-) klinische patiënten en
dagopnames (voorbeeld AMC):
Registreren van
DBC diagnoses
start en CBV in AMC Bundelen tot
Vertalen CBV Subtrajecten
Zorgdesktop zorgtrajecten en
verrichtingen sturen naar Verwerken uitval
subtrajecten in einde
naar ZA Validatiemodule/ en factureren
iSOFT
(automatisch) Grouper
(automatisch)
Registreren van
spec. Diagnosen
in EPD
Met verfijning van de diagnose codering door Medisch Codeurs voor klinische patiënten en dagopnames
Eens per Periodiek
kwartaal
Sorteren op pat.
Selecteren vp in
Nr en bepalen Intypen ICD-9 Verwerken
iSOFT en VP’s sturen naar feedback LMR einde
ICD-9 CM codes CM codes in
exporteren naar de LMR
per VP o.b.v. MEDREG aanlevering
excel (door ICT)
AZD in xls
Te maken keuzes
a) DBC en LMR informatie als gescheiden stromen laten bestaan of niet
b) Artsen tot op het gevraagde detailniveau laten registeren of met ondersteuning van codeurs
c) Inrichten proces verspreiding informatie over nieuwe / veranderende ICD codes
d) Wie maakt koppeling tussen locale diagnoses en ICD-10?
De overgang naar ICD-10 geeft de mogelijkheid het proces te optimaliseren
13 © 2010 Deloitte

15. Ondersteuning van ICT: In elk geval zijn er aanpassingen van ICT nodig
Te maken keuzes Mogelijke oplossingen Afhankelijkheden
a) In hoeverre arts ondersteunen in a) Eenvoudige vindbaarheid a) Oplossing is voor een groot deel
het invoeren van ICD-10 diagnoses, b.v. door gelaagde afhankelijk van wat leverancier
b) In hoeverre de Medisch Codeur diagnosestructuur, zoeken op bouwt met wellicht minimale
ondersteunen in het invoeren van synoniemen en alfabetisch, filter mogelijkheid tot aanpassing
ICD-10 op relevante diagnoses per door lokale ICT afdeling
divisie etc. b) Oplossing is geheel afhankelijk
b) Korte termijn: aanpassing van wat leverancier bouwt
applicatie waarin codeur
registreert, lange termijn:
procesoptimalisatie
(ziekenhuisspecifiek)
Ziekenhuizen zijn hierbij afhankelijk van leveranciers
14 © 2010 Deloitte

16. Kennis en kunde medewerkers: alle gebruikers van ICD-10 moeten
worden opgeleid
De driehoek van effectieve verandering
• Wat betekent ICD-10 voor mij? • Ik doe niet mee aan iets wat buiten mij om door
• Ik zie de voordelen niet. anderen is ontwikkeld.
• Ik laat me niet vertellen hoe ik mijn zaken moet
regelen.
• Ik deel mijn kennis niet met anderen.
Weten Willen
Kunnen
• Het lukt me niet de codes juist in te voeren
• Ik begrijp al die codes niet
Opleiden gaat verder dan alleen instructie
15 © 2010 Deloitte

17. Agenda
ICD-10
Impact
Implementatie
16 © 2010 Deloitte

18. Volgens de landelijke planning worden ICD-10 en de LBZ vanaf 2010 geleidelijk
ingevoerd. Alle data kunnen nog veranderen
Jaar 2010 2011 2012 2013 2014
Maand 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6 9 12 3 6
ICD-10 Vertaaltabel
ICD-10 < > DBC?
• Proef door 3 NL ziekenhuizen met het
gebruik van ICD-10
• Deelname alle ziekenhuizen aan LMR
• Aanleveren BSN aan LMR
• Gebruik ICD-10 in NL ziekenhuizen t.b.v.
Diagnoseregistratie voor LMR en LBZ
Vertaaltabel
• Gebruik ICD-10 voor diagnosecodering ICD-9 CM < > ICD-
t.b.v. DOT 10? ICD-10 DM
beschikbaar?
LBZ (= incl ICD-10 en CBV)
• Herzien datamodel LBZ
• Deelname alle ziekenhuizen aan LBZ
• Gebruik CBV in alle NL ziekenhuizen t.b.v.
Verrichtingenadministratie
DOT
• Aanpassen AO/IC t.b.v. DOT
• Verbeteren kwaliteit basisregistratie
Note: De Landelijke Basisregistratie Ziekenhuizen (LBZ) is een integratie van LMR en DBC opdat uiteindelijk vanuit 1 bron zowel aan de DIS als aan de
LMR aangeleverd kan worden
17 © 2010 Deloitte

19. Om tot een gedegen invoering te komen zien wij een gefaseerde aanpak
Tijdslijn ICD-10 landelijk:
Heden 1 jan 2011 1 jan 2012 1 jan 2013 1 jan 2014
• Ziekenhuizen kunnen ICD-10 • Ziekenhuizen moeten ICD-10 • LBZ gereed • Ziekenhuizen moeten ICD-10
diagnoses registreren die, met aanleveren aan de LMR incl. ICD-10 diagnoses aanleveren aan de
tussenkomst van een Grouper, zonder tussenkomst
vertaaltabel, kunnen worden van een vertaaltabel
gegrouperd
• Ziekenhuizen kunnen ICD-10
aanleveren aan de LMR
Stap 1
Plan van Aanpak
• Bepalen visie Stap 2
• Analyse huidige
registratie in DBC Verschillen-
• Bepalen overgang analyse Stap 3
voor codeurs • Per specialisme
• Bepalen bepalen hoe welke Opleiden codeurs
implementatie- locale • Opgeleide codeurs Stap 4
strategie voor diagnosecodes werken vanaf
professionals geregistreerd afgesproken
• Stappenplan
Koppelen lokale
worden en (voor moment in ICD-10 codes aan ICD-10 Stap 6
invoering top x) vertaling • Met vertaaltabel • Kan eenmalige
maken naar ICD naar ICD-9 CM actie zijn of Inrichten proces
10 kan aanlevering opgebouwd met ICT Stap 7
aan LMR worden worden bij invoer ondersteuning
gecontinueerd • Codeurs zijn de Opleiden
experts professionals
18 © 2010 Deloitte

20. Risico’s en randvoorwaarden kunnen zowel binnen als buiten het ziekenhuis
worden opgelost 1/2
Risico’s Mogelijke oplossingen
a) Consequenties voor HSMR van aanlevering van a) Garantiestelling
ICD-10 is onduidelijk b) In ziekenhuis proces inrichten van verspreiding
b) Ziekenhuizen registreren nu niet op eenduidige kennis bij updates/ veranderingen registratie,
wijze heldere richtlijnen (vanuit land) over registratie
c) Kwaliteit van registratie is afhankelijk van wat c) Bundelen krachten ziekenhuizen door
softwareleveranciers aan ondersteuning willen samenwerking te zoeken
bieden d) Bundelen krachten ziekenhuizen door
d) Softwareleveranciers zijn nog niet allemaal samenwerking te zoeken
aangehaakt bij de ontwikkelingen op ICD-10
gebied
19 © 2010 Deloitte

21. Risico’s en randvoorwaarden kunnen zowel binnen als buiten het ziekenhuis
worden opgelost 2/2
Randvoorwaarden Mogelijke oplossingen
a) De mate van detail die nodig is voor de a) Publicatie vertaaltabel ICD-10 naar DBC’s
vertaling van ICD-10 naar DBC codes ten b) Garantiestelling dat registratielast niet
behoeve van facturatie moet helder zijn toeneemt, omdat geen 1 op 1 vertaling
b) Goede vertalingen (ICD-10 <> DBC, ICD-10 <> gemaakt kan worden. Garantiestelling dat
ICD-9 CM) kwaliteit vertaling voldoende is
c) Vertaling landelijke diagnoses naar locale c) Ziekenhuisspecifieke aangelegenheid
diagnoses voor borging historie d) Garantiestelling dat opleidingen en boeken op
d) Beschikbaarheid opleiding en boeken tijd af zijn en voldoen aan kwaliteit
e) Mogelijk om van elkaar te leren e) Inrichten centrale plaats voor kennisuitwisseling
20 © 2010 Deloitte

22. Contact
Academisch Medisch Centrum Ir C.A.J. Oosters
Sectorhoofd Zorgadministratie
Universiteit van Amsterdam Telefoon 020 56 62716
Pietersbergweg 17 Mobiel 06 1258 1970
E-mail c.a.oosters@amc.nl
Postbus 22660
1100 DD Amsterdam
21 LinkedIn Group: “ICD-10 in Nederland” © 2010 Deloitte

23. About Deloitte
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, and its
network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity.
Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of
Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms.
© 2010 Deloitte