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PRINCE2 - Reading notes

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PRINCE 2
Notes de synthèse

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PRINCE2 - Reading notes

  1. 1. Blue Jigsaw Competensis Christine Dessus chdessus@competensis.com +336 31 09 73 54 www.competensis.com Reading Notes PRINCE 2 En Synthèse
  2. 2. Licence • Ce document est sous licence « CREATIVE COMMONS » • Pas d’utilisation commerciale • Partage dans les mêmes conditions http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/fr/ V1.0 Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Segregation Of Duties2
  3. 3. Value proposition : Améliorer les performances et atteindre les enjeux de l’organisation • 30 ans d’expérience professionnelle dans le monde du DIGITAL et de l’INFORMATIQUE • Nous vous offrons une offre complète allant de la formation au conseil digital, en passant par la transformation de vos organisations directions commerciales, industrielles et opérationnelles ou DSI. • Nous travaillons en direct ou via un réseau d’apporteurs d’affaires. • Nous nous déplaçons sur tout le territoire et à l’étranger (anglais courant) Contactez nous ! Christine DESSUS chdessus@competensis.com +33 6 31 09 73 54 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI3 V1.0 - Mai 2016
  4. 4. Objectif du document • Notre objectif premier est de vous donner envie de lire le livre dont sont issus ces pages : PRINCE2, par Eric Norie, www.editions-eni.fr • ISBN : 978-2-7460-7766-9 • Ce document est : un aperçu de la méthode PRINCE 2. Il est complété par du contenu développé par l’auteur du fait de son expérience professionnelle de pilotage de projets dans des contextes réglementaires (énergie, chimie).Toutes nos sources internet sont citées et un lien renvoie vers celles-ci. • Ce document n’est pas : un manuel exhaustif de préparation des certifications PRINCE2 • Les propos tenus, les interprétations proposées dans ces pages n’engagent que la responsabilité de leur auteur. Bonne lecture ! Christine Dessus V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI4
  5. 5. Notes de lecture PRINCE 2 Une méthode pour maîtriser la gestion de vos projets Eric NORIE Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI5
  6. 6. Qu’est ce que PRINCE2 ? Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI6
  7. 7. Définition d’un projet selon PRINCE2 • Un projet a donc une date de début et une date de fin définies dès le lancement. • Un projet permet de fabriquer/construire/élaborer des PRODUITS (ou livrables) qui doivent répondre aux attentes métier de l’organisation selon un BUSINESS CASE. • La valeur pour l’entreprise est au cœur du projet : gains financiers, nouvelles fonctionnalités, nouveaux usages, réduction de contraintes. • Un projet est piloté, conduit, surveillé grâce à l’équipe de management du projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI7 PRINCE2 = Projects IN Controlled Environments  Un projet est « une organisation temporaire qui est créee dans le but de livrer un ou plusieurs produits selon un Business case préalablement établi »  Un groupe de personnes appelé « équipe de management de projet » est constitué pour la durée du projet  Le résultat ultime du projet dont va bénéficier l’organisation qui mène le projet est appelé « produits »
  8. 8. Définition d’un projet selon PRINCE2 Projet ≠ Activités de routine • Un projet est Temporaire, un projet se termine lorsque les changements souhaités sont mis en place Unique, pas de caractère répétitif Incertain, la réalisation d’un projet est plus risquée que celle d’activités quotidiennes Un projet peut être transversal, avec des contributeurs de différentes organisations, départements • Les activités quotidiennes n’induisent pas de changements dans l’organisation, elles sont régulières, récurrentes, répétitives. Elles ne sont donc pas uniques et comportent peu d’incertitudes. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI8
  9. 9. Aspects de la gestion de projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI9 Planifier Déléguer Surveiller Contrôler Planifier a 2 sens • Définir le plan, cadrer • Cadencer les activités et la production des produits dans le temps, définir le planning Déléguer • Attribuer la responsabilité de réalisation des activités et tâches aux personnes impliquées • Evaluer la charge, les délais de réalisation, les liens et impacts avec d’autres activités • Identifier les risques et parades • Communiquer les informations • Former au contexte du projets, attendus Surveiller • Contrôler la progression des travaux et la production de valeur pour l’organisation • Déceler les risques, imprévus, problèmes  retards de production • Déceler les opportunités  produire plus vite et mieux Contrôler • Identifier les dérives, les corriger • Mettre en place des actions correctrices
  10. 10. Mesurer la performance d’un projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI10 Performance Périmètre Délais Risques Bénéfices Qualité Coûts • Avancement de la production des produits • Pour le SI, on mettra l’accent sur l’avancement des exigences et l’avancement des tests • Respect du plan : réalise t-on les activités prévues ? • Respect du planning : respectons-nous les délais et dates de production et livraison prévus • Risques à faire • Risques à ne pas faire • Quel est le niveau d’incertitude ? • Quelle est la valeur produite pour l’organisation ? • Pour un projet SI Agile : quelle est la valeur livrée (fonctionnalités) et quelles sont les contraintes supprimées ? • Conformité aux spécifications • Conformité aux besoins métier • Respect des réglementations, référentiels qualité de l’organisation • Avancement des tests : des revues documentaires aux tests formalisés des produits • Suivi des budgets (forcast, actual, planned) et comparaison au planifié • Suivi de la charge en jour / homme des activités et comparaison à la charge initiale estimée
  11. 11. Principales raisons d’échecs des projets • Pas de business case clair • Absence de pilotage ou pilotage insuffisant • Rôles et responsabilités mal définis • Pas de points réguliers de suivi du projet • Pas de plan d’actions en cas de dérive constatée, pas d’alerte • Pas de soutien du management • Pas de définition claire des produits • Pas de critères d’acceptation et de critères qualité • Mauvaise gestion du périmètre (avancement des livrables) et mauvaise gestion des changements • Manque d’implications des clients du projet (utilisateurs) V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI11 L’environnement du projet est changeant, mouvant, incertain • La gestion des changements est au cœur de la gestion de projet. • La mauvaise gestion des changements est la cause principale des échecs. Définir l’échec • La non atteinte des objectifs du business case : la valeur attendue n’est pas produite • Le non respect du périmètre : les produits attendus ne sont pas livrés ou sont livrés sans respect des specifications • Une mauvaise qualité des livrables • Le non respect des délais, coûts
  12. 12. PRINCE2 : une méthode de gestion de projet structurée V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI12 PRINCIPES THEMES PROCESSUS Prérequis Résultats Comment gérer le projet ? Quelles sont les bonnes pratiques ? Liste des thèmes : BusinessCase, Organisation, Qualité, Planification, Risques, Changements, Progrès Justification continue Retour d’expérience Rôles & Responsabilités Management par séquences, par exception Focalisation sur les produits Adaptation à l’environnement projet
  13. 13. Prince2 : les processus V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI13 PROCESSUS Processus Objectif Livrable principal (non exhaustif) Elaborer un projet Vérifier si un projet vaut la peine d’être réaliser Business case Décision (go/non go) Diriger un projet Activités du comité de pilotage Décisions Initialiser un projet Planification Plan de cadrage Planning Contrôler une étape Activités quotidiennes du chef de projet Livrables de pilotage Gérer la livraison des produits Gérer la livraison des produits Vérifier la progression Accepter et livrer les produits Gérer une limite de phase Contrôler l’achèvement de la phase Préparer la phase suivante Reporting Clôturer un projet Rapport et bilan de fin de projet Bilan Améliorations
  14. 14. Prince2 : Le Principes Principe Définition Outil à mettre en œuvre Justification continue pour l’entreprise Raison documentée, argumentée et validée.Vérifiée tout au long du projet. Business Case Retour d’expérience Rechercher les leçons des expériences antérieures, rechercher les bonnes pratiques Revue de projets similaires Amélioration continue Rôles & Responsabilités définis Chercher les intérêts des parties-prenantes : direction, utilisateurs et fournisseurs Communication efficace entre les membres. Cartographier les parties-prenantes Management par étapes Fournir au comité de pilotage des points de contrôles à intervalles réguliers : vérifier planification et business case. Découper le projet en étapes pour mieux contrôler les priorités, réduire les risques et gérer la complexité. Etapes courtes = meilleure contrôle Etapes longues = moins de charge pour le comité de pilotage Rituels de pilotage Macro-planification à long terme, sans détail Planning court terme détaillé Rédiger le plan projet pour cadencer la production de livrables. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI14 PRINCIPES
  15. 15. Prince2 : Le Principes Principe Définition Outil à mettre en œuvre Management par exception Définir les limites de la délégation d’autorité : durée, coût, qualité, périmètre, risque, bénéfice Solliciter par exception le niveau de management supérieur. Délégation d’autorité Focalisation sur les produits Définir et décrire les produits et leur mode de livraison. Faire apparaître les besoins en ressources, dépendances directes ou indirectes et planification. Critères d’acceptation des produits Adaptation à l’environnement du projet Adapter la méthode aux besoins du projet : environnement, taille et complexité. Plan projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI15 PRINCIPES
  16. 16. Prince2 : Les thèmes Thème Définition Question ? Business Case Raisons pour lesquelles le projet existe Bénéfice attendu Pourquoi ? Organisation Composition et structure de l’équipe de pilotage du projet Qui ? Qualité Comment garantir l’adaptation des produits à l’usage prévu Comment les exigences sont développées en critères qualité. Comment l’équipe projet s’assure du respect de ces exigences. Quoi ? Planification Détail des produits et activités requises pour produire les livrables attendus Etapes requises Comment ? Combien ? Quand ? V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI16 THEMES
  17. 17. Prince2 : Les thèmes Thème Définition Question ? Gestion des risques Gérer les menaces et opportunités Incertitudes de planification et dans l’environnement projet Quelles conséquences ? Gestion du changement Contrôler et gérer les demandes de modification : de produits et livrables en cours de projet Problèmes non anticipés, demandes de changement, défaillance qualité. Quels sont les impacts ? Progression Suivre l’avancement, rester conforme aux prévisions, actions à mener en cas de dérive Où en sommes nous ? Où allons nous ? V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI17 THEMES
  18. 18. Prince2 : les processus • Les principaux processus : V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI18 PROCESSUS http://alain.battandier.free.fr/spip.php?article4
  19. 19. Piloter un projet • Pilotage avec 3 niveaux de responsabilités • Comité de pilotage, qui assure le pilotage global du projet • Chef de projet qui pilote opérationnellement chaque séquence du projet • Chef d’équipe qui pilote une équipe en charge d’un périmètre donné, est responsable de la bonne livraison des travaux • 3 rôles complètent le dispositif projet • Assurance projet, en charge de surveiller tous les aspects de performance et qualité du projet, indépendamment du chef de projet • Autorité de changement, qui a en charge d’approuver ou refuser les demandes de changements. • Support projet, en charge d’assister les chefs d’équipe et de projets, dans des actions de management de projet (planification, tenue de tableau de risques par exemple...)  PMO ou PSO V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI19 http://alain.battandier.free.fr/spip.php?article4
  20. 20. Focus sur le Business Case Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI20
  21. 21. Focus sur le Business Case • La justification du projet doit toujours être extrêmement claire, les raisons pour l’entreprise valables et solides. • Le BC définit les mécanismes par lesquels un projet est jugé et permet de savoir s’il est viable et réalisable. • Outil de décision de l’investissement. • Fil directeur du projet, outil de référence pour prendre des décisions. • Permet d’aligner les objectifs du projet avec ceux du programme ou stratégie d’entreprise. • Liens Bénéfices, résultats et produits doivent être définis par le BC • Principe de justification permanente :  Développé, vérifié, maintenu tout au long du projet.  Prend en compte les changements et prises de risques  Vérification de la viabilité du projet pour allouer des ressources humaines ou financières. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI21 Bénéfices Attendus Résultats Produits Business Case Livrables du projet Produits de spécialistes  Produits de management Changement issu de l’utilisation des produits Améliorations mesurables
  22. 22. Focus sur le Business Case • Contenu du Business Case : Résumé Raisons Comment le projet va contribuer aux objectifs de l’entreprise Options et scenarios possibles Bénéfices attendus (faire le parallèle avec l’Utilité et Garantie de ITILV3)VS Inconvénients Durée du projet Coûts Evaluation de l’investissement : coût de développement (études), coûts opérationnels, coûts de maintenance et leur financement Risques majeurs : risques à faire et risques à ne pas faire V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI22
  23. 23. Focus sur le Business Case • Vérification & Mise à jour du Business Case : Pour rassurer les parties-prenantes de la viabilité du projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI23 Avant Projet Initialisation Réalisation Phase Finale Après projet Vérifier Vérifier Vérifier Développer & Actualiser Actualiser & Maintenir • Maintenu et actualisé tout au long du projet • Formellement approuvé par le comité de pilotage à chaque décision importante, passage de phase/jalon
  24. 24. Focus sur le Business Case • Confirmer les bénéfices : Plan de revue des bénéfices V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI24 Avant Projet Initialisation Réalisation Phase Finale Après projet Vérifier Vérifier Vérifier Développer & Actualiser (BusinessCase) Actualiser & Maintenir (BusinessCase) Confirmer les bénéfices Confirmer les bénéfices Confirmer les bénéfices
  25. 25. Focus sur le Business Case • Confirmer les bénéfices : Plan de revue des bénéfices • Contenu du plan de revue des bénéfices  Périmètre Bénéfices mesurés Point de référence pour les mesures, données de mesures Méthode de mesure Responsabilité des mesures et ressources requises Comment vérifier la performance du projet ? Qui, Quoi, Quand, Où (QQOQCP) ? V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI25
  26. 26. Alignement des projets avec la gestion d’entreprise Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI26
  27. 27. Principe d’alignement • Pas de projet engagé de façon isolée et sans lien avec les autres activités de l’entreprise. • Inscrire les projets dans les objectifs de l’entreprise, vision stratégique, valeurs à respecter. • Mettre en place un système d’évaluation permanente des performances : outils de mesure et suivi des résultats pour évaluer les progrès. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI27 Vision, valeurs, buts Formulation de la stratégie Définir les objectifs et des métriques de suivi
  28. 28. Gouvernance des projets • Sous-ensemble de la gouvernance d’entreprise : S’assurer que chaque portefeuille de projets a des objectifs alignés sur ceux de l’entreprise. S’assurer que chaque projet est géré de manière efficace et durable, à moyen et long terme. Définir les moyens de solliciter le comité de direction et les parties- prenantes. • Les écueils à éviter : Pas de lien clair avec les priorités stratégiques. Pas de sponsor, pas de leardership du management senior Pas d’implication des parties-prenantes. Manque de compétences en gestion de projet, gestion des risques. Manque de contacts réguliers, compréhension mutuelle. Pas d’évaluation du retours sur investissement (ROI). Mauvais découpage du projet en étapes. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI28 Gouvernance d’entreprise Gouvernance du projet Activités du projet
  29. 29. Gouvernance des projets • Bonnes pratiques :  Le comité de direction a la responsabilité de la gouvernance des projets  Rôles, responsabilités et critères d’appréciation de la performance sont définis  Relation cohérente entre la stratégie de l’entreprise et le portefeuille de projets  Méthodes et contrôles de gouvernance tout au long du projet  Tous les projets ont un planning et un business cas approuvé. Les jalons permettent de revoir la viabilité du business case.  Les parties-prenantes sont représentées par des personnes ayant les compétences, autorité et ressources nécessaires pour prendre des décisions éclairées.  Mettre en place des examens indépendants du projet, par le comité de direction (audit externe).  Des critères d’évaluation des projets permettent d’établir le statut des projets et remonter des alertes sur aléas, risques, changements, opportunités.  Favoriser une culture d’amélioration et de communication sur les projets.  Engagement des parties-prenantes pour favoriser la confiance.  Favoriser l’intégration des projets dans les programmes et les programmes dans la stratégie de l’entreprise. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI29
  30. 30. Programmes • Programmes de quelques mois, gérés par tranche • Pour contribuer à la réalisation de la stratégie de l’entreprise et à la réalisations de bénéfices durables • Chaque programme doit conduire à réaliser un ou plusieurs objectifs de l’entreprise, selon une approche planifiée et la réalisation de livrables. • Les projets livrent les produits et services attendus. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI30 Objectifs stratégiques Objectifs opérationnels Programmes Projets Projets Projets Projets Portefeuilles Projets Tranches de Programmes
  31. 31. Mesurer les bénéfices pour vérifier l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise • Les bénéfices sont des résultats mesurables qui affectent l’organisation et lui permettent d’évoluer de façon positive. • La mesure des bénéfices permet d’évaluer la performance d’un programme. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI31
  32. 32. Cycle de vie Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI32
  33. 33. Cycle de vie • Décrit les séquences, phases du projet, programme, pour garantir une gouvernance efficace • Chaque phase, séquence peut avoir une complexité, charge, durée • Une évaluation est effectuée à chaque fin de phase : faire le point sur la progression et la viabilité du projet/programme • Prendre en compte les besoins des parties-prenantes tout au long du projet/programme V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI33 • Organisation de structures temporaires pour contribuer à l’atteinte de bénéfices attendus par l’entreprise au travers de la production de produits (livrables). • A la fin du projet/programme, l’équipe est dissoute.
  34. 34. Cycle de vie d’un programme V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI34 Identifier le programme Définir le programme Vision Stratégique Gérer les tranches de programme Clôturer le programme Bénéfices • Evaluation de la viabilité du programme : bénéfices, contraintes, risques, opportunités, réalisations des objectifs stratégiques • Prise en compte des besoins des parties prenantes • Amélioration des pratiques de conduite/pilotage des programmes
  35. 35. Cycle de vie des projets V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI35 Identifier le projet Définir un mandat Programme Gérer les phases du projet Clôturer le projet Produits Gérer les phases du projet • Evaluation de la viabilité du projets : produits, livrables, contraintes, risques, opportunités, réalisations des objectifs stratégiques • Prise en compte en continu des besoins des parties prenantes Mette en œuvre les moyens de contrôle des projets • Mandat : s’assurer que le projet est issu de la stratégie de l’entreprise • Phase : appréhender le projet par entités gérables • Evaluation de fin de phase : point de décision pour s’assurer de la viabilité du projet, conformité au business case, risques, livrables, planning  décision claire et non ambiguë de poursuivre
  36. 36. Organisation du projet Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI36
  37. 37. Organisation • Décrire les acteurs impliqués, leurs rôles et responsabilités • Objectifs • Communiquer efficacement • Prendre les décisions appropriées • Veiller à l’implication constante des utilisateurs des produits • Approche client-fournisseur • Le client qui finance le produit définit ses exigences (spécifications). Le fournisseur interne ou externe apporte les compétences nécessaires à la réalisation des produits. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI37 Fournisseur(s) InternesouExternes Utilisateur(s) Client(s) Management du projet Exécutif / Sponsor/Comité de direction Chef de Projet Chef d’équipe Ressources Spécialistes Produits Exigences Budget
  38. 38. Partie-prenante • https://fr.wikipedia.org/wiki/Partie_pren ante Acteur, individuel ou collectif (groupe ou organisation) Activement ou passivement concerné par une décision ou un projet Dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement à la suite de son exécution (ou de sa non-exécution). • Savoir distinguer Utilisateurs finaux et Responsables métier ou représentants du business. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI38 Business Utilisateurs Clients Fournisseurs Projet • A l’origine du besoin • Justifie l’investissement • Porte l’engagement • A autorité sur le projet • Sont affectés par les résultats • Utilisent produits et services • Pour créer de la valeur • Pour maintenir les produits/services • Apportent les compétences pour la création de produits ou services
  39. 39. Sponsor du projet • Le sponsor a la responsabilité complète envers l’organisation d’atteindre les objectifs du projet. • Le sponsor est typiquement une personne expérimentée dans l’organisation qui a un fort impact sur le business. • Le sponsor porte l’engagement. • Source : https://leblogdumanagementdeprojet.com/2011/12/16/le-role-de-sponsor-de-projet-dans-lengagement/ V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI39
  40. 40. Niveaux d’organisation du projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI40 Direction de projet Gestion de projet Gestion des livraisons Comité de pilotage Chef de projet Chef de lot • Responsable de la stratégie, de la réalisation de bénéfices • Décisions • Crée le mandat, nomme l’exécutif du projet, définit les tolérances : coûts, délais, qualité… • Responsable de la gestion quotidienne dans le cadre des exigences du comité de pilotage • Suit la création des produits • Planifie, délègue, surveille les activités du projet • Rend compte de la progression du projet à l’équipe, comité de pilotage et les parties prenantes • Aussi responsable d’un domaine ou responsable d’un lot ou chef d’équipe • Responsable de la livraison du lot de travaux dans les objectifs définis par le chef de projet • Gère les spécialistes intervenant sur la production du lot
  41. 41. Equipe de management du projet V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI41 Equipe projet Contributeurs Assurance qualité Chef de projet Autorité des changements PMO Support projet Chef(s) de lot Comité de pilotage Représentants des utilisateurs Exécutif (Sponsor + …) Représentants des fournisseurs En savoir plus ? Lisez les pages 46 à 49
  42. 42. Focus sur l’assurance qualité • Sous la responsabilité du comité de pilotage • Indépendance totale vis-à-vis du chef de projet • Activités • Surveiller la performance du projet : périmètre, coûts, délais, risques et bénéfices • Surveiller la qualité des produits • Vérification et contrôles par délégation du comité de pilotage : audits des documents, observation des réunions du projet, revues qualité • Vérifier la rentabilité du projet et la capacité à livrer les bénéfices du Business Case • Confirmer la transcription des exigences dans les produits • Vérifier l’existence d’un processus de transfert des produits finis aux utilisateurs • Suivi des fournisseurs : contrôler la faisabilité technique dans les coûts et délais prévus. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI42
  43. 43. Stratégie de communication Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI43
  44. 44. Stratégie de communication • Rédigée par le chef de projet, validée par le comité de pilotage • Un des documents les plus important au lancement du projet • Contenu • Liste des personnes internes et externes • Définir quelles informations leur communiquer et à quelle régularité • Les personnes sont dans et en dehors du projet. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI44
  45. 45. Gérer la qualité Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI45
  46. 46. Définition • Mettre en œuvre les moyens de contrôler les produits ainsi que les méthodes de production de ces produits • Plusieurs aspects : • Les produits sont conformes aux spécifications et aux exigences du business • Les bénéfices souhaités sont obtenus • Les méthodes de fabrication des produits ne sont pas contraires aux règles, normes en vigueur • Objectif : répondre aux exigences des clients, dans le cadre du projet et selon un périmètre défini. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI46
  47. 47. Pyramide de la qualité V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI47 Management de la qualité Assurance Qualité Planification Qualité ContrôleQualité Enregistrements - Records Stratégie • Définir les procédures, rôles et responsabilités • Evaluer de manière indépendante l’organisation, les processus et les produits d’un projet • Définir les spécifications des produits et la façon de vérifier la conformité de ces produits • Déterminer si les produits fabriqués sont conformes aux spécifications
  48. 48. Responsabilités • Suivant le contexte, l’assurance qualité du projet est sous la responsabilité : • Du comité de pilotage • Responsable qualité • Direction de l’entreprise • L’assurance qualité s’assure que le projet est conduit de manière appropriée et que les produits/livrables respectent les engagements de qualité. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI48
  49. 49. Stratégie de management de la qualité • Définir l’approche qualité pour assurer que les produits sont conformes aux exigences de qualité • Décrire les objectifs, responsabilités, procédures, enregistrements, outils, techniques et reporting • Idéalement, la stratégie qualité est définie en amont, par le responsable qualité, pour s’assurer d’une homogénéité des pratiques • Le chef de projet décline la stratégie qualité au contexte de son projet. Le comité de pilotage, direction d’entreprise et/ou responsable qualité valide la stratégie. • Généralement la stratégie qualité est incluse au plan projet vu précédemment et validé par le comité de pilotage. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI49
  50. 50. Stratégiedemanagementdelaqualité V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI50 Clients Projet Qualité Exigences qualité client Critères d’acceptation Description projet (plan pojet) Stratégie de management qualité Description des produits Registre qualité Revues qualité des produits Enregistrements qualité et approbation Critères qualité et tolrances Méthodes et processus qualité Responsabilités qualité Enregistrements acceptation PlanificationQualitéContrôlesQualité PlanificationProduits
  51. 51. Planifier l’assurance qualité • La qualité doit être planifiée • Décrire les produits, mode de revue et contrôles à effectuer • Planifier les revues des produits, planifier les revues, tests, contrôles de conformités des produits • Rédiger le plan projet ou description du projet • Objet • Périmètre • Produits et prérequis • Exigences qualité • Critères d’acceptation, critères de réussite • Seuils de tolérance de la qualité • Méthodes d’acceptation contrôles. Si requis, les compétences requises pour réaliser les contrôles. • Responsabilité et planification des contrôles V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI51
  52. 52. Registre qualité • Garder une trace de tous les contrôles qualité effectués • Peut être une obligation légale dans certains contextes • Si le projet est peu complexe, un tableau XL est très efficace pour tracer les actions effectuées, signatures du client, remontées d’anomalies et commentaires, dates de revues, approbation, livraison, acceptation client. • Le registre qualité est ouvert pour chaque projet. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI52
  53. 53. Contrôle qualité • Suivre les règles d’assurance qualité établies par la direction de l’entreprise ou son responsable assurance qualité V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI53 Contrôle Qualité Respect des processus qualité Suivi du planning qualité Acceptation des produits • Suivre le planning établi et réaliser les actions de contrôles des produits et processus • S’assurer du respect des critères d’acceptation des produits
  54. 54. Vérifier la conformité des produits • Effectuer des revues, tests sur chaque produit • Un enregistrement qualité atteste de la revue : PV, certificat V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI54 Vérifier le produit Approuver le produit Accepter le produit • Revue officielle avant livraison au client • Par le responsable assurance qualité ou le chef de projet, selon le contexte • Le client effectue une réception formelle du produit, selon la procédure d’acceptation définie dans le plan projet : méthode + critères d’acceptation • Il peut exister un 4eme niveau, la validation des produits pour s’assurer que le produit est non seulement conforme aux spécifications et répond aux critères d’acceptation mais aussi conforme aux objectifs stratégiques du métier. • Exemple : dans le cas d’un médicament, on s’assurera de son innocuité pour le consommateur et de son efficacité médicale. Dans le cas d’une solution de gestion des stocks, on s’assurera que la traçabilité des mouvements est totale et que le coût d gestion des stocks a diminué. • La validation est réalisée dans le contexte du client et généralement par le client.
  55. 55. Planifier le projet Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI55
  56. 56. Planifier le projet • Articuler et comprendre comment le projet va procéder pour réaliser ses objectifs • Prévoir les ressources, personnes et activités nécessaires à l création des produits • Approche PRINCE2 : Planification basée sur les produits à réaliser • Comprendre les produits à réaliser • Identifier le détail des activités à planifier • Déterminer les livrables requis pour atteindre les résultats attendus • Planning mis à jour tout au long du projet • Quoi (livrables) Comment Quand Par qui • Le planning permet • Suivre l’avancement du projet • Communiquer sur la vision du projet • Informer sur les coûts, durées (effort), ressources requises V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI56
  57. 57. Planifier le projet • Planification par itérations : chaque itération de planification enrichit le niveau de détail V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI57 Plan de programme Plan de phase (initial) Plan de phase (réalisation) Plan d’exception Plan projet Plan d’équipe • Contenu d’un plan • Description • Décrire les livrables à produire, les produits • Dépendances externes et internes • Hypothèses et prérequis • Surveillance et contrôles • Budgets • Tolérances • Planification des activités (calendrier) • Ressources Niveau le plus haut Niveau le plus bas
  58. 58. Techniques de planification • Work Breakdown Structure Identifier les livrables, phases du projet • Pert Chercher le chemin critique du projet Ordonnancer les phases et étapes • Gantt Calendrier du projet Ressources V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI58
  59. 59. Incertitudes, risques et opportunités Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI59
  60. 60. Gérer les incertitudes • Gérer de manière proactive les risques et opportunités • Augmenter la probabilité de réaliser les bénéfices attendus en gérant les incertitudes • Une incertitude a un impact : coût, qualité, délais V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI60 Incertitude Définition Risques Incertitude ayant un impact négatif sur le projet et la probabilité d’atteinte des objectifs du projet. Opportunités Incertitude ayant un impact positif sur le projet et la probabilité d’atteinte des objectifs du projet.
  61. 61. Questions à se poser • Spécificité de PRINCE2 • On se préoccupe des risques négatifs et des risque positifs (opportunités) • Toute personne impliquée sur le projet • Qu’est ce qui peut éventuellement mal se passer ? • Qu’est ce que l’équipe peut faire pour réduire les effets des risques sur le projet ? • Quelles sont les opportunités qui peuvent se produire ? • Qu’est ce que l’équipe peut faire pour augmenter e les effets des opportunités sur le projet ? V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI61
  62. 62. Stratégie de gestion des risques • Document constitué des éléments suivant • Procédure de gestion des risques • Outils et techniques • brainstorming, check lists • Enregistrement des risques • Registre des risques • Reporting • Communiquer sur les risques • Rôles et responsabilités • Echelles de risques • Mesure de la probabilité et impact • Proximité du risque • Catégories de risques • Types de réponses • Indicateurs d’alertes, seuil • Budget • Provision pour événements aléatoires et faire face aux contingences des risques V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI62
  63. 63. Les incertitudes d’un projet informatique • Expression du besoin incomplète ou non pertinente et parfois : pas d’expression du besoin, mauvaise compréhension de l’expression du besoin • Solution technique : solution non maîtrisée, difficultés de performance, inadéquation au besoin, difficulté d’intégration de la solution avec les outils existants • Tests : insuffisants, non faits, mal faits, non formalisés, inadéquats vis-à-vis de l’usage de la solution, ne prenant pas en compte tous les aspects du projet (technique et fonctionnel) • Reprise des données : complexité sous-estimée • Plateforme de développement et d’intégration continue : complexité sous- estimée, performance • Equipes : expertise, expérience, disponibilité, communication, difficultés personnelles et inter-personnelles V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI63 Retour d’expérience du rédacteur
  64. 64. Les incertitudes d’un projet informatique • Suivi et prise en compte des changements • Pilotage : coordination avec les autres projets, expérience du pilotage de projet, estimation des charges, planification des activités • Budget : incohérence avec les besoins • Pas de validation des livrables par le client V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI64 Retour d’expérience du rédacteur
  65. 65. Définir les risques • Les risques identifiés sont enregistrés et identifiés. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI65 Caractéristiques Définition Contexte du risque Identifier le contexte dans lequel se trouve le projet, son environnement, les causes probables du risque Impact Dégâts occasionnés Probabilité d’occurrence Probabilité de survenance du risque Proximité du risque Quand le risque peut-il se produire ? Catégorie de risques Classification. Exemple :Test, expression du besoin, technologique, social, sismique…. Réponses, plan d’action de mitigation du risque Actions visant à réduire, supprimer ou rendre tolérable le risque Indicateurs d’alertes Indicateurs annonciateurs de l’imminence du risque Tolérance du risque Seuil s’il est franchi doit conduire à escalader le risque à un niveau hiérarchique supérieur Budget, provision pour risques Réserve de ressources et € pour faire face aux contingences et aléas
  66. 66. Procédure de maîtrise des risques V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI66 1. Identifier 2. Evaluer 3. Planifier 4. Mettre en œuvre Contexte Impact, gravité Conséquences financières Contremesures Actions de mitigation Réaliser les actions Vérifier leur effet positif
  67. 67. Configuration & Changement Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI67
  68. 68. Configuration • Ensemble cohérent de composants permettant à un instant donné de constituer une version fonctionnelle complète du système. • C'est la garantie de l'intégrité du système • La plus part des changements affectent la configuration. • Décrire la configuration d’un système, c’est décrire • à quoi ressemble le produit • ce qu’il est supposé faire • comment il doit être assemblé • comment il est supposé être utilisé • comment il est maintenu • Plusieurs niveaux de décomposition • Plusieurs versions de décomposition V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI68
  69. 69. Configuration V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI69 Configuration telle que conçue Configuration telle que construite Configuration telle que déployée et maintenue FT maintenues Consignes exploitation et maintenance Manuel d’utilisation FT implémentées Procédure d’installation et intégration Doc de paramétrage FS et FT conçues Spécifications Dossier d’Architecture Technique FT = FonctionsTechniques FS = Fonctions de Services
  70. 70. Procédure de gestion des configurations • Identifier tous les éléments que le projet doit livrer, vérifier et suivre leur statut pendant leur réalisation, les protéger des modifications une fois qu’ils ont été approuvés. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI70 Planifier la gestion de configuration Identifier les éléments de configuration Contrôler Protéger les produits Suivre le statut des produits Auditer et vérifier les enregistrements en configuration
  71. 71. Procédure de gestion de configuration V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI71 Planifier la gestion de configuration Identifier les éléments de configuration Contrôler Protéger les produits Suivre le statut des produits Auditer et vérifier les enregistrements en configuration Définir la stratégie, approche : niveau de détail, informations à recueillir, moyens de contrôles… Répertorier les éléments du projet faisant l’objet d’un suivi. On parle de CI ou Items de Configuration Contrôler : protéger et classifier les produits, archivage des information des produits. Constituer une version de référence. Rapport qui résume le statut des produits Effectuer des contrôles de traçabilité des changements.Vérifier que le statut des produits indiqué correspond à la réalité. Remonter les écarts.
  72. 72. Caractéristiques des changements • Inévitables • Déstabilisants • Parfois contradictoires, les intervenants ont des points de vue différents • Toute demande de changement est tracée et soumise à approbation par l’autorité du changement avant sa réalisation. Une analyse d’impact est systématiquement effectuée. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI72
  73. 73. PRINCE 2 | 3 types de changements • Demandes de changement  Demande formelle qui doit être approuvée par l’Autorité du Changement • Hors spécifications Produit manquant ou ne répondant pas aux attentes (spécifications, critères qualité) • Autres incidences • Définition de Incidence : • «Tout évènement significatif qui est survenu n’étant pas planifié et qui nécessite une action de management. Ceci peut être un souci, une question, une requête de changement, une suggestion ou un hors-spécification généré au cours d’un projet. Les incidences de projet peuvent porter sur tout ce qui a trait au projet. » http://www.qrpinternational.fr/ V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI73
  74. 74. Autorité du changement • Définition (Source : AXELOS – « PRINCE2-2009-Glossary-of-terms_FR-v1-2 ») V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI74 Concept Définition Autorité Le droit d’affecter des ressources et de prendre des décisions (s’applique aux niveaux projet, séquence et équipe). Autorisation Accord donné pour une autorité. Autorité de Changement Une personne ou un groupe auquel le Comité de Pilotage de Projet peut déléguer la responsabilité pour l’examen des requêtes de changement ou des hors-spécifications. L’Autorité de Changement peut disposer d’un budget de changement et peut approuver les changements dans les limites de ce budget. Budget de changement L’argent alloué à l’Autorité de Changement pour le financement des requêtes de changement autorisées. Maîtrise des changements Procédure garantissant que tous les changements susceptibles d’affecter les objectifs convenus du projet sont identifiés, évalués et ensuite approuvés, refusés ou reportés.
  75. 75. Procédure de contrôle des changements V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI75 Relever Tracer Examiner Proposer Décider Mettre en œuvre • Type • Sévérité • Impact • Impact • Objectifs • BusinessCase • Risques • Options • Evaluer • Recommander • Approuver • Rejeter • Ajourner • Escalader • Réaliser les actions • Enregistrer • Vérifier Comité de pilotage : Autorité des changements Relevés quotidiens – Registre des incidences Escalade, approbation, conseil Exception,Alerte, Escalade,Contrôle TraçabilitéTraçabilité Traçabilité Traçabilité Traçabilité
  76. 76. Contrôle de la progression du projet Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI76
  77. 77. Mettre sous contrôle le projet • Suivi du comité de pilotage • Surveillance de la progression • Gérer les changements, risques et situations d’exception • Utilisation des unités de travail pour découper les activités et mieux contrôler les réalisations • Découpage en phases du projet  Phases techniques et phase de management V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI77 Comité de pilotage Chef de projet (comit de projet) Autoriser le lancement (initialisation) Autoriser le projet Rapports progressions et exceptions Autoriser une phase Autoriser la clôture
  78. 78. Contrôle de la progression du projet • S’assurer en permanence que le projet progresse vers la réalisation des objectifs • Mettre en place plusieurs contrôles au regard des objectifs du projet en terme de coûts, périmètre, qualité, risques, bénéfices attendu. • Rapports  Rapport de progression à destination du comité de pilotage  Rapport de réalisation pour le chef de projet  Rapport de fin de phase  Registres des incidences, changements, risques, leçons apprises….  Suivi des décisions et plans d’actions • A chaque fin de phase, l’équipe de management se réunit pour évaluer la performance de la phase. V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI78
  79. 79. Tolérances Projet Tolérances Phases Tolérances Unités de travaux Progression & Exception Projet Progression & Exception Phases Progression & Exception Unités de travaux Tolérances et exceptions • Déviations en deçà et au-delà des objectifs du projet • Tolérance = Déviation permise • Exception = Déviation anticipée ou constatée (de facto) • Les tolérances sont définies à 3 niveaux : projets, phases, unités de travail (chantiers) V1.0 - Mai 2016 Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI79 Management du programme Comité de pilotage Chef de projet – Comité de projet Chef d’équipe / Chantier
  80. 80. A venir… Les processus de PRINCE2 Blue Jigsaw Competensis Blue Jigsaw Competensis - Reading Notes - PRINCE 2 by Eric NORIE - Editions ENI80

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