Kort om bestyrelsesmedlemmers håndtering af økonomi i foreninger

1. MCI Association Day
Den økonomiske håndtering
1

2. Hvem?
Bjarne Aalbæk
 Registreret revisor
 ActisRevisorer.dk
 FagligAfdeling.dk
 FaktaKurser.dk
 Fortid PwC og ND
 Eksaminator/censor for
revisorkommissionen
 Kvalitetskontrollant for
revisortilsynet
 Underviser 1.500 revisorer årligt.
Bjarne Aalbæk
Actis Revisorer A/S
Godkendt revisionsaktieselskab
Vestre Gade 18
2605 Brøndby
CVR 32 67 10 98
Telefon +45 70 10 70 16
www.actisrevisorer.dk
2

3. Program
Placering af
overskudsmidler
Bestyrelsens
Lovgivning
ansvar
Samspillet med revisor
3

4. Historier
Der blev ikke
Revisorforening Kasserer bruger
Budget årligt ca. Senere Revisorer indledt
engang i 9,1 mio. kr. på
30 mio. fængelsstraf indgår forlig ansvarssag mod
90’erne annoncer mv.
bestyrelse
4

5. Historier
Bestyrelsen lavede
Senere frafaldet Bestyrelsen
sjov under Budget årligt ca. 3
pga. manglende stævnet for 3 mio. Netværksforening
økonomi- mio.
beviser kr.
gennemgang
5

6. Historier
Køre- Køre- En spiller
Forening
sedler penge fik køre- SKAT:
En spiller hæftede
Fodbold- Kørsels- indeholdt selvom penge på Klubben
fik køre- Spillerne også for
forening godtgørel ikke transport en tur, har ikke
penge skatte- skatten
se 2 år = hvortil, en var men også ført
2012-sag uden at pligtige med
685 tkr. hvornår sket i dækket fornøden
eje en bil. 343.481
og klubbens udgifter e kontrol
kr.
anledning. bus. til tog.
6

7. Historier
7

8. Historier
Personligt ansvar?
 I en højesteretsdom blev medlemmer af bestyrelsen for
en professionel fodboldklub gjort erstatningsansvarlige
over for kreditorernes tab ved fortsat drift af selskabet.
 Højesteret lagde vægt på, at bestyrelsen burde have
indset, at videreførelse af selskabet ikke var muligt uden
yderligere tab.
 Bestyrelsen derfor handlede uforsvarligt ved at fortsætte
driften.
 Bemærk
 professionel ”fodboldvirksomhed”.
 professionel bestyrelse bestående af advokat, erhvervsfolk mv.
8

9. Historier
Odder Roklub
 For nogle år siden besluttede Odder Roklub sig for at få bygget en ny bådehal. Der
blev nedsat et lille byggeudvalg til at arbejde videre med planerne, og det blev aftalt
med en arkitekt, at han for 10.000 kr., som en slags vennetjeneste, skulle lave
tegninger af den planlage bådehal. Senere blev der lavet en lokalplan og søgt en
byggetilladelse. I forbindelse med dette lavede arkitekten nogle yderligere tegninger.
 Arkitekten krævede herefter (udover de allerede aftalte 10.000 kr.) yderligere 50.000
kr. i honorar for de tegninger mv., som han havde lavet. Roklubben mente omvendt, at
der var tale om en vennetjeneste og et aftalt fast honorar på 10.000 kr. Da klubben
hverken havde penge eller fandt det rimeligt, at den skulle betale regningen på de
50.000 kr., endte sagen i retten.
 Ved Vestre Landsret blev roklubben dømt til at skulle betale arkitekten de 50.000 kr.
samt 30.000 kr. i sagsomkostninger. Da roklubbens planer med udvidelse af
bådehuset pga. manglende økonomi hertil aldrig blev til noget, endte klubben med at
skulle af med 80.000 kr. uden at have fået noget for alle disse penge.
 Landsretten lagde i sin dom bl.a. vægt på, at bestyrelsen for roklubben havde
bemyndiget det såkaldte byggeudvalg til at foranstalte udarbejdelse af et skitseprojekt
til opførelse af et nyt bådehus.
 Endvidere lagde retten vægt på, at roklubbens bestyrelse selv havde givet modparten
(arkitekten) grund til at tro, at byggeudvalget, og den person der tegnede udvalget,
handlede som fuldmægtig for roklubben og var bemyndiget til at indgå aftale om, hvad
arkitekten skulle udføre af tegninger mv. i forbindelse med det omtalte byggeprojekt.
9

10. Placering af overskudsmidler
Bank alm. konto
Bank
aftalekonto
Obligationer
Aktier
Spekulation i
kursfald på gæld
10

11. Rente og kurs på obligationsgæld
115
110
105
100
95 Kurs på obl.
90 Rente
85
80
75
2012 2013 2014 2015 2016 2017
optagelse indfrielse
11

12. Rente og kurs på obligationsgæld
100
95
90
85
80 Kurs på obl.
75 Rente
70
65
60
2012 2013 2014 2015 2016 2017
optagelse indfrielse
12

13. Placering af likviditet – forskellige risici
Investeringsforeningsbeviser
uden du kender de
bagvedliggende produkter
Bankindestående over Virksomhedsobligationer i
750.000 per juridisk enhed Vestas
Obligationer i nødlidende
”Gældsspekulation”
lande
Aktier i en bananfarm i
Renteswap
Brasilien
13

14. Lovgivning
 Omfattet af lov om fonde og visse foreninger?
 Omfattet af lov om erhvervsdrivende fonde?
 Fx hvis datterselskab.
 Fx fonde med aftale med kommune/region om opfyldelse
fx regionens forpligtelser i henhold til lov om social
service og lov om aktiv socialpolitik, såfremt fonden ikke
varetager andre opgaver.
 Fx selvejende institutioner, der som vilkår for godkendelse
eller tilskud fra det offentlige er undergivet tilsyn og
økonomisk kontrol af en offentlig myndighed.
14

15. Lovgivning
 Omfattet af lov om fonde og visse foreninger?
Gælder selvejende institutioner, men ikke:
 Fx erhvervsdrivende fonde,
 Fx selvejende institutioner, hvis drift overvejende dækkes
af statslige eller kommunale midler, og som er undergivet
tilsyn af det offentlige, hvis det i institutionens vedtægt er
fastsat, at det offentlige træffer bestemmelse om
anvendelse af institutionens midler i tilfælde af dennes
opløsning.
 Fonde hvis aktiver ikke overstiger 250.000 kr. (kun delvis
lov).
15

16. Bestyrelsesmedlemmers ansvar… i runde tal
Hvis ikke omfattet af lov
 Efterkomme generalforsamlingsbeslutninger
 Overholde vedtægterne
 Sikre forsvarligt økonomi (kontrol med midler)
 Overholde ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat osv.
 Tilsyn med ansatte
 Man kan stemme imod på bestyrelsesmøder, og få det
noteret i referatet.
 Uvidenhed ingen undskyldning
 Læs gfs.referater og vedtægter
 Bed om ordentlig økonomirapportering
16

17. Forening ikke omfattet af lov (fx Tennisklubben)
 Overvej forretningsorden
 Foreningens formål, som bestyrelsen skal arbejde for
 Frister for indkaldelse til møder og indkaldelsesmåde
 Krav til dagsordens udformning
 Regler for beslutningsdygtighed (hvor mange skal der være til
stede?)
 Afstemningsregler
 Opgavefordeling og opfølgning
 Nedsættelse af (stående/ad hoc) udvalg
 Habilitetsregler (dvs. hvilke rettigheder man har i forhold til at
træffe beslutninger)
 Optagelse, udsendelse og godkendelse af
referat/bestyrelsesprotokol
 Eventuel tavshedspligt
 Økonomiopfølgning (både ifht årsrapporter og budgetlægning)
17

18. Bestyrelsesmedlemmers ansvar… i runde tal
Hvis efter lov om fonde og visse foreninger
 Begrænsninger på uddelinger
 Begrænsning på salg/pantsætning aktiver
 Ansvar for at lede fonden
 Skal udtræde hvis uværdig eller længerevarende syg
 Skal underskrive regnskabet
 Må ikke også være revisor (heller ikke nærtstående)
 Skal give revisor adgang til alt
 (særregler hvis statslig eller kommunal revision)
 Vederlag til bestyrelse må ikke overstige sædvanligt
 Referat over møder, underskrives af alle tilstedeværende
 Tavshedspligt
18

19. Bestyrelsesmedlemmers ansvar
Hvis efter lov om fonde og visse foreninger
Bestyrelsesmedlemmer
og direktører er
erstatningspligtige
forsætligt eller
uagtsomt har tilføjet
fonden skade.
(…og tilskudsregler)
19

20. Bestyrelsesmedlemmers yderligere ansvar
Hvis erhvervsdrivende fonde
 Må ikke udføre eller deltage i
spekulationsforretninger vedrørende kapitalandele i
dattervirksomheder
 Skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen
kontrolleres tilfredsstillende
 Hvis direktør
 skal sørge for, at bogføring iom lovgivning, og
 formueforvaltningen foregår på betryggende måde.
 Prokura kan kun meddeles af bestyrelsen.
 Revisorskift udenfor ord.gfs. skal begrundes
20

21. Ansvar for økonomi
Eksempel
 Drifts-, status og likviditetsbudget
 grundlag for styring og opfølgningen
 Modtag inden hvert møde
 Senere måneds- eller kvartalsbogføring (balance eller perioderegnskab)
 Udskrift af afstemt bankkonto
 Optælling af afstemt kassebeholdning
 Budgetopfølgning (svarer det faktiske til det forventede?)
 Liste over tilgodehavender. Kan de betale?
 Liste over udestående kreditorer. Er der penge til at betale dem?
 Hvis medlemsbaseret: medlemsstatistik (nye/gamle medlemmer,
aldersfordeling, osv)
 Regnskabet
 Laves hurtigt efter balancedagen.
 Planlæg fx tid på møde 1. feb. til behandlingen
 Nyt budget
 I ordentlig tid inden generalforsamlingen.
21

22. Samspillet med revisor
Revisor er
offentlighedens
Bestyrelsen tillidsrepræsentant
ansvarlig for at – ikke bestyrelsens
aflægge regnskab mand
Revisor
kontrollerer, om
regnskabet er
korrekt
22

23. Samspillet med revisor
Revisor kontrollerer
om det af ledelsen Underskriver Kontrollerer formalia Udfærdiger
aflagte regnskab er påtegning (erhvervsdrivende) revisionsprotokollat
korrekt.
Skal inspicere beviser
• Bankengagementsoversigt,
Fysiske bilag, evt. fysiske ”Regnskabet giver Særskilt erklæring hvis Resultaterne af
aktiver, hvis køb af retvisende billede” overtrådt revisionen
materiel
23

24. Påtegningen
Forbehold, hvis
Supplerende
regnskabet er
oplysninger
forkert
Påpeger fx
Fx hensættelser
usikkerhed om
indregnet i strid
værdien af
med fondsloven
ejendom
Fx Indtægter
Hvis
indregnet før ret
ledelsesansvar
opnået
24

25. Revisorregningen
Hvis regningen lav Det er din
Der er masser af
 risiko for at interesse at
konkurrence
kontrollerne ikke kontroller udføres
blandt revisorer
udføres. korrekt
25

26. Revisors ansvar
Hvis erhvervsdrivende fonde
 Revisor skal påse, om bestyrelsen overholder sine
pligter til at oprette og føre bøger, fortegnelser og
protokoller, samt om reglerne om forelæggelse og
underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt.
Konstaterer revisor, at de omhandlede krav ikke er
opfyldt, skal revisor udfærdige en særskilt erklæring
herom, der fremsendes til fondsmyndigheden.
26

27. Opsamling
 Sæt dig ind i spillereglerne for foreningen/ fonden/
selskabet? Lov? Er der fx skat?
 Undgå spekulation. Det er ikke dine penge.
 Tag ansvar for økonomien. Lav regelsæt.
 Følg op jævnligt.
 Vær åben om økonomi overfor medlemmer.
 Spil sammen med revisor.
 Revisor er offentlighedens repræsentant – ikke din.
 Få evt. økonomi-undervisning i bestyrelsen.
 Få uvildig sparring og rådgivning.
27

28. Spørgsmål og debat
28