1. DIỄN GIẢI QUY TRÌNH
(về việc chọn thầu )
CÔNG TY TNHH MIỀN NHIỆT ĐỚI NHA TRANG
Địa chỉ: 40 Trần Phú – Nha Trang – Khánh Hòa
Công
Đoạn
Tên công
đoạn
Trách nhiệm Mô tả thực hiện công đoạn Chuẩn chấp nhận
Biểu mẫu áp dụng
(CĐT)
1
LẬP KẾ
HOẠCH
ĐẤU
THẦU
DỰ ÁN
- BAN TGĐ
- PHÒNG BAN
ĐỀ XUẤT
MVN lập Kế hoạch Đấu thầu Dự án trình
CĐT phê duyệt.
Hồ sơ trình phê duyệt từ MVN:
1) Tờ trình
2) Bản Kế hoạch Đấu thầu Dự án
 Các hồ sơ trên MVN phải đóng
giáp lai thành một bộ
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận phòng QLDA (CĐT)
 Các hồ sơ phải có file bàn giao
(01 MVN, 01 CĐT)
Các phòng ban chuyên môn của CĐT
(QLDA,TCKT,KHTH,KDTT) tham mưu
cho Ban TGĐ về Kế hoạch Đấu thầu Dự
án. Căn cứ vào tờ trình + Bản Kế hoạch
Đấu Thầu Dự án cũng như sự tham mưu
chuyên môn của các phòng ban chuyên
môn của CĐT.Ban TGĐ sẽ phê duyệt Kế
hoạch Đấu thầu Dự án.
Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm:
1) Quyết định phê duyệt của CĐT
2) Bản Kế hoạch Đấu Thầu Dự án
Kế hoạch phải bao gồm các
nội dung hạng mục công
việc, gói thầu, giá trị ước
tính theo quy định pháp
luật,kèm theo là các mốc
thời gian phải thực hiện.
Kế hoạch phải được ban
TGĐ phê duyệt bằng quyết
định và đóng dấu thông qua
Chủ trương đề xuất của
phòng QLDA phải có các
nội dung giải trình và phải
được sự phê duyệt của Ban
TGĐ trước khi triển khai
công việc.
Các hồ sơ đi cùng với nhau
phải được lập thành 03 bộ
và được đóng giáp lai
 Biên bản bàn giao
(BM01)

2.  Các hồ sơ trên phải được đóng
giáp lai thành một bộ.
 Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01
TCKT, 01 KHTH)
 Các hồ sơ chuyển lại MVN phải
được lập 02 biên bản Bàn Giao
(BM01) (01 MVN, 01 CĐT) và có
ký xác nhận của hai bên bàn giao.
Trong trường hợp phát sinh các Gói
Thầu ngoài kế hoạch đã được phê duyệt
thì bộ phận QLDA trực tiếp làm đề xuất
với Ban TGĐ để xin chủ trương thông
qua. Sau khi có sự chấp thuận của Ban
TGĐ, sẽ chuyển quyết định điều chuyển
này sang MVN. MVN sẽ thực hiện điều
chỉnh Kế Hoạch Đấu thầu Dự án trình
CĐT phê duyệt lại.
2
LẬP DỰ
TOÁN
GÓI
THẦU
- MVN
- CĐT
- Bên thứ ba
CĐT cung cấp các thông tin về Gói Thầu
cần thực hiện bao gồm:
- Giá trị gói thầu được CĐT phê duyệt
trong Kế hoạch đấu thầu dự án.
- Căn cứ bản vẽ thiết kế của CĐT
- Các yêu cầu về Gói Thầu
Căn cứ trên các Yều cầu của CĐT,Tư
vấn lâp dự toán (bên thứ ba do CĐT
thuê) sẽ thực hiện việc lập dự toán.
Tư vấn lập dự toán lập dự toán và
MVN có trách nhiệm xem xét, kiểm tra
trước khi trình CĐT phê duyệt:
Các hồ sơ trình phê duyệt
tới CĐT phải đầy đủ về số
lượng, thành phần hồ sơ,
chữ ký và đóng dấu của Tư
vấn Lập dự toán.
Giá trị dự toán là cơ sở để
CĐT phê duyệt giá trị gói
thầu.
 Biên bản bàn
giao
 Quyết định phê
duyệt dự toán
gói thầu của
CĐT (BM02)

3. Hồ sơ trình CĐT bao gồm:
1) Tờ trình MVN
2) Dự toán gói thầu
 Các hồ sơ trên MVN phải đóng
giáp lai thành một bộ
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận phòng QLDA (CĐT)
 Các hồ sơ phải có file bàn giao (
01 bên thứ 3, 01 CĐT )
Trong TH có yêu cầu chỉnh sửa
CĐT gửi lại yêu cầu cho bên thứ
3 thực hiện chỉnh sửa.
Trong TH không có yêu cầu
chỉnh sửa CĐT ( Ban TGĐ) sẽ có
quyết định phê duyệt Dự toán
tròng vòng (05 ngày) và gửi lại
bộ hồ sơ phê duyệt cho MVN để
triển khai các bước tiếp theo
Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm:
1) Quyết định phê duyệt dự toán gói
thầu (BM02)
2) Dự toán gói thầu
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận : 01 phòng QLDA
(CĐT), 01 phòng KHTH, 01
MVN

4. 3
LẬP KẾ
HOẠCH
ĐẤU
THẦU
- CĐT
- MVN
Sau khi CĐT phê duyệt Dự toán Gói
Thầu thì MVN có trách nhiệm lập Bản kế
hoạch đấu thầu gói thầu trình CĐT phê
duyệt.
Hồ sơ trình phê duyệt:
1) Tờ trình
2) Kế hoạch đấu thầu
 Các hồ sơ trên MVN phải đóng
giáp lai thành một bộ
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận phòng QLDA (CĐT)
 Các hồ sơ phải có file bàn giao (
01 MVN, 01 CĐT )
Trong TH có yêu cầu chỉnh sửa
CĐT gửi lại yêu cầu cho MVN
chỉnh sửa trong vòng 05 ngày.
Trong TH không có yêu cầu
chỉnh sửa CĐT ( Ban TGĐ) sẽ có
quyết định phê duyệt Kế hoạch
đấu thầu trong vòng (05 ngày) và
gửi lại bộ hồ sơ phê duyệt cho
MVN để triển khai các bước tiếp
theo.
Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm:
1) Quyết định phê duyệt của CĐT
(BM03)
2) Kế hoạch đấu thầu
 Các hồ sơ trên phải được đóng
giáp lai thành một bộ.
 Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01
TCKT, 01 KHTH)
Các nôi dung trong Bản kế
hoạch đấu thầu phải bao
gồm các nội dung sau:
1. Thông tin về gói thầu
2. Thông tin về Chủ đầu
tư
3. Thông tin về Tư vấn
đấu thầu
4. Hình thức lựa chọn nhà
thầu
5. Thời điểm Chủ đầu tư
mời thầu
6. Thời gian phát hành hồ
sơ mời thầu
7. Thời điểm đóng thầu
8. Thời điểm mở thầu
9. Thời gian đánh giá hồ
sơ dự thầu của các nhà
thầu
10. Thẩm định và phê
duyệt báo cáo đánh giá
HSDT
11. Thương thảo hợp đồng
với nhà thầu dự kiến
trúng thầu
12. Thông báo kết quả đấu
thầu và ký hợp đồng
13. Thời gian thực hiện hợp
đồng
14. Hình thức hợp đồng
 Quyết định phê
duyệt kế hoạch
đấu thầu
(BM03)
 Biên bản bàn
giao

5.  Các hồ sơ chuyển lại MVN phải
được lập 02 biên bản Bàn Giao
(01 MVN, 01 CĐT) và có ký xác
nhận của hai bên bàn giao.
4
LẬP HỒ
SƠ MỜI
THẦU-
MỜI
CHÀO
GIÁ
- MVN
- CĐT
MVN lập Hồ Sơ mời thầu Dự Thầu trình
CĐT phê duyệt
Hồ sơ trình phê duyệt:
1) Tờ trình MVN
2) Hồ sơ mời thầu
 Các hồ sơ trên MVN phải đóng
giáp lai thành một bộ
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận phòng QLDA (CĐT)
 Các hồ sơ phải có file bàn giao (
01 MVN, 01 CĐT )
Về phía CĐT ( phòng QLDA ) kiểm tra
các hồ sơ trình phê duyệt của MVN
chuyển sang, ký nháy trước khi trình ký
TGĐ.Mọi trường hợp chấp thuận hoặc
không chấp thuận của CĐT phải thông
báo trong vòng 05 ngày.
Hồ sơ phê duyệt của CĐT bao gồm:
1) Quyết định phê duyệt của CĐT
(BM04)
2) Hồ sơ mời thầu-chào giá
 Các hồ sơ trên phải được đóng
giáp lai thành một bộ.
 Số lượng : 03 bộ ( 01 MVN, 01
TCKT, 01 KHTH)
 Các hồ sơ chuyển lại MVN phải
Tiêu chí tiêu chí đánh giá
Hồ Sơ Dự Thầu phải có chữ
ký xác nhận và đóng dấu
của MVN và CĐT
Hồ sơ mời thầu sẽ bao gồm
các nội dung cơ bản cần có
sau:
1) Điều kiện tiên quyết
2) Phạm vị công việc
3) Năng lực tài chính
4) Năng lực chuyên môn
5) Tiêu chí đánh giá
6) Biểu mẫu
7) Dự thảo hợp đồng
Note:
 Tiêu chí đánh giá
phải được đánh giá
và được chấm điểm
theo thang điểm của
từng yêu cầu.
 Dự thảo HĐ sẽ được
MVN chuẩn bị và
gửi file mềm qua
mail cho đại diện
 Quyết định phê
duyệt hồ sơ mời
thầu (BM04)

6. được lập 02 biên bản Bàn Giao
(01 MVN, 01 CĐT) và có ký xác
nhận của hai bên bàn giao.
của CĐT là ( Phó
Tổng Giám Đốc)
hoặc người do
chính TGĐ chỉ
định.(thời gian gửi
dự thảo Hợp Đồng
là ngay khi bắt đầu
tiến hành quy trình
chọn thầu)
CĐT phải xác nhận qua
mail về việc đã nhận được
file Hợp Đồng
Về phía CĐT sau khi nhận
được các file dự thảo của
MVN phải kiểm tra tính
pháp lý và các nôi dung đã
phù hợp với các yêu cầu để
đảm bào thực hiện thi công
gói thầu hay không.Cụ thể
trách nhiệm thuộc các
phòng ban sau:
- Phòng KHTT: bộ
phận pháp lý kiểm
tra tính pháp lý của
Hợp đồng
- Phòng TCKT: Kiểm
tra các nội dung về
thanh toán, hồ sơ
thanh toán.
- Phòng QLDA: Kiểm
tra về phạm vi công
việc, nôi dung về
nghiêm thu, kiểm tra

7. và nôi dung thực
hiện Hợp Đồng.
Sau khi các Phòng/bộ phận
của CĐT kiểm tra xong sẽ
xác nhận hoặc thông báo
các ý kiến sửa đổi hoặc điều
chỉnh bằng mail với người
đại diện để tổng hợp các ý
kiến hoặc xác nhận với
MVN về bản dự thảo HĐ
Thời gian phản hồi và chỉnh
sửa không quá 03 ngày kể
từ ngày nhận được file dự
thảo HĐ.
5
TỔ
CHỨC
ĐẤU
THẦU
- MNV
- CĐT
 B1. Lập và gửi thông báo mời thầu
Sau khi có phê duyệt hồ sơ mời thầu-mời
chào giá của CĐT, MVN sẽ thực hiện
soạn thông báo mời thầu chuyển CĐT ký
đóng dấu gửi các nhà thầu theo danh sách
các Nhà Thầu do CĐT quyết định:
Hồ sơ trình phê duyệt CĐT:
1) Thông báo mời thầu.(BM05)
2) Các hồ sơ đính kèm thông báo
mời thầu MVN phải đóng giáp lai
thành một bộ
 Số lượng : 03 bộ
 Nơi nhận phòng QLDA (CĐT)
Các hồ sơ phải có file bàn giao ( 01
MVN, 01 CĐT
Ghi chú:
- Thông báo mời thầu
phải đảm bảo các
nội dung công việc
được CĐT phê duyệt
trong hồ sơ mơì
thầu-mời chào giá
- Thông báo mời thầu
phải thể hiện rõ địa
chỉ gửi các hồ sơ dự
thầu là địa chỉ của
Chủ Đầu Tư hoặc
địa chỉ do chủ đầu tư
chỉ định.
- CĐT quy định rõ về
điều kiện đóng thầu
 Thông báo mời
thầu (BM05)
 Biên bản đóng
thầu (BM06)
 Biên bản mở
thầu (BM06)
 Quyết định danh
sách nhà thầu
(BM10)

8. CĐT có thể lưa chọn các hình thức chào
thầu bằng cách gửi thông báo mời thầu
tới trực tiếp nhà thầu hoặc đăng tải trên
Báo đấu thầu 1 kỳ
Danh sách các nhà thầu sẽ do MVN đề
xuất danh sách.CĐT tham khảo danh
sách các nhà thầu được đề xuất.
CĐT sẽ là bên quyết định cuối cùng danh
sách nhà thầu sẽ gửi thông báo mời thầu.
Sau khi CĐT chốt danh sách các nhà thầu
sẽ gửi danh sách này sang MVN để làm
cở sở thực hiện các bước tiếp theo.
CĐT sẽ bằng một Quyết định (BM10)
và gửi kèm danh sách các Nhà Thầu để
MVN tiến hành gửi Thông báo mời
thầu
 B2. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ
dự thầu của Nhà thầu.
Sau khi phát hành hồ sơ mời thầu.Việc
tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu của
Nhà Thầu sẽ được thực hiện tại địa chỉ
của CĐT (trừ trường hợp có yêu cầu
khác từ phía CĐT)
 B3. Lập Biên bản đóng thầu và mở
thầu.
Sau khi nhận hồ sơ dự thầu của các nhà
thầu và tại thời điểm đóng thầu chủ đầu
tư và MVN thực hiện lập Biên bản đóng
thầu và Biên bản mở thầu.(BM06)
 Các biên bản này phải được lập và
có chữ ký xác nhận của đại diện các
bên (CĐT, MVN và các nhà thầu)
 Các BB phải được lập thành các bản
và mở thầu để đảm
bảo sự công bằng và
chất lượng của quá
trình đấu thầu.

9. chính (01 MVN, 01 CĐT, 01 của
các Nhà thầu)
 B4. Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Các hồ sơ dự thầu sẽ do MVN đánh giá
các hồ sơ và gửi các báo cáo đánh giá các
nhà thầu cho CĐT để làm cơ sở lựa chọn
và thương thảo với nhà thầu.
6
THƯƠNG
THẢO
VỚI TẤT
CẢ CÁC
ĐƠN VỊ
THAM
GIA DỰ
THẦU
- MVN
- CĐT
Dựa trên bản đáng giá hồ sơ dự thầu do
MVN thực hiện CĐT sẽ trực tiếp thương
lượng với các nhà thầu theo danh sách
đánh giá theo thứ tự ưu tiên về điểm số
và đề xuất của MVN.
Các bộ phận chuyên môn của CĐT và
MVN tham gia việc thương lượng theo
các nôi dung cơ bản của dự thảo HĐ và
là căn cứ để tiến hành ký kết HĐ chính
thức
Biên bản thương thảo HĐ sẽ được ký
bởi 3 bên : đại diện CĐT (phòng QLDA,
KHTH, TCKT), MVN, Đại diện Nhà
Thầu.
Biên bản thương thảo HĐ sẽ được lập
thành 03 bản chính : 01 CĐT, 01 MVN,
01 Nhà Thầu
Sau khi CĐT lựa chọn được nhà thầu để
ký kết HĐ thì CĐT phải ra Quyết định
phê duyệt kết quả đấu thầu, cùng thời
điểm đó CĐT ban hành Thông báo
trúng thầu gửi tới toàn bộ nhà thầu tham
gia thương lượng HĐ về kết quả lựa chọn
Bản thương thảo HĐ phải
thống nhất các nội dung
chính của bản dự thảo HĐ
bao gồm như: tiến độ thi
công, nội dung thực HĐ trị
giá HĐ, phương thức thanh
toán HĐ, hồ sơ thanh toán
cho các đợt,các hồ sơ yêu
cầu cần cung cấp, phạm vi
công việc, các phụ lục đính
kèm HĐ, thưởng phạt
HĐ,…và các yêu cầu khác
nếu có và được đề xuất bởi
các bên.
 Quyết định phê
duyệt kết quả
đấu thầu
(BM07)
 Thông báo trúng
thầu (BM08)

10. nhà thầu.
Các quyết định phê duyệt kết quả đấu
thầu (BM07) và Thông báo trúng thầu
(BM08) sẽ được gửi sang MVN để làm
cở sở tiến hành các bước tiếp theo.
7
Ký HĐ
- MVN
- CĐT
MVN sẽ hoàn thành soạn thảo HĐ cuối
cùng với Nhà Thầu và in bộ HĐ chuyển
sang CĐT ký và đóng dấu và chuyển cho
các bên để thực hiện.
Các bộ phận TCKT và QLDA của CĐT
có nhiệm vụ kiểm tra và ký nháy các hồ
sơ trong bộ HĐ trước khi trình ký TGĐ.
Hồ sơ trình ký HĐ bao gồm:
1. Hợp đồng (văn bản hợp đồng)
2.Khối lượng và giá trị giao nhận thầu.
3.Các biên bản, văn bản trong quá trình
thương thảo hợp đồng.
4.Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
5.Thông báo trúng thầu
6.Danh mục bản vẽ thiết kế (nếu có)
7.Tiêu chí kỹ thuật (nếu có)
8.Các tài liệu khác (Đơn dự thầu, biên
bản làm rõ hồ sơ dự thầu,…)
HĐ sẽ được lập thành 06 bản:
02 CĐT ( 01 phòng TCKT,01 phòng
KHTH,01 QLDA),01 MVN, 02 Nhà
thầu.
Thời gian CĐT phản hồi và ký HĐ
 Biên bản
bàn giao

11. TRƯỜNG HỢP ĐĂC BIỆT:
Các bước trong Quy trình thực hiện Chỉ định thầu ( được áp dụng khi chủ đầu tư có chủ trương thông qua )
B1. Trên cơ sở đánh giá vào đặc thù tính chất công việc của gói thầu cũng như đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Nhà thầu đáp
ứng yêu cầu của gói thầu. QLDA của CĐT đế xuất với CĐT bằng một tờ trình và xin chủ trương thông qua việc thực hiện đấu thầu
theo hình thức Chỉ định thầu ( trong trường hợp kế hoạch đấu thầu dự án chưa được CĐT phê duyệt)
B2. Sau khi CĐT chấp thuận chủ trương bằng quyết định phê duyệt chủ trương chỉ định thầu (BM 09), MVN căn cứ mục tiêu, phạm
vi công việc và giá gói thầu được phê duyệt chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu được chủ đầu tư chỉ định và đánh giá hồ
sơ đề xuất.
B3. Trên cơ sở đánh giá hồ sơ đề xuất ( nếu có ) các bên thương thảo, hoàn thiện HĐ làm cơ sở ký kết hợp đồng.
Yêu cầu:
 Biên bản thương thảo HĐ sẽ được ký bởi 3 bên : đại diện CĐT (phòng QLDA, KHTH, TCKT), MVN, Đại diện Nhà Thầu.
 Biên bản thương thảo HĐ sẽ được lập thành 03 bản chính : 01 CĐT, 01 MVN, 01 Nhà Thầu
 Bản thương thảo HĐ phải thống nhất các nội dung chính của bản dự thảo HĐ bao gồm như: tiến độ thi công, nội dung thực HĐ
trị giá HĐ, phương thức thanh toán HĐ, hồ sơ thanh toán cho các đợt,các hồ sơ yêu cầu cần cung cấp, phạm vi công việc, các
phụ lục đính kèm HĐ, thưởng phạt HĐ,…và các yêu cầu khác nếu có và được đề xuất bởi các bên.
không quá 07 ngày kể từ ngày CĐT nhận
được HĐ

12. B4. Sau khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả chỉ định thầu và ký kết hợp đồng với
nhà thầu.
 HĐ sẽ được lập thành 06 bản: 02 CĐT ( 01 phòng TCKT,01 phòng KHTH,01 QLDA),01 MVN, 02 Nhà thầu.
 Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, biên bản thương thảo hợp
đồng và các tài liệu liên quan khác
** Tất cả các bước trên trong quá trình triển khai nếu có điều chỉnh phải được CĐT thông qua chủ trương trước khi tiến hành.