3. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Soalan 1a
Adakah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengurusan rekod disediakan
sebagai bahan rujukan di agensi?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada Ada dokumen
rujukan tetapi tiada
Akta Arkib Negara
Ada Akta Arkib
Negara dan 2
dokumen rujukan
lain
Ada Akta Arkib
Negara dan 3
dokumen rujukan
lain
Ada Akta Arkib
Negara dan > 3
dokumen rujukan
lain
4. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Dokumen yang perlu disediakan
1. Dokumen-dokumen rujukan dalam bentuk hardcopy/softcopy.
Rujukan/Penerangan
Pengurusan Rekod merupakan satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi
mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penggunaan,
penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk penawanan bukti dan maklumat
mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi (Malaysia Standard 2223-1:2009).
Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) dan Pengurusan Rekod Kerajaan.
Dokumen-dokumen rujukan:
i.Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629/ Enakmen Rekod dan Arkib Negeri Sabah 2007 (No. 7
Tahun 2007 / The Sarawak Government Gazette Part iii (29 October 2009);
ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88);
iii. Arahan Keselamatan;
iv. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan;
v. Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat;
vi. Surat Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan;
vii. Surat Pekeliling Am Bil 1/1970;
viii.Malaysian Standard 2223-1: 2009 & 2223- 2: 2009; dan
ix. Dasar/Peraturan/Arahan/Panduan disediakan oleh agensi sendiri.
Perkara yang disemak
1. Dokumen rujukan yang disimpan dan dirujuk di jabatan/agensi kerajaan; dan
2. Dokumen ini digunakan sebagai rujukan untuk menyediakan dasar/ panduan/ garis panduan/
arahan pentadbiran pengurusan rekod untuk peringkat dalaman jabatan/agensi.
5. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Soalan 1b
Adakah agensi mendapatkan khidmat nasihat Pengurusan Rekod Kerajaan dari Arkib
Negara?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada Dilaksanakan satu
kali setahun
Dilaksanakan 2
kali atau lebih
setahun
6. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Dokumen yang perlu disediakan
1. Dokumen rasmi kepada Arkib Negara Malaysia untuk permohonan mengadakan khidmat
nasihat di agensi; dan
2. Minit mesyuarat/slaid pembentangan/laporan berkenaan sesi khidmat nasihat pengurusan
rekod.
Rujukan/Penerangan
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat, (Bahagian I:
Pengurusan Am Pejabat) Khidmat Nasihat perenggan 1.22 (g)
Ketua Jabatan perlu mendapatkan khidmat nasihat daripada Arkib Negara Malaysia mengenai
Pengurusan Rekod Kerajaan.
Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 2010, perkara 8.2.2
Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mendapatkan khidmat kepakaran Arkib
Negara Malaysia mengenai Pengurusan Rekod.
Perkara yang disemak
1. Perancangan agensi untuk mengadakan sesi khidmat nasihat mengenai pengurusan rekod
dengan Arkib Negara Malaysia; dan
2. Tarikh khidmat nasihat oleh Arkib Negara Malaysia yang telah diadakan di agensi; atau
3. Sebarang khidmat nasihat melalui email atau telefon yang direkodkan.
7. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Soalan 1c
Adakah agensi telah melantik Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) mengikut gred yang
ditetapkan dan memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada Melantik sekurang-
kurangnya seorang
Pegawai Rekod
Jabatan (bukan
Gred 27 ke atas)
tetapi tidak
memaklumkan
kepada Arkib
Negara Malaysia
Melantik sekurang-
kurangnya seorang
Pegawai Rekod
Jabatan (bukan
Gred 27 ke atas)
dan memaklumkan
kepada Arkib
Negara Malaysia
Melantik sekurang-
kurangnya seorang
Pegawai Rekod
Jabatan (Gred 27
ke atas) dan tidak
memaklumkan
kepada Arkib
Negara Malaysia
Melantik sekurang-
kurangnya seorang
Pegawai Rekod
Jabatan (Gred 27
ke atas) dan
memaklumkan
kepada
Arkib Negara
Malaysia
8. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Rujukan/Penerangan
Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat
(Bahagian VIII: Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam) 8.2 (d)
Ketua Jabatan perlu melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang-kurangnya gred 27
atau setaraf dengannya dan memaklumkan pelantikannya kepada Arkib Negara Malaysia.
Pekeliling Am Bil 1/1997 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan Para 6.1
Ketua Jabatan diminta melantik seorang Pegawai daripada salah satu jawatan yang
bertanggungjawab dalam hal pentadbiran untuk menjadi Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bagi
jabatan/agensi masing-masing. Nama pegawai yang menjadi PRJ ini hendaklah dimaklumkan
kepada Arkib Negara Malaysia dan pegawai ini bertanggungjawab dalam pengurusan rekod di
jabatannya.
Perkara yang disemak
1. Nama pegawai, gred, jawatan dan skop tugas dalam bidang pengurusan rekod; dan
2. Pemakluman pegawai kepada Arkib Negara Malaysia.
Dokumen yang perlu disediakan
1. Surat Pencalonan agensi kepada Arkib Negara;
2. Surat pelantikan pegawai berkenaan di agensi;
3. Dokumen rasmi pemakluman pegawai berkenaan kepada Arkib Negara Malaysia;
4. Sijil pelantikan; dan
5. Senarai PRJ agensi daripada Arkib Negara Malaysia.
9. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Soalan 1d
Adakah agensi menghantar salinan laporan rasmi kepada Arkib Negara Malaysia?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada Satu salinan
laporan rasmi
dihantar dalam
tempoh melebihi
satu bulan selepas
laporan itu
diterbitkan
Satu salinan
laporan rasmi
dihantar dalam
tempoh satu bulan
selepas laporan itu
diterbitkan
10. A5.1 Komitmen AgensiA5.1 Komitmen Agensi
Rujukan/Penerangan
Rujuk Surat Pekeliling Am Bil. 1/1970 (dalam pindaan)
Laporan rasmi bercetak termasuk warta kerajaan, laporan, laporan tahunan, prosiding, buletin,
jurnal, buku, majalah, brosur, buku cenderamata, poster, poskad dan risalah. Manakala laporan
rasmi yang tidak bercetak termasuklah filem, sinematograf, mikroform, piring hitam, rakaman
video dan audio serta media elektronik lain yang diterbitkan.
Perkara yang disemak
1. Tarikh laporan rasmi diterbitkan; dan
2. Tarikh salinan dihantar kepada Arkib Negara Malaysia.
Dokumen yang perlu disediakan
1. Senarai laporan rasmi yang telah diterbitkan oleh agensi pada tahun penilaian; dan
2. Salinan surat rasmi yang mengemukakan laporan rasmi kepada Arkib Negara Malaysia.
11. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Soalan 2a
Adakah Agensi menyediakan Rekod Daftar Surat Masuk/Surat Keluar?
Catatan pada kertas minit
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada daftar Maklumat tidak
lengkap/kemaskini
Maklumat
lengkap/kemaskini
(manual atau
elektronik)
12. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian
VI: Urusan Surat Kerajaan)
Perenggan 6.8
Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka
surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.
Perenggan 6.11
Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan hendaklah
memastikan semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap
dengan tarikh dan nombor rujukan fail.
Perkara yang disemak
1. Pengemaskinian rekod daftar surat masuk/keluar; dan
2. Pemerhatian penilai untuk sistem pengurusan rekod (sekiranya ada)
Dokumen yang perlu disediakan
1. Salinan buku daftar surat masuk;
2. Salinan buku daftar surat keluar (pos/despatch);
3. Print screen daftar surat masuk/keluar secara elektronik (sekiranya ada); dan
4. Catatan dalam kertas minit berkaitan surat yang dikandungkan.
13. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Soalan 2 b
Adakah Agensi menyediakan Rekod Daftar Tindakan terhadap Permohonan Urusan
Tanah?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada daftar Maklumat tidak
lengkap/kemaskini
Maklumat
lengkap/kemaskini
(manual atau
elektronik)
14. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Rekod daftar bermaksud rekod bagi mengesan tindakan dan pergerakan fail permohonan
urusan tanah (Bukan RA).
Perkara yang disemak
1. Pengemaskinian rekod daftar permohonan ; dan
2. Pemerhatian penilai untuk sistem pengurusan rekod (sekiranya ada)
3. Sampling Buku Daftar urusan tanah bagi setiap bidang
Dokumen yang perlu disediakan
1. Buku daftar urusan tanah
2.Print screen daftar surat masuk/keluar secara elektronik (sekiranya ada); dan
3.Catatan dalam kertas minit berkaitan surat yang dikandungkan.
15. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Soalan 2 c
Adakah Agensi mematuhi prosedur pengurusan fail seperti yang ditetapkan?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Mematuhi < 3
prosedur
Mematuhi 3-4
prosedur yang
ditetapkan
Mematuhi 5-6
prosedur yang
ditetapkan
Mematuhi 7-8
prosedur yang
ditetapkan
Mematuhi > 8
prosedur yang
ditetapkan
16. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat (Bahagian VII:
Pengurusan Fail)
Prosedur yang perlu dipatuhi:
1. Pembukaan dan Pendaftaran Fail (tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail
perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam Daftar Fail Jabatan.
2. Skema pengkelasan dan pengkodan fail
3. Penggunaan kulit fail yang ditetapkan
4. Penggunaan kertas minit dan penyediaan minit
5. Catatan nombor lampiran
6. Penggunaan fail sementara yang betul
7. Catatan pergerakan fail di kulit fail
8. Catatan Simpanan Dalam Perhatian (SDP/KIV)
9. Fail Timbul
10.Penutupan fail mengikut kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
Perkara yang disemak
1. Pengurusan fail mengikut prosedur yang telah ditetapkan
2. fizikal fail dalam keadaan baik
3. Fail dikemaskini
4. Fail disimpan dan mudah dicari (pencarian fail dalam tempoh 30 saat)
Dokumen yang perlu disediakan
1. Sampling Fail urusan am (house keeping/pentadbiran) di jabatan/agensi kerajaan (10 fail–
aktif
dan 5 fail separa/tidak aktif); dan
2. Sampling Fail urusan fungsian (fail urusan tanah bagi setiap bidang)
– 10 fail aktif dan 5 fail separa/tidak aktif
17. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Soalan 2 d
Adakah Agensi mewujudkan Registri yang bertanggungjawab ke atas rekod aktif
jabatan?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada Mematuhi 1 kriteria Mematuhi 2 kriteria Mematuhi 3-4
kriteria
Mematuhi > 4
kriteria
18. A5.2 Pelaksanaan Program dan AktivitiA5.2 Pelaksanaan Program dan Aktiviti
Pengurusan RekodPengurusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan, perenggan 8.1.3
Registri jabatan/agensi adalah bertanggungjawab bagi pengendalian, penyimpanan dan
pengawalan rekod aktif jabatan. Registri hendaklah dikendalikan oleh pegawai dan kakitangan
yang bertanggungjawab menguruskan rekod jabatan.
Kriteria:
i. Ada ruang/bilik untuk pengurusan registri;
ii. Kelengkapan dan peralatan yang sesuai;
iii. Ada pegawai dan kakitangan yang mengurus rekod jabatan;
iv. Sistem aplikasi registri secara manual (senarai fail, kad firasat/Indeks, Kad pergerakan fail);
v. Sistem aplikasi registri berkomputer; dan
vi. Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang
berkunci atau bilik kebal. Merujuk kepada Arahan Keselamatan, perkara Keselamatan
Dokumen, Bahagian IV, Pernyimpanan Perkara-Perkara Terperingkat, para 58 (a) & (b).
Perkara yang disemak
1. Pematuhan kriteria dalam menguruskan Registri.
Dokumen yang perlu disediakan
1. Dokumen yang berkenaan mengenai pengurusan Registri (sekiranya ada).
19. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Soalan 3 a
Adakah Agensi melaksanakan pelupusan rekod tidak aktif/tamat tindakan?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tidak dilaksanakan Ada membuat
pelupusan sekali
dalam tempoh 3
tahun
Membuat
pelupusan setiap
tahun
20. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 26(1)
Ketua Pengarah boleh membenarkan pelupusan mana-mana rekod awam atau kelas rekod
awam yang:
a. oleh sebab bilangan, jenis atau bersifat rutin rekod itu, pada pendapatnya tidak memiliki apa-
apa nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya;
b. tidak dikehendaki bagi maksud rujukan dalam mana-mana pejabat awam selepas:
i. tindakan ke atas rekod awam yang telah tamat;
ii. habis tempoh yang dipersetujui antara Ketua Pengarah dengan ketua pentadbir penjawat
awam itu; atau
c. keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaannya yang berterusan.
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat ,
Bahagian VIII - para 8.2 (c) j
Ketua Jabatan adalah
bertanggungjawab melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut Peraturan Pelupusan
Rekod Awam dan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).
*Ketua Pengarah bererti Ketua Pengarah Arkib Negara.
Perkara yang disemak
1. Tarikh tamat tindakan;
2. Tarikh pelupusan; dan
3. Pegawai yang bertanggungjawab
Dokumen yang perlu disediakan
1. Surat permohonan pelupusan kepada Arkib Negara Malaysia;
2. Borang-borang bagi pelupusan rekod awam 2008; dan
3. Surat kebenaran pelupusan dari Arkib Negara Malaysia
21. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Soalan 3 b
Adakah Agensi mengadakan rekod-rekod berasingan mengenai
pemberitahuan yang disiarkan dalam Warta yang melibatkan urusan tanah di
dalam sesebuah daerah?
Skala Pemarkahan
Tidak
Memuaskan
Kurang
memuaskan
Memuaskan Baik Cemerlang
Tiada rekod Ada rekod
22. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Rujukan/Penerangan
Rujuk kepada Pekeliling KPTG Bil. 12/1977
Setiap pejabat tanah perlu mengadakan dan menyelenggarakan rekod seperti berikut:–
(i) Pemberitahuan perizaban tanah di bawah seksyen 62 Kanun Tanah Negara 1965;
(ii) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai tanah bandar atau tanah pekan di bawah
seksyen 11 atau seksyen 442 Kanun Tanah Negara 1965;
(iii) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan yang ditetapkan (designated area), kawasan
penempatan berkelompok (group settlement area), kawasan penempatan desa (rural
settlement area) dan kawasan penempatan bandar (urban settlement area) di bawah
seksyen-seksyen 3, 4, 5 dan 6 Akta Tanah (Kawasan Penempatan Berkelompok) 1960; (jika
berkenaan)
(iv) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai rizab hutan di bawah Akta Perhutanan
Negara 1987;(jika berkenaan)
(v) Pemberitahuan Pengisytiharan kawasan sebagai kawasan Pihak Berkuasa Tempatan di bawah
beberapa undang-undang berhubung dengan Pihak Berkuasa Tempatan (Akta Kerajaan
Tempatan 1976);(jika berkenaan)
(vi) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pemuliharaan Tanah 1960; (jika
berkenaan)
(vii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai rizab Melayu di bawah Enakmen
Rizab Melayu negeri berkenaan;(jika berkenaan)
(viii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai kawasan orang asli atau rizab
Orang Asli di bawah Akta Orang Asli 1954;(jika berkenaan)
(ix) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pengairan dan Saliran 1953;(jika
berkenaan) dan
(x) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Kerja-kerja Saliran 1954 (jika berkenaan).
Setiap daerah perlu mengadakan sebuah buku sahaja bagi tujuan merekodkan kesemua jenis pemberitahuan
dalam warta tersebut di atas dan catatan hendaklah dibuat di bawah tajuk-tajuk seperti di atas. Fail-fail yang
berasingan juga perlu disediakan bagi setiap jenis pemberitahuan dalam warta dan fail ini hendaklah
mengandungi salinan-salinan pemberitahuan dalam warta itu.
23. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Rujukan/Penerangan
(vi) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pemuliharaan Tanah 1960; (jika
berkenaan)
(vii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai rizab Melayu di bawah Enakmen
Rizab Melayu negeri berkenaan;(jika berkenaan)
(viii) Pemberitahuan pengisytiharan sebagai kawasan sebagai kawasan orang asli atau rizab
Orang Asli di bawah Akta Orang Asli 1954;(jika berkenaan)
(ix) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Pengairan dan Saliran 1953;(jika
berkenaan) dan
(x) Pemberitahuan di bawah peruntukan-peruntukan Akta Kerja-kerja Saliran 1954 (jika
berkenaan).
Setiap daerah perlu mengadakan sebuah buku sahaja bagi tujuan merekodkan kesemua jenis
pemberitahuan dalam warta tersebut di atas dan catatan hendaklah dibuat di bawah tajuk-tajuk
seperti di atas. Fail-fail yang berasingan juga perlu disediakan bagi setiap jenis pemberitahuan
dalam warta dan fail ini hendaklah mengandungi salinan-salinan pemberitahuan dalam warta
itu.
24. A5.3 Pelupusan RekodA5.3 Pelupusan Rekod
Perkara yang disemak
1. Buku rekod pewartaan disediakan atau tidak
2.Tarikh terima/pengesahan pemindahan daripada Arkib Negara Malaysia.
Dokumen yang perlu disediakan
1. Buku rekod pewartaan
2. Kompilasi warta
