2. ¿Por qué hacer flujogramas?
Visión ampliada de los procesos
Mejora de comunicación
Conocimiento de entradas, salidas
y productos
Identificación de acciones a
mejorar, así como defectos.
Reducir número de pasos
3. Uso de diagramas para
capacitación
Detalla cada paso del proceso
Indica a los participantes
donde deben intervenir y hasta
donde alcanzan sus funciones
Ubica a proveedores y clientes
internos del proceso
Indica las relaciones de
subordinación
Indica la relación entre puestos
y departamentos
4. Otros usos del Diagrama de Flujo
Organizar el trabajo
Aclarar papeles y
funciones
Identificar
oportunidades de
mejora
Medición del
desempeño
5. Simbología
Inicio / Fin
Límite.- Indica el principio o el
final de un proceso
Operación
Operación.- Actividad o tarea
que modifica el insumo
Si / No Decisión.- Punto de decisión o
división en el flujo del proceso.
Solicitud Documento: Producto de una
actividad.
6. Base de datos.- La salida de una
Base de datos actividad se almacena en un
medio electrónico
Conector.- La salida de un
A A flujograma inicia o se relaciona
con otro diagrama.
Flechas.- Indican secuencia y
dirección del flujo
7. Transporte.- Movimiento de un
Transporte lugar a otro
Inspección.- Detención en el
Inspección
proceso para evaluar la calidad
del resultado.
Demora Demora.- Espera obligatoria.
Almacenamiento.- Resultado
almacenado en espera de un
cliente
8. Otros símbolos
Calle.- Indica quien es el
responsable de las operaciones
que en ella se representan.
Dirección de… Preparador.- Otra forma de
representar al responsable de la
operación
Paquete Documento múltiple.- Indica
grupo de documentos
Salto de págnia.- Indica la
1 continuación de una página a
otra.
10. Contacta de 1 a
5 contratistas
inscritos en el
registro interno
de la institución
CD
11.
12.
13. Conseguir datos para diagramar
procesos
Auto – generación.- Quien elabora, ya conoce el proceso.
Entrevistas personalizadas.- Se entrevista a ciertas personas
seleccionadas adecuadamente para conocer el proceso
(generalmente directores o responsables del proceso).
Entrevistas grupales.- Igual que el punto anterior pero en una
especie de “junta” donde estén presentes todos los
involucrados.
Lectura del proceso obsoleto.- Se revisan los datos del mismo
proceso a como estaba estructurado anteriormente (para re-
elaboración y re-estructuración).
14. Trampas en el diagrama de procesos
Problema Posible solución
Diagrama “desequilibrado” (demasiados Comparar con otras partes del diagrama y
detalles en unas zonas y pocos en otras) tratar de equilibrar
Vacíos (pasos faltantes o inciertos) Conocer bien y a fondo el proceso
Diagrama demasiado “ocupado” Usar hojas adicionales y continuar el proceso
con saltos de página
Terminología poco clara Tomar notas durante la elaboración y aclarar
bien los puntos. Si es necesario, crear un
glosario.
Personas difíciles Establecer reglas básicas como tratar solo
puntos reelevantes.
Preferentemente, contar con apoyo de un
facilitador
15. Análisis de la información
Tener en cuenta que el diagrama es un medio, no un
fin.
Clasificar pasos por los que si agregan valor al
producto y los que no.
Aclarar el porqué del diagrama.
