Viestintätoimisto Avaran uutiskirje sujuvammasta tietotyöstä. Tietotyödelfiinistä löydät vinkkejä, ideoita ja työkaluja tehokkaampaan, sujuvampaan ja kivempaan tietotyöhön.

1. Pääpointit:
• Tehtävälistoja kannattaa olla tiimityössä käytössä ainakin kahdenlaisia:
omat ja tiimin/työyhteisön yhteiset tehtävälistat. Näin jokainen tiimin ja yhtei-
sön tekijä on samalla kartalla mitä tehdään, kuka tekee, miksi, milloin ja mi-
ten.
• Listat ovat hyödyllisimpiä, jos niitä päästään muokkaamaan joka paikasta, mil-
loin vain. Siksi listat kannattaa pitää pilvipalvelussa.
• Jotta tehtävälistat ohjaavat tekemistä, niiden on syytä olla selkeitä tehtä-
vänannoiltaan. Muuten ne vain kehottavat päätöksiin.
• Yhteisessä tehtävälistassa on hyvä olla sovittuna kustakin tehtävästä sekä työn
kokonaisuudesta:
• Tavoitteet
• Aikataulu
• Prioriteetit
• Ohjaus lisätietoihin
”Voisitko lähettää minulle viimeisen version siitä asiakirjasta joka…”
”huomasin, että olimme tehneet vähän päällekkäistä työtä, mutta…”.
”tiiäkkö tää on tällaista sähläämistä ollut tää homma taas koko päivän…”
Tietotyödelfiinin mielestä älykkäiden nisäkkäiden aikaa ei pitäisi kulua tällaisten sähkö-
postien lähettelyyn. Siksi selkeiden tehtävälistojen jakaminen on tärkeää.
Tiimin työssä yhden tekijän tehtävät riippuvat toisista. Siksi tärkeät tiedot kannattaa pi-
tää paikassa, johon kaikilla on pääsy mistä
ja milloin vain. Näihin tietoihin lukeutuu
myös tehtävälista.
Tehtävälistoja on hyvä olla (ainakin) kah-
den tyyppisiä: kaikille jaettu yhteinen lista
ja oma tehtävälista.
Työnkulun sujuvoittaminen saadaan uudelle
tasolle, jos yhteiseen tehtävälistaan on so-
vittu tavoitteet, prioriteetit, aikataulut, vas-
tuut sekä ohjaus lisätietoihin. Näin syntyy
jaettu tieto ja kokemus siitä, mitä tavoitel-
laan, mikä on tärkeintä, kuka tekee mitäkin
ja mikä on yhteinen aikataulu. Ilman tätä yhteinen tehtävälista uhkaa jäädä yleisluon-
toiseksi kuvaukseksi siitä, että ”kaikenlaista täällä tapahtuu”.
I/2016
I/2016:
Tehtävälistojen
jakaminen
Tietotyödelfiini—työkaluja sujuvampaan työhön
© Viestintätoimisto Avara. Delfiinikuvat: Marianna Teräväinen

2. Viikottainen tiimipalaveri tai satunnaiset kohtaamiset käytävillä eivät korvaa edellä ku-
vatun tyyppistä jaettua tehtävälistaa, sillä työ etenee ja tilanteet vaihtuvat päivittäin.
Tavoitteiden, prioriteettien, aikataulujen ja vastuutuksien sopimiselle palaveri voi kui-
tenkin olla mainio paikka.
Teknisesti tietojen ja tehtävälistojen jakaminen on nykyisin helppoa pilvipalveluiden an-
siosta. Inhimillisesti tässä piilee se riski, että opimme tarkistamaan ja muokkaamaan
tehtävälistaa aina kun se on tarpeen, mutta emme sen sijaan opi olemaan tarkastele-
matta. Työelämään käytetyn ajan ja energian rajaaminen onkin välttämätön taito nyt,
kun viestivälineet ovat kutakuinkin kasvaneet tietotyöntekijöihin kiinni.
Tekniikoita tietojen jakamiseksi on monia. Microsoftin suositun Office-kokonaisuuden, ja
siihen liittyvän SharePoint-pilvi-intran lisäksi markkinoilla on useita erilaisia työnkulun-
hallintasovelluksia. Suosittuja ovat esimerkiksi Asana, Basecamp ja LiquidPlanner, ja
uusia kehitetään koko ajan. Yksi helppo, turvallinen ja ilmainen tapa rakentaa jaettu tila
sekä työnkulunhallinta siten, että sinne pääsee kaikilla laitteilla milloin vain, on tehdä se
Google Driveen. Driveen saa yleisimmät toimistoasiakirjat muokattaviksi suoraan pilves-
sä – myös useamman henkilön muokattavaksi samaan aikaan. Se on helppo käyttää ja
kehittyy koko ajan. Tästä ja muista ohjelmistomahdollisuuksista tulevissa Tietotyödelfii-
neissä.
Lisää tietoa ja inspiraatiota:
Tehtävälistojen rakentamisesta ja työn-
kulun sujuvoittamisesta:
Allen, David (2015)
Getting things done. The art of
stress-free productivity.
Suomeksi: Kerralla valmista.
Google Drivesta:
Steve Dotton itsenäinen, joskin
intomielinen esittely:
https://www.youtube.com/watch?
v=bVyb9kirAls
Capterran laaja, eikä siltikään tyhjentä-
vä, katsaus workflow-ohjelmistoihin:
http://www.capterra.com/
workflow-management-software/
Kehittämisen jatkoksi:
Millaisia tehtävälistojen tulisi olla? Työte-
hoguru David Allenin mukaan yksi tärkeä
ominaisuus on selkeät tehtävänannot.
Tällainen voi olla: ”soita Petrille klo 14, ja
sovi tiikerikuvaukselle paikka (käykö Kor-
keasaari?)”. Näin tehtävälista ei ole lista
avoimista päätöksistä. Huonompia vaih-
toehtoja tehtäväkuvaukselle olisivat pää-
tökset avoimeksi jättävät muistutukset,
esim. ”tiikerikuvaus” tai ”soita Petrille
(tiikerit)”. Mitä enemmän tehtävälista on
”auki”, sitä enemmän se vain muistuttaa
kuormituksesta ja stressistä. Se huutaa
päätöksiä siitä, mitä ja miten asioita pi-
tää tehdä, ei ohjaa tekemään.
Yhteys:
Ilmari Nalbantoglu
Yrittäjä, Viestintätoimisto Avara
050 574 1112
ilmari@avaraviestinta.fi
twitter.com/aviestint
www.avaraviestinta.fi
I/2016
Tietotyödelfiini—työkaluja sujuvampaan työhön
© Viestintätoimisto Avara. Delfiinikuvat: Marianna Teräväinen