1. VERSION 3. 2007.
fokusera på dina
möten och allt går
lite enklare
Idéverktyg
5 svenska Mötesmodeller och 1 Mötesbarometer
som förenklar och förbättrar
2. Bäste mötesledare!
Innehåll
Inför mötet
Mötesbarometern
Mötesmodeller
· Uppkopplad
· Walk & Talk
· Navigator
· Idéverkstad
· Strategi
4
10
13
16
22
25
29
Har du tänkt på vilken skillnad ett riktigt bra möte kan innebära för ett företag eller en
organisation. Ett möte ger alltid en möjlighet att lyfta blicken, lösa ett problem eller få
deltagarna att engagera sig i företagets vidareutveckling. Bra möten innebär nästan alltid
bättre lönsamhet och utveckling. I den här trycksaken har vi valt ut fem olika sätt som
kan hjälpa dig på vägen till framgång.
Vår tanke är att inte någon av dessa modeller ska behöva understöd av någon extern
konsult, utan att en oerfaren mötesledare ska kunna använda dessa modeller och direkt
känna sig bekväm med dem. Modellerna ska vara individs- och behovsanpassade så att
de passar det specifika syftet med mötet. Vad är årets Svenska Mötesmodell, läs mer på
sidan 13. Richard Gatarski, är mannen som vänder upp och ner på begreppen och vågar
sig in på helig mark. Han börjar sina möten med att påminna deltagarna om att ha sina
mobiler påslagna.
Även om du är en erfaren mötesledare måste du ibland förnya dig och då kan de
här modellerna vara en idékälla till förändring. Du plockar kanske bara enskilda delar,
eller så tar du modellerna precis så som de är beskrivna. Modellerna är framtagna med
våra samarbetspartners.
Förutom våra mötesmodeller kommer Svenska Möten att erbjuda alla våra kunder
ett verktyg som vi kallar för ”Mötesbarometern”. Denna tjänst är kostnadsfri för dig som
bokar genom Svenska Mötens bokningsservice. Med ”Mötesbarometern” kan du på ett
enkelt sätt mäta kvalitén på ett enskilt möte eller allra helst mäta dina möten över tiden
med syfte att förbättra och förändra. Vår erfarenhet säger att redan mätbarheten kommer
att förbättra kvalitén och resultaten på dina möten.
Lycka till med dina möten i framtiden!
Väl mött. Svenska Möten.
3. Fokusera på dina möten,
och allt går lite enklare och bättre
Ett personligt möte är alltid en möjlighet att utvecklas – ett möte mellan människor. Möten
är en del av företagskulturen och kan användas till många olika syften.
• Strategiska möten • Middagsmöten
• Teambuilding
• Informationsmöten
• Affärsmöten
• Kreativa möten
• Krismöten
• Workshops
• Kundträffar
• Planeringsmöten • Kick Off
Att möten är viktigt, det vet vi – men möten tar också tid och är en investering i organisationen. Det är därför man ska göra en mötesplan inför kommande verksamhetsår. Bra
frågor att ställa sig är:
• Vilka möten behöver vi ha i vår organisation för att uppnå våra kort- och långsiktigt
uppsatta mål och strategier?
• När är det viktigt att vi kommer ifrån vår arbetsplats för att skapa arbetsro och finna
inspiration?
• Vilka möten ska få vara långa och vilka kan hållas korta?
• På vilka möten är det extra viktigt att beslut och drivkraft kommer inifrån organisa-
tionen och hur uppnår vi detta?
• Hur kan vi enkelt mäta kvaliteten på våra möten?
4. Bestäm mötesstrategi
Mötets 3 ”heliga” faser – tänkvärdheter
• Mötet ska ha ett mål och ett tydligt syfte.
Förberedelser
• Gör klart vilka beslut som fattas av dig och vilka som ska fattas av gruppen.
• Bestäm målet med mötet. Vad vill ni uppnå eller få uträttat? En färdig budget,
ett beslut, ett bra uppslag till marknadsplanen, en utvärdering av någon aktivitet,
att personalen ska få en trevlig dag och kväll?
• Bestäm tidsramar och budget.
• Välj ut vem som lämpligast ska delta för att ni ska uppnå det uppsatta målet.
• Kalla bara de som är berörda, de som kan tillföra, eller de som kan bli tillförda ett värde.
I ett möte är du alltid lika värdefull som det värde du tillför.
• Ett bra möte är väl förberett och syftet med mötet ska alla känna till senast 7-10 dagar
innan mötet.
• Gör upp en bra dagordning eller mötesordning så att samtliga deltagare vet vad som
ska tas upp.
• Ställ krav på mötesdeltagarna. Be gärna mötesdeltagarna att fundera på en frågeställ ning eller läsa några artiklar som berör mötet. På så vis är alla deltagarna mentalt för beredda och man undviker att en hel förmiddag går åt till att förklara varför man är där.
• Bestäm hur lång tid olika frågor ska få ta.
• Informera i kallelsen att mötet kommer att utvärderas i allt från mötesledare till del tagarens engagemang och förberedelser.
Genomförande
• Be någon anteckna besluten. Säg till i förväg så att den personen vet om det.
• Höj effektiviteten i mötet genom att avbryta om någon inte är förberedd. Om deltag arna verkar dåligt förberedda kan det vara rätt att ajournera ett möte direkt och sätta
ut en tid för ett nytt möte. Troligen kommer de flesta väl förberedda nästa gång.
• Se till att ingen punkt på dagordningen tar längre tid än vad som är avsatt. Skulle en
fråga kräva mer tid är det bättre att bestämma tid för ett nytt möte.
››
5. • Se upp för de automatiska nejen! De stoppar alltid upp. ”Det där har vi redan testat”
är ett av de vanligaste nej-argumenten. Aktivera deltagarna och tillåt lite lek. Detta ska par inspiration som leder till kreativitet och bättre möten.
• Gå laget runt ibland. Det finns alltid någon som pratar hela tiden och andra som sitter
tysta.
• Sammanfatta vem som ska göra vad och när. Definiera alltid det personliga ansvaret.
• Sätt ut tid för nästa möte.
Uppföljning
• Med små medel kan du markera att du bryr dig om att era möten leder någon vart.
Att målen nås och att resultaten syns.
• Sätt upp ett datum för uppföljning. Den kan vara informell, men se till att resultatet görs
känt för de andra som var med på mötet.
• Börja nästa möte med att rapportera om vad förra mötets beslut eller aktivitet resul terade i. Det visar att era möten är meningsfulla.
Fällor att undvika
Du läser upp information som du vill få ut. Praktiskt när alla är samlade, kanske du tänker.
Men är det inte sådant du kan lägga ut på intranätet? Möten tar tid.
Du låter en av cheferna prata mycket. Gör du det för att han är chef eller för att han har kunskap? Kanske någon annan vet bättre i den frågan? Låt alltid kompetens tala hellre än position.
Den som kommer för sent får skylla sig själv. Alla bör komma i tid, men den senkomne kan
ha en högst giltig orsak. Du behöver inte dra allt från början, utan uppdra åt någon av de andra
att efteråt berätta vad som sagts. Är människor illa informerade kan det falla tillbaka på dig.
6. Ta tempen på dina möten med
Svenska Mötens Mötesbarometer
Det är ofta de enkla vägarna som fungerar och vi har därför valt att ta fram ett verktyg
som på ett enkelt sätt ger dig som mötesledare ett värde på mötets olika delar. Med 8-10
frågor kan du få de allra viktigaste delarna i ett möte betygsatta. Mötesbarometern ger
dig som mötesledare signaler direkt om vad som bör förbättras, samtidigt som man får
feedback på de områden som fungerar bra.
Mötesbarometern är helt kostnadsfri för de möten som bokas via Svenska Mötens
bokningsservice 0771-505 500. Kunder kan också välja att köpa Mötesbarometern för alla
möten (även de interna) som företaget har.
Prata med någon av våra säljare så analyserar dom ert behov.
Vi hjälper dig gärna med att se till att ditt möte blir precis så effektivt, utbildande,
informativt och trevligt som du vill ha det. Genom att använda dig av vår mötesbarometer får du plötsligt möjligheter som gör att ditt möte lyfter – rätt förberedelser, rätt
mötesform, rätt delaktighet, rätt efterarbete.
Här har du ett kvalitetsverktyg som gör att du lätt kan följa upp mötets mål och
mening. Små enkla steg som gör stor skillnad.
Mötesbarometern är helt kostnadsfri för de möten som bokas via Svenska Mötens
bokningsservice 0771-505 500.
10
11
7. Svenska Mötens 5 Mötesmodeller
Mötesmodell Uppkopplade
Grundidén med en modell där deltagarna är uppkopplade mot världen utanför mötesrummet, bygger på insikten att modern informationsteknologi kan tillföra mötet en
hel del. Exempelvis att interagera med personer och samla upplysningar som inte
är tillgängliga annars. Genom uppkoppling kan mötesdeltagarna – och mötena – bli
effektivare och kännas mer befriande. Men det förutsätter naturligtvis att samtliga är
förberedda. I denna mötesmodell utgår vi från deltagarnas val av IT-verktyg och hur
dessa kan utnyttjas.
Avstängt är inte alltid bäst
Total mental närvaro i det fysiska rummet? Tänk tvärtom! Med uppkoppling kan deltagarna t ex skicka SMS till varandra för att kommentera och aktivera. Deltagare på olika fysiska
platser kan tillsammans skapa ett arbetsdokument. Men det handlar inte om traditionella tele- eller videokonferenser, det uppkopplade mötet är friare och utnyttjar privata
kanaler som mobiltelefoner och internetanslutna datorer.
Uppkopplade möten fungerar både i små som stora grupper. I den lilla gruppen kan
alla interagera på olika sätt, i den större gruppen kan den uppkopplade deltagaren snabbt
skifta fokus mellan det som händer i rummet och det som händer någon annanstans.
Verktyg och funktioner
Den fysiska utrustningen som krävs är i huvudsak mobiltelefon och/eller dator med internet. Deltagarna kan sedan utnyttja tjänster som telefoni, sms, mejl, IM/chat, webbplatser,
communities, diskussionsforum, bloggar, videodelning, widgets och wikier.
Beroende på mötets syfte kan verktygen och dess funktioner användas till:
• Faktainsamling – snabbt ta reda på relevant information
• Konversation – i realtid utbyta information med både mötesdeltagare och andra utanför
• Loggning – dela med sig av intrycken från det aktuella mötet via t ex bloggar
12
››
13
8. •
•
•
Frågehantering – att öppna upp för frågor till och från mötesledaren
Alternativgöromål – befria deltagarna genom att tillåta dem att göra annat under delar
av mötet, t ex hålla kontakter med hemmakontoret eller rensa bland mejlen
Dokumentation – i realtid sammanställa vad som händer under mötet
Före mötet
Stäm av hur uppkoppling stämmer överens med mötets mål och syfte. OK med valfri
individuell uppkoppling? OK med uppkoppling under viss del av mötestiden? Vad kan
uppkopplingen tillföra?
Naturligtvis måste det finnas mobilnät och internet tillgängligt i möteslokalen, och
tekniska förberedelser måste kanske göras, t ex skapandet av en blogg eller en wiki. Din
och deltagarnas simultankapacitet behöver kanske övas upp.
Det krävs också en kulturell förberedelse i gruppen – det är ingen tvekan om att det går
en generationslinje mellan uppkoppling eller inte uppkoppling. Att anteckna på papper är
inte självklart för människor uppvuxna med datorer. Att sms:a är betydligt vanligare bland
yngre och det finns skäl att anta att yngre människor har en större öppenhet mot att göra
fler saker och hålla fler kanaler öppna samtidigt.
Under mötet
Inled med att meddela förutsättningarna (när, var och hur) för uppkopplingen. Som mötesledare bör du föregå med gott exempel, uppmuntra andra och kommentera dina egna erfarenheter och uppkopplingar. Finns tid så stanna upp då och då för en gemensam reflektion
över vad uppkopplingen inneburit hittills under mötet. Samla in erfarenheterna som för
mötet framåt och summera vid mötets slut.
Efter mötet
Analysera erfarenheterna från mötet. Vad kan göras bättre till nästa gång? Stäm av med
övriga mötesdeltagare.
Är du osäker på ord och terminologi – gå in på sv.wikipedia.org och läs förklaringarna!
Är du intresserad och vill veta mer om denna mötesform kontakta Svenska Möten 0771-505 500,
www.konferensportalen.se eller Richard Gatarski, ekonomie doktor och konversationsstrateg,
070-880 26 27, richard.gatarski@bat.se, www.bat.se
14
Snabbfakta Uppkopplade
• Mötesdeltagarna använder vanliga IT-verktyg
• Ifrågasätter närvaromyten
• Värdefullt vid både stora och små möten
• Många möjligheter
• Förbered infrastrukturen
• Förbered dig på kulturellt motstånd
• Öva upp simultanförmågan
• Stäm av uppkopplingen med mötets mål och syften
• Analysera erfarenheterna före, under och efter
Svårighetsgrad:
15
9. Mötesmodell Walk Talk
Lämpar sig för grupper upp till 30 personer samt när man vill ha loss kreativitet och
idéer från mötesdeltagarna. Filosofin är att man tänker mer kreativt när man går i det
fria än när man sitter inomhus. Den är också ett bra sätt att förankra och säkerställa
att man verkligen genomför förändringar. Modellen uppmanar inte bara till nya idéer
utan tvingar deltagarna till att fatta beslut om vad man måste upphöra med för att frigöra tid till nya idéer.
Walk Talk finns i flera olika varianter men den vi valt att presentera här är självupplevd och självmodifierad. Den har visat sig skapa kreativitet, engagemang och
beslutsamhet hos deltagarna.
Som mötesledare bestämmer du vad mötet ska ha för inriktning eller vilket område
du tycker att ni bör utveckla. Deltagarna får sedan själva välja vilken del inom detta
område man vill diskutera och utveckla. Tänk på att ta ut ramarna i val av ämne så att
du lämnar lite spelrum för egna tankar hos deltagarna.
Före mötet
2-3 månader före mötet skickas en kallelse där du informerar om vem som ska ha möte
och varför ni ska ha mötet. Informera om att program och dagordning kommer skickas ut
senast 10 dagar innan mötet.
10-14 dagar före mötet skickas dagordning, program och en enkel förklaring till vad du
vill få ut med detta möte. Tänk på att det inte kommer att finnas utrymme till att klämma
in andra punkter den dag du gör en Walk Talk. Ta i stället god tid på er att ta vara på alla
idéer som kommer att komma upp. Se framförallt till att ni har tid till beslutsfasen som
säkerställer att det kommer att ske förändringar och att det inte bara slutar vid en god idé.
Repetera informationen från kallelsen om vad som kommer hända under mötet. Använd
gärna termen: ”så här vill jag att ni som deltagare skall känna efter mötet”, när du vill
förklara vad som är mötets syfte. Dela upp deltagarna i grupper om två och två, gärna
16
››
17
10. personer som normalt inte pratar med varandra eller känner varandra så väl. Dessa par
kommer att jobba tillsammans under mötesdagen. Förbered deltagarna att dom skall ha
med sig rejäla promenadkläder och skor.
• Tidsplan; när?
• Handlingsplan; hur?
• Organisation; vem gör vad?
• Ekonomi; vad tror vi att detta kostar?
Under mötet
• Utvärdering; hur ska vi se till att detta fullföljs och inte stannar vid en bra idé?
1. Samla ihop gruppen direkt vid ankomst och kommunicera budskapet och den över-
gripande målsättningen.
• Nyttoanalys; är det värt mödan?
2. Informera om gruppindelningen och varför.
• Vad är det som talar för att gruppens förslag ska lyckas respektive misslyckas?
3. Informera om vad som kommer hända (repetition av det material som utskickats i för väg) samt hur dagen kommer att disponeras.
4. Ge paren 20-30 minuter (under tiden man tar ankomstfika) på sig att bestämma vilket
ämne man vill utveckla inom företaget och inom de angivna ämnen/områden som mötes ledaren kommunicerat ut i förväg.
5. Samla ihop hela gruppen och se till att alla berättar vad dom valt för ämne. Det gör
inget om man valt samma ämne eller inriktning. Det är bara bra att få olika vinklingar
på en lösning eller förslag. Grupperna ska samtidigt motivera varför man valt just
detta område/ämne.
6. Instruera paren att dom har 2,5–3 timmar på sig att diskutera det valda ämnet. Man
ska diskutera under tiden man tar en lång promenad tillsammans. Se till att grupperna
för anteckningar, alternativt använder en liten diktafon eller mobiltelefon med samma
funktion.
7. Följande punkter ska paret ha tagit ställning till under sin promenad:
• Vad vill vi göra och varför vill vi göra detta?
• Hur vill vi uppnå; målsättning?
18
• Alternativa tillvägagångssätt; finns det något annat vi kan göra i stället?
• Vad ska vi upphöra med? Vilka andra rutiner/arbetssätt som finns på vår arbetsplats
ska vi sluta med för att frigöra tid till att genomföra detta förslag/projekt?
8. Lunch och kaffepauser lägger man in där det passar.
9. Återsamling och rapportering om vad man kommit fram till enligt ovan nämnda
punkter. Tidsbestäm hur lång tid varje grupp får på sig så att det finns 2 timmar kvar
till beslutsfasen.
10. Under beslutsfasen är rekommendationen att du som mötesledare håller dig i bak grunden eller helt enkelt inte är med, för att låta gruppen själv ta besluten på det sätt de
föredrar. För att detta ska fungera måste gruppen ha riktlinjer och regler.
Förslag till riktlinjer kan vara:
• Gruppen ska utse en ansvarig som dokumenterar.
• Gruppen ska utse en ansvarig som summerar och formulerar besluten.
• Tvinga gruppen att ta beslut om ett antal ”upphöra med” punkter för att frigöra tid till
alla nya idéer. Gärna i proportion till den tid som man bedömer att alla nya idéer kom mer att ta i anspråk.
››
19
11. Se till att det finns en ansvarig för varje beslut och att varje beslut är
formulerat med följande delpunkter:
• Själva beslutet
• Vem som är huvudansvarig för beslutet
• Målsättning
• Organisation; vem gör vad?
• Utvärdering; hur ska vi se till att detta fullföljs och inte stannar vid en bra idé?
• Tidsplan; när?
• Handlingsplan; hur?
• Ekonomi; vad kostar detta?
Efter mötet
Se till att alla deltagare får dokumentation om dessa beslut inom några dagar från mötets
avslutande. Alla förslag som inte hinns med under själva mötet arkiveras i en idébank som
kommer upp på kommande möten. 9 av 10 idéer är oftast bra, det är bara timingen som det
är fel på. Kanske bara 1 av 10 idéer är genomförbar i dag. Enligt beslutsdokumenten så
framgår vem som är ansvarig för varje beslut. Kommunicera med ”beslutsansvariga” i god
tid innan tidsplanen och be dom att redogöra för hur det går samt hur deras plan ser ut för
att hinna genomföra beslutet. Be också att beslutsansvariga kommunicerar löpande med
alla inblandade så att man är delaktig hela vägen. Detta höjer väsentligt acceptansgraden.
Snabbfakta
Walk Talk
• Lämpar sig för upp till 30 personer
• Promenera och tänka kreativt
• Beslutsfattande och säkerställning
av beslut
• Arbeta parvis
• Bestämt ämne
• 2,5 - 3 timmars promenad
• Rapportering
• Sammanfatta och ta beslut
• Delegera beslut
• Dokumentation och uppföljning
Svårighetsgrad:
Är du intresserad och vill veta mer om denna mötesform kontakta Svenska Möten 0771-505 500
eller gå in på www.konferensportalen.se.
20
21
12. Mötesmodell Navigator
Avsikt och agenda är mötets grund. Arbetsformerna avgör kvaliteten i mötet.
Mötets uppsida
Hemligheten bakom ett bra möte är graden av närvaro hos deltagarna. Vi har väl alla
varit med om möten där e-post läses, flera möten pågår samtidigt i rummet och där
få är aktiva och många vill göra något annat. Mötesledaren har därför ett stort och
stimulerande ansvar att öka denna närvaro.
Mötets avsikt, agenda och arbetsformer skapar strukturen och kvaliteten för mötet.
Nedanstående översikt är en guide för mötesledarens fokus under tiden före mötet, under
själva mötet och efteråt.
Mötets nedsida
Mötesledaren är intresserad av de som deltar
Mötets avsikt är klar och inspirerande
Agendan leder mötet mot målbilden
De flesta deltar aktivt; lyssnar mer än pratar
Dynamiska dialoger sammanfattas konkret
Mötesledaren pratar mest själv
Mötet har ingen tydlig riktning
Agendan är intetsägande
Några få dominerar luftrummet
Okontrollerade diskussioner och
debatter som blir hängande
Arbetsformer som ökar sannolikheten för att mötets uppsida framträder
• Gå laget runt; lyssna kort på var och en i en viktig fråga.
Navigator
Före mötet
Under mötet
Efter mötet
• Talking Stick; bara den som har den får prata, alla andra ska lyssna.
Avsikt
Agenda
Arbetsformer
Målbild
Målbild
Målbild
Rättesnöre
Struktur
Variera
Uppnådd?
Kvalitet?
Bidrag?
• Dela ut uppdrag till smågrupper på mötet som rapporteras efter 10-20 minuter.
• En mötesledare som håller kursen på mötet genom att introducera nya punkter och
sammanfatta slutsatserna – inte genom att själv prata mycket.
Avsikt
Formulera syftet med mötet i en inspirerande mening. För att kunna göra det krävs förberedelser och kommunikation innan agendan görs upp och sänds ut. En grundfråga är
vilken karaktär mötet ska ha: information, beslut eller utveckling?
Agenda
Undvik att enbart ställa upp rubriker. Skriv hela meningar som beskriver innehållet i mötespunkten. Var inte för ambitiös med antalet punkter. Lämna utrymme för kommunikation!
Arbetsformer
De flesta möten sker enligt principen ”samma som förra gången”. Och detta ”samma” är
ofta att sitta runt ett bord och informeras av mötesledaren. Diskussioner bryter ut då och
då kring mindre frågor och många vill gå därifrån på grund av tidsbrist eller ointresse.
22
Snabbfakta Navigator
• Lämpar sig för alla storlekar
• Skapa närvaro hos deltagarna
• Mötesledaren arbetar utifrån ”Navigator”
• Skapa struktur och kvalité för mötet
• Avsikt med mötet
• Agenda till mötet
• Arbetsform under mötet
• Sammanfatta
• Slutsats
Svårighetsgrad:
Är du intresserad och vill veta mer om denna mötesform kontakta Svenska Möten 0771-505 500,
www.konferensportalen.se eller Per Hörberg Navigator Organisation 070-488 84 30.
23
13. Mötesmodell Idéverkstad
Mötesmodellen är en metod för ökad delaktighet och för att utveckla kundrelationer,
samt för frågor som ledningen vill bolla med medarbetare/kunder för att tillsammans
utforska och hitta kreativa lösningar. Frågor där det inte finns något förutbestämt svar.
Före mötet
Formulera frågor (helst inte mer än tre vid samma tillfälle) som mötesledaren är angelägen om att få svar på med hänsyn till de behov verksamheten har. Skriv frågorna på
blädderblock (en fråga per blädderblock). Placera ut blädderblocken i rummet. Om ställningar saknas kan ni tejpa bladen på väggen eller använda bord. Se till att det finns tuschpennor vid varje station.
Under mötet
Dela in deltagarna i grupper. Max 5 personer per grupp för att alla ska kunna vara delaktiga i samtalet. Varje grupp placeras framför ett blädderblock med en av de 3 frågorna.
Instruera grupperna att hantera frågan genom att på blocket skriva sina tankar – det kan
vara förslag, tips, följdfrågor, möjliga lösningar etc.
Låt alla grupper arbeta med samtliga frågeställningar genom att rotera grupperna
mellan alla stationer. Uppmana alla att läsa igenom och fortsätta föregående grupps
dokumentation och om man vill så utvecklar man de tidigare idéerna, alternativt gör
gruppen ett helt eget förslag. Ge så mycket tid som verkar meningsfullt och som tillåter
att grupperna bibehåller sin energi.
Nästa steg är att man låter samtliga deltagare gå på ”vernissage” för att se samtliga förslag och idéer som kommit i de aktuella ämnena. Därefter ska gruppen bedöma, prioritera och rösta på de förslag man tror mest på. Ge varje deltagare 10 självklistrande ”pluppar”
som man får fördela fritt som sina röster bland de förslag och idéer som kommit upp.
24
››
25
14. Utifrån resultatet skall man sedan utarbeta en handlingsplan för det eller de förslag som
fick flest röster. Involvera hela gruppen i handlingsplanen som förslagsvis skapas med
hjälp av ”post-it” lappar på ett blädderblock i ett antal kolumner.
VAD?
VARFÖR?
HUR?
VEM/VILKA?
NÄR?
I denna form blir handlingsplanen flexibel, lätt att uppdatera och går att detaljera vid
behov.
Efter mötet:
Handlingsplanen kan fotograferas, dokumenteras elektroniskt eller helt enkelt sättas upp
på väggen hemma på arbetsplatsen, fullt synlig för alla. Samtliga uppmanas också att införliva och uppdatera handlingsplanen i sina personliga agendor.
Snabbfakta Idéverkstad
• Lämpar sig för upp till ca 50-70 personer
• Utveckla relationer och gruppdynamik
• Skapa engagemang
• Bolla frågor
• Innan mötet formulera huvudfrågor, max 3 frågor
• Dela in deltagarna per huvudfråga
• Be deltagarna skriva ner sina tankar kring respektive huvudfråga
• Låt alla ta del av varandras tankar kring huvudfrågorna
• Rösta på de bästa förslagen
• Utifrån svaren kan en handlingsplan skapas
• Handlingsplanen ska sedan finnas på allas arbetsplats
Svårighetsgrad:
Är du intresserad och vill veta mer om denna mötesform kontakta Svenska Möten 0771-505 500,
www.konferensportalen.se eller Kari Österling, Mari Almgren Mötesverkstan 08-201 565.
26
27
15. Mötesmodell Strategi
Allt börjar med en mötesplan. Den ska ge grunden för att kunna arbeta långsiktigt
och strategiskt med möten som en del av företagets totala kommunikation med medarbetare, marknad och omvärld. Det räcker att göra planen en gång per år, men den
måste göras. En mötesplan är din övergripande struktur för att arbeta med företagets
möten. Ju mer företagen ser värdet av möten desto vanligare blir det också att man
tar fram en mötesplan som en självklar del av företagets strategiska arbete.
Mötesplanens olika delar
Du har alltså bestämt dig för att långsiktigt planera upplägg och inriktning för ditt företags möten. Mötesplanen bör innehålla en nulägesbeskrivning, mötesstrategi, handlingsplan, ekonomisk kalkyl samt hur utvärdering ska ske av mötena.
Nulägesbeskrivning
Här skriver du kortfattat ner ditt företags, divisions eller avdelnings affärsidé, vision, mission, strategier, mål, kommunikationsstrategi samt värderingar. Det är dessa som ger dig
riktningen för vad era möten ska stödja. Du gör även en analys av de möten som ni har
genomfört under året som gått. Vad var bra, dåligt och vad behöver utvecklas.
Mötesstrategi
Den akademiska definitionen av ordet möte är: planerad händelse avgränsad i tid och
rum och med en utvald målgrupp. Lägger vi till ordet strategi får vi definitionen: ”När
man långsiktigt planerar upplägg och inriktning för sina möten”. Det är det som mötesstrategi handlar om. Att ta beslut om vad vi drömmer om att våra möten ska stödja och
vara, vad de ska kännetecknas av, vad vi vill uppnå på lång sikt, vilka budskap de ska
kommunicera, till vilka målgrupper och i vilken typ av möten. I mötesstrategin tänker
man framåt och önskar. Man skriver ner en vision, mission, strategi, mål, budskap, målgrupper samt vilken typ av möten vi ska arbeta med.
28
››
29
16. Handlingsplan
När vi har detta klart för oss är det möjligt att titta närmare på hur vi ska genomföra våra
möten för att vi ska uppnå strategierna. Utan denna plattform står vi oss slätt. Handlingsplanen innehåller tidplan, organisation, stödjande aktiviteter samt ansvarig projektgrupp
för detta arbete.
Ekonomisk kalkyl
Vad ska vi investera i reda pengar för våra interna och externa möten? Ett tips kan vara
att här även räkna med kostnader som löner, resor för mötesdeltagare om det är interna
möten. På så sätt får du fram den verkliga kostnaden för de möten ni genomför. Vad
kommer det att kosta att till exempel utveckla intranätet, utbilda och mäta utfallet av era
möten?
Utvärdering
Vilka möten har genomförts? Gå tillbaka och titta på utfallet av tidigare möten. Vad kan
ni ändra och göra bättre? Vad ska ni inte genomföra under kommande år? Vilka tips och
funderingar har framkommit som ska tas med i det fortsattaarbetet? Och framför allt; på
vilket sätt har mötena bidragit till företagets utveckling och uppnådda mål?
Snabbfakta Strategi
• Lämpar sig för implementering av företagets värderingar
• En strategisk mötesmodell för övergripande frågor
• Nulägesbeskrivning
• Mötesstrategi
Svårighetsgrad:
• Handlingsplan
• Ekonomisk kalkyl
• Utvärdering
Mötesmodell Strategi
Nulägesbeskrivning
Handlingsplan
• Företaget
• Affärsidé
• Vision
• Mission
• Strategier
• Mål
• Kommunikationsstrategi
• Värderingar
Typ av möten
• Vilka möten ska vi genomföra under året?
• Tidsplan för dessa mötens genomförande.
Mötesanalys.
• Analys och slutsatser av de möten som genomförs
• Mötesstruktur, syfte mål, effekt, kostnads- intäkts-
analys, utvecklingsmöjligheter.
30
Ansvarig/projektgrupp
• Vilka personella resurser har vi?
Ekonomisk kalkyl
Mötesstrategi
Vision
• Vad drömmer du om att era möten ska vara?
Mission
• Vad är skälet för era mötens existens?
• Vad ska tändgnistan för era möten vara?
Strategier
• Vad ska era möten kännetecknas av?
Mål
• Lång sikt
• Kort sikt
Budskap
• Huvud- samt underbudskap för året?
Målgrupper
• Vilka är våra huvudmålgrupper för året?
Är du intresserad och vill veta mer om denna mötesform kontakta Svenska Möten 0771-505 500,
www.konferensportalen.se eller Rikard Wildhuss Metly 08-503 849 00.
Stödjande aktiviteter
• Intranät
• Utbildning
• Osv
Typ av möten
• Vilka möten ska vi genomföra under året?
Möten
• Intäkter och kostnader för våra möten.
Stödjande aktiviteter
• Intranät
• Utbildning
• Osv
Utvärdering
Mötesplan
Mål på kort och lång sikt.
Möten – genomförande
Måluppfyllelse
Mötets hygienfaktorer
Projektarbetet
Bra och dåliga erfarenheter.
Vad kan vi utveckla?
31
17. BOKN I NG DYG N ET R U NT W W W.KON FE R E N S PORTALE N.S E
TE LE FON 0771-505 500
Svenska Möten • bokningen@svenskamoten.se
Stora Wäsby • 194 37 Upplands Väsby • Telefon 08-594 111 70 • Fax 08 - 594 111 88
Lilla Torget 1 • 411 18 Göteborg • Telefon 031-743 77 90 • Fax 031 - 743 77 99
