penggunaan google spreadsheet untuk penyimpanan database

1. AKTUALISASI
NILAI-NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK) DALAM
UPAYA
OPTIMALISASI PELAYANAN REKAM MEDIS DENGAN
APLIKASI GOOGLE SPREADSHEET UNTUK
MEMUDAHKAN AKSES DATABASE NOMOR REKAM
MEDIS DI UPTD PUSKESMAS WALURAN
SARI ALAWIYAH
PEREKAM MEDIS UPTD
PUSKESMAS WALURAN
ANGKATAN 1
KELOMPOK 4
NDH 28
199810102022032012

2. DESKRIPSI ISU YANG TERPILIH
• 16,3% pasien tidak membawa kartu
berobat
• 11 dari 13 petugas kesehatan setuju
terkait belum otimalnya pelayan rekam
medis
• penyediaan berkas terhambat menjadi
tidak memenuhi standar pelayanan
minimal sesuai Kepmenkes RI No 129
tahun 2008
•
BELUM OPTIMALNYA
PELAYANAN REKAM MEDIS
• 2 dari 7 SOP tidak sesuai
dilakukan
1. SOP Retensi tdk dijalankan
2. SOP akses rekam medis salah
satu alurnya tidak dilakukan
KETIDAKSESUAIAN
PELAKSANAAN KERJA DENGAN
SOP DI UNIT REKAM MEDIS • hanya ada 1 komputer
• berdasarkan Modul Manajemen
Unit Kerja RMIK 2008 dari
Kemenkes menyebutkan komputer
harus tersedia 3 sampai 4 unit
rekam medis, 4 apabila terdapat
runagan kepala rekam medis.
KURANGNYA SARANA PRASARANA YANG
DIBUTUHKAN UNTUK PELAYANAN REKAM
MEDIS
TerkaitAgendaIII
• ManajemenASN
yaituPeranASN
sebagai Pelayan
Publik.
Terkait Agenda III
• Manajemen ASN sebagai pelaksana
kebijakan publik. SOP wajib
dilaksanakan
• SMART ASN pada karakter Integritas
pun menjadi tidak terpenuhi karena
bekerja tanpa adanya konsistensi
terhadap langkah kerja pada SOP
yang telah ditetapkan
TerkaitAgnedaIII
• ManajemenASNterkaitPelayanPublik,
dengankurangnyasaranaprasaranauntuk
menunjangpelayanan,makapoinpelayan
publiktidakterpenuhi
• LiterasiDigitalpunbelumdapatberjalan
denganmaksimalkarenasarana
penunjangbelumterpenuhi

3. Database berupa
excel
Optimalisasi Pelayanan Rekam Medis dengan
Aplikasi Google Spreadsheet Untuk Memudahkan
Akses Database Nomor Rekam Medis Di UPTD
Puskesmas Waluran
Akses Database Master Nomor
Rekam Medis Sering Terkendala
Dilakukan saatpasien tidak
membawa Kartu Berobat
16,3% pasien tidak bawa
kartu berobat
Terkendala saat matlis
+ komputer error
GAGASAN KREATIF

4. OPTIMALISASI PELAYANAN REKAM
MEDIS DENGAN APLIKASI GOOGLE
SPREADSHEET UNTUK
MEMUDAHKAN AKSES DATABASE
NOMOR REKAM MEDIS DI UPTD
PUSKESMAS WALURAN
GAGASAN KREATIF
Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan mentor terkait gagasan isu
Menyiapkan email Puskesmas untuk melakukan pemindahan database nomor rekam medis dari
Microsoft Excel ke Google Spreadsheet
Menyiapkan pedoman akses database nomor rekam medis menggunakan google spreadsheet
TAHAP KEGIATAN
Sosialisasi terkait pedoman cara akses database rekam medis menggunakan Google
Spreadsheet kepada petugas Pendaftaran
Implementasi akses database rekam medis menggunakan Google Spreadsheet
Membuat bahan evaluasi untuk menilai keberhasilan kemudahan akses database oleh petugas
pendaftaran
Penyusunan Laporan Aktualisasi

5. 1. MELAKUKAN KONSULTASI DAN
KOORDINASI DENGAN MENTOR
TERKAIT GAGASAN ISU
OUTPUT
persetujuan mentor
catatan konsultasi
TAHAPAN
• mengatur jadwal
secara langsung
• melakukan diskusi
terkait isu
• meminta persetujuan
membuat email rekam
medis
NILAI DASAR
ASN BerAKHLAK
• beorientasi
pelayanan
• akuntabel
• kompeten
• harmonis
• kolaboratif

6. TAHAPAN
• membuat email
• membuka googledrive untuk
membuka spreadsheet
• import file database Ms Excel ke
dalam spreadsheet
• memberi nama file spreadsheet
• mengatur siapa saja yang dapat
mengakses
OUTPUT
• Email khusus unit rekam medis
• Spreadsheet baru
• Salinan database nomor rekam
medis
• File database rekam medis di
google spreadsheet
2. MENYIAPKAN EMAIL PUSKESMAS UNTUK MELAKUKAN
PEMINDAHAN DATABASE NOMOR REKAM MEDIS DARI
MICROSOFT EXCEL KE GOOGLE SPREADSHEET
TERKAIT NILAI
DASAR ASN
BerAKHLAK
• akuntabel
• kompeten
• adaptif
• kolaboratif

7. 3. MENYIAPKAN PEDOMAN AKSES DATABASE
NOMOR REKAM MEDIS MENGGUNAKAN
GOOGLE SPREADSHEET.
TAHAPAN
• menyusun pedoman akses database
nomor rekam medis menggunakan
google spreadsheet
• Memohon persetujuan Mentor terkait
Pedoman akses database nomor rekam
medis pada spreadsheet
• Memohon persetujuan mentor untuk
memsosialisasikan draft pedoman ke
petugas pendaftaran
OUTPUT
• Pedoman akses database nomor rekam
medis menggunakan google spreadsheet
• Persetujuan Pedoman
• Persetujuan melakukan sosialisasi
TERKAIT NILAI DASAR
ASN BERAKHLAK
• berorientasi pelayanan
• akuntabel
• kompeten
• harmonis

8. TERKAIT NILAI
DASAR ASN
BERAKHLAK
• beorientasi
pelayanan
• akuntabel
• kompeten
• adaptif
• kolaboratif
TAHAPAN
• mengatur jadwal sosialisasi
• menyiapkan materi sosialisasi
• Melakukan sosialisasi kepada
petugas
• menentukan jadwal implementasi
OUTPUT
• Jadwal pertemuan untuk sosialisasi
• pedoman dan video tutorial
• catatan diskusi
• Persetujuan tanggal implementasi
4. SOSIALISASI TERKAIT PEDOMAN CARA AKSES
DATABASE REKAM MEDIS MENGGUNAKAN GOOGLE
SPREADSHEET KEPADA PETUGAS PENDAFTARAN

9. TAHAPAN
• membuka file database untuk mencari
nomor rekam medis
• menginput data nomor rekam medis
baru
OUTPUT
• hasil pencarian nomor rekam medis
• database terupdate
TERKAIT NILAI
DASAR ASN
BERAKHLAK
• beorientasi
pelayanan
• akuntabel
• kompeten
• adaptif
5. IMPLEMENTASI AKSES DATABASE REKAM MEDIS
MENGGUNAKAN GOOGLE SPREADSHEET

10. TAHAPAN
• menyiapkan kuesioner berupa google
form
• menyebarkan kuesioner ke petugas
pendaftaran
• menyajikan kuesioner
OUTPUT
• kuesioner bentuk google form
• dokumentasi kegiatan
• hasil kuesioner dalam diagram
TERKAIT NILAI
DASAR ASN
BERAKHLAK
• beorientasi
pelayanan
• akuntabel
• kompeten
6. MEMBUAT BAHAN EVALUASI UNTUK MENILAI
KEBERHASILAN KEMUDAHAN AKSES DATABASE
OLEH PETUGAS PENDAFTARAN

11. TAHAPAN
• menyusun draf awal laporan
aktualisasi
• konsultasi kepada mnetor
• konsultasi dengan coach
• melakukan revisi
OUTPUT
• dokumentasi konsultasi
• catatan hasil konsultasi
• laporan akhir aktualisasi
TERKAIT NILAI
DASAR ASN
BERAKHLAK
• beorientasi
pelayanan
• akuntabel
• kompeten
• harmonis
• kolaboratif
7. PENYUSUNAN LAPORAN AKTUALISASI

12. No Kegiatan
ke
Mata
Pelatihan
Jumlah
Ber A K H L A K
R A R A R A R A R A R A R A
R A
1 I 1 2 1 1 1 1 1 4 0 0 1 0 1 3
6 11
2 II 0 0 1 5 1 5 0 5 0 0 1 1 0 1
3 17
3 III 1 2 1 2 1 4 1 2 0 0 1 0 0 0
5 10
4 IV 1 1 1 1 1 2 1 3 0 0 1 0 1 1
6 8
5 V 1 1 1 2 1 2 0 0 0 0 1 1 0 0
4
6
6 VI 1 1 1 3 1 3 1 1 0 0 1 0 1 0
6 8
7 VII 1 2 1 2 1 2 1 2 1 0 1 0 1 2
7 10
TOTAL
37 70
Matriks
Capaian
Nilai-nilai
Dasar
ASN

13. TERTANGANINYA ISU DAN
KEMANFAATAN GAGASAN
Manfaat
• TERSEDIANYA
DATABASE MASTER
REKAM MEDIS YANG
DAPAT DI AKSES OLEH
BEBERAPA
PERANGKAT
KOMPUTER
• MEMUDAHKAN
PETUGAS DALAM
MELAKUKAN
PEKERJAAN
TERUTAMA DALAM
MENEMUKAN NOMOR
REKAM MEDIS PASIEN
LAMA
Tertanganinya Isu
SEBELUM :
11 DARI 13 PETUGAS
SETUJU BELUM
OPTIMALNYA
PELAYANAN REKAM
MEDIS
SESUDAH :
SELURUH PETUGAS DI UNIT REKAM MEDIS
SETUJU PENGGUNAAN GOOGLE SPREADSHEET
DAPAT MENJADI SOLUSI SAAT PASIEN TIDAK
MEMBAWA KARTU BEROBAT, MEMPERMUDAH
DAN MEMPERCEPAT PEKERJAAN

14. HAMBATAN DAN SOLUSI
Hambatan
SULITNYA
MENDAPATKAN WAKTU
UNTUK SOSIALISASI
KEPADA PETUGAS DI
UNIT REKAM MEDIS
TERUTAMA BAGIAN
PENDAFTARAN KARENA
BANYAKNYA PASIEN
Solusi
PENULIS MEMINTA WAKTU
ISTIRAHAT PETUGAS DI UNIT
REKAM MEDIS UNTUK
MENERIMA MATERI
SOSIALISASI TENTANG
PEDOMAN TATA CARA
AKSES DATABASE MASTER
REKAM MEDIS DI GOOGLE
SPREADSHEET

15. No Kegiatan Deskripsi Kegiatan Sumber daya
yang
dibutuhkan
1
Pembuatan media
informasi persyaratan
yang harus dibawa
saat berkunjung
Membuat media informasi seperti poster digital
untuk di upload di media sosia Puskesmas,
serta membuatl leaflet yang dapat diberikan
kepada pasien yang berkunjung
Leaflet
2
Memperbaharui SOP
penyimpanan
Memperbaharui SOP penyimpanan dan
menempelkan SOP tersebut di ruang
penyimpanan untuk mengingatkan petugas
terkait alur penyimpanan agar tidak salah sisip
SOP penyimpanan
berkas rekam
medis
RENCANA TINDAK LANJUT
PENYEBAB YANG
BELUM DIATASI

16. SARI ALAWIYAH
ANGKATAN 1
KELOMPOK 4
NDH 28
199810102022032012

17. REVISI YANG
TELAH
DILAKUKAN