Værsgo! Her er 6 råd, der hjælper dig med at holde mere effektive onlinemøder og virtuelle møder. Se vores kurser i retorik her: https://rhetor.dk

1. SÅDAN
SKABER DU
EFFEKTIVE
ONLINEMØDER
6 råd der faktisk virker!
WHITEPAPER

2. Nårviskaltræffe
beslutningeronline
For tiden foregår det meste af vores arbejdsliv på nettet. Det er dér,
vi mødes, og det er dér, vi træffer beslutninger. Zoommøder,
Teamsgrupper, videokaffemøder er blevet hverdagsord. Corona
eller ej – onlinemøder er kommet for at blive.
Hvis du nogensinde har deltaget i et onlinemøde, så har du
formentlig bemærket én ting: Det er vanskeligere at holde gode
møder online!
Det er sværere at træffe beslutninger. Samarbejdet bliver
mangelfuldt. Der mangler interaktion mellem deltagerne. Kort sagt:
Onlinemøder er ofte dårlige møder.
Men sådan behøver det ikke at være.
Denne guide er til dig, der leder møder, og til dig, som gerne vil
skabe handling på møder. Her får du 6 gode råd, der hjælper dig
med at holde videomøder – som fører til handling!
God fornøjelse.
Kell Jarner Rasmussen
Adm. direktør
SÅDAN SKABER DU EFFEKTIVE ONLINEMØDER! 02

3. 02 Drop de vage ord i
dagsordenen
Kimen til dårlige onlinemøder
begynder ofte allerede i dags-
ordenen. Den typiske fejl er for
vage punkter i agendaen.
(Hvor godt kan du selv huske
“opsamling fra sidst”? Og hvad
fik I egentlig ud af punktet
“rundt om bordet”?)
Vage punkter på dagordenen
betyder, at mødedeltagerne
ikke kan gennemskue, hvad
punktet reelt indeholder – og
derfor trækker snakken i lang-
drag.
Tag det her eksempel fra
dagsordenen hos en andelsbolig-
forening:
SÅDAN SKABER DU EFFEKTIVE ONLINEMØDER! 03
Skal vi male den gamle
legeplads, eller skal vi
købe en ny legeplads?
(Konkret dagsorden)
Konkrete dagsordener betyder, at
deltagere kan tænke sig om inden
mødet. Snakken bliver derfor mere
konstruktiv.
Snak om evt. ny legeplads.
(Vag dagsorden)
01 Beslut dig for
hvilken handling
mødet skal skabe
Hvad vil du opnå?
Hvis du gerne vil have noget
gennemført på et møde, så spørg
dig selv om, hvilken handling du
gerne vil skabe på mødet. Retorik
er kommunikation der skaber
handling. Beslut dig for, hvad dine
mødedeltagere skal ...
... når mødet er slut. Vær så kon-
kret og præcis som mulig.
Hvorfor vil du opnå det?
Det næste du skal tænke over,
inden mødet starter, er dit
‘hvorfor’. Hvorfor skal møde-
deltagerne udføre din handling?
Beskriv hvilke negative kon-
sekvenser, det vil have ikke at
handle. Beskriv herefter det
positive udbytte som handlingen
vil medføre.
Mennesket er et vanedyr. Vi
griber først til handling, når det
er soleklart for os, hvorfor vi skal
handle.
tænke, mene, huske, gøre

4. 03 Tag styringen på
mødet
Sådan holder du tiden
Indimellem ender det virtuelle
møderum som en underlig bobbel,
hvor man mister enhver form for
tidsfornemmelse. Pludselig er tiden
gået, og du må jappe dig igennem
de syv sidste punkter, mens dine
medarbejdere allerede haster videre
– til endnu et møde!
Én ting du ikke skal gøre, er at hive
stopuret frem. Ingen fokuserer på,
hvad de skal sige, når de kan se på
nedtællingen, at de har 28 sekunder
tilbage.
I stedet kan du udforme dine
spørgsmål, så folk fornemmer
tidsrammen. Sig fx “Hvad vil du
gerne pointere?” eller “Hvis du nu
skulle understrege én ting …”.
Et andet råd er løbende at lave
minikonklusioner. Saml op på, hvad I
har nået, og hvad I stadig mangler.
Det skaber overblik og fungerer
som et vink med en vognstang,
hvis I er bagud.
Skab klarhed med hv-ord
En typisk udfordring på møder er at
skabe klarhed omkring, hvilke
beslutninger og aftaler der bliver
indgået. For at blive klogere på
dette, kan du bruge hv-ordene:
Brug hv-ordene til at samle op på
jeres beslutninger, så de rent
faktisk bliver udført. Hvem skal gøre
det? Hvordan skal det gøres?
Hvornår skal det være gjort?
04 Skab god stemning
og få alle med
Sørg for at alle har deres
webcam slået til, så I kan se
hinanden. Når I kan se hinanden,
flyder dialogen lettere. (Du ville
heller ikke tage en elefanthue på
til et fysisk møde, vel?)
Det kan være svært at skabe en
naturlig dialog til virtuelle møder.
Samtalen bliver ofte lidt mekanisk.
Her er nogle ideer til, hvordan du kan
få alle til at føle sig velkomne.
Den digitale Emma Gad
Når vi mødes fysisk, er det god
mødeskik at hilse, give hånd til
fremmede og sniksnakke lidt med
hinanden inden mødet. Det får alle
til at føle sig velkomne og slappe
mere af. Her er nogle råd til god til
‘Takt og Tone’ i den virtuelle verden.
Byd velkommen. Som møde-
leder kan du logge ind ti
minutter før tid og løbende
byde folk velkommen. (Så kan
du også tjekke om deres lyd
virker).
Begynd med en fortælling. Kom
med en lille anekdote i starten
af mødet. Fortæl om noget, der
bringer jer sammen, og gerne
noget der har relevans til det, I
skal snakke om på mødet.
SÅDAN SKABER DU EFFEKTIVE ONLINEMØDER! 04
Hvem? Hvad? Hvornår?
Hvordan? Hvorfor?

5. 05 Banan! Vær konkret
Lad os lave en lille test …
Hvad så du for dit indre blik? Jeg
gætter på, du så en gul, aflang
frugt. Hvad ser du for dit indre blik,
når jeg skriver …
Tja… formentlig gav det ikke så
mange billeder på nethinden?
Hvis du gerne vil skabe handling
på et onlinemøde er det helt
ekstraordinært vigtigt, at du er
konkret i dit ordvalg. I det øjeblik vi
ikke er konkrete, så tænker folk
nemlig på andre ting. Som nævnt
tidligere kan du kun engagere folk,
når du gør dine budskaber
konkrete. Altså når møde-
deltagerne kan – se, lugte, smage,
føle, høre – det du taler om.
I stedet for at tale om ‘manglende
likviditet’, så sig, at hvis I ikke gør
noget, så ‘får Connie fra regnskab
svært ved at betale med-
arbejdernes løn’. Det handler om
at skabe billeder i folks hoved.
Når vi bliver trætte af møder og
lader tankerne bevæge sig andre
steder hen. Så er det fordi, at
indholdet bliver for abstrakt. Der
er altså for lidt ‘banan’ og for
meget ‘strukturkommission’.
Så hver gang du skal igennem
med en sag, så tal om konkrete
ting, som dine tilhører kan se,
lugte, smage, føle, høre. Det sikrer,
at dine tilhører også tager dine
pointer med sig fra mødet.
SÅDAN SKABER DU EFFEKTIVE ONLINEMØDER! 05
Banan
Strukturkommission
06 Luft ud i det virtuelle
mødelokale med
energizers
Det er vigtigt at holde momentum
og energi i møder. Når vi er online
kan opmærksomheden hurtigt flyve
andre steder hen. Energizers er
derfor en vigtig ingrediens til at
puste liv i virtuelle møder.
Find en ting
Bed deltagerne om at finde en
personlig ting fra deres hjem.
Hernæst har I på skift 30 sekunder
til at fortælle hinanden, hvad denne
ting betyder for jer. (Det virker
selvfølgelig bedst, hvis I arbejder
hjemmefra). Legen er en god
måde, at ryste deltagerne sammen
på i starten af et møde. Hvem ved,
måske lærer du noget nyt om dine
kolleger?
Meningsmåling
Forbered en meningsmål med 3-
4 spørgsmål, som relaterer sig til
emnet. Brug et online menings-
målværktøj (fx mentimeter.com)
og bed deltagerne om at svare
via et link.
Omvendt brainstorming
Én i gruppen siger en udfordring,
de har, og alle andre kommer
med forslag i chatten, der gør
problemet værre. Der kommer
helt sikkert nogle sjove forslag
frem, og de værste forslag kan
ofte vendes om til gode løsninger.

6. SÅDAN SKABER DU EFFEKTIVE ONLINEMØDER! 06
Om Rhetor
Vi er retorikere
Skal du sælge projektet ved næste afdelingsmøde?
Bakser du med talen til ministeren?
Leder du efter budskabet til generalforsamlingen?
Hvis du vil mennesker noget, må du kommunikere det til dem. Det kan du
gøre på hundredevis af måder – vi hjælper dig med at finde en, der
virker.
Rhetors rådgivende retorikere er alle universitetsuddannede i retorik –
kunsten at kommunikere overbevisende – og vi har flere års erfaring i
undervisning, rådgivning og formidling af retorikkens redskaber.
Book et 2-dages kursus i
mundtlig retorik
Enkle værktøjer. Relevant teori. Masser af øvelse.
Over to dage lærer du at formulere klare budskaber, bygge bro til
dine tilhører og appellere til både deres forstand og følelser.
Læs mere om ‘Mundtlig retorik I: Den retoriske værktøjskasse’ og
‘Mundtlig retorik II: Personlig gennemslagskraft’.
Hvad er retorik for noget?
I dag er retorik en akademisk disciplin på linje med andre humanistiske
fag. Moderne retorik beskæftiger sig ikke med alle former for
overbevisning.
Med rødder tilbage til antikkens Homer, Aristoteles og Cicero trækker
retorikken på en lang tradition, hvor mundtlighed og fortællekunst går
hånd i hånd med klar argumentation og effektiv overbevisning. I stedet
for løse modeprincipper om vigtigheden af kommunikation, kan vi som
retorikere tilbyde konkrete løsninger på konkrete retoriske udfordringer.

7. Jeg er imponeret over, hvor meget man kan forbedre
sig på blot 2 dage og med relative simple værktøjer.
Og så ser jeg frem til at anvende værktøjerne i mit
daglige arbejde fremadrettet.
Rhetor leverer kursusforløb på et højt fagligt niveau,
hvor værktøjerne sætter sig fast i reelle kompetencer
og kan bruges direkte i hverdagen efterfølgende. En
god oplevelse for vores medarbejdere!
Rhetor har et højt fagligt niveau, og de formår at
målrette deres tilgang til vores behov. Vores
samarbejde med dem har virkelig været fremragende.
Vi har fået en masse ny inspiration og nye værktøjer,
som vi bruger dagligt i vores kommunikation
Kristian René Hansen
TSS PMO Manager, KMD
Thor Palmhøj
HR Director, Magasin
Marianne Nielsen
Kommunikationsrådgiver, HOFOR
Carit Etlars Vej 3, 1814 Frederiksberg C · 70 272 373 · rhetor@rhetor.dk · www.rhetor.dk