Aneksowanie umów w ramach RPO

1. Szkolenie dla beneficjentów nt. doświadczeń w
realizacji projektów w ramach RPO WP 2007-2013.
Najlepsze praktyki.
12 kwietnia 2012 r.
Aneksowanie umów o dofinansowanie
Anna Hutyra
Urząd Marszałkowski Województwa
Pomorskiego
Departament Programów Regionalnych

2. Zmiany w projektach w trakcie realizacji
 zmiany należy zgłaszać do IZ RPO WP przed ich wprowadzeniem, nie później niż na miesiąc
przed terminem zakończenia rzeczowego (na etapie kontroli końcowej jest już zbyt późno na
wprowadzanie zmian)
 procedura zmian uregulowana jest w Podrozdziale 8.3 Przewodnika Beneficjenta oraz w umowie
o dofinansowanie, przede wszystkim w §16 oraz §17
 IZ RPO WP decyduje o wyrażeniu zgody na zmiany, a także o tym, czy konieczny jest aneks do
umowy o dofinansowanie (z zasady aneksu wymaga zmiana danych zawartych w umowie i
formularzu wniosku o dofinansowanie)
 wnioski o wprowadzenie zmian / wnioski o aneks należy składać w postaci pisma
zawierającego szczegółowy opis proponowanych zmian (zalecana jest forma tabeli „przed
zmianą – po zmianie”) wraz z wyczerpującym uzasadnieniem i analizą dopuszczalności w
kontekście zamówień publicznych, prawa budowlanego, środowiskowego (OOŚ), pomocy
publicznej itd., w zależności od tego, jakie przepisy mają zastosowanie

3. Zmiany w projektach mogą dotyczyć m.in.:
1. Zmniejszenia (lub zwiększenia) wydatków kwalifikowalnych i ew. przesunięć pomiędzy
kategoriami wydatków po rozstrzygnięciu wszystkich przetargów (wyłonieniu wykonawców /
dostawców) w ramach projektu  aneks poprzetargowy:
 obowiązkowy, jeśli powstały (istotne) oszczędności poprzetargowe, które należy zwrócić
do alokacji
 beneficjentowi przysługuje na podst. §16 umowy prawo do przesuwania oszczędności
pomiędzy kategoriami wydatków objętymi postępowaniami w sprawie udzielenia zamówienia
publicznego (aby to nastąpiło, konieczne jest zawarcie aneksu do umowy)
 przesuwanie oszczędności pomiędzy kategoriami nie objętymi postępowaniami w sprawie
udzielenia zamówienia publicznego może być dokonane wyłącznie za zgodą IZ RPO WP
 nie wolno przesuwać oszczędności powstałych w ramach kategorii wydatków objętych
postępowaniem o udzielenie zamówienia na kategorie wydatków nieobjęte postępowaniem i
odwrotnie

4. 2. Opóźnienia terminów zakończenia realizacji projektu:
 sytuacje (z zasady) neutralne z punktu widzenia prawa zamówień publicznych: późny
wybór projektu do dofinansowania z listy rezerwowej, konieczność unieważniania kolejnych
przetargów, rozwiązanie umowy z wykonawcą i konieczność wyłonienia następnego,
opóźnienie instrumentu elastyczności, promocji, płatności dla wykonawcy…
 sytuacje, które mogą spowodować naruszenie prawa zamówień publicznych (!) i w
konsekwencji niekwalifikowalność wydatków: opóźnienia po stronie wykonawcy –
wymagają szczególnej rozwagi ze strony beneficjenta i dostarczenia wyczerpującego
uzasadnienia dla IZ RPO WP (np. czy ewentualna możliwość zmiany terminu w umowie z
wykonawcą była przewidziana zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych)

5. 3. Zmiany (w tym rozszerzenia) zakresu rzeczowego projektu:
 Zmiany zakresu rzeczowego projektu mogą być uzasadnione ze względu na
różnorodne okoliczności (np. dezaktualizacja założeń / potrzeb / przepisów od czasu
złożenia wniosku o dofinansowanie lub niespodziewane zdarzenia, przeszkody w
trakcie realizacji).
 Rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu zostało przewidziane w Przewodniku
Beneficjenta, w szczególności w związku z powstaniem oszczędności poprzetargowych
(z wyłączeniem części dotyczącej promocji projektu oraz wynagrodzeń związanych z
zarządzaniem projektem), pod warunkiem, że zwiększony zakres projektu jest spójny z
celem projektu oraz pozytywnie wpływa na jego efekty i wskaźniki.
Zarówno w przypadku zmian zakresu jak i rozszerzenia:
 uzasadnienie musi odnosić się przede wszystkim do wpływu na osiągnięcie
celów projektu
 bardzo istotne jest przedstawienie analizy dopuszczalności zmian w
kontekście zamówień publicznych (w szczególności gdy beneficjent zamierza
zlecić roboty dodatkowe), prawa budowlanego, OOŚ, pomocy publicznej itd.

6. 4. Zmiany różne, np. w zakresie:
- numeru rachunku bankowego, w tym dodania wyodrębnionego numeru rachunku dla
obsługi zaliczek
- jednostki realizującej projekt
- sytuacji szczególnych (np. zmiana partnera)
W przypadku istotnych zmian projekt może być poddany ponownej ocenie
wykonalności i strategicznej.

7. Kwestie, o których należy pamiętać:
 W przypadku projektów partnerskich wszystkie zmiany w projektach i wnioski o aneks
muszą być zgłaszane wyłącznie przez Partnera Wiodącego, po uprzednim ich uzgodnieniu
z wszystkimi Partnerami w projekcie.
 W projektach generujących dochód zarówno zmniejszenie wartości projektu w trakcie
realizacji, jak i jej zwiększenie, powoduje konieczność ponownej analizy projektu w
kontekście wyliczenia luki w finansowaniu (ew. przekroczenie granicy 1 mln Euro,
ponowne przeliczenie luki w projektach o utrzymującej się wartości powyżej 1 mln Euro).
 Zamiar uzyskiwania w okresie trwałości projektu przychodów, których wcześniej nie
przewidywano wymaga przedstawienia przez beneficjenta analizy, czy projekt nie stanie się
projektem generującym dochód bądź czy nie wystąpi w projekcie pomoc publiczna.
 Jeżeli w wyniku spadku wartości wydatków kwalifikowalnych nastąpi przekroczenie
limitów procentowych na promocję (3%), zakup nieruchomości niezabudowanej (10%),
zabudowanej (25%), koszty ogólne (5%) lub nadzór autorski (15%), należy powstałą
nadwyżkę przesunąć do wydatków niekwalifikowalnych. Ewentualne przekroczenie limitów
procentowych na nadzór inwestorski (2,2 lub 2,8%) oraz inżyniera kontraktu bądź inwestora
zastępczego (7%) będzie weryfikowane na zakończenie realizacji projektu.

8. Zachęcamy do konsultowania wniosków o zmiany z opiekunami projektów:
REFERAT REALIZACJI PROJEKTÓW REGIONALNYCH:
Kierownik: BARTOSZ GAPPA, b.gappa@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 37
MAGDALENA KANIEWSKA, m.kaniewska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 38 Działania: 6.1, 6.2, 6.3, 6.4,
Poddziałanie 3.2.1
ALEKSANDRA BUDNY, a.budny@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 16 Działania: 5.1, 5.2, 5.3, 5.4
TOMASZ GRYBEK, t.grybek@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 25 Działania: 3.1, 4.1, 4.2, 4.3
MARCIN ERHARD, m.erhard@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 17 Działanie 5.5
AGNIESZKA FAMIELEC, a.famielec@pomorskie.eu, tel. 58 326 88 42 Działania: 7.1, 7.2, Poddziałanie 3.2.2
SYLWIA BRYŁA, s.bryla@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 50 Działania: 2.1, 2.2, Poddziałania: 2.2.1, 2.2.2
REFERAT REALIZACJI PROJEKTÓW LOKALNYCH:
Kierownik: ANNA HUTYRA, a.hutyra@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 11
MAJA REMIZOWICZ, m.czarniawska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 49 Działanie 8.2
MICHAŁ ŻYWNA, m.zywna@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 87 Działanie 8.2, Poddziałanie 8.1.1
JAKUB KOWALCZUK, j.kowalczuk@pomorskie.eu, tel. 58 326 88 45 Poddziałanie 8.1.2
JACEK JÓRASZ, j.jorasz@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 26 Działanie 9.2
NATALIA BŁAŻOWSKA, n.blazowska@pomorskie.eu, tel. 58 326 81 74 Działanie 9.1

9. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ