Memo internal mengenai polisi kehadiran kakitangan syarikat Chuangs Group. Polisi ini menetapkan waktu kerja, prosedur rekod masa, ketidakhadiran, kerja lebih masa dan cuti. Ia memberi panduan mengenai waktu operasi, potongan gaji untuk kelewatan dan ketidakhadiran tanpa izin, prosedur kelulusan kerja lebih masa dan cuti, serta hak pengurusan untuk mengubah polisi.

1. INTERNAL MEMO
TO : All Staffs
FROM : Top Management
DATE : 1st
June, 2017
RE : STAFF ATTENDANCE POLICY
Working Hours
Working hours shall follows Chuangs Groups operating hours with a lunch break of one (1) hour as
below details :
Mondays to Fridays :- a. 7.30 a.m – 5.00 p.m
Flexi Working Hour b. 8.00 a.m – 5.30 p.m
(Optional) c. 8.30 a.m – 6.00 p.m
d. 9.00 a.m – 6.30 p.m
Lunch break : - 1.00 p.m – 2.00 p.m
Record Time Keeping
1) 10 minutes grace time will be allowed to all the employees for punch-in their attendance
throughout the month
2) Late attendance punch-in for a maximum of three (3) times in a calendar month shall be allowed.
But there would be a penalty of RM30.00 on every third (3) times.
3) Late coming more than 10 minutes onwards will have to be deducted from salary as deductible
leave and must attached with Leave Request Form.
Absenteeism :-
1) Any employee / worker who is absent without prior permission will be recognized as ‘ABSENT’
and will takes effects in your yearly performance evaluation.
Overtime
1. No employee may work overtime without prior and expressed authorization from their
supervisor/superior.
2. All overtime must be pre-approved for all staff / employees by superior. The procedure for
overtime approval is as follows:
a) Justification must be notified via Group Watsapp/email for requested overtime.

2. b) Overtime Form must indicate employee(s) scheduled to work; and the number of
overtime hours requested.
c) All overtime forms must have the immediate supervisor’s signature and the appropriate
Manager’s approval.
Leave
1) All leave must be documented by using the Leave Request form. Before requesting leave,
employees must confirm that the leave to be requested is available.
2) To assist with scheduling and operational requirements, all foreseeable leave must be requested at
least 7 days prior to the requested leave date
3) In the case of emergency or medical leave, the leave form should be completed and submitted to
the supervisor as soon as the employee returns. Failure to submit may result penalty as below
details:
a) 1st
time – exception for penalty
b) 2nd
time – deducted RM 30.00
c) 3rd
time onwards deduction of maximum RM 50.00 each time.
4) The employee must complete the Leave Request form indicating the type of leave to be taken,
the dates of the leave and the total hours to be taken from the designated leave category. After
signing the Leave Request form, the employee submits the form to his or her immediate
supervisor for approval.
Note :- The management reserves all right to append, modify, withdraw any
part or complete policy at any time before any prior notice.
Yours faithfully,
Chuangs Group
_________________________
LUM SIAK KEE

3. MEMO DALAMAN
KEPADA : Semua Pekerja
DARIPADA : Pengurusan Tertinggi
TARIKH : 1 Jun 2017
PERKARA : POLISI KEHADIRAN KAKITANGAN
Waktu bekerja
Waktu kerja hendaklah mengikut masa operasi yang telah ditetapkan Chuangs Group termasuk waktu
rehat satu (1) jam adalah seperti berikut :
Isnin - Jumaat :- a. 7.30 pagi – 5.00 petang
Waktu Kerja Fleksibel b. 8.00 pagi – 5.30 petang
(Pilihan) c. 8.30 pagi – 6.00 petang
d. 9.00 pagi – 6.30 petang
Waktu Rehat : - 1.00 – 2.00 petang
Kad Perakam Waktu
1) 10 minit masa ehsan antara dibenarkan untuk semua kakitangan untuk mengetik waktu kehadiran
mereka sepanjang satu (1) bulan kalendar.
2) Maksimum tiga (3) kali dalam satu bulan kalendar dibenarkan bagi masa ehsan sepuluh (10)
minit. Manakala potongan RM30.00 akan dibuat bagi kelewatan setiap tiga (3) kali kelewatan
selepas sepuluh (10) minit perlu ditolak daripada gaji perlu disertakan bersama Borang
Permohonan Cuti.
Ketidakhadiran:
1) Mana-mana pekerja / pekerja yang tidak hadir tanpa kebenaran terlebih dahulu akan diiktiraf
sebagai 'TIDAK HADIR' (TH) dan akan memberi kesan dalam penilaian prestasi tahunan anda.
Waktu Kerja Lebih Masa
1) Tiada pekerja dibenarkan bekerja lebih masa tanpa mendapat kebenaran daripada pihak atasan
2) Semua kerja lebih masa, terlebih dahulu diluluskan untuk semua kakitangan / pekerja. Prosedur
untuk kelulusan kerja lebih masa adalah seperti berikut:
a) Justifikasi mesti dimaklumkan melalui Kumpulan Watsapp / e-mel untuk kerja lebih masa
diminta.
b) Borang Tuntuan Kerja Lebih Masa mesti menunjukkan pekerja yang dijadualkan untuk
bekerja; dan jumlah jam kerja lebih masa diminta termasuk tarikh mula dan tamat.

4. c) Semua Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa mesti ditandatangani oleh penyelia terdekat dan
kelulusan pengurus cawangan masing-masing.
Permohonan Cuti
1) Semua permohonan cuti perlu dikemukakan bersama Borang Permohonan Cuti dah disahkan.
2) Bagi membantu melancarkan penjadualan dan operasi, Borang Permohonan cuti perlu
dikemukakan tujuh (7 hari) sebelum tarikh cuti yang diminta.
3) Di dalam hal-hal kecemasan atau cuti sakit, Borang Permohonan cuti perlu dikemukakan kepada
penyelia terdekat sebaik sahaja pekerja kembali bekerja. Kegagalan berbuat demikian akan
mengakibatkan penalty akan dikenakan seperti butiran dibawah ini:
a. Kali Pertama – Tiada dikenakan denda
b. Kali Kedua – Potongan RM30.00
c. Kali ketiga dan ke atas – Potongan denda maksimum RM50.00 setiap kali
4) Pekerja perlu mengisi Borang Permohonan Cuti yang menunjukkan jenis cuti yang akan diambil,
tarikh cuti dan jumlah jam yang perlu diambil daripada kategori cuti yang ditetapkan. Selepas
menandatangani Borang Permohonan Cuti, pekerja perlu mengemukakan borang tersebut kepada
penyelia/ pihak atasan masing-masing untuk kelulusan.
Nota: - Pihak pengurusan berhak untuk menambah, mengubah suai, menarik
balik mana-mana bahagian atau dasar pada bila-bila masa sebelum apa-apa
notis terlebih dahulu.
Yang benar,
CHUANGS GROUP
_________________________
LUM SIAK KEE