The bank reconciliation statement reconciles the balance in the cash book with the balance on the bank statement. It identifies reasons for any differences, such as unpresented cheques, direct debits, bank charges, and timing differences between the documents. The statement is prepared by checking for omitted items, updating the cash book if needed, and listing additions and subtractions to arrive at the reconciled balance.

1. BBaannkk RReeccoonncciilliiaattiioonn
SSttaatteemmeenntt

2. JJOOIINN KKHHAALLIIDD AAZZIIZZ
 MMAA EECCOONNOOMMIICCSS EEXXTTEERRNNAALL
CCOOAACCHHIINNGG CCLLAASSSSEESS..
 MMIICCRROO EECCOONNOOMMIICCSS,, SSTTAATTIISSTTIICCSS &&
MMAACCRROO EECCOONNOOMMIICCSS..
 GGUUEESSSS PPAAPPEERRSS AANNDD NNOOTTEESS AARREE
AAVVAAIILLAABBLLEE
 00332222--33338855775522

3. JJOOIINN KKHHAALLIIDD AAZZIIZZ
 EECCOONNOOMMIICCSS OOFF IICCMMAAPP,, IICCAAPP,, MMAA--EECCOONNOOMMIICCSS,,
BB..CCOOMM..
 FFIINNAANNCCIIAALL AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 11,,33,,44
IICCAAPP MMOODDUULLEE BB,, BB..CCOOMM,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOOSSTT AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 22,,33 IICCAAPP
MMOODDUULLEE DD,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOONNTTAACCTT::
 00332222--33338855775522
 RR--11117733,,AALLNNOOOORR SSOOCCIIEETTYY,, BBLLOOCCKK 1199,,FF..BB..AARREEAA,,
KKAARRAACCHHII,, PPAAKKIISSTTAANN..

4. TThhee ppuurrppoossee ooff tthhee bbaannkk
rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeenntt
 DDuuee ttoo tthhee ttiimmiinngg ddiiffffeerreennccee,, oommiissssiioonnss aanndd eerrrroorrss
mmaaddee bbyy tthhee bbaannkk oorr tthhee ffiirrmm iittsseellff..
 TThhee bbaallaannccee ooff tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt aanndd tthhee bbaannkk
aaccccoouunntt iinn tthhee ccaasshh bbooookk rraarreellyy aaggrreeee..
 BBaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeennttss ccaann bbee uusseedd
 TToo eexxppllaaiinn tthhee rreeaassoonnss ffoorr tthhee ddiiffffeerreenncceess aanndd ttoo
iiddeennttiiffyy eerrrroorrss aanndd oommiissssiioonnss iinn bbootthh ddooccuummeennttss,, ssoo
tthhaatt ccoorrrreeccttiioonnss ccaann bbee mmaaddee aass ssoooonn aass ppoossssiibbllee..

5. RReeaassoonnss ffoorr ddiiffffeerreenncceess bbeettwweeeenn tthhee
ccaasshh bbooookk bbaallaannccee aanndd tthhee bbaannkk
ssttaatteemmeenntt bbaallaannccee
11.. UUnnccrreeddiitteedd iitteemmss
TThheeyy aarree ddeeppoossiittss ppaaiidd iinnttoo tthhee bbaannkk.. TThheessee iitteemmss
ooccccuurrrreedd ttoooo cclloossee ttoo tthhee ccuutt--ooffff ddaattee ooff tthhee bbaannkk
ssttaatteemmeenntt aanndd ssoo ddoo nnoott aappppeeaarr oonn tthhee ssttaatteemmeenntt..
TThheeyy wwiillll aappppeeaarr oonn tthhee nneexxtt ssttaatteemmeenntt..
Banking made shown in the cash book
But not on the bank statement

6. 22.. UUnnpprreesseenntteedd cchheeqquueess
TThheeyy aarree cchheeqquueess iissssuueedd bbyy tthhee ffiirrmm tthhaatt hhaavvee nnoott
yyeett bbeeeenn pprreesseenntteedd ttoo iittss bbaannkk ffoorr ppaayymmeenntt..
33.. SSttaannddiinngg oorrddeerrss
TThheeyy aarree ssttaannddiinngg iinnssttrruuccttiioonnss ffrroomm tthhee ffiirrmm ttoo tthhee
bbaannkk ttoo mmaakkee rreegguullaarr ppaayymmeennttss..
44.. DDiirreecctt ddeebbiittss
TThheeyy aarree ppaayymmeennttss mmaaddee ddiirreeccttllyy tthhrroouugghh tthhee
bbaannkk..
55.. BBaannkk cchhaarrggeess
TThheeyy aarree cchhaarrggeess mmaaddee bbyy tthhee bbaannkk ttoo tthhee
ccoommppaannyy ffoorr bbaannkkiinngg sseerrvviicceess uusseedd..

7. 66.. DDiisshhoonnoouurreedd cchheeqquueess
TThheeyy aarree cchheeqquueess ddeeppoossiitteedd bbuutt ssuubbsseeqquueennttllyy
rreettuurrnneedd bbyy tthhee bbaannkk dduuee ttoo tthhee ffaaiilluurree ooff tthhee
ddrraawweerr ttoo ppaayy..
77.. CCrreeddiitt ttrraannssffeerrss // ddiirreecctt ccrreeddiittss
TThheeyy aarree mmoonneeyy rreecceeiivveedd ffrroomm ccuussttoommeerrss
ddiirreeccttllyy tthhrroouugghh tthhee bbaannkkiinngg ssyysstteemm..
88.. IInntteerreesstt aalllloowweedd bbyy tthhee bbaannkk
TThheeyy aarree iinntteerreesstt rreecceeiivveedd ffoorr ddeeppoossiittss oorr ffiixxeedd
ddeeppoossiittss..

8. NNaattuurree ooff tthhee ccaasshh bbooookk aanndd
bbaannkk ssttaatteemmeenntt
Cash Book (bank column only)
Debit represents an increase Credit represents an decrease
Bank Statement
Dr Cr Balance
(represents
decrease)
(represents
increase)
(represents
the amount
owned to
the clients)

9. DDrraawwiinngg uupp aa bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn
ssttaatteemmeenntt
11.. TToo rreeccoonncciillee tthhee BBaannkk ssttaatteemmeenntt wwiitthh tthhee
CCoorrrreecctteedd CCaasshh BBooookkss
22.. TToo rreeccoonncciillee tthhee BBaannkk ssttaatteemmeenntt wwiitthh
UUnnaaddjjuusstteedd CCaasshh BBooookk

10. TToo rreeccoonncciillee tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt wwiitthh
ccoorrrreecctteedd ccaasshh bbooookk
TThhrreeee sstteeppss::
11.. CChheecckk tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt aanndd tthhee ccaasshh bbooookk
ttoo iiddeennttiiffyy tthhee iitteemmss wwhhiicchh hhaavvee bbeeeenn
oommiitttteedd..
22.. UUppddaattee tthhee ccaasshh bbooookk wwiitthh aannyy oommiissssiioonnss aanndd
eerrrroorrss mmaaddee bbyy tthhee ffiirrmm iittsseellff..
ee..gg.. CCrreeddiitt ttrraannssffeerrss ((ddeebbiitt ccaasshh bbooookk))
BBaannkk iinntteerreesstt ((ddeebbiitt ccaasshh bbooookk))
SSttaannddiinngg oorrddeerrss // ddiirreecctt ddeebbiittss ((ccrreeddiitt ccaasshh bbooookk))
BBaannkk cchhaarrggeess ((ccrreeddiitt ccaasshh bbooookk))
DDiisshhoonnoouurreedd cchheeqquueess ((ccrreeddiitt ccaasshh bbooookk))
33.. PPrreeppaarree tthhee bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeenntt

11. Bank Reconciliation Statement as at XXXX
$ $
Corrected balance in hand as per Cash Book x
Add Unpresented cheques x
Wrong credits by the bank x x
x
Less Bank deposits not yet entered on Bank Statement x
Wrong debits by the bank x x
x

12. EExxaammppllee 11

13. Cash book(Bank column)
1996 $
Dec 1 Bal b/f 2800
3 W Lee 1000
10 T Cheung 2000
30 S Sin 1400
1996 $
Dec 8 K Wong 1600
20 C Kwok 700
29 M Tang 100
31 Bal c/f 4800
7200 7200
Bank Statement
1996 Dr Cr Balance
$ $
Dec 1 Balance 2800
3 Cheque deposit 1000 3800
8 Cheque 76343 1600 2200
10 Cheque deposit 2000 4200
11 Dishonoured cheque 2000 2200
11 Service charges 30 2170
12 Autopay-rent 250 1920
20 Cheque 76344 700 1220
31 Bank interest 50 1270
31 Credit transfer-commission received 300 1570
31 Balance 1570
Uncredited
items
Unpresented cheque
Bank charges
Direct debit
Question:

14. Cash Book (Bank Column)
Answer:
2010 $ 2010 $
Dec 31 Balance b/f 4,800 Dec 31 T. Cheung –
31 Commission Rec. 300
31 Bank Interest 50
5,150
Dishonoured cheque 2,000
31 Bank charges 30
31 Rent 250
31 Balance c/f 2870
5,150
•Identify the items which have been omitted in the cash book

15. Bank Reconciliation Statement as at 31 Dec 2010
$
Corrected balance in hand as per Cash Book
Unpresented cheques 100
Bank deposits not yet entered on Bank Statement 1400
Balance in hand as per Bank Statement
2870
1570
Add
Less
2970
•Only adjusted caused by timing difference

16. TToo rreeccoonncciillee tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt wwiitthh
tthhee UUnnaaddjjuusstteedd ccaasshh bbooookk
TTwwoo sstteeppss ::
11.. CChheecckk tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt aanndd tthhee ccaasshh bbooookk ttoo
iiddeennttiiffyy tthhee iitteemmss wwhhiicchh hhaavvee bbeeeenn oommiitttteedd..
22.. PPrreeppaarree tthhee bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeenntt..

17. JJOOIINN KKHHAALLIIDD AAZZIIZZ
 EECCOONNOOMMIICCSS OOFF IICCMMAAPP,, IICCAAPP,, MMAA--EECCOONNOOMMIICCSS,,
BB..CCOOMM..
 FFIINNAANNCCIIAALL AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 11,,33,,44
IICCAAPP MMOODDUULLEE BB,, BB..CCOOMM,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOOSSTT AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 22,,33 IICCAAPP
MMOODDUULLEE DD,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOONNTTAACCTT::
 00332222--333388577522
 RR--11117733,,AALLNNOOOORR SSOOCCIIEETTYY,, BBLLOOCCKK 1199,,FF..BB..AARREEAA,,
KKAARRAACCHHII,, PPAAKKIISSTTAANN..

18. Begin wwiitthh tthhee uunnaaddjjuusstteedd ccaasshh bbooookk
bbaallaannccee aanndd eenndd wwiitthh tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt
bbaallaannccee
Bank Reconciliation Statement as at XXXX
$ $
Corrected balance in hand as per Cash Book x
Add Credit transfers x
Amount received on bank statement
But not on bank statement
Bank interest x
Unpresented cheques x
Wrong credits by the bank x x
x
Timing difference
Bank error
Less Standing orders / direct debits x
Bank charges x
Dishonoured cheques x
Bank deposits not yet entered on Bank Statement x
Wrong debits by the bank x x
Balance in hand as per Bank Statement x

19. EExxaammppllee 22
TThhee ffaaccttss aarree tthhee ssaammee aass EExxaammppllee 11,, bbuutt
tthhee ccaasshh bbooookk wwaass nnoott uuppddaatteedd..

20. Bank Reconciliation Statement as at 31 Dec 2010
$ $
Corrected balance in hand as per Cash Book 4,800
Add Credit transfers 300
Bank interest 50
Unpresented cheques 100 __450
5,250
Less Bank charges 30
Dishonoured cheques 2,000
Bank deposits not yet entered on Bank Statement 1,400
Direct debit 250 3,680
1,570
Answer:

21. OOtthheerr IIssssuueess
AA.. PPoosstt--ddaatteedd cchheeqquuee
• IItt iiss aa cchheeqquuee wwhhiicchh hhaass nnoott yyeett mmaattuurreedd wwiitthhiinn tthhee
ccuurrrreenntt aaccccoouunnttiinngg ppeerriioodd..
AAccccoouunnttiinngg ttrreeaattmmeenntt
• TThhee cchheeqquuee sshhoouulldd bbee hheelldd bbyy tthhee ccaasshhiieerr aanndd nnoo
eennttrryy sshhoouulldd bbee mmaaddee uunnttiill tthhee cchheeqquuee bbeeccoommeess
mmaattuurree..
• IIff aa ppoosstt--ddaatteedd cchheeqquuee hhaass bbeeeenn eenntteerreedd iinn tthhee ccaasshh
bbooookk,, mmaakkee ccoorrrreeccttiinngg eennttrriieess..
Dr Debtors
Cr Bank With the amount of the post-dated cheque

22. BB.. SSttaallee cchheeqquuee
• IItt iiss aa cchheeqquuee wwhhiicchh hhaass bbeeeenn ddrraawwnn ffoorr mmoorree
tthhaann 66 mmoonntthhss bbuutt hhaass nnoott yyeett ggoonnee tthhrroouugghh
tthhee bbaannkk ooff tthhee ddrraawweeee..
AAccccoouunnttiinngg ttrreeaattmmeenntt::
Dr Bank
Cr Creditor With the amount of the state cheque

23. CC.. EErrrroorrss mmaaddee bbyy tthhee bbaannkk
ii.. EErrrroorrss ccoorrrreecctteedd wwiitthhiinn tthhee ccuurrrreenntt
aaccccoouunnttiinngg ppeerriioodd
iiii.. EErrrroorrss nnoott ccoorrrreecctteedd wwiitthhiinn tthhee ccuurrrreenntt
aaccccoouunnttiinngg ppeerriioodd

24. • Errors corrected within the current
accounting period
-As the error has been corrected by the bank within
current accounting period, no adjustment is needed.

25. Bank Statement
Dr Cr Balance
Example 3 :
2010 $ $
Dec 1 Balance 240
1 Cheque 54321 520 280 O/D
2 Credit 2,000 1,720
8 Cheque 54232 1,600 120
20 Cheque 10674 300 180 O/D
20 Adjsutment 300 120
No adjustment
should be made

26. • Errors nnoott ccoorrrreecctteedd wwiitthhiinn tthhee ccuurrrreenntt
aaccccoouunnttiinngg ppeerriioodd
EExxaammppllee 44 ::
• AAnn aammoouunntt ooff $$11,,000000 wwhhiicchh sshhoouulldd bbee
ccrreeddiitteedd iinnttoo tthhee oowwnneerr’’ss ppeerrssoonnaall aaccccoouunntt
wwaass wwrroonnggllyy ccrreeddiitteedd bbyy tthhee bbaannkk ttoo tthhee
ccoommppaannyy’’ss bbaannkk aaccccoouunntt.. TThhee bbaallaannccee ooff tthhee
ccaasshh bbooookk iiss $$44,,000000 aanndd tthhee bbaallaannccee ooff tthhee
bbaannkk ssttaatteemmeenntt wwaass $$55,,000000 aatt 3311 DDeecc 22001100

27. Bank Reconciliation Statement as at 31 Dec 2010
$
Answer:
Balance in hand as per Cash Book 4,000
Add wrong credit by the bank 1,000
5,000
•As it is an error made by the bank, no adjustment is needed in the
company’s cash book

28. DD.. DDiiffffeerreenntt ooppeenniinngg bbaallaanncceess ooff tthhee ccaasshh
bbooookk aanndd tthhee bbaannkk ssttaatteemmeenntt
TThhee ffoolllloowwiinngg sstteeppss sshhoouulldd bbee ttaakkeenn::
11.. RReeccoonncciillee tthhee ooppeenniinngg ccaasshh bbooookk bbaallaannccee wwiitthh
tthhee ooppeenniinngg bbaannkk ssttaatteemmeenntt bbaallaannccee..
22.. TThhee aaddjjuussttiinngg iitteemmss ffoorr tthhee ooppeenniinngg bbaallaanncceess
sshhoouulldd nnoott aappppeeaarr iinn tthhee bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn
ssttaatteemmeenntt ooff tthhee ccuurrrreenntt ppeerriioodd..
33.. PPrreeppaarree tthhee bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeenntt..

29. EExxaammppllee 55

30. Cash book(Bank column)
1996 $
Dec 1 Bal b/f 10600
2 C Lee 2800
8 P Wong 1538
31 T Kong 1300
1996 $
Dec 2 Bank charges( Nov) 500
28 K Tong-742 1000
29 C Au-743 1400
30 China Ltd-744 2100
31 Bal c/f 11238
7200 7200
Bank Statement
1996 Dr Cr Balance
$ $
Dec 1 Balance 11500
2 Credit 1000 12500
2 Credit 2800 15300
3 736 2400 12900
8 Credit 1538 14438
22 Standing order-rent 4000 10438
24 Service charges 200 10238
28 742 1000 9238
31 Balance 9238
Uncredited
item
Unpresented cheque
Question :
Adjusting items for
opening balance

31. Bank Reconciliation Statement as at 1 Dec 2010
$ $
Answer
Step 1
Balance in hand as per Cash Book
Add
Less
10,600
Unpresented cheque 2400
13,000
uncredited item
1,000
Bank charges 500 1,500
Balance in hand as per Bank Statement 11,500
•The adjusting items for the opening balance should not appear in
the bank reconciliation statement as at 31 Dec 2010

32. Cash Book (Bank Column)
2010 $ 2010 $
Dec 31 Balance b/f 11,238
Dec 31 Rent 4,000
31 Service charges 200
31 Balance c/d 7038
11,238
11,238
Step 2

33. Bank Reconciliation Statement as at 31 Dec 2010
$
Corrected balance as per Cash Book
Add
Less
Balance in hand as per Bank Statement
7,038
Unpresented cheques ($1,400+$2,100) 3,500
10,538
Uncredited item 1,300
9,238
Step 3

34. EE.. BBaannkk oovveerrddrraaffttss
WWhheenn tthheerree iiss aa bbaannkk oovveerrddrraafftt,, tthhee pprreesseennttaattiioonn
ooff tthhee bbaannkk rreeccoonncciilliiaattiioonn ssttaatteemmeenntt ccaann bbee::
aa.. tthhee ssaammee aass tthhoossee nneeeeddeedd ffoorr aa ddeebbiitt bbaallaannccee,,
bbuutt bbeeggiinnss wwiitthh aa nneeggaattiivvee ffiigguurree,, oorr
bb.. tthhee ooppppoossiittee ooff tthhoossee nneeeeddeedd ffoorr aa ddeebbiitt
bbaallaannccee..

35. EExxaammppllee 66

36. Cash book(Bank column)
1996 $
Dec 1 Bal b/f 500
6 Cash 50
13 C Lee 200
31 R Wong 390
31 Bal c/d 150
1996 $
Dec 8 A Tong 300
16 T Chan 500
28 Textile Ltd 490
1290 1290
1997
Jan 1 Bal b/d 150
Bank Statement
1996 Dr Cr Balance
$ $
Dec 1 Balance 500
6 Cash 50 550
8 A Tong 300 250
13 C Lee 200 450
16 T Chan 500 50 O/D
29 United Trust-standing order 270 320 O/D
31 Bank charges 40 360
O/D
Uncredited
item
Unpresented cheque
Question :

37. Cash Book (Bank Column)
2010 $ 2010 $
Dec 31 Balance c/f 460
Dec 31 Balance b/f 150
31 United trust 270
31 Bank charges 40
460
460
Answer:

38. Bank Reconciliation Statement as at 31 Dec 2010
$
Corrected balance as per Cash Book (Overdraft)
Add
Unpresented cheques 490
30
Uncredited item 390
Less
Balance as per Bank Statement (overdraft)
(460)
(360)

39. JJOOIINN KKHHAALLIIDD AAZZIIZZ
 EECCOONNOOMMIICCSS OOFF IICCMMAAPP,, IICCAAPP,, MMAA--EECCOONNOOMMIICCSS,,
BB..CCOOMM..
 FFIINNAANNCCIIAALL AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 11,,33,,44
IICCAAPP MMOODDUULLEE BB,, BB..CCOOMM,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOOSSTT AACCCCOOUUNNTTIINNGG OOFF IICCMMAAPP SSTTAAGGEE 22,,33 IICCAAPP
MMOODDUULLEE DD,, BBBBAA,, MMBBAA && PPIIPPFFAA..
 CCOONNTTAACCTT::
 00332222--33338855775522
 RR--11117733,,AALLNNOOOORR SSOOCCIIEETTYY,, BBLLOOCCKK 1199,,FF..BB..AARREEAA,,
KKAARRAACCHHII,, PPAAKKIISSTTAANN..