2. Voorwoord
Op zondag 4 mei jl. is aan het Bestuur van S.V. Marum Bibio het voorstel
voorgedragen om een Raad van Advies op te richten. Dit voorstel is
voorgelegd door oud Bestuurslid Naomi de Nijs en werd tevens als positief
bevonden door oud Bestuursleden Joep Vangeel, Kees Matthes, Colin Roos-
Hoefgeest, Sterre Daans, Driek Driessen en Tijs van der Wulp. Op dinsdag 13
mei jl. heeft de huidige voorzitter, Jeffrey Zweiphennig, te kennen gegeven
dat het voorstel door het Bestuur van S.V. Marum Bibio is goedgekeurd. Dit
houdt in dat er vanaf nu vorm gegeven kan gaan worden aan de Raad van
Advies. In de eerste plaats is dit document opgesteld. Onderwerpen die o.a.
aan bod komen in dit document zijn de deelnemers van de RvA, de werkwijze
die de RvA zal hanteren, het doel van de Rva en de jaarlijkse schenking
namens de RvA. Dit document is zo goed mogelijk allesomvattend opgesteld
maar er kunnen wijzigingen en nieuwe stukken aangeleverd worden.
3. Inhoudsopgave
1. Deelnemers Raad van Advies
2. Doel Raad van Advies
3. Inhoud Raad van Advies
4. Contact Raad van Advies
5. Taken en bevoegdheden
6. Jaarlijkse schenking
7. Beschikbaarheid presidium van RvA leden
4. 1. Deelnemers Raad van Advies
De Raad van Advies bestaat uit oud bestuursleden die geselecteerd zijn op
basis van hun kennis, verstand van zaken en affiniteit met S.V. Marum Bibio,
en streeft ernaar om tot dienst van de hele verenging te zijn. Oud-
bestuursleden weten goed hoe het is om in het bestuur te zitten van deze
groeiende vereniging door de eigen ervaringen. Het is mooi om te zien hoe
Marum Bibio de afgelopen jaren is gegroeid in ledenaantal maar ook in
professionaliteit, uitstraling en kwaliteit. Ieder met een hart voor de
vereniging wil dit ook behouden en samen staat men sterker.
De RvA bestaat uit minimaal vijf personen, mits er genoeg gegadigden zijn,
anders mag de RVA ook uit minder personen bestaan. Echter, meer
deelnemers aan de RVA betekent ook vaak een veel sterker orgaan. In de RvA
zitten uitsluitend oud-bestuursleden. Geschikte oud-bestuursleden zijn
minimaal een half jaar geen bestuur meer geweest. De voorkeur gaat uit naar
oud-bestuursleden uit meerdere jaren: een RvA van uitsluitend oud-
bestuursleden van één specifiek jaar is onwenselijk. De Raad van Advies kiest
haar eigen opvolgers maar oud-bestuursleden kunnen het zeker te kennen
geven wanneer zij een plaats binnen de RvA wensen te bekleden. Een oud-
bestuurslid dat net uit het bestuur is kan ook al direct aangeven later in de
RvA te willen. Dit neemt niet weg dat deze persoon gevraagd moet worden
door de RvA.
Ieder die zich aansluit bij de RvA dient ten minste één jaar deel te nemen. Een
zitting van meerdere jaren is mogelijk. Tijdens de jaarlijkse ALV wordt de dan
zittende RvA voorgesteld. Opzegging is te allen tijde mogelijk, mits in overleg
met de RvA: het is niet wenselijk dat de RvA leegloopt.
5. 2. Doel Raad van Advies
De Raad van Advies is een onafhankelijk orgaan binnen studentenvereniging
Marum Bibio, die zich enerzijds ten doel stelt een klankbord te vormen voor
het bestuur, anderzijds de organisatie en continuïteit van de vereniging in het
oog te houden. De Raad van Advies kan het bestuur gevraagd en ongevraagd
advies geven over haar beleid. Het doel is voornamelijk om te fungeren als
ondersteunend orgaan voor de beslissingen die het bestuur moet nemen en
hierin de continuïteit van S.V. Marum Bibio te waarborgen op de lange termijn.
De RvA kan problemen constateren en daarover een advies uitbrengen aan het
bestuur. Hierbij heeft de RvA uitdrukkelijk geen rechten anders dan de
rechten die alle leden bezitten. De RvA speelt slechts een adviserende rol.
Mocht een lid van de RvA zich hier niet aan houden dienen de andere leden
hem/haar hier op aan te spreken.
6. 3. Inhoud Raad van Advies
Het is de bedoeling dat de RvA zelf haar opvolgers benoemt, het is immers
een onafhankelijk orgaan. Wel zal er bij het opstarten van de RvA een overleg
met het huidige bestuur worden gehouden om de ideeën naast elkaar te
leggen. Om te zorgen voor een goede start van de RvA en een goedwillige
samenwerking tussen de RvA en het bestuur zullen beide partijen dus inbreng
hebben in de uiteindelijke samenstelling van de RvA.
Bij de jaarlijkse ALV kan ieder lid kritiek uiten op, danwel vragen stellen aan
de RvA. De RvA zal dus opgenomen worden in de presentatie en het verhaal
van de voorzitter, deze geeft vervolgens het woord aan de voorzitter van de
RvA. Tijdens de eerstvolgende ALV zal de RvA voorgesteld worden omdat
deze dan vrijwel nog onbekend zal zijn bij de leden. Mocht er ontevredenheid
zijn onder de leden jegens de RvA, dan is dit de reden voor de RvA om haar
samenstelling te veranderen en/of beleid te wijzigen. Dit zal
hoogstwaarschijnlijk niet voorkomen aangezien de RvA slechts een
adviserende rol heeft en geen andere rechten dan de overige leden van
Marum Bibio. Maar het is altijd van belang om alle mogelijke scenario’s in
gedachten te houden.
7. 4. Contact Raad van Advies
De Raad van Advies zal één keer in de twee maanden vergaderen. Mocht er na
enige tijd behoefte zijn aan meer vergaderingen dan is dat in overleg zeker
mogelijk. Het kan voorkomen dat een lid van de RvA niet in de gelegenheid is
om de vergadering bij te wonen, er kan dan gekozen worden voor een
vergadering via skype met deze persoon. Naast de vergadering van de RvA
zijn er ook vergaderingen met het bestuur of alleen met de voorzitter. Hoe
vaak en wanneer deze vergaderingen plaatsvinden zal worden afgestemd met
het huidige bestuur. Wenselijk is om deze vergaderingen ook één keer in de
twee maanden te houden en tussen beide vergaderingen een korte
tijdsperiode te houden zodat alles nog vers in het geheugen zit. De voorzitter
of andere bestuursleden kunnen ook een vergadering aanvragen wanneer zij
dit nodig achten. Dit kan ook met het gehele bestuur zijn maar tevens ook met
alleen het bestuurslid die de meeting aanvraagt.
De voorzitter van de RvA is de hoofdcontactpersoon en moet er rekening mee
houden dat hij/zij telefonisch en per mail bereikbaar is. Het is wenselijk de
meeste communicatie per e-mail te laten verlopen en bij dringende vragen
kan er natuurlijk gebeld worden. In de eerste plaats dient er vanuit het
bestuur contact opgenomen te worden met de voorzitter. Mocht de voorzitter
niet bereikbaar zijn kan er contact opgenomen worden met een ander lid van
de RvA. De voorzitter van de RvA dient de overige RvA leden altijd op de
hoogte te stellen van vragen/moeilijkheden vanuit het bestuur zodat
antwoorden en oplossingen in overleg gemaakt kunnen worden. Tenzij het
natuurlijk gaat om een dringende (nood)situatie, dan moet er snel gehandeld
worden.
Voor het contact van de Raad van Advies zal er een e-mail account
aangemaakt worden. Er kan een algemeen e-mail adres worden aangemaakt
maar tevens ook persoonlijke e-mail adressen. Ook zullen er visitekaartjes
gemaakt worden. Dit is voornamelijk voor overige partijen buiten het bestuur,
zij kunnen namelijk ook contact opnemen met de RvA.
8. 5. Taken en bevoegdheden
De RvA zal bemiddelen in probleemsituaties
De RvA zal één keer per twee maanden vergaderen (of vaker indien
nodig/wenselijk)
De RvA zal één keer per twee maanden met het bestuur of alleen de
voorzitter vergaderen (of vaker indien nodig/wenselijk)
De RvA biedt de bestuursleden de mogelijkheid om één-op-één
afspraken te maken
De RvA zal de notulen, financiële overzichten en jaarplanningen inzien
en indien nodig adviezen geven
De RvA (in ieder geval één lid) zal te allen tijde bereikbaar zijn voor
vragen en moeilijkheden (op zowel bestuurlijk als persoonlijk vlak)
De RvA zal te allen tijde klaarstaan om te adviseren en te ondersteunen
waar nodig
De RvA is te allen tijde beschikbaar voor alle tips en tricks die horen bij
het besturen van de vereniging
De RvA zal in zo’n mate ondersteunen dat het wiel niet ieder jaar
opnieuw uitgevonden hoeft te worden
De RvA zal altijd positief en oplossingsgericht denken
De RvA zal een jaarlijkse schenking richting het bestuur verzorgen
waarvan zij het bedrag en einddoel bepalen
De RvA kan altijd een presidium leveren voor de cantus, het is aan het
bestuur of zij hier gebruik van willen maken
9. 6. Jaarlijkse schenking
Het idee is ontstaan om een jaarlijkse schenking vanuit de RvA naar het
huidige bestuur te doen. Een bedrag zal per RvA verschillend zijn en wordt
onderling afgestemd. De schenking wordt gedaan met een einddoel en aan dit
einddoel zal het bestuur zich dan ook moeten houden. Er kan hierbij gedacht
worden aan een opknapbeurt van de bestuurskamer, het realiseren van een
commissiekamer of iets dergelijks. Het is geheel aan de dan zittende RvA om
dus zowel het bedrag als het einddoel van dit bedrag te bepalen.
De reden voor deze jaarlijkse schenking is dat de RvA de verenging nog
steeds een warm hart toedraagt. Daarnaast weten zij natuurlijk hoe het is om
in het bestuur van Marum Bibio te zitten en dat het er vaak bij inschiet om
bepaalde zaken bij te houden die het besturen van de vereniging leuker en
gemakkelijker maken.
10. 7. Beschikbaarheid presidium van RvA
leden
De RvA geeft het bestuur de mogelijkheid hun in te schakelen om te fungeren
als presidium. Leden van de RvA weten natuurlijk als geen ander hoe een
cantus bij Marum Bibio eraan toegaat, dat kan zeker een voordeel zijn voor de
kwaliteit van het presidium. De mogelijkheid is er altijd maar het bestuur kiest
zelf of zij hier gebruik van willen maken.
