DIGITAL RECORDS - MUSTIKA HAQQI ARASY
•Download as PPTX, PDF•
0 likes•486 views
Digitalisasi dokumen perusahaan memiliki beberapa manfaat seperti efisiensi tempat penyimpanan, kemudahan mobilisasi, dan keamanan. Dokumen dapat diarsipkan secara digital melalui proses pemindaian dan pengindeksan metadata untuk memudahkan pencarian. Distribusi dokumen secara digital memungkinkan berbagi dan editing dokumen secara online. Estimasi biaya pengarsipan digital untuk perusahaan asuransi sebesar Rp6.104.000 per tah
Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
DIGITAL RECORDS - MUSTIKA HAQQI ARASY
- 1. DIGITAL RECORDS OLEH : MUSTIKA HAQQI ARASY COACH : MARIE E. TOBING MENTOR : NOVIDA RIZKY WARDHANI
- 2. TUJUAN
- 4. LATAR BELAKANG UU No. 8 tahun 1997 poin f Kerapian Mobilisasi Pencarian
- 5. LEGALITAS DIGITALISASI • Tentang Dokumen Perusahaan UU No. 8 Tahun 1997 • Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi PP 88 Tahun 1999 • Tentang Keterbukaan Informasi Publik UU No. 14 Tahun 2008 • Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik UU No. 11 Tahun 2008 • Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan UU No. 87 Tahun 1999
- 6. PEMBAHASAN Arsip Digital Daur Hidup Arsip Digital Digitalisasi di Asuransi Raya
- 7. BATASAN MASALAH Jenis Dokumen • Penutupan • Klaim COB • MV (Motor Vehicle) • Non MV (kecuali Surety Bond)
- 8. TINJAUAN PUSTAKA ARSIP DIGITAL Menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer Menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang disimpan dan diubah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya
- 9. ELEMEN PENTING DIGITALISASI Spesifikasi Pemindaian Metadata Pemeliharaan Migrasi Pemusnahan Spesifikasi format dokumen Format dan struktur data yang telah distandarisasi Strategi pengaksesan dokumen Penentuan perangkat lunak atau platform Periode penyimpanan dokumen [2]
- 10. DAUR HIDUP ARSIP ELEKTRONIK & KONVENSIONAL Sumber : Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Hal. 5
- 12. RINCIAN DOKUMEN PENUTUPAN Marketing SPPA UPA Underwriting PCS Validasi Booking Polis Kwitansi PN & CN (on case) SPPKB (on case) Form Koreksi Polis (on case) Dokumen penutupan sesuai COB Survey Laporan survey
- 13. RINCIAN DOKUMEN KLAIM Analis Form Laporan Kerugian Bukti pelaporan klaim Dokumen check list PLA SPK Surat Konfirmasi (MV) CCS Claim Note Survey Laporan Survey STNK, Pajak, SIM {MV} Copy Polis
- 14. PENCIPTAAN
- 15. Marketing Underwriting Acceptance Underwriting Processing Proses Penutupan Asuransi Proses Analisa Pencetakan Polis PROSES PENUTUPAN
- 16. PROSES PENUTUPAN MARKETING • SPPA • UPA • Filling • Signing • Scanning • Saving • Sharing Submitting
- 18. PROSES PENUTUPANMARKETING • Filling • Signing • Scanning
- 21. • Analyzing • Checking • Signing Sharing Storage UNDERWRITING ACCEPTANCE PROSES PENUTUPAN
- 22. • Analyzing • Checking • Signing UNDERWRITING ACCEPTANCE PROSES PENUTUPAN
- 23. Sharing UNDERWRITING ACCEPTANCE PROSES PENUTUPAN Direksi Pejabat Pemilik Limit Bagian Terkait UDW Acceptance
- 24. Storage UNDERWRITING ACCEPTANCE PROSES PENUTUPAN UDW Acceptance Dokumen Analisa Storage
- 29. Rayatel Traffic Managemen t Claim Analyst Proses Pelaporan Klaim Proses Manajemen Klaim Proses Analisa Liability Klaim PROSES KLAIM
- 30. RAYATEL Reporting Input Notification PROSES KLAIM TERTANGGUNG RAYATEL TRAFFIC MANAGEMENT
- 32. CLAIM ANALYST Permintaan dokumen tertanggung • Analyzing • Checking • Signing Sharing Storage PROSES KLAIM
- 33. CLAIM ANALYST PROSES KLAIM Permintaan dokumen tertanggung Bukti Dokumen Tertanggung Claim Analyst UDW Processing Management Traffic & Surveyor
- 34. Teknis Prosesnya Sama Dengan Underwriting Acceptance CLAIM ANALYST PROSES KLAIM • Analyzing • Checking • Signing Sharing Storage
- 36. MEDIA PENYIMPANAN Capacity : 500 G Price : ± 4 juta rupiah Free Capacity : 15 G Capacity : 1 TB Price : ± 750 ribu Capacity : unlimited Price : ±130 ribu/user/bulan Media penyimpanan jangka panjang (Backup) Kemudahan berbagi dan editing dokumen dimana dan kapan saja Re-Use
- 37. APLIKASI MEDIA PENYIMPANAN PERUSAHAAN Media penyimpanan untuk periode yg ditentukan DEPARTEMEN / DIVISI Sebagai media untuk sharing dokumen MARKETING Sebagai penyimpanan sementara Sharing dokumen UNDERWRITING PROCESSING Media Penyimpanan Jangka Panjang
- 38. LABELING WRAPPING METODE PENYIMPANAN HARD DISK STORING Kertas Label DISPOSISI Tiap setahun sekali, letak HD diatur. Usia paling muda terletak paling atas
- 39. PRICE for STORAGE Jumlah User : 1 (UDW processing) Capacity : Unlimited Price: 1 * @Rp 130.0000,- Rp 130.000 * 12 = Rp 1.560.000,-/tahun Jumlah User : 1 (UDW Processing) Capacity : 1 TB Price: 1 * Rp 750.000,- = Rp 750.000,- Maintenance : Kertas label -> Rp 3000,- Wrapping -> Rp 10.000,- TOTAL : Rp 763.000,- (re-use) GOOGLE DRIVE HARD DISK Rp 13.000,-/HD
- 40. PENEMUAN INDEXING Folder Hardisk Marketing : COB -> Date Underwriting : COB -> Date -> No. polis Klaim : COB -> Date -> No.polis Underwriting : Tahun -> Bulan -> No.polis s/d sekian Klaim: Tahun -> Bulan -> No. polis s/d sekian
- 41. PENGGUNAAN
- 42. PENGGUNAAN Duplikasi Editing Sesuai SOP UDW Combine PDF
- 43. DISTRIBUSI
- 44. Marketing • Marketing menyerahkan bisnis on time kepada underwriting -> E-mail • Wajib menyimpan dokumen tertanggung yang terhitung produksi ataupun tidak dalam periode 1 bulan di google drive • Penghapusan dokumen penutupan asuransi dilaksanakan setelah penutupan tersebut disetujui dan terhitung sebagai produksi -> Marketing Underwriting Acceptance dan Claim • Dokumen yg masih dalam proses analisa akseptasi dan klaim-> Google Drive • Dokumen yg diaksep / ditolak penutupan asuransinya diserahkan ke UDW procesing 3 bulan sekali (berlaku untuk dokumen klaim) -> Hard Disk • Penghapusan dokumen dilaksanakan setelah diserahkan kepada UDW processing (dokumen berusia 3 bulan) Underwriting Processing • Menerima dan memberikan dokumen penutupan dan klaim yang akan/telah diarsipkan-> Google Drive -> sharing • Menerima dokumen penutupan dan klaim yang telah berusia 3 bulan baik yg diaksep/ditolak -> Hard Disk • Membuat berita acara pengarsipan dokumen • Melakukan pemusnahan dokumen • Membuat jadwal pemeliharaan arsip (disposisi) DISTRIBUSI DOKUMEN
- 45. PENYUSUTAN
- 46. PENYUSUTAN DOKUMEN •UDW processing membuat surat pemberitahuan ke UDW acceptance & klaim •Menerima surat konfirmasi UDW acceptance & klaim •UDW acceptance & klaim menerima surat pemberitahuan dari UDW. Processing •Melakukan pengecekan •Membuat surat konfirmasi •UDW processing melakukan pengecekan dokumen lama milik UDW acceptance & klaim •Dokumen berumur > 2 tahun yg sudah habis masa pertanggungannya •UDW processing melakukan pemusnahan dokumen yg telah disetujui oleh UDW acceptance dan claim Membuat list dokumen yg dimusnahkan Membuat berita acara pemusnahan SLA : one day process SLA : on timeSLA : one day process SLA : 2 tahun sekali
- 48. DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta [2]machmoed effendhie ASPEK TEORITIS DAN LEGALITAS ALIH MEDIA ELEKTRONIK ATAU DIGITALISASI. HTTP://arsip.ugm.ac.id [3] Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Hal. 5
- 49. ESTIMASI BIAYA PENGAPLIKASIAN Jumlah User : unlimited Capacity : 15 GB Invetasi : Free Usage :Internal Departemen GOOGLE DRIVE Asumsi size/penutupan dan klaim : 15MB Capacity : 1 TB -> ± 60.000 dokumen Kebutuhan : Produksi perusahaan : 150.000/tahun Jumlah HD -> 2 buah/tahun/jenis dokumen Pemusnahan -> 2 tahun sekali (re-use, space berkurang) Jadi, dibutuhkan 4 buah HD untuk 2 tahun untu satu jenis dokumen (8 jika penutupan & klaim) HARD DISK TOTAL INVESTASI PERUSAHAAN : 8 * Rp 763.000,- Rp 6.104.000,-
Editor's Notes
- TUJUAN Mempermudah dalam kegiatan pengarsipan. Menjalankan pengarsipan surat/dokumen dalam bentuk digital secara terstruktur dan tersistem dalam rangka efisiensi penggunaan ruang dan waktu penyusunan, terutama yang bersifat cepat bergerak dan berumur pendek, dengan tetap memelihara efektifitas pencarian dan distribusi untuk kebutuhan administratif dan atau informatif di masa depan. Meminimalisasi kesalahan pengarsipan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia
- TUJUAN : -memudahkan pencarian dokumen -efisiensi ruang penyimpanan dokumen -memudahkan indexing -memudahkan dalam mobilisasi dokumen -mempermudah dalam proses recovery dokumen -meningkatkan keamanan dokumen
- LATAR BELAKANG : -adanya kesulitan dalam pencarian dokumen -adanya tumpukan kertas2 yang mempengaruhi kerapian tempat kerja -adanya risiko dokumen rusak -mobilisasi dokumen yang tidak efisien -adanya UU No.8 Tahun 1997 poin f tentang dokumen perusahaan. bahwa kemajuan teknologi telah memungkikan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik;
- UU No. 8 Tahun 1997 Dalam Pasal 15 dinyatakan bahwa (1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah. (2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
- ELEMEN DIGITALISASI: 1. Spesifikasi Pemindaian Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, dan PDF. Arsip elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya. Kalau terpaksa dikompresi, sebaiknya menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi). 2. Metadata Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data. 3. Pemeliharaan Arsip Elektronik/Digital Arsip elektronik harus dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan demikian, selain memelihara arsip elektronik terebut, sangatlah penting untuk menjaga kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan agar tetap dapat mengakses arsip tersebut. Selain itu, arsip elektronik juga harus dapat dibaca oleh satu generasi perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut perlu didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat terjadi perubahan teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak ke versi yang lebih baru tetapi tetap. 4. Migrasi Arsip Elektronik Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan ujicoba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap arsip elektronik yang telah ada. Mendokumentasi perubahan-perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format arsip elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru. 5. Pemeliharaan dan Pemusnahan Arsip Elektronik Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi harus memiliki jadwal pemeliharaan arsip dan rencana migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan arsip elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki nilai kegunaan. Penghapusan Arsip elektronik perlu diatur secara khusus, mengingat masih akan meninggalkan jejak-jejak digital yang mungkin didapatkan kembali. Terhadap arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup atau tempat penyimpanan lainnya.
- Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan arsip secara elektronik dengan menggunakan teknologi komputerisasi. Kemudian dilakukan penyimpanan dan diperlukan adanya sistem temu kembali baik secara manual ataupun secara otomasi, yaitu dengan menggunakan aplikasi pemrograman. Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan 3 cara, yaitu online (terkoneksi), offline (terputus), nearline (semi terkoneksi). Penyimpanan online maksudnya penyimpanan dengan koneksi internet. Penyimpanan offline adalah penyimpanan arsip elektronik dalam Compact Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD), dan Magnetic Tape. Penyimpanan nearline adalah penggabungan dari penyimpanan online dan offline, penyimpanan nearline menggunakan koneksi internet dan harddisk eksternal. Tahap selanjutnya adalah manipulasi, yaitu dimana arsip elektronik digunakan dalam kegiatan administrasi, dilakukan duplikasi, penggandaan atau editing. Setelah tahap manipulasi, arsip elektronik akan masuk tahap distribusi. Tahap distribusi, yaitu dimana arsip elektronik mengalami perpindahan untuk perawatan maupun penggandaan. Perpindahan dengan tujuan perawatan adalah mengganti media penyimpanan atau memperbaharui media simpan. Tahap terakhir dari daur hidup arsip adalah penyusutan. Tahap penyusutan adalah tahap penentuan nasib akhir dari arsip elektronik, apakah harus disimpan secara permanen atau dimusnahkan. Jika arsip ditentukan harus dimusnahkan, maka pemusnahannya tidak bisa hanya dilakukan dengan proses delete. Pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang atau menata ulang susunan magnet pada harddisk dan pemusnahan secara fisik pada media penyimpanannya.
- Seluruh dokumen dalam format PDF Kecuali untuk kwitansi, PN, dan CN diberikan treatment khusus dengan ditambahkan watermark pada format file-nya untuk menjaga otensitasnya Watermarking adalah salah satu metode membubuhkan tanda pada arsip elektronik untuk menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan. Teknik watermarking yang baik setidaknya memiliki kriteria: (1) Robustness, yaitu arsip harus tetap terdeteksi di saat telah terjadi perubahan pada dokumen yang ditandai. Robustness artinya kemungkinan usaha untuk menghilangkan atau mengganti watermark akan sangat sulit tanpa melakukan perubahan yang sangat mencolok pada arsip sehingga arsip tersebut menjadi tidak berlaku lagi. (2) Imperceptible, yaitu untuk menjamin kualitas arsip yang ditandai, sedapat mungkin tidak tampak mempengaruhi arsip aslinya. (3) Security, yaitu untuk menjaga agar pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas, tidak dapat mengetahui dan mengubah watermark yang disisipkan dalam arsip. Idealnya, watermark harus tidak dapat dideteksi oleh pihak-pihak lain.
- Tiap marketing memiliki format SPPA dan UPA dalam bentuk pdf pada smartphonenya. Sehingga mereka bisa melaksanakan bisnis dimana saja dan kapan saja. (berlaku untuk surveyor)
- Fitur utama: - Free - Bentuk kertas Scan dengan kamera atau membuka file dari email - Ketuk untuk memasukkan teks atau centang di kolom formulir - Mengisi formulir cepat dengan teks dapat digunakan kembali dari koleksi autofill Anda - Mudah membuat tanda tangan Anda dengan jari atau stylus - Terapkan tanda tangan atau inisial dokumen - Simpan formulir dan kirim ke orang lain melalui email atau cloud storage
- Kenapa memilih google drive? -google drive langsung terintegrasi dengan aplikasi adobe fill & sign DC -google drive biasanya sudah menjadi aplikasi bawaan android, maka dari itu hampir semua smartphone pasti memiliki aplikasi ini. Selain itu, google drive menyediakan free space sebesar 15GB. -fitur sharing link file yang dimiliki google drive memudahkan marketer untuk berbagi file dengan bagian2 terkait -google drive pun bisa tersinkron dengan PC sehingga dapat diakses dimana saja, kapan saja oleh marketer -dengan bantuan google drive, marketer tidak perlu takut memori smartphone-nya terganggu
- SUBMITTING : Dokumen yang telah lengkap untuk penutupan asuransi sudah dalam bentuk digital semua, dikirimkan kepada pihak underwriting melalui email. Mengapa memilih email ??? Agar setiap dokumen penutupan asuransi terdapat history proses penutupan asuransinya
- Fitur • dokumen PDF terbuka cepat dari email, web atau aplikasi yang mendukung "Share." • Cari, gulir dan memperbesar dan memperkecil. • Pilih Page Single, gulir berkelanjutan atau mode Reading. Anotasi DAN REVIEW PDF • Membuat komentar pada PDF menggunakan catatan tempel dan alat gambar. • Sorot dan mark up teks dengan alat penjelasan. MENGISI DAN DAFTAR BENTUK • Cepat mengisi formulir PDF dengan mengetikkan teks ke dalam bidang. • Gunakan jari Anda untuk e-menandatangani dokumen PDF. PRINT, menyimpan dan berbagi file • Masuk ke akun Adobe Dokumen Cloud gratis. • Hubungkan akun Dropbox Anda. • Simpan dan berbagi file di awan. • Mencetak dokumen dari perangkat Android Anda. IN-APP PEMBELIAN Mengkonversi PDF dan mengatur halaman di mana dengan berlangganan ke salah satu layanan online Adobe. Anda bisa memulai tanpa pernah meninggalkan aplikasi, dan langganan bekerja di semua komputer dan perangkat. BERORGANISASI HALAMAN DI PDF FILES • Berlangganan Acrobat Pro DC menggunakan In-App Purchase. • Susun ulang, memutar dan menghapus halaman dalam PDF Anda. BUAT FILES PDF • Berlangganan Adobe PDF Pack menggunakan In-App Purchase. • Buat file PDF. • Mengkonversi file Microsoft Office dan gambar ke PDF. EKSPOR PDF FILES KE WORD OR EXCEL • Berlangganan Adobe Ekspor PDF menggunakan In-App Purchase. • Simpan dokumen PDF sebagai file Microsoft Word atau Excel diedit. SUDAH A PELANGGAN? Jika Anda memiliki langganan untuk Acrobat Pro, Acrobat Standard, PDF Pack atau Export PDF, cukup masuk ke mengkonversi dan PDF ekspor di mana saja. BAHASA TERSEDIA Inggris, Cina Sederhana, Cina Tradisional, Ceko, Denmark, Belanda, Finlandia, Perancis, Jerman, Italia, Jepang, Korea, Norwegia, Polandia, Portugis, Rusia, Spanyol, Swedia dan Turki HARGA Acrobat Reader untuk Android gratis. Dengan mengunduh, Anda setuju dengan Terms of Use di http://www.adobe.com/special/misc/terms.html.
- SHARING: Dengan menggunakan google drive proses sharing dokumen ke bagian2 terkait lebih mudah. Kelebihan dari google drive salah satunya adalah kita bisa mengatur hak akses atas dokumen yg kita sharing. (hanya melihat, mengedit, dsb).
- Dokumen yg telah diaksep/ditolak yg telah diserahkan ke underwriting processing disimpan ke dalam google drive. Teknis dan format penyimpanan akan dibahas pada poin penemuan dan distribusi dokumen
- PROSES CETAK POLIS PCS yang diterima oleh UDW processing diinputkan ke sistem CARE Data yang sudah diinputkan dilakukan proses inforce selanjutnya polis dicetak dalam bentuk hard Polis asuransi dibuat dalam 2 format (hard dan soft) -> hard untuk tertanggung ; soft disimpan oleh UDW procesing untuk arsip. (periode penyimpanan dokumen akan dibahas pada poin “Ditstribusi Dokumen”). Dan kepada tertanggung sebagai arsip tertanggung (polis ada 3 rangkap)
- PROSES PENGIRIMAN POLIS KEPADA TERTANGGUNG : - Polis yang telah dicetak (soft dan hard), dikirimkan kepada tertanggung melalui E-mail dan Jasa Pengiriman Dokumen. Jadi tertanggung menerima 2 rangkap polis.
- METODE PENYIMPANAN DOKUMEN TERTANGGUNG OLEH UDW PROCESSING -Dokumen penutupan asuransi diarsipkan pada hard disk. Metode penyimpanan dan distribusi dokumennya akah dibahas pada poin “distribusi dokumen” -Google Drive digunakan untuk mobilisasi dokumen. Untuk menerima dokumen dan mengirimkan permintaan dokumen (untuk proses klaim)
- PROSES PELAPORAN KLAIM: Tertanggung menghubungi Rayatel mengenai klaimnya (telepon, email) Rayatel melakukan input data mengenai pelaporan klaim ke sistem Rayatel memberitahukan kepada Traffic Management menggunakan e-mail (notification/reminder) Traffic Management menerima pelaporan dan mengaturnya kepada pihak terkait
- PROSES PENYAMPAIAN KLAIM OLEH TRAFFIC MANAGEMENT KE PIHAK TERKAIT - Traffic management mengolah pelaporan klaim yang diterima dari Rayatel yang selanjutnya diteruskan ke pihak terkait (claim analyst) menggunakan email. Dengan melampirkan bukti pelaporan klaim (dalam format PDF)
- MENYIAPKAN DOKUMEN UNTUK PROSES ANALISA : Claim analyst menerima pelaporan klaim dan hasil survey (dalam bentuk PDF) dari traffic management (email) dan surveyor (google drive) Untuk kebutuhan analisa, claim analyst dapat meminta dokumen tertanggung yg melapor klaim ke UDW processing dg menyertakan bukti pelaporan dan nomor polis klaim dengan menggunakan email UDW processing menyerahkan dokumen tertanggung menggunakan google drive
- Untuk pemeliharaannya media penyimpanan dapat diletakkan pada ruangan yang bersuhu antara 10oC sampai 50oC. Peletakan HD dapat menggunakan rak yg ada di underwriting dengan syarat telah dilakukan proses wrapping. Tapi lebih idealnya dapat dibuatkan rak2 kecil yg ukurannya sedikit lebih besar dg HD seperti pada gambar
- DISTRIBUSI DOKUMEN : E-mail digunakan untuk komunikasi dari luar ke dalam dan sebaliknya Google Drive digunakan untuk sharing dokumen di pihak internal Hard Disk digunakan untuk pengarsipan UDW ACCEPTANCE & KLAIM Hard disk yg digunakan untuk menyerahkan dokumen berusia 3 bulan berasal dari HD UDW processing Hal ini dilakukan bersamaan dengan penghapusan dokumen dari Google Drive kedua departemen BERITA ACARA -> memudahkan proses pengecekan oleh UDW acceptance dan klaim saat ada pelaksanaan pemusnahan dokumen Berita acara pengarsipan dan pemusnahan dokumen berisi : > tanggal dan waktu pengarsipan/pemusnahan jenis dokumen yg diarsipkan/dimusnahkan (usia, sifat (diterima/ditolak/settled/unsettled/in charge/out charge)) jumlah dokumen yg diarsipkan/dimusnahkan TTD PIC, saksi dan pelaksana kegiatan pengarsipan dan pemusnahan Berita acara dibuat rangkap 2 (UDW acceptance, klaim dan UDW processing) UU no.8 tahun 1997. 1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dala Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat : a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi; b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan. UDW PROCESSING Menggunakan google drive sebagai media sharing dokumen tertanggung apabila terjadi pelaporan klaim
- UU No 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dinyatakan (huruf e) bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya.
- Asumsi size/dokumen : 10 MB (jumlah dokumen 10/1MB, ditambah 5MB dokumen pendukung) Dengan total invetasi sebesar itu, perusahaan dapat menggunakannya untuk jangka waktu yang lama. Selama tidak ada kerusakan perangkat keras