Nowoczesne Zarządzanie - komentarz

1. Analiza preferencji, budowanie relacji, utrzymanie lojalności, dbałość o wygodę i satysfakcję
– te popularne hasła często pojawiają się w kontekście współpracy z klientami indywidual-
nymi, natomiast równie często bywają pomijane w odniesieniu do partnerów biznesowych.
Tymczasem trzon biznesu większości przedsiębiorców stanowią różne formy relacji typu
firma-firma, a dbałość o wzmocnienie i usprawnienie relacji takiego partnerstwa po prostu
się opłaca.
B2B is the best,
czyli firma klientem firmy
NOWE ROZWIĄZANIA
26

2. B2B to skrót od angielskiego pojęcia „Busi-
ness to Business”, którym określamy
różnego rodzaju relacje występujące pomiędzy fir-
mami. Zaliczamy do tej grupy nie tylko obukierun-
kową współpracę na linii dostawca-odbiorca, ale tak-
że wszelkie formy kooperacji w ramach współpracy
partnerskiej. Kanałem tworzenia powiązań i wymia-
ny informacji jest Internet, bez którego trudno dziś
wyobrazić sobie jakąkolwiek odmianę B2B.
Nowoczesne rozwiązania informatyczne wychodzą
naprzeciw potrzebom przedsiębiorców w zakresie
każdego aspektu B2B. Najbardziej popularne są plat-
formy internetowych zamówień, choć ta nazwa może
wprowadzać w błąd, ponieważ ich funkcjonalność
wykracza poza samą możliwość zamawiania towarów
czy śledzenia stanu realizacji zamówień. Zaintereso-
waniem cieszą się także narzędzia do elektronicznej
wymiany dokumentów między partnerami bizneso-
wymi. Zasady współpracy B2B są zazwyczaj precy-
zyjnie określone i regulowane umowami – także ten
obszarwspomagająsystemyIT.Nowościąnarynkujest
moduł do zarządzania wszelkiego rodzaju umowami,
dostępny w systemie Comarch ERP XL od wersji 2013.1.
Współpraca ze stałymi odbiorcami
Stali odbiorcy są dla firmy cennym segmentem klien-
tów, jednak równocześnie często mają wyższe ocze-
kiwania co do jakości współpracy. Indywidualnie
negocjowane warunki handlowe, skomplikowane
zamówienia opisane wieloma szczegółowymi para-
metrami, powtarzalność transakcji, potrzeba stałego
kontaktu i dostępu do bieżącej informacji – to tylko
niektóre cechy dotyczące tej grupy klientów. Z myślą
o skutecznym zaspokajaniu tych potrzeb powstała
platforma e-commerce Comarch ERP Pulpit Kontra-
henta. Aplikacja działa w oparciu o usługi interne-
towe i stanowi integralną część systemu klasy ERP.
Dane wymieniane są w czasie rzeczywistym.
Zaprezentuj ofertę dokładnie tak,
jak chcesz
Wielką zaletą Comarch ERP Pulpit Kontrahenta jest
możliwośćłatwejpersonalizacjiprezentowanejoferty,
nie tylko dla poszczególnych klientów, ale nawet, jeśli
jest taka potrzeba, dla konkretnych osób. Zawartość
prezentowanych klientowi danych zależy od decyzji
sprzedającego. Możliwe jest określenie, który klient
widzi poszczególne towary, jakie ceny są mu prezen-
towane, czy ma być widoczna informacja o stanach
magazynowych, dodatkowych cechach opisujących
towar (np. kolor, parametry techniczne, rozmiar) lub
proponowanych zamiennikach.
Z poziomu przeglądarki internetowej klienci mają
dostęp do dokumentów wspólnych (np. skany umów,
cenniki), mogą być informowani o aktualnej ofercie,
promocjach, rozliczeniach finansowych (zobowią-
zaniach), statusach ofert i zamówień. Mogą także,
wygodnie zza biurka, śledzić przygotowane dla nich
Edyta Kozek
BusinessDevelopmentManagerERP
Comarch SA
Edyta.Kozek@Comarch.pl
Dostawcy
Twoja
firma
Kooperanci Odbiorcy
Stali
Indywidualni
Schemat 1. Charakterystyka rynku B2B
NOWE ROZWIĄZANIA
27
MAGAZYN COMARCH ERP
NR 1/2013 (19)

3. promocje. Narzędzie pozwala na współpracę nie tylko
z kontrahentami posługującymi się językiem pol-
skim, ale także znającymi język rosyjski, ukraiński,
angielski, niemiecki czy francuski. W efekcie możliwa
jest obsługa w tej formie kontrahentów działających
w wielu krajach.
Przekaż pałeczkę klientowi
Skutecznai kompleksowaprezentacjaofertymajeden
cel – doprowadzenie do sprzedaży. Spośród prezen-
towanych produktów klient w każdym momencie
możeskompletowaćswój„koszyk”i zamówićwybrane
towary. W razie potrzeby proces składania zamó-
wień może być poprzedzony zapytaniem ofertowym,
następnie przygotowaniem oferty, z którą klient może
się zapoznać poprzez Comarch ERP Pulpit Kontra-
henta, a w razie akceptacji również elektronicznie ją
potwierdzić i wprowadzić zamówienie.
Co istotne, zamówienie klienta jest natychmiast
widoczne w systemie klasy ERP. W efekcie czas, który
pracownicy w tradycyjnej formie współpracy poświę-
ciliby na przyjęcie telefonicznego czy ustnego zamó-
wienia, zanotowanie jego szczegółów i wprowadzenie
do systemu, mogą przeznaczyć na realizację.
Nie tylko sprzedaż
Współpraca ze stałymi odbiorcami nie kończy się
na obsłudze zamówień i prezentacji informacji
o stanie płatności. Równie ważna jest profesjonalna
obsługa posprzedażowa. Zależnie od specyfiki prowa-
dzonej działalności może zachodzić potrzeba przyję-
cia i realizacji reklamacji, zgłoszeń związanych z serwi-
sowaniem zakupionych towarów czy monitorowania
zleceń produkcyjnych. Wszystkie te obszary wspiera
Comarch ERP Pulpit Kontrahenta.
Elektroniczna wymiana
dokumentów
Współpraca B2B wiąże się z wymianą ogromnej liczby
dokumentów.Zamówienia,faktury,awizawysyłekczy
potwierdzeniadostawz jednegotygodniamogązłożyć
sięnastoskarteko wadzekilkudziesięciukilogramów.
Alternatywą dla tradycyjnych dokumentów papiero-
wych jest wykorzystanie rozwiązań klasy EDI (Electro-
nicDataInterchange–elektronicznawymianadanych).
SystemyComarchERPsąw pełnizintegrowanez narzę-
dziemComarchEDI–platformąpozwalającąnaelektro-
nicznyobiegdokumentówmiędzyprzedsiębiorstwami.
ComarchEDIjestoperatoremposiadającymnajwiększą
liczbęużytkownikóww EuropieŚrodkowo-Wschodniej.
Największesiecihandlowekorzystająz tejplatformydo
komunikacjiz dostawcami.Obecnieplatformaintegruje
ze sobą społeczność ponad 11 tysięcy firm.
Dzięki narzędziu EDI można bezpośrednio z systemu
ERP: przyjmować zamówienia od i wysyłać zamówie-
nia do kontrahentów, wysyłać i odbierać od kontra-
henta awizo wysyłki, wysyłać i odbierać potwierdze-
nia dostawy oraz odbierać i wysyłać faktury i korekty
do faktur.
Okiem klienta – rozmowa z Mateuszem Makowczyńskim,
informatykiem w firmie Partner Sp. z o.o.
Z jakich powodów zdecydowali się Państwo na wdrożenie rozwiązania Comarch ERP Pulpit Kontrahenta?
Mateusz Makowczyński: Rosnąca liczba zamówień oraz zapytań klientów o dostępność towarów zmusiły
nas do poszukiwań optymalnego rozwiązania B2B. Kolejnym problemem były błędy – zamówienia wysyłane faksem były w większości pisane
ręcznie, co nie zawsze pozwalało w 100 proc. odczytać intencje klienta. Zintegrowanie systemu zamówień, sprzedaży oraz płatności, co umożli-
wia nam Comarch ERP Pulpit Kontrahenta, okazało się dla nas najlepszym rozwiązaniem.
Czy Państwa odbiorcy szybko przekonali się do korzystania z platformy?
MM: Zróżnicowanie wieku wśród klientów naszej firmy jest ogromne. A z wiekiem klienta nierozłącznie wiąże się umiejętność obsługi kompu-
tera oraz aplikacji internetowych. Młodsi użytkownicy szybko dostrzegli zalety nowego systemu. Starsi mieli nieco więcej obaw. Tu pomocne oka-
zało się oddelegowanie jednego z młodszych pracowników firmy do obsługi systemu. Rozwój aplikacji internetowych na rynku polskim wymu-
sił na większości firm naszego sektora wprowadzenie podobnych rozwiązań. Podobieństwo w obsłudze aplikacji tego typu znacznie pomogło
w nauce obsługi naszego systemu sprzedaży.
Jakie korzyści osiągnęli Państwo dzięki wdrożeniu?
MM: Obecnie z Comarch ERP Pulpit Kontrahenta korzysta prawie 95 proc. naszych klientów. Szybkość realizacji zamówień wzrosła o 50 proc.,
przy jednoczesnej eliminacji błędnych zamówień. Z pewnością wprowadzenie nowego systemu jest silnym argumentem przekonującym klienta
do zakupu w naszej firmie.
Wdrożenie przeprowadził Infortes Sp. z o.o., partner Comarch
NOWE ROZWIĄZANIA
28

4. Wskazane operacje nie wymagają drukowania doku-
mentów. Do wymiany między firmami wykorzysty-
wane są pliki w formacie XML. Dzięki temu obieg
dokumentów jest szybki (czas przesyłu danych przez
Internet jest nieporównywalnie krótszy od czasu
potrzebnego do dostarczenia dokumentów w tra-
dycyjnej formie) i niskokosztowy (brak nakładów
na papier, koperty, materiały eksploatacyjne do dru-
karek, koszty wysyłki etc.).
Narzędzia typu EDI są od lat powszechnie stosowane
przez duże sieci handlowe, które znane są z twardej
kontroli kosztów. Duzi gracze na rynku retail często
wymagają wdrożenia elektronicznej wymiany doku-
mentów od swoich kooperantów, przez co stale rośnie
społecznośćprzedsiębiorcówwymieniającychzesobą
dokumenty w formie elektronicznej.
Umowy pod kontrolą
Relacje B2B prawie zawsze opierają się na ustalonych,
sformalizowanych zasadach, regulowanych poprzez
podpisywane umowy. W ramach systemu Comarch
ERP XL dostępny jest dedykowany obszar wspiera-
jący procesy związane z rejestrowaniem zawiera-
nych przez firmę umów. Narzędzie cechuje się przede
wszystkim elastycznością – pozwala zarejestrować
dowolnego typu umowę (np. serwisowe, podwyko-
nawcze, kontrakty handlowe), wskazać jej wartość,
określić szczegółowe warunki, osobę odpowiedzialną,
a także zdefiniować dla niej dodatkowe, własne ele-
menty i właściwości. Tworzenie podobnych umów
ułatwiają wzorce, w których można zdefiniować
pewne wspólne elementy dla umów danego typu.
Warunki zawieranych umów mogą się zmieniać,
co w dynamicznymśrodowiskugospodarczymjestcał-
kowicienaturalne.Odzwierciedleniemtegotypuzmian
w systemie klasy ERP jest możliwość ewidencjonowa-
nia aneksów do umów. Oprogramowanie wspiera rów-
nież ocenę rentowności umów, która odbywa się na
podstawie dokumentów powiązanych z daną umową.
Mogą to być dowolne dokumenty lub pozycje doku-
mentów zarejestrowanych w Comarch ERP XL.
Uporządkowanieumówzawieranychz kontrahentami
w jednym narzędziu daje wiele korzyści. Łatwy dostęp
do kompleksowej informacji o umowach wpływa na
efektywność współpracy B2B. Istotna jest także moż-
liwość bieżącej oceny rentowności działań realizowa-
nych na podstawie umów.
Okiem integratora – rozmowa z Piotrem Mazurkiem,
prezesem zarządu Infortes Sp. z o.o., (partner Comarch)
Czy firmy są świadome korzyści, jakie mogą osiągnąć dzięki rozwiązaniom B2B?
Piotr Mazurek: Większość firm, z którymi rozmawiamy, wie, jak funkcjonują tego typu aplikacje, jednak wiele
z nich obawia się, że ich klienci nie przestawią się na ten kanał składania zamówień i dostępu do danych.
Zawsze staramy się przedstawiać Comarch ERP Pulpit Kontrahenta jako uzupełnienie dotychczasowych
kanałów sprzedaży, a nie narzędzie, które je zastąpi. Jako firma wdrożeniowa potrafimy dopasować ten moduł
do indywidualnych potrzeb klienta. Uruchomienie rozwiązania to przede wszystkim możliwość pozyskania
dodatkowych klientów i realizacji większej liczby zamówień, a nie tylko zamiana formy kontaktu z klientem.
Czy zauważają Państwo zwiększone zainteresowanie tego typu narzędziami?
PM: Tak, coraz więcej firm wybierając nowe oprogramowanie, koncentruje się na modułach sprzedaży inter-
netowej, elektronicznej wymiany dokumentów czy mobilnej sprzedaży. Staramy się przedstawić naszym
klientom nie tylko narzędzie informatyczne, ale także know-how w zakresie jego wykorzystania. Na duże
zainteresowanie tego typu modułami ma także wpływ możliwość wdrożenia z wykorzystaniem środków
unijnych i tu także klienci mogą liczyć na nasze wsparcie.
NOWE ROZWIĄZANIA
29
MAGAZYN COMARCH ERP
NR 1/2013 (19)

5. Dlaczego B2B is the best?
Słowo BEST, w dosłownym tłumaczeni z angielskiego
„najlepszy”, może być metaforycznym skrótem korzy-
ści wynikających ze stosowania rozwiązań klasy B2B.
Okazuje się, że dzięki pomocy dostępnych na rynku
narzędzi współpraca z klientami biznesowymi może
przebiegać bezpiecznie, efektywnie, szybko i tanio.
Jednym zdaniem: Wykorzystanie wsparcia rozwiązań
informatycznych z obszaru B2B kilkukrotnie pomnaża
korzyści wynikające z zacieśniania relacji bizneso-
wych pomiędzy firmami.
Okiem integratora – rozmowa z Magdaleną Olszewską,
specjalistą ds. marketingu w Insoft Consulting Sp. z o.o. (partner Comarch)
Dla kogo Comarch ERP Pulpit Kontrahenta będzie idealnym rozwiązaniem?
Magdalena Olszewska: Logika działania tej aplikacji podobna jest do standardowego sklepu internetowego.
Jednak nie jest ona otwarta na zewnątrz, dostępna dla wszystkich. Informacje przekazywane za jej
pośrednictwem skierowane są do konkretnych podmiotów gospodarczych, bezpośrednio zainteresowanych
ofertą, czyli tych, z którymi dostawca nawiązał już relacje biznesowe. Zatem Comarch ERP Pulpit Kontrahenta
to rozwiązanie idealne dla firm pragnących rozwinąć internetowy kanał sprzedaży i komunikacji, z którego
mieliby korzystać partnerzy biznesowi danego przedsiębiorstwa. To doskonały wybór dla przedsiębiorstw
z rozdrobnioną strukturą organizacyjną, wieloma oddziałami oraz liczną grupą kontrahentów.
Jak w pełni wykorzystać rozwiązania B2B?
MO: Ważne, aby wybrane narzędzie dawało możliwość integracji z użytkowanym w przedsiębiorstwie sys-
temem klasy ERP, zapewniając automatyczne przekazywanie danych o cenach i dostępności asortymentu
poszczególnym klientom, dokonywanie rezerwacji czy przekazywanie zamówień do realizacji. A to wszystko
bez większej ingerencji handlowców. Wdrożenie rozwiązania B2B to jedno. Ważne jest również przekona-
nie kontrahentów do korzystania z tego środka komunikacji. Istotne zatem, aby rozwiązanie miało przej-
rzysty i prosty, ale nie ubogi, interfejs, a katalogi produktów udostępniały w atrakcyjny sposób wszelkie
niezbędne informacje na ich temat.
Jakie oczekiwania wobec rozwiązań B2B mają klienci?
MO:Jedenz klientówInsoftConsultingSp.z o.o.,PrzedsiębiorstwoHandloweCHEMIASp.z o.o.,wiodącafirmahandlowaz branżybudowlanejnaterenie
północnejPolski,poszukiwałarozwiązania,któreusprawniobsługęodbiorców,skracającjednocześnieczaswymianyinformacjimiędzyfirmąa kontra-
hentami. Już na etapie pierwszych rozmów klient poinformował nas, że wśród stawianych przez niego celów jest udostępnienie klientom możliwości
sprawdzaniaonlinestanówmagazynowych,dostępnościasortymentu,należnościczyhistoriizamówieńorazrejestracjiprzeznichdokumentów,co skut-
kowałoby zmniejszeniem ich liczby w formie papierowej przesyłanej do centrali i oddziałów. Z drugiej strony spółka zakładała, że przeniesienie części
działań na klientów, do których należało będzie wprowadzenie danych oraz odpowiedzialność za prawidłowość zamówienia, pozwoli na odciążenie
pracownikówdziałuhandlowegoorazzminimalizujeliczbępomyłek.PrzedsiębiorstwozdecydowałosięnawdrożenieComarchERPPulpitKontrahenta.
Bezpiecznie Efektywnie Szybko Tanio
Eliminacja ryzyka zaginięcia
zamówienia, faktury
czy innego dokumentu
Możliwość lepszej prezentacji
oferty, z uwzględnieniem
indywidualnych warunków
handlowych poszczególnych
klientów
Błyskawiczny obieg
zamówień czy innego
rodzaju dokumentów – bez
oczekiwania na dostarczenie
dokumentu papierowego
Oszczędności związane
z przesunięciem obsługi
zamówień z pracownika
na klienta
Ochrona wrażliwych danych
przed niepowołanym
dostępem
Zmniejszenie ryzyka błędnej
realizacji zamówień
Brak konieczności poświęcania
czasu na ręczne wprowadzanie
zamówień do systemu klasy ERP
Eliminacja kosztów
związanych z wydrukiem
i wysyłką dokumentów
NOWE ROZWIĄZANIA
30