Potrzebujesz rozwiązania dla elektronicznego obiegu dokumentów wychodzących? AVOCADO eDocs automatycznie wysyła dokumenty elektroniczne (faktury, raporty, noty windykacyjne) i zapewnia kontrolę wysłanych dokumentów. Dzięki temu masz pewność doręczenia!

1. [CASE STUDY #4]
Zarządzanie obiegiem
dokumentów wychodzących
#EDOKUMENTY

2. Branża: wdrożenie u lidera
branży nowoczesnych
rozwiązań pocztowych
CEL WDROŻENIA →Całkowite wyeliminowanie
powtarzających się akcji/czynności w postaci manualnej
wysyłki dokumentów handlowych.
Wolumen wysyłanych
dokumentów: kilkadziesiąt
tysięcy dziennie (w okresie
rozliczeniowym)

3. Grupa Kapitałowa, w skład której wchodzi m.in operator logistyczny,
decydując się na nowe technologiczne usprawnienia kładzie szczególny
nacisk na sprawdzone oraz dojrzałe rozwiązania.
Idąc z duchem czasu, firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania do
elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wychodzących. W
oparciu o wcześniejszą współpracę, naturalnym posunięciem było
zwrócenie się do YOSI.PL, producenta systemu AVOCADO eDocs, o
wsparcie we wdrożeniu holistycznego rozwiązania do elektronicznego
zarządzania obiegiem dokumentów, w powiązaniu z wykorzystywanym
systemem Comarch ERP XL. Od roku 2017 Spółka korzystała ze wsparcia
YOSI.PL w utrzymaniu, kastomizacji oraz rozwoju systemu Comarch ERP XL.

4. Wiedząc, że wdrożenie systemu AVOCADO eDocs w 6 podległych
spółkach jednocześnie będzie wdrożeniem na dużą skalę,
pracownicy YOSI.PL we współpracy z Klientem przeprowadzili
kompleksowy audyt. Analiza potwierdziła realną potrzebę
wdrożenia rozwiązania do elektronicznego zarządzania obiegiem
dokumentów. Na podstawie analizy opracowano strategię, która
pozwoli zupełnie wyeliminować tradycyjną obsługę dokumentów
w formie papierowej oraz pozytywnie wpłynie na zwiększenie
wydajności przetwarzanych dokumentów w przedsiębiorstwie
poprzez uporządkowanie i automatyzację czynności
powtarzalnych.

5. Aplikacja AVOCADO eDocs została wdrożona w całej Grupie
Kapitałowej, czyli w 6 różnych spółkach. Z poziomu aplikacji,
docelowo zaplanowano zarządzanie wysyłkami faktur, faktur
zaliczkowych, korekt, not memoriałowych, potwierdzeń sald,
specyfikacji lub innych dokumentów handlowych i księgowych.
Głównym celem wdrożenia było wyeliminowanie tradycyjnej obsługi
dokumentów w formie papierowej, zwiększenie wydajności
przetwarzanych dokumentów oraz optymalizacja pracy Działu
Księgowości.

6. Proces wdrożenia aplikacji AVOCADO eDocs, rozpoczął się od ustalenia, a
następnie zdefiniowania odpowiednich szablonów wiadomości. W zależności
przedmiotu wysyłki, odpowiednio dostosowana treść oraz załączniki są
generowane a następnie wysyłane. Wiadomości są przesyłane z określonych
skrzynek pocztowych w zależności od grupy docelowej odbiorców. Oznacza to, że
bez naszej interakcji wiadomości “wiedzą” z jakiej skrzynki pocztowej mają
wychodzić oraz na jaki adres docelowo mają trafiać.
Zarówno treść wiadomości email jak i załączniki, generowane są
automatycznie, na podstawie danych z systemu Comarch ERP XL. Załączniki
dołączone do wiadomości, zazwyczaj przesyłane są w formacie pdf oraz csv,
przykładowo faktura i specyfikacja, czyli szczegółowy wykaz zrealizowanych usług
w okresie rozliczeniowym objętych danym dokumentem handlowym. Szablony, na
podstawie których generowane są wydruki pdf, dołączone do wiadomości,
pobierane z wydruków Crystal Reports, zdefiniowanych w systemie ERP.

7. Stanowi to duże ułatwienie w zarządzaniu szablonami wydruków,
których wszystkie definicje są w jednym miejscu. Załączniki zawierające
szczegółową specyfikację, generowane automatycznie w procesie wysyłki w
formacie csv, powstają w oparciu o dane z zewnętrznego źródła.
Zbudowanie tego procesu było dla naszych specjalistów dużym wyzwaniem,
z którym dzięki doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy poradziliśmy sobie
doskonale. W relacji usługodawca – kontrahent, warunkiem koniecznym do
przesyłania i udostępniania elektronicznie dokumentów handlowych jest
uzyskanie uprzedniej zgody odbiorcy na jej przesyłanie drogą elektroniczną,
tak więc, nie w każdym przypadku sprawdzi się scenariusz wysyłania
automatycznych wiadomości do wszystkich kontrahentów. Wychodząc
naprzeciw temu problemowi, generujemy wszystkie dokumenty handlowe,
ale tylko część z nich jest wysyłana drogą elektroniczną, reszta natomiast
służy do wydruku oraz wysyłki do kontrahenta w formie papierowej.

8. Wdrożenie aplikacji AVOCADO eDocs, oprócz niepodważalnej korzyści
jaką jest w pełni zautomatyzowany proces wysyłki dokumentów
drogą elektroniczną, miało na celu również ułatwienie windykacji, w
tym automatyczną wysyłkę ponagleń, wezwań do zapłaty oraz, co
ważniejsze, zbieranie informacji dot. doręczeń, czyli wiadomości,
które zostały ze 100% pewnością otwarte przez naszego kontrahenta.

9. Dzięki wdrożeniu systemu AVOCADO eDocs w całej Grupie Kapitałowej,
nastąpiła pełna automatyzacja w zakresie zarządzania dokumentami
elektronicznymi.
Cały proces, pozwala nie tylko uniknąć błędów czy omyłkowego wysłania
nieprawidłowego załącznika – nie wymaga on żadnego zaangażowania ze
strony pracowników, bowiem odbywa się w tle. Wszystkie informacje
zwrotne, jak data wysyłki oraz adres e-mail, przechowywane są w
systemie ERP. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi normami dotyczącymi
archiwizacji dokumentów handlowych, aplikacja prowadzi archiwum z
kontrolą czasu przechowywania poszczególnych dokumentów.

10. Z punktu widzenia potrzeb firmy, największą zaletą AVOCADO eDocs
jest możliwość utworzenia wielu szablonów, dla każdej ze spółek w
ramach Grupy Kapitałowej. Szablony, oprócz oczywistych różnic w
treści wynikających z kastomizacji, różnią się także językiem
wiadomości. Każdy wychodzący mail może mieć inną treść, inny
załączniki oraz inną specyfikację pobieraną z zewnętrznego źródła. Gdy
wyobrazimy sobie skalę tego wdrożenia oraz poziom skomplikowania
całego procesu, z całą pewnością można stwierdzić, że kolejna aplikacja
z grupy AVOCADO Soft, doskonale odnalazła się w realiach
biznesowych, gdzie skalowalność rozwiązania okazała się naprawdę
imponująca.

11. EFEKTY WSPÓŁPRACY
Pozytywny wpływ na finanse firmy, dzięki automatyzacji procesów, które
wcześniej wymagały zaangażowania wielu pracowników
Jedna, wspólna i uporządkowana przestrzeń dla całości wysłanej
dokumentacji
Pełna informacja o położeniu dokumentu oraz proste wyszukiwanie
Ujednolicenie procedur firmowych
Wdrożenie koncepcji „paperless office”

12. KORZYŚCI Z WDROŻENIA
katalog rozwiązań ONLINE
WWW.YOSI.PL
WWW.YOSI.PL
katalog rozwiązań ONLINE
WWW.AVOCADOSOFT.PL
WWW.YOSI.PL
EMAIL: kontakt@avocadosoft.pl / kontakt@yosi.pl
TEL: 12 345 02 56
Kontakt
https://www.linkedin.com/company/avocadosoftpl