Oplæg vedr. OS2KLE og egenudviklet I/O-manager i Syddjurs Kommune - givet på Kortdage 2014 i Aalborg.

1. Styr(k) digitalisering og effektivisering
med metadata og autoopmærking
Kortdage – 20. november 2014
Aalborg Kongres & Kultur Center
Jon Badstue Pedersen
Afdelingsleder
Digitalisering
Syddjurs Kommune
jbp@syddjurs.dk

2. Agenda
Jon Badstue Pedersen
Kommunal funktion
Afdelingsleder
Digitalisering (inkl. GIS-division)
Syddjurs Kommune
Tværkommunal funktion
Sekretær/bestyrelsesmedlem
Bestyrelsen
OS2 – Offentligt
digitaliseringsfællesskab
jbp@syddjurs.dk
Tlf. +45 21 17 39 15

3. En af nøglerne til automatisering af processer er metadata. Det er metadata, der sætter os i stand til at
sende den rette information til det rette sted på det rette tidspunkt.
Men hvordan får vi skabt metadata og hvordan holder vi styr på dem? Hvordan sikrer vi at metadata og
dermed viden kan udveksles både mellem systemer og mellem organisationer?
Vi gennemgår hvordan Syddjurs Kommuner arbejder med taxonomier, automatisk klassifikation og
metadata. Og så ser vi nogle helt praktiske eksempler på den forretningsmæssige værdi af metadata.
Syddjurs Kommune har selv udviklet en Input/output(I/O)management-arkitektur, med egne komponenter til
at vedligeholde taksonomier, håndtere opmærkning af organisation og opgaver samt til at distribuere
dokumenter mm. pba. metadata-opmærkninger.
Syddjurs Kommunes I/O-manager er en systemuafhængig fordelingsbroker, der primært håndtere
kommunikation (fysisk post, mails og blanketter) til kommunens ESDH-system. I/O manageren ensretter al
input i fastdefinerede datastrukturer som kan anvendes direkte i kommunens systemer. Al data bliver
således sorteret, opmærket, beriget og ensrettet helt automatisk, så data finder optimal systemmæssig
anvendelse i forbindelse med f.eks. auto- og præjournalisering.
Syddjurs Kommunes I/O-manager sikrer endvidere kommunen et langt bedre overblik over indgående
kommunikation, hvorved der opnås ressourcemæssige fordele for den enkelte sagsbehandler.
Indlægget vil give et hands-on indblik i Syddjurs Kommunes I/O-management arkitektur og har særlig fokus
på den automatiske metadata-opmærkning (med KLE) af borgerhenvendelser samt hvordan processen
understøttes af en opgavefordelingskomponent. Der vil være live-demonstration af Syddjurs’ input
management-løsning, så man kan se hvordan metadata og opmærkning automatiserer administrative
processer og øger værdien i slutproduktet.
Abstract
De fleste ser metadata som et nødvendigt men tidskrævende onde.
Det bliver interessant at høre jeres bud på den forretningsmæssige
værdi af metadata.

4. • KL Emnesystematik – en Syddjurs-forhistorie
• (Auto)opmærkning i Syddjurs – hvad vil vi?
• Valg om at anvende I/O-manager og egenudvikling
• Komponent 1: Berigelseskomponent - OS2kle
• Komponent 2: SOFD (lokalt datavarehus (MDM))
• Komponent 3: SOFD Opgavefordeler
• Løsningsarkitektur
• Resultater og perspektiver
Agenda

5. Lidt terminologi:
KLE: KL Emnesystematik er en lovbaseret kommunal taksonomi
(journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale
opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven
(handlingsfacetterne) på den enkelte sag.
Se mere på http://www.kle-online.dk/
KLE
OS2kle : Beriget ”operationel” KLE

6. • ESDH (højeste indholdsmæssige kvalitet i
Danmark).
KLE-forhistorie 1

7. KLE-forhistorie 2
• Det er obligatorisk at opmærke alle
indholdssider i syddjurs.dk med KLE

8. • Alle IT-systemer opmærkes med KLE (opgaver
der IT-understøttes af systemet) i Syddjurs’
kontraktdatabase
KLE-forhistorie 3

9. KLE-forhistorie 4
Deltager i tværkommunalt OS2-projekt (KITOS)
med Roskilde, Ballerup, Sorø og Ringsted vedr.
Digitaliseringsoverblik baseret på KLE

10. • KL vedligeholder den ”gratis” 
• KLE kendes i forvejen i organisationen
• KLE er moden
• KLE er mappet til FORM (og meget andet)
• Automatisk relation til ESDH-indhold, blanketter og
selvbetjeningsløsninger
Hvorfor KLE?

11. Hvad vil vi med KLE-opmærkning?
• Distribuere mails
• ”Læse” mails og agere på baggrund deraf
• ”Læse” indskannet fysisk post og agere på baggrund
deraf (eks. Præjournalisering)
• Understøtte søgning på syddjurs.dk
• Understøtte borgeren i kontaktsituationer
• Understøtte omstilling/telefonbog
• Understøtte aftalestyring og digitalisering/ effektivisering

12. I/(O)-Manager
• Prioritet at eje forretningskritiske elementer og viden
• Ønske om løse koblinger
• Derfor valg af open source og egenudvikling.
– JBoss og Camel
– Egenudviklet opgavefordeler i .Net
– OS2kle, Taxon og TaxonHub (open source)
– Snitflader til Exchange og Acadre CM (ESDH)

13. Open source
• OS2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab
arbejder kun med reel open source
• OS2kle er gratis
• Taxon er open source
• TaxonHub koster ca. 20.000 kr. årligt

14. Komponent 1: OS2kle

15. Komponent 1: OS2kle

16. Komponent 1: OS2kle

17. OS2kle
Demo af opmærkning med
OS2kle via www.syddjurs.dk

18. Komponent 2: SOFD
Sandhedsdatabasen 

19. Komponent 3: Opgavefordeler

20. Løsningsarkitektur
Kontakt-hieraki
Digital
post
Syddjurs@syddjurs.dk
/ Exchange
Syddjurs
I/O-komponent
(Jboss og Camel)
Afhentning
af msg, txt,
pdf og xml
Berigelses-service:
OS2kle via Taxon
KLEnr.
Afdelingspost-kasse
(Exchange)
Eks.
jobcenter@syddjurs.dk
Borger /
Virksomhed
Dagens Post i
Acadre CM hos
rette afdeling og
sagsbehandler –
og med en note
SOFD
(Syddjurs Organisations-og
ForretningsDatavarehus)
KLEnr. OrgID (LOS)
OrgID (Acadre CM)
Fysisk
Brev
Data
Scanning
SFTP
SOFD Opgavefordeler
Mapning
Org og KLE
KLEnr.
ID
Mail
Mapning
Org og
ESDH

21. Resultatet i ESDH
Masser af dejlige metadata
KLE-opmærkning dikterer automatisk
organisationsenhed, ESDH-enhed og
medarbejder.

22. Overblik, styring og kontrol

23. Resultat efter 9 måneder
• 75% af al indgående skannet post distribueres
automatisk til rette afdeling/medarbejder
• Vi vurderer at 85% er grænsen.

24. • Oplysningsskemaer sender vi automatisk en mail-kopi af
til revision.
• Regninger fra TDC journaliserer vi automatisk på en
eksisterende sag
• Ansøgning om dansk pas opretter vi en ny sag på,
journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.
• Ændringer vedr. ansøgning om kørekort - opretter vi en ny
sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen igen.
• Anmodninger om fritagelse for Digital Post opretter vi en
ny sag på, journaliserer dokumentet, og lukker sagen
igen.
Resultat efter 9 måneder

25. Hvordan kan mit arbejde med (geo)data
skabe værdi?
Autoopmærkning, automatiske relationer, automatisk
distribution og præjournalisering, IDM, Ledelsesinformation.
Hvorfor skaber det værdi?
Vi kan effektivisere og automatisere processer for ”de kolde
hænder”. Langt bedre overblik og ressourcemæssige fordele
for den enkelte sagsbehandler
For hvem?
Nøglesekretærer, journaliserings- og postansvarlige, ledere,
alle medarbejdere der arbejder med dokumenter og sager
Styr(k) digitalisering og effektivisering med metadata, Jon Badstue Pedersen

27. • http://www.syddjurs.dk/
• http://www.os2web.dk/
• http://www.os2web.dk/os2kle
• https://os2web.atlassian.net/browse/KLE
• http://kle-online.dk/
• http://taxon.dk/
• http://halibut.dk/
• http://www.datascanning.dk/
Links