Vicb qt-10 procedure-for_qms_audit_checked_-_translation_0

Web: http://VinaCert.vn E.mail: certify@VinaCert.vn
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHỨNG
NHẬN HỆ THỐNG QUẢN
LÝ/Procedures for audit and
certification of management
system
VICB-QT-10
Hiệu chỉnh/Revision:
02
Ngày ban hành/Date of issuance:
24/7/2014
THEO DÕI HIỆU CHỈNH TÀI LIỆU/Document Revision Log
Lần sửa
đổi/Revision
date
Tóm lược hiệu chỉnh/Revision summary
24/7/2014
- Mục 4.2.3.5. c. Xem xét các báo cáo đánh giá và hành động khắc phục: thay đổi VICB xem
xét thành CD xem xét
- Sửa nội dung trong mục 4.2.3.5.3: …. : “CD tổ chức chế bản quyết định chứng nhận,
chứng chỉ chuyển cho khách hàng tham khảo (xem thêm quy định về chứng nhận VICB-
QD-02). Sau khi khách hàng xác nhận nội dung chứng chỉ, CD trình Tổng giám đốc ký
chứng chỉ bản chính (trừ HCC)” thành “Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đánh giá, CD
thẩm tra hồ sơ theo BM-QT-10-12. Căn cứ lĩnh vực đăng ký chứng nhận của khách
hàng, HĐCN chỉ định chuyên gia đánh giá/kỹ thuật, thành viên HĐCN, ban kỹ thuật có
code phù hợp thẩm tra hồ sơ về mặt kỹ thuật. Ban kỹ thuật gồm (các) thành viên có đủ
năng lực và không tham gia vào quá trình đánh giá.
Dựa trên kết quả thẩm tra hồ sơ đánh giá và kiến nghị của hội đồng chứng nhận, Tổng
giám đốc ra quyết định theo BM-QT-10-12:
+ Cấp chứng chỉ cho khách hàng: CD thông báo kết quả đánh giá cho khách hàng theo
BM-QT-10-13 và dự thảo quyết định cấp chứng chỉ và chứng chỉ chuyển cho khách
hàng xác nhận (xem thêm quy định về chứng nhận VICB-QD-02). Sau khi khách hàng
xác nhận nội dung chứng chỉ, CD soạn thảo quyết định cấp chứng chỉ và in chứng chỉ
trình Tổng giám đốc ký ban hành theo BM-QD-02-01. Hiệu lực chứng chỉ là 3 năm.
+ Không cấp chứng chỉ cho khách hàng: CD soạn thảo công văn thông báo cho khách
hàng về việc không cấp chứng chỉ và có nêu rõ lý do theo BM-QT-10-13.
+ Kiến nghị khác của HĐCN: Tổng Giám đốc xem xét các kiến nghị của HĐCN và ra
quyết định về các kiến nghị. CD căn cứ quyết định của TGĐ và thông báo cho khách
hàng theo BM-QT-10-13”
- Chuyển nội dung mục 6.15 thành 6.3 trong BM-QT-10-12
- Sửa nội dung người kết luận trong mục 7 – BM-QT-10-12
- Sửa nội dung trong BM-QT-10-09
+ bổ sung vào Mục 5: “Ghi chú: Các phát hiện đánh giá trong báo cáo đánh giá này chưa
phải là kết quả cuối cùng. Kết quả cuối cùng do Hội đồng chứng nhận của VinaCert
quyết định và sẽ được VICB thông báo tới Quý khách hàng bằng văn bản”
+ Bổ sung thêm vào phần cuối mục 9 BM-QT-10-09:
Tên chuyên gia tư vấn/ Người xây dựng:…………………………………………
- Sửa nội dung trong BM-QT-10-11:
Chuyển nội dung mục 7,8.9 lên vị trí mục 5,6,7
+ Thêm nội dung sau vào mục 5 mới:
“Ghi chú: Các phát hiện đánh giá trong báo cáo đánh giá này chưa phải là kết quả cuối
cùng. Kết quả cuối cùng do Hội đồng chứng nhận của VinaCert quyết định và sẽ được

VICB-QT-10 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ
Trang 2/27 Soát xét: 02; 7/2014
VICB thông báo tới Quý khách hàng bằng văn bản”.
- Item 4.2.3.5.c. Reviewing audit reports and NCs: changed from “VICB reviews” to “CD
reviews”.
- Updated sub-section 4.2.3.5.3: …. : “CD is responsible for making the draft of
certification decision and the draft of the certificate and send them to the client for
confirmation (refer to Certification Regulations in VICB-QD-02). After receiving
confirmation on the content of the documents from the client, CD presents the drafts to
approve and issue” to “When the complete audit record is received, CD reviews the
record using the form BM-QT-10-12. Based on the scope of certification that the client
seeks, CC will appoint auditor(s)/technical expert(s), member(s) of CC to form a
technical committee with proper NACE code to review the record on technical aspects.
The technical committee includes member(s) having appropriate competence and do not
take part in the auditing process.
- Based on the results from record reviewing and recommendations from the CC,
General Director makes decision(s) using the form BM-QT-10-12:
+ Issuing certificates: CD announces the client of the audit results using the form BM-QT-
10-13 and draft the certificate and certification decision then send them to client for
confirmation (refer to Certification Regulations in VICB-QD-02). After receiving
confirmation on the content of the documents from the client, CD presents the drafts to
approve and issue using the form BM-QD-02-01. The certificate is valid for 03 years.
+ Certification is not granted: CD compose the announcement to send to the client
notifying that certification is not granted with explanation of reasons why using BM-QT-
10-13.
+ CC’s other recommendations: GD reviews recommendations of CC and makes
conclusion regarding these recommendations. CD will make announcement sent to
Client based on conclusion from GD and recommendations from CC using BM-QT-10-
13.
- Within 05 working days from the time CC receives the complete audit record , including
corrective actions (if applicable), CD shall review the record using the Form BM-QT-10-
12 and notify the client of the final results using the form BM-QT-10-13.
- Change item 6.15 to 7.3 in the form BM-QT-10-12
- Change the conclusion part in section 7 of Form BM-QT-10-12
- Change the Form BM-QT-10-09
+ Add to Section 5: “Note: Findings in this audit report are not final results. Final results
are determined by the Certification Council of VinaCert and the client will be notified of
the final results by VICB in writing”
+ Add to the ending of section 9 of Form BM-QT-10-09:
Name of consultant/person established the system
:…………………………………………
- Change the BM-QT-10-11:
Move the content of sections 7,8.9 to sections 5,6,7
+ Add to Section 5:
“Note: Findings in this audit report are not final results. Final results are determined by
the Certification Council of VinaCert and the client will be notified of the final results by
VICB in writing”.

Trang 3/27 Soát xét: 02; 7/2014
Chức
danh/Position
Duyệt/Approved Kiểm tra/Checked Soạn/Compiled
T.Giám đốc/General Director QMR
Trưởng phòng
CD/Head of CD
Ký tên/Signature
Họ và tên/Full
name
Phạm Văn Thành Ngô Văn Nam Đặng Thị Hương

Trang 4/27 Soát xét: 02; 7/2014
1. THAM KHẢO 1. REFERENCES
- ISO 17021; ISO 22003; IAF GL 5; IAF
GL 2, guide 65, IAF MD 1:2007; IAF MD
2:2007; IAF MD 3:2008; IAF MD 4:2008; IAF
MD 5: 2009 ; IAF MD 10:2013; IAF MD
11:2013
CÁC CHỮ VIẾT TẮT
- BD: Phòng Kinh doanh
-
- CD: Certification Department: Phòng
chứng nhận
CÁC ĐỊNH NGHĨA DÙNG TRONG QUY TRÌNH
ĐÁNH GIÁ
- ISO 17021; ISO 22003; IAF GL 5; IAF
GL 2, guide 65, IAF MD 1:2007; IAF MD
2:2007; IAF MD 3:2008; IAF MD 4:2008; IAF
MD 5: 2009 ; IAF MD 10:2013; IAF MD
11:2013
ABBREVIATIONS
- BD: Business Department
- CD: Certification Department
Definitions used in the audit procedure
2. PHẠM VI – MỤC ĐÍCH 2. SCOPE - PURPOSES
2.1 Đưa ra các yêu cầu, thủ tục cho việc đánh giá
hệ thống quản lý chất lượng.
2.2 Tiến hành đánh giá hệ thống quản lý theo các
chương trình đánh giá sau:
o Đánh giá sơ bộ;
o Đánh giá chính thức;
o Đánh giá giám sát, Đánh giá tiếp theo, Đánh
giá mở rộng;
o Đánh giá lại
o Đánh giá chuyển đổi
2.1. Specify requirements and procedures for the
quality management system audit.
2.2. Implement the audit of the management
system according to the following audit programs:
- Pre-audit;
- Audit;
- Surveillance audit, Follow-up audit, Extending
audit;
- Re-audit
- Transfer audit
3. TRÁCH NHIỆM 3. RESPONSIBILITIES
- Phòng CD có trách nhiệm lập chương trình
đánh giá, xem xét thành phần đoàn đánh giá
trình Giám đốc phê duyệt;
- Phòng CD có trách nhiệm tổ chức thẩm tra
các hành động khắc phục của khách hàng gửi
đến và kiến nghị lên GĐ xem xét đề nghị TGĐ
cấp chứng chỉ khi HDKP của khách hàng
được chấp nhận;
- Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập kế
hoạch đánh giá, tiến hành đánh giá, hoàn
thành báo cáo đánh giá;
- Văn phòng có trách nhiệm tổ chức các cuộc
đánh giá theo thông báo của CD;
- BD có trách nhiệm cung cấp các thông tin
ban đầu của khách hàng cho CD và phối hợp
với khách hàng tổ chức trao chứng chỉ khi có
yêu cầu.
- The CD shall be responsible for establishing the
audit program and reviewing the audit team
composition to submit to Director General for
approval;
- The CD shall be responsible for organizing the
verification of corrective actions taken by the
customer and making recommendation to Director
General to review the certificate issuance when
the customer’s corrective actions are accepted;
- The audit team leader shall be responsible for
audit planning, implementing and reporting;
- The AD shall be responsible for organizing the
audits in accordance with the CD’s notices;
- The BD shall be responsible for providing the
customer’s initial information to the CD and
coordinating with the customer to organize
granting certificate if requested.
4. THỦ TỤC 4. PROCEDURE
Chú ý: Khi có sự mâu thuẫn giữa quy trình/thủ tục
chung với các yêu cầu cụ thể thì các yêu cầu cụ
Note: When there is a conflict between general
process/procedure with specific requirements, the

Trang 5/27 Soát xét: 02; 7/2014
thể sẽ được ưu tiên thực hiện. priority implementation should be given to specific
requirements.
4.1 CHƯƠNG TRÌNH
o Sau khi ký kết hợp đồng chứng nhận (kể cả
chứng nhận mở rộng, chuyển đổi, nâng cấp,
đánh giá lại) với khách hàng, phòng BD chuyển
bản đề nghị chứng nhận hệ thống quản lý
tương ứng (BM-QT-08-05; BM-QT-08-13; BM-
QT-08-14);
o CD tiến hành xem xét yêu cầu của khách
hàng, năng lực của VICB để phê duyệt yêu
cầu khách hàng và cấp mã khách hàng; CD
liên hệ với khách hàng để thu thập bổ sung các
tài liệu liên quan của khách hàng (nếu cần) như:
sổ tay chất lượng/ tài liệu tương đương, các thủ
tục/quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn khách
hàng đăng ký chứng nhận;
o CD lập chương trình đánh giá BM-QT-10-01
(cho chu kỳ chứng nhận 3 năm) trình Tổng
giám đốc phê duyệt; Thời lượng các cuộc
đánh giá được hoạch định trong chương trình
theo hướng dẫn của IAF MD 5:2009 hoặc
Biểu mẫu cách tính tương đương.
o Khi xác định chương trình đánh giá và các lần
điều chỉnh sau đó, VICB xem xét quy mô tổ
chức, phạm vi và tính phức tạp của HTQL
của khách hàng, sản phẩm và quy trình cùng
với tính hiệu quả của HTQL và kết quả của
các lần đánh giá trước. Khi điều chỉnh
chương trình đánh giá, VICB thu thập các
thông tin đầy đủ và có thể thẩm tra được để
xem xét và lưu hồ sơ.
o VICB cho phép các chuyên gia đánh giá và
chuyên gia kỹ thuật tiếp cận bộ tài liệu các
quy trình cập nhật nhằm cung cấp hướng dẫn
và các thông tin có liên quan đến hoạt động
chứng nhận.
4.1. PROGRAM
- After signing the certification contract (including
extending, transfering and upgrading certification
and re-certification) with the customer, the BD
should send the certification request for the
relevant management system (BM-QT-08-05; BM-
QT-08-13; BM-QT-08-14);
- The CD shall implement reviewing the customer’s
requests and VICB’s competence to approve his/her
inquiries and issue the customer’s code;
- The CD shall contact the customer to collect and
supplement his/her related documents (if needed)
such as: quality manual/equivalent documents,
procedures/specifications in accordance with the
standards that the customer has applied for
certification;
- The CD shall establish the audit program BM-QT-
10-01 (for 3-year-certification cycle) to submit to
Director General for approval; The length of the
audits are planned in the program under the
intruction of IAF MD 5:2009 or the equipvalent
caculation sample form.
- When determining the audit programme and any
subsequent adjustments, VICB shall consider the
size of the client organization, the scope and
complexity of its management system, products
and processes as well as demonstrated level of
management system effectiveness and the results
of any previous audits. When making adjustments
to the audit programme, VICB shall collect
sufficient, verifiable information to justify and
record.
- VICB shall give auditors and technical experts
access to an up-to-date set of documented
procedures giving audit instructions and all
relevant information on the certification activities.
4.2 ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN
4.2.1 Yêu cầu đối với đánh giá đa điểm:
- Dành cho tổ chức được cấp một chứng chỉ
chứng nhận cho tất cả các điểm :
o Các điểm có hoạt động giống nhau và
trên cùng một đất nước;
o Các điểm được vận hành dưới sự kiểm
soát và quản lý của HTQLCL theo quy
4.2. CERTIFICATION
4.2.1 Requirements for multi-site audit:
- For organizations which are granted one
certificate for all sites:
o All the sites have the same operation and
are within one country;
o All sites are operated under the control
and management of QMS as specified in

Trang 6/27 Soát xét: 02; 7/2014
định trong điều khoản 4 của ISO
9001:2008 hoặc;
o Một cuộc đánh giá nội bộ phải tiến hành
tại mỗi điểm trong vòng 3 năm trước khi
chứng nhận;
o Cuộc đánh giá cuối cùng của các cơ sở
riêng biệt cần phải bao quát toàn bộ hệ
thống và sự khắc phục phải được thực
hiện một cách phù hợp
- Việc lấy mẫu đa điểm chỉ được áp dụng cho các
tổ chức có từ 3 site trở lên. Áp dụng cả cho lần
đánh giá chứng nhận và các cuộc đánh giá giám
sát.
o Việc đánh giá cơ sở có nhiều site thì số
site tối thiểu phải đánh giá như sau: Đánh
giá Ban đầu là y = √ x; Đánh giá giám sát là
y = 0,6.√ x; Đánh giá tái chứng nhận số site
tối thiểu như đánh giá ban đầu, tuy nhiên
nếu trong chu kỳ đánh giá 3 năm tổ
chức không có NC nào được mở thì số
site sẽ được tính là y = 0,8.√ x
Với x: là số site áp dụng chung HTQLCL
của tổ chức cần chứng nhận
o Việc bố trí các site đánh giá phải đảm bảo
tối thiểu 25% số site đánh giá được lựa
chọn một cách ngẫu nhiên
o Việc xem xét các phát hiện đánh giá tại các
điểm lấy mẫu cần phải cho thấy sự tương
quan với các phát hiện đánh giá nội bộ tại
các điểm lấy mẫu đó trong tổ chức;
o Hằng năm phải thực hiện một cuộc đánh giá
tại trung tâm hệ thống quản lý ATTP và trong
thời gian chứng chỉ có hiệu lực, tất cả các
điểm phải được đánh giá giám sát ít nhất
một lần
o Các phát hiện đánh giá tại các điểm lấy
mẫu phải đảm bảo bao trùm được toàn
bộ hệ thống và sự khắc phục phải được
thực hiện một cách phù hợp.
4.2.2 Yêu cầu đối với đánh giá tích hợp nhiều
hệ thống:
- Dành cho tổ chức áp dụng cùng lúc nhiều hệ
thống:
o Các hệ thống được xây dựng tích hợp
trong cùng một tổ chức và một site đánh
giá;
o Việc đánh giá một cơ sở tích hợp nhiều
hệ thống thì manday đánh giá được tính
giảm theo công thức sau đây:
% Số Manday giảm= A% .((X1-1) +
(X2-1) + (X3-1) + (X n-1))
Clause 4 of ISO 9001:2008 or;
o An internal audit shall be conducted at
each site within 3 years before
certification;
o The final audits of separate sites need to
cover the whole system and corrective
actions need to be taken properly.
- Multi-site sampling is only applied to
organizations with 3 sites or more. It is both
applied to certification and surveillance audit.
o For auditing multi-site organizations, the
minimum sites need to be audited as
follows: Initial audit is y = √ x;
Surveillance audit is y = 0,6. √ x; re-
certification audit for minimum sites is the
same as the initial audit, however, if
there is no NC during 3-year auditing
cycle, the number of sites will be
calculated as = 0,8.√ x
With x: being the number of sites applying
QMS of the certified organization.
o The layout of audit sites shall insure that
at least 25% of audit sites are randomly
selected.
o The examination of audit findings at
sampling sites shall show correlation with
internal audit findings at those sites of the
organization;
o Annually, an audit needs to be conducted
at the center of food safety management
system within the validity period of the
certificate, all sites need to be audited at
least once
o The audit findings at sampling sites shall
cover the whole system and corrective
actions need to be taken properly.
4.2.2 Requirements for multi-system integration
audit:
- For organizations which apply multi systems at
the same time:
o The systems are integrally built in one
organization and an audit site;
o For the audit of a multi-system integration,
the percentage of decreased manday is
calculated as follows:
% of decreased manday = A% .((X1-1)
+ (X2-1) + (X3-1) + (X n-1))
n.(Y-1)

Trang 7/27 Soát xét: 02; 7/2014
n.(Y-1)
Trong đó:
A% : là tỉ lệ tương tác giữa các quá trình của
các hệ thống trong tổ chức (0% ≤ A% ≤100%).
A% do phòng chứng nhận xác định sau khi xem
xét hệ thống tài liệu được tích hợp và các hồ sơ:
đánh giá nội bộ, họp xem xét...được tích hợp.
X1,2,...n: Số tiêu chuẩn mà đánh giá viên thứ
1,2...n có khả năng đánh giá được
Y : Số tiêu chuẩn mà tổ chức áp dụng và
tích hợp
n : Số đánh giá viên tham gia cuộc đánh giá
tích hợp
In which:
A%: being the interactive ratio of procedures of
the system in the organization (0% ≤ A% ≤100%).
A% is determined by the CD after examining
integrated documentary system and records
including: internal audit, meetings, etc. which are
integrated.
X1,2,…n: The number of criteria that the
1
st
,2
nd
,…,n auditor are capable of auditing
Y: the number of criteria that the organization
apply and integrate
n: the number of auditors participating in an
integrated audit
4.2.3. Quy trình đánh giá
4.2.3.1. Giai đoạn I -Đánh giá sơ bộ:
Đánh giá sơ bộ có thể được tiến hành tại địa điểm
của tổ chức được đánh giá hoặc tại văn phòng
VICB.
Nếu đánh giá sơ bộ tiến hành tại văn phòng VICB
thì thời lượng đánh giá sơ bộ không vượt quá 20 %
(chấp nhận làm tròn số nguyên) tổng thời lượng
đánh giá đã được phê duyệt trong chương trình
đánh giá.
4.2.3 Audit process
4.2.3.1Stage I-Pre-auditing
Pre-auditing can be carried out at either the
auditee’s place or VICB’s office.
If pre-auditing is conducted at the VICB’s office,
the time should not exceed 20% (the rounded
integer is accepted) of the total auditing time
approved in the audit program.
4.2.3.1.1 Đánh giá sơ bộ tại Văn phòng VICB
 Chuẩn bị:
CD chuyển cho trưởng đoàn đánh giá tài liệu đánh
giá giai đoạn I (audit pack stage I) gồm:
1. Chương trình đánh giá – bản pdf
2. Mẫu Quyết định thành lập đoàn đánh
giá (nếu đánh giá tại hiện trường) -bản
text;
3. Đề nghị chứng nhận hệ thống quản lý
- bản pdf;
4. Mẫu báo cáo đánh giá giai đoạn I –
bản Text;
5. Mẫu Yêu cầu hành động khắc phục
BM-QT-10-06
6. Các tài liệu khác do khách hàng cung
cấp;
 Tiến hành đánh giá sơ bộ:
Đánh giá sơ bộ được thực hiện nhằm đánh giá hệ
thống quản lý của khách hàng đã sẵn sàng cho
cuộc đánh giá chính thức (chứng nhận) hay chưa.
Cụ thể:
a) đánh giá tài liệu về hệ thống quản lý của khách
hàng;
b) đánh giá địa điểm của khách hàng và các điều
4.2.3.1.1. Pre-auditing at the VICB office
 Preparation
The CD shall give the audit team leader the audit
pack stage I including:
1. Audit program – pdf file
2. Sample form for the decision on establishing
the audit team (in case of on-site auditing) – text
file
3. Application for the management system
certification – pdf file
4. Sample form for the stage I audit report – text
file
5. Sample form for requirements for corrective
actions BM-QT-10-06
6. Other documents provided by the customer;
 Pre-auditing
Pre-auditing shall be carried out to evaluate if the
customer’s management system is ready for an
official audit (certification). Specifically:
a) audit the client's management system
documentation;
b) evaluate the client's location and site-specific
conditions and to undertake discussions with the

Trang 8/27 Soát xét: 02; 7/2014
kiện cụ thể đồng thời thực hiện các cuộc thảo luận
với cán bộ của khách hàng để xác định tính sẵn
sàng cho đánh giá bước 2;
c) xem xét tình trạng của khách hàng và nắm các
yêu cầu liên quan của tiêu chuẩn, đặc biệt là về
nhận biết tính năng chính hoặc các khía cạnh, quá
trình, mục tiêu và hoạt động quan trọng của hệ
thống quản lý;
d) thu thập các thông tin cần thiết liên quan đến
phạm vi của hệ thống quản lý, các quá trình và (các)
địa điểm của khách hàng, cũng như các khía cạnh
về luật định và chế định liên quan và sự tuân thủ (ví
dụ khía cạnh chất lượng, môi trường, khía cạnh
pháp lý của hoạt động của khách hàng, các rủi ro đi
kèm, v.v…);
e) xem xét việc phân bổ nguồn lực để đánh giá
bước 1 và thỏa thuận với khách hàng chi tiết về
đánh giá bước 2;
f) cung cấp trọng tâm để hoạch định đánh giá bước
2 bằng việc thu được hiểu biết đầy đủ về hệ thống
quản lý của khách hàng và các hoạt động trong bối
cảnh các khía cạnh quan trọng;
g) đánh giá xem các cuộc đánh giá nội bộ và xem
xét của lãnh đạo có được hoạch định và thực hiện
hay không và mức độ áp dụng của hệ thống quản lý
chứng minh rằng khách hàng sẵn sàng để đánh giá
bước 2.
Chuyên gia đánh giá cần khẳng định:
1. Hệ thống quản lý của khách hàng đã
được thiết lập và duy trì?
2. Hệ thống tài liệu của khách hàng có
phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp
dụng?
3. Các điểm lưu ý khi tiến hành đánh giá
chứng nhận;
4. Việc tuân thủ các quy định của pháp
luật liên quan tới các hoạt động của
khách hàng?
 Báo cáo đánh giá:
- Đoàn đánh giá cần sử dụng các tài liệu nêu trên để
hoàn thành báo cáo kết quả đánh giá sơ bộ.
- Đoàn đánh giá thông báo kết quả đánh giá sơ bộ
tại văn phòng VICB cho phòng CD. Sau khi xem xét
và xử lý kết quả, và có kết quả đánh giá cuối cùng
(thể hiện qua phiếu theo dõi xử lý hồ sơ BM-QT-10-
14) phòng CD lên kế hoạch đánh giá giai đoạn 2.
client's personnel to determine the preparedness for
the stage 2 audit;
c) review the client's status and understanding
regarding requirements of the standard, in particular
with respect to the identification of key
performance or significant aspects, processes,
objectives and operation of the management
system;
d) collect necessary information regarding the scope
of the management system, processes and
location(s) of the client, and related statutory and
regulatory aspects and compliance (e.g. quality,
environmental, legal aspects of the client's
operation, associated risks, etc .);
e) review the allocation of resources for stage 2
audit and agree with the client on the details of the
stage 2 audit;
f) provide a focus for planning the stage 2 audit
by gaining a sufficient understanding of the
client's management system and site operations in
the context of possible significant aspects;
g) evaluate if the internal audits and management
review are being planned and performed, and that
the level of implementation of the management
system substantiates that the client is ready for the
stage 2 audit.
The auditor shall confirm:
1. Has the customer’s management system been
established and maintained?
2. Is the customer’s document system compliant
with requirements of the standard applied?
3. Notes for audit and certification performance;
4. Compliance with legal regulations relating to
the customer’s activities.
 Audit report
- The audit team shall use the above-mentioned
documents to fulfill the pre-auditing result report.
- The audit team shall report to the CD the pre-
auditing results at the VICB office. After reviewing
and processing the results and obtaining the final
results (shown in the log sheet for record
processing BM-QT-10-14), the CD shall plan the
audit stage II.
4.2.3.1.2 Đánh giá sơ bộ tại hiện trường:
 Chuẩn bị:
- Căn cứ chương trình đánh giá, phòng CD xem
4.2.3.1.2. Onsite pre-auditing
 Preparation:
- Pursuant to the audit program, the CD shall

Trang 9/27 Soát xét: 02; 7/2014
xét kiến nghị thành lập đoàn đánh giá BM-QT-10-
02, trình Tổng giám đốc phê duyệt. Khi lựa chọn
chuyên gia cho đoàn đánh giá (gồm cả CGĐG và
CGKT), CD phải đảm bảo đoàn đánh giá gồm các
chuyên gia có năng lực phù hợp (kiến thức, kinh
nghiệm, kỹ năng) để tiến hành cuộc đánh giá cho
khách hàng đang sắp xếp đánh giá. Đoàn đánh giá
gồm một CGĐG trưởng và có thể có thêm các CGĐG và
CGKT. CGĐG trưởng chịu trách nhiệm lãnh đạo các
thành viên trong đoàn đánh giá, đưa ra quyết định cuối
cùng về cuộc đánh giá.
- Trưởng đoàn đánh giá xem xét tài liệu của khách
hàng, lập kế hoạch đánh giá theo BM-QT-10-03
gửi CD. Kế hoạch đánh giá phải được lập cho mỗi
cuộc đánh giá nhằm cung cấp cơ sở cho thoải
thuận về việc thực hiện và lên lịch cho các hoạt
động đánh giá.
- CD gửi kế hoạch đánh giá cho khách hàng đồng
thời thông báo và hướng dẫn khách hàng hoàn
thiện phần “ý kiến của tổ chức được đánh giá” để
phản hồi lại cho VICB. Căn cứ vào ý kiến phản hồi
của khách hàng, CD có thể điều chỉnh hay không
điều chỉnh nội dung kế hoạch đánh giá. Sau đó cập
nhật lịch đánh giá để các bộ phận liên quan phối
hợp thực hiện. Chú ý: Các thành viên trong đoàn
đánh giá phải thỏa mãn các yêu cầu trong VICB-
HD-01 “yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá”. Kế
hoạch đánh giá phải phù hợp với loại hình đánh
giá.
Nhiệm vụ của đoàn đánh giá phải được xác định
và thông báo cho tổ chức Khách hàng, đồng thời
phải yêu cầu đoàn đánh giá:
o kiểm tra và xác nhận cơ cấu, chính sách, quá
trình, quy trình, hồ sơ và tài liệu liên quan của
tổ chức khách hàng liên quan đến hệ thống
quản lý,
o xác định rằng khía cạnh này thỏa mãn tất cả
các yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng
nhận dự kiến,
o xác định rằng các quá trình và thủ tục được
thiết lập, áp dụng và duy trì có hiệu quả, tạo
cơ sở cho sự tin cậy trong hệ thống quản lý
của khách hàng, và
o trao đổi với khách hàng, đối với hoạt động
của nhóm, những mâu thuẫn bất kỳ giữa
chính sách, mục tiêu và mục đích của khách
hàng (phù hợp với yêu cầu trong tiêu chuẩn
hệ thống quản lý tiêu chuẩn liên quan hoặc tài
review recommendations for establishing the audit
team BM-QT-10-02 and submit to Director General
for approval. To select audit team member(s)
(including auditors and technical experts), CD shall
ensure that the audit team is composed of
individuals having appropriate competence
( background, experience, skills) to perform the
audit for the client under consideration. The audit
team includes a lead auditor and may have other auditors
and technical experts. The lead auditor is reponsible to
lead other members of the audit team and make the final
decision on the results of the audit.
- The audit team leader shall review the
customer’s documents, plan the audit according to
BM-QT-10-03 and send it to the CD. An audit plan
is established for each audit to provide the basis for
agreement regarding the conduct and scheduling
of the audit activities.
- The CD shall send the audit plan to the customer
and also inform and instruct the customer to
complete the item “comments of the auditee” to
provide feedbacks to VICB. Based on the
feebacks, the CD shall amend or not the contents
of the audit plan. Then, it shall update the audit
schedule so that the related departments
coordinate to implement. Note: Members of the
audit team must comply with the requirements in
VICB-HD-01 “requirements for auditors”. The audit
plan must be compliant with types of audit.
The tasks given to the audit team shall be defined
and shall be made known to the client organization,
and shall require the audit team to
o examine and verify the structure, policies,
processes, procedures, records and related
documents of the client organization relevant to
the management system,
o determine that these meet all the requirements
relevant to the intended scope of certification,
o determine that the processes and procedures
are established, implemented and maintained
effectively, to provide a basis for confidence in
the client's management system, and
o communicate to the client, for its action, any
inconsistencies between the client's policy,
objectives and targets (consistent with the
expectations in the relevant management
system standard or other normative document)
and the results.
VICB shall determine the audit objectives; establish

Trang 10/27 Soát xét: 02; 7/2014
liệu quy định khác) và kết quả.
VICB xác định mục tiêu đánh giá và thiết lập
phạm vi và chuẩn mực đánh giá, kể cả những
thay đổi sau khi đã thảo luận với khách hàng. Mục
tiêu đánh giá cho biết cuộc đánh giá cần thực
hiện điều gì và gồm:
o xác đinh sự phù hợp của 1 phần hoặc
toàn bộ HTQL của khách hàng với tiêu
chuẩn đánh giá;
o đánh giá khả năng của HTQL trong việc
đảm bảo tổ chức của khách hàng tiếp tục
đáp ứng các yêu trong hợp đồng và theo
quy định pháp luật.
o đánh giá tính hiệu quả của HTQL để đảm
bảo tổ chức tiếp tục đáp ứng các mục tiêu
đã đề ra;
o xác định cơ hội cải tiến HTQL khi có thể
áp dụng
 Tiến hành đánh giá:
- Ngoài việc sử dụng các tài liệu như đối với đánh
giá sơ bộ tại văn phòng VICB, quá trình đánh giá
phải dựa trên:
1. Mẫu danh sách tham dự– bản text;
2. Phiếu ghi chép đánh giá – bản text;
3. Ma trận đánh giá.
4. Audit Log
 Báo cáo đánh giá sơ bộ:
- Chuyên gia đánh giá sử dụng các tài liệu nêu
trên để viết báo cáo tại hiện trường.
- Kết quả đánh giá được đoàn đánh giá chuyển vê
phòng CD xem xét, xử lý (thể hiện qua phiếu theo
dõi xử lý hồ sơ BM-QT-10-14). Khi kết quả đạt, CD
lên kế hoạch đánh giá giai đoạn 2
Trong việc xác định khoảng thời gian giữa đánh
giá giai đoạn 1 và đánh giá giai đoạn 2, phải xem
xét đến nhu cầu của khách hàng để giải quyết các
khu vực liên quan xác định được trong quá trình
đánh giá giai đoạn 1. VICB cũng có thể cần sửa
lại cách bố trí cho giai đoạn 2..
the audit scope and criteria, including any changes,
after discussion with the client. The audit objectives
describe what is to be accomplished by the audit
and include the following:
o determination of the conformity of the
client's management system, or parts of it,
with audit criteria;
o Evaluation of the ability of the management
system to ensure the client organization
meets applicable statutory, regulatory and
contractual requirements.
o evaluation of the effectiveness of the
management system to ensure the client
organization is continually meeting its
specified objectives
o as applicable, identification of areas for
potential improvement of the management
system
 Audit performance:
- In addition to using the documents as those of the
pre-auditing at the VICB office, the audit process
must be based on:
1. List of participants – text file;
2. Audit note sheet – text file;
3. Audit matrix
4. Audit Log
 Pre-auditing report:
- Auditor shall use the above-mentioned
documents to make report on-site.
- The audit results shall be sent to the CD by the
audit team for reviewing and processing (as shown
in logbook for record processing BM-QT-10-14).
When the results are obtained, the CD shall plan the
audit stage II.
In determining the interval between stage 1 and
stage 2 audits, consideration shall be given to the
needs of the client to resolve areas of concern
identified during the stage 1 audit. VICB may also
need to revise its arrangements for stage 2.
4.2.3.2. Giai đoạn II - Đánh giá chứng nhận:
Đánh giá chứng nhận được tiến hành tại cơ sở và
các điểm đang hoạt động của Khách hàng (có thể
áp dụng đánh giá đa điểm theo IAF GL 5)
4.2.3.2. Stage II – Certification audit:
The certification audit shall be conducted at the
customer’s facilities (on-site audit) and operational
sites (multi-site audit can be applied according to
IAF GL5).
4.2.3.2.1 Chuẩn bị đánh giá chứng nhận:
Căn cứ chương trình đánh giá và kết quả đánh giá
giai đoạn I, phòng CD xem xét và kiến nghị thành
lập đoàn đánh giá BM-QT-10-02, trình Giám đốc
4.2.3.2.1. Preparation for certification audit:
Pursuant to the audit program and results of the
audit stage I, the CD shall review and recommend
the establishment of the audit team BM-QT-10-02

Trang 11/27 Soát xét: 02; 7/2014
phê duyệt.
Trưởng đoàn đánh giá xem xét tài liệu của khách
hàng, lập kế hoạch đánh giá theo BM-QT-10-03
gửi CD. CD gửi kế hoạch đánh giá cho khách
hàng đồng thời thông báo và hướng dẫn khách
hàng hoàn thiện phần “ý kiến của tổ chức được
đánh giá” để phản hồi lại cho VICB. Căn cứ vào ý
kiến phản hồi của khách hàng, CD có thể điều
chỉnh hay không điều chỉnh nội dung kế hoạch
đánh giá. Sau đó cập nhật lịch đánh giá để các bộ
phận liên quan phối hợp thực hiện. Chú ý: Các
thành viên trong đoàn đánh giá phải thỏa mãn các
yêu cầu trong VICB-HD-01 “yêu cầu đối với
chuyên gia đánh giá”. Kế hoạch đánh giá phải phù
hợp với loại hình đánh giá.
and submit to l Director General for approval.
The team leader shall review the customer’s
documents, plan the audit according to BM-QT-10-
03 and send it to the CD. The CD shall send the
audit plan to the customer and also inform and
instruct the customer to complete the item
“comments of the auditee” to provide feedbacks to
VICB. Based on the feedbacks, the CD shall
amend or not the contents of the audit plan. Then,
it shall update the audit schedule so that the
related departments coordinate to implement. Note:
Members of the audit team shall comply with the
requirements in VICB-HD-01 “requirements for
auditors”. The audit plan must be compliant with
types of audit.
4.2.3.2.2 Tài liệu đánh giá chứng nhận:
CD chuyển cho chuyên gia đánh giá tài liệu đánh
giá giai đoạn II (audit pack stage II) gồm:
1. Kế hoạch đánh giá - bản cuối- pdf;
2. Quyết định thành lập đoàn đánh giá -
bản cuối- pdf;
3. Đề nghị chứng nhận hệ thống quản lý
-bản pdf;
4. Mẫu danh sách tham dự - bản text;;
5. Ma trận đánh giá - bản text;
6. Kết quả đánh giá giai đoạn 1 - bản pdf;
7. Mẫu báo cáo đánh giá giai đoạn II –
bản text.
8. Mẫu Yêu cầu hành động khắc phục;
9. Phiếu ghi chép đánh giá – bản text;
10. Audit Log
11. Các tài liệu khác do khách hàng cung
cấp.
4.2.3.2.2. Certification audit documentation
The CD shall send to the team leader the audit
pack stage II including:
1. Audit plan – final version in pdf;
2. Decision on the establishment of the audit team
– final version in pdf;
3. Recommendation for the management system
certification – pdf;
4. Sample form of list of participant – text;
5. Audit matrix – text;
6. Results of the audit stage I – pdf;
7. Sample form for the audit stage II report – pdf.
8. Sample form for requirements of corrective
actions;
9. Audit record – text;
10. Audit Log
11. Other documents provided by the customer.
4.2.3.2.3 Tiến hành đánh giá chứng nhận
1. Họp khai mạc:Trưởng đoàn đánh giá tiến
hành họp khai mạc, tham khảo VICB-HD-03:
Hướng dẫn tiến hành các cuộc họp và lập danh
sách những người tham dự cuộc họp và ký vào
danh sách tham dự: BM-QT-10-04
2. Tiến hành đánh giá:
Mục đích của cuộc đánh giá chứng nhận là xem
xét, đánh giá việc thi hành, tính hiệu lực của hệ
thống quản lý của khách hàng; bao gồm ít nhất
các yêu tố sau đây:
a) Thông tin và bằng chứng về sự phù
hợp đối với tất cả các yêu cầu trong
việc áp dụng tiêu chuẩn hệ thống
4.2.3.2.3. Certification audit performance
1. Opening meeting: The team leader shall
conduct the opening meeting, referred to VICB-
HD-03: Guidelines for conducting meetings and
listing the meeting participants and signing in the
list: BM-QT-10-04
2. Audit implementation:
The purpose of the certification audit visit is to
review and assess the implementation, the
effectiveness of the customer’s management
system; including but not limited to the followings:
a) Information and evidences for conformity with all
requirements in applying the quality management
standards and other normative documents;

Trang 12/27 Soát xét: 02; 7/2014
quản lý và các tài liệu có tính quy
chuẩn khác;
b) Tiến hành việc giám sát, đo lường
các mục tiêu chất lượng chính;
c) Việc tuân thủ hệ thống quản lý và các
yếu tố luật định của khách hàng;
d) Trách nhiệm của lãnh đạo đối với các
chính sách chất lượng của tổ chức;
e) Hiệu lực của các cuộc đánh giá nội
bộ;
f) Có bằng chứng về việc xem xét hệ thống
quản lý của lãnh đạo
g) Có bằng chứng khách quan về tính hiệu
lực của việc thực hiện các quy trình.
Trưởng đoàn đánh giá sử dụng Ma trận đánh giá
BM-QT-10-07 để xác định mối tương quan giữa
các yêu cầu tiêu chuẩn với cơ cấu tổ chức của
khách hàng. Việc đánh giá có thể thông qua phỏng
vấn/quan sát nhân viên ở tất cả các cấp của tổ chức,
Chuyên gia đánh giá nên sử dụng Checklist để đánh
giá.
Trong quá trình đánh giá, Chuyên gia đánh giá sử
dụng phiếu ghi chép đánh giá: BM-QT-10- 05 để
ghi lại tất cả các đánh giá của mình đồng thời làm
bằng chứng của cuộc đánh giá.
Chuyên gia đánh giá ghi lại các điểm không phù
hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá; Tổng
hợp tại cuộc trao đổi nội bộ đoàn đánh giá và đưa ra
kết quả đánh giá trong báo cáo đánh giá và lập báo
cáo phát hiện không phù hợp theo BM-QT-10-06
hoặc các kiến nghị cải tiến BM-QT-10-15; Những
điểm không phù hợp phải được đem ra thảo luận
với khách hàng nhằm đảm bảo sự chính xác của
các bằng chứng và điểm không phù hợp được
khách hàng thấu hiểu. Tuy nhiên, chuyên gia đánh
giá không được phép gợi ý nguyên nhân của sự
không phù hợp cũng như đưa ra giải pháp. Trưởng
đoàn đánh giá phải cố gắng giải quyết những bất
đồng ý kiến giữa trong đoàn đánh giá và khách
hàng liên quan tới bằng chứng đánh giá hoặc các
phát hiện, sau đó những nội dung không thể thống
nhất sẽ được ghi lại.
Phát hiện đánh giá ISO 9001 được chia thành 4
loại: Phù hợp; khuyến cáo (Ob); không phù hợp
nhẹ (minor NC) và không phù hợp nặng (major
NC) Với mỗi loại được nhận diện và áp dụng chế
b) Implementation of control and measurement of
the key performance objectives and targets;
c) Compliance with the management system and
statutory requirements by the customer;
d) Management responsibility for the
organization’s quality policies;
e) The efffectiveness of internal audits;
f) Having evidence of the management system
review;
g) Having objective evidence of the effectiveness
of the procedure implementation.
The team leader shall use the audit matrix BM-
QT-10-07 to identify the correlation between the
standard requirements and the customer’s
organizational structures. The audit shall be carried
out by interviewing/observing staffs at all levels of
the organization. The auditor shall use the
checklist.
During the audit, the auditor shall use the audit
note sheet BM-QT-10-05 to write down all the
assessments and as evidence for the audit.
The auditor shall record non-conformities found
throughout the audit; sum-up at the internal
meeting with the audit team, provide the results in
the audit report and make a report for any non-
conformities according to BM-QT-10-06 or
observatives BM-QT-10-15; Nonconformities shall
be discussed with the client to ensure that the
evidence is accurate and that the nonconformities
are understood. The auditor however shall refrain
from suggesting the cause of nonconformities or
their solution. The audit team leader shall attempt to
resolve any diverging opinions between the audit
team and the client concerning audit evidence or
findings, and unresolved points shall be recorded.
Audit findings of ISO 9001 are divided into 4
categories: Conformity; Observative (Ob); Minor
Non-Conformity (minor NC) and Major Non-
Conformity (major NC). Each level shall be
recognized and applied the following sanctions:

Trang 13/27 Soát xét: 02; 7/2014
tài sau:
Loại phát hiện
ĐG/Audit
finding level
Mô tả/Description Chế tài/Sanctions
Chứng
nhận/Certification
Giám
sát/Surveillance
Phù
hợp/Conformity
Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn/Compliant
with the standard requirements
Đạt yêu cầu/Satisfactory Đạt yêu
cầu/Satisfactory
OB + Tại thời điểm đánh giá chưa đủ bằng
chứng để kết luận đó là 1 điểm
KPH/insufficient evidence to make a
conclusion on a non-conformity at the
audit time;
+ là những kiến nghị cải tiến của chuyên
gia để hệ thống quản lý VietGap của tổ
chức ngày càng hòan thiện
hơn/observatives by the experts to
continue fulfilling the VietGAP
management system of the organization
Tổ chức không có
nghĩa vụ phải thực hiện.
Tuy nhiên, VICB sẽ
xem xét các kiến nghị
cải tiến này trong lần
đánh giá giám sát gần
nhất/The organization
have no implementation
duty. However, VICB
shall consider the
observatives in the
latest surveillance visit.
Như chứng nhận/As
certification
Mi-NC + Sự không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn
nhưng không ảnh hưởng đến hệ thống
và sự phù hợp của SP/non-compliance
with standard requirements, but does
not cause effects on the system and
product compliance;
+ Sự không đáp ứng yêu cầu hệ thống
tài liệu mà quý tổ chức đã thiết lập/non-
compliance with requirements of the
documentation system that the
organization have established;
Tổ chức phải thực hiện
hành động khắc phục.
Chỉ cấp chứng chỉ sau
khi HDKP được chấp
nhận. Có thể phải đánh
giá bổ sung/The
organization must take
corrective actions. The
certificate shall be
issued only after the
actions taken are
accepted. The follow-up
audit might be required.
Tổ chức phải có kế
hoạch thực hiện
HĐKP. HĐKP sẽ
được thẩm tra tại lần
đánh giá giám sát gần
nhất/The organization
must make plan to
implement corrective
actions. The actions
shall be verified at the
latest surveillance
visit.
Ma-NC + Là sự không đáp ứng yêu cầu tiêu
chuẩn gây ảnh hưởng đên hệ
thống/non-compliance with standard
requirements affecting the system;
+ Có sự không phù hợp nhẹ mang tính
hệ thống. Tính hệ thống là: có hơn 3 NC
nhẹ tại một bộ phận hoặc có cùng 1 NC
nhẹ trên 3 bộ phận/There is systematic
minor non-conformance. The systematic
means having 3 minor non-conformities
at one part or the same minor non-
conformity on 3 parts;
Cam kết thời điểm hoàn
thành HĐKP tại cuộc
họp kết thúc. Bắt buộc
phải đánh giá bổ sung
để thẩm tra HĐKP tại
văn phòng hoặc tại hiên
trường/Commit the
completing time for
corrective actions at the
closing meeting. The
additional audit is
required to verify the
corrective actions at the
office or on site
Tổ chức phải có kế
hoạch thực hiện
HĐKP, cam kết thời
hạn hoàn thành và
chuyển bằng chứng
khi hoàn thành HĐKP.
Đến thời điểm cam
kết chưa hoàn thành
HĐKP thì đình chỉ
chứng chỉ/The
organization shall
make plans for
implementing the
corrective actions,
commit the
completing time and
send evidence of
corrective action
fulfillment. The
certificate will be
suspended if the
actions are not taken
until the committed
time.

Trang 14/27 Soát xét: 02; 7/2014
4.2.3.2.4 Xem xét các thông tin liên quan:
Nếu Chuyên gia đánh giá nhận thấy các thông tin
sau bị thay đổi:
1. Quyền sở hữu
2. Địa điểm
3. Cơ cấu quản lý; Đại diện lãnh đạo
4. Mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, sản
phẩm hoặc phạm vi sản xuất so với
đăng ký chứng nhận.
5. Số lượng nhân công (số lượng nhân
viên thay đổi trên 30 % so với đăng ký
chứng nhận)
6. Các nguồn lực có tác động quan trọng
đến hệ thống quản lý;
7. Cập nhật tiêu chuẩn chất lượng mà
chưa thông báo tới VICB thì trưởng
đoàn đánh giá phải khuyến cáo khách
hàng:
+ Những thông tin thay đổi cần thông báo
cho CD của VICB.
+ Một cuộc đánh giá lại hoặc đánh giá mở
rộng có thể phải được thực hiện để khẳng
định tính phù hợp với tiêu chuẩn mà
khách hàng đang áp dụng.
Khi đánh giá đa điểm đoàn đánh giá phải tiến hành
tìm kiếm các bằng chứng về việc tổ chức đã tiến
hành ít nhất một cuộc đánh giá nội bộ ở mỗi điểm;
Nếu trong quá trình đánh giá, đoàn đánh giá có sử
dụng Chuyên gia kỹ thuật thì cuối cuộc đánh giá,
Chuyên gia kỹ thuật phải hoàn thiện phiếu nhận xét
kỹ thuật BM-QT-10-10.
4.2.3.2.4.. Related information review
If auditors find out that the following information
has been changed:
1. Ownership
2. Location
3. Management structure; Management
representative;
4. Workshop expanding/narrowing,
product/production scope in comparison with the
certification application.
5. Number of workers (the number exceeding 30%
in comparison with the certification application)
6. Resources significantly influencing the
management system;
7. Updating the quality standards without informing
VICB, the team leader shall advise the customer:
+ the information changed is needed to report to
the CD of VICB.
+ a re-certification or extending audit can be
carried out to confirm the standard conformity that
the customer has been applying.
When conducting the multisite audit, the audit
team shall search for evidences that the
organization has performed at least one internal
audit at each site;
If Technical experts are involved in the audit, they
must fill out the technical remark sheet BM-QT-10-
10 at the end of the audit.
4.2.3.3 Báo cáo đánh giá chứng nhận
Trước khi cuộc họp kết thúc, Trưởng đoàn đánh
giá có trách nhiệm họp đoàn đánh giá, đề nghị các
thành viên trong đoàn đánh giá tập hợp các ghi
chép đánh giá, thảo luận và lập báo cáo đánh giá
BM-QT-10-09. Báo cáo đánh giá được chuyển cho
khách hàng ngay sau khi cuộc họp kết thúc; báo
cáo đánh giá thuộc quyền sở hữu của VinaCert-
Control.
4.2.3.3. Certification audit report
Before the closing meeting is finished, the audit
team leader shall be responsible for convening a
meeting with the team members, request them to
accumulate the audit notes, discuss and make the
audit report BM-QT-10-09. The audit report shall
be given to the customer right after the closing
meeting; the ownership of the audit report
maintained by VinaCert-Control.
4.2.3.4. Họp kết thúc
Trưởng đoàn đánh giá tiến hành họp kết thúc, xem
hướng dẫn tiến hành các cuộc họp VICB-HD-03;
Trưởng đoàn đánh giá thay mặt đoàn đánh giá
công bố các phát hiện đánh giá
Yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp kêt thúc ký
xác nhận vào danh sách tham dự cuộc họp BM-
4.2.3.4. Closing meeting
The team leader shall conduct the closing meeting,
refering to VICB-HD-03 for the guidelines of
conducting meetings. The leader on behalf of the
team shall announce the audit findings.
The closing meeting participants shall be
requested to sign in the list of meeting participants

Trang 15/27 Soát xét: 02; 7/2014
QT-10-04.
Trưởng đoán đánh giá có trách nhiệm chuyển toàn
bộ hồ sơ đánh giá cho CD trong vòng 3 ngày kể từ
ngày kết thúc đánh giá .CD xác nhận việc nhận hồ
sơ đánh giá theo BM-QT-10-14.
Cuộc họp kết thúc phải nêu được:
- phương pháp và thời gian báo cáo, bao gồm mọi
mức của các kết quả tìm thấy trong đánh giá;
- quá trình tổ chức đánh giá xử lý sự không phù
hợp, bao gồm các kết quả liên quan tới tình trạng
chứng nhận của khách hàng;
- thời gian để khách hàng trình bày kế hoạch thực
hiện hành động khắc phục cho những sự không
phù hợp tìm thấy trong quá trình đánh giá;
- các hoạt động đánh giá của tổ chức đánh giá;
- thông tin về các quá trình xử lý phàn nàn, khiếu
nại.
BM-QT-10-04.
The audit team leader shall be responsible for
sending all certification audit records to the CD
within 3 days after the end of the audit.. The CD
shall confirm receiving the audit record in
accordance with BM-QT-10-14.
This shall include:
- the method and timeframe of reporting, including
any grading of audit findings;
- the certification body's process for handling
nonconformities including any consequences
relating to the status of the client's certification;
- the timeframe for the client to present a plan for
correction and corrective action for any
nonconformities identified during the audit;
- the certification body's post audit activities;
- information about the complaint handling and
appeal processes.
4.2.3.5 Xem xét các báo cáo đánh giá và hành
động khắc phục :
Trước khi đưa ra quyết định cấp chứng chỉ, VICB sẽ xác
nhận rằng:
a) thông tin về các yêu cầu chứng nhận và phạm vi
chứng nhận do đoàn đánh giá cung cấp đã đầy đủ;
b) VICB đã xem xét, chấp nhận và kiểm tra tính hiệu lực
của việc khắc phục và hành động khắc phục, đối với tất
cả các sự không phù hợp thể hiện;
1) không thực hiện được một hay nhiều yêu cầu trong
tiêu chuẩn về hệ thống quản lý hoặc
2) tình huống gây nghi ngờ về khả năng hệ thống quản
lý của khách hàng đạt được các đầu ra dự kiến;
c) VICB đã xem xét và chấp nhận việc khắc phục và
hành động khắc phục theo kế hoạch của khách hàng đối
với sự không phù hợp bất kỳ.
Phòng chứng nhận xem xét các bằng chứng và
kết luận đánh giá cũng như các thông tin liên quan
khác (ví dụ như thông tin công cộng, giải thích về
báo cáo đánh giá từ phía khách hàng). Các thông
tin này bao gồm nhưng không giới hạn:
a) báo cáo đánh giá,
b) giải thích về sự không phù hợp và, nếu áp dụng
được, việc khắc phục và hành động khắc phục do
khách hàng thực hiện,
c) xác nhận thông tin cung cấp cho tổ chức chứng
nhận dùng để xem xét áp dụng
d) khuyến cáo việc có chứng nhận hay không,
cùng với các điều kiện hoặc nhận xét bất kỳ.
CD chủ trì xem xét các hành động khắc phục của
4.2.3.5. Review of audit report and corrective
actions
VICB shall confirm, prior to making a decision, that
a) the information provided by the audit team is
sufficient with respect to the certification
requirements and the scope for certification;
b) it has reviewed, accepted and verified the
effectiveness of correction and corrective actions,
for all nonconformities that represent
1) failure to fulfil one or more requirements of the
management system standard, or
2) a situation that raises significant doubt about the
ability of the client's management system to
achieve its intended outputs;
c) it has reviewed and accepted the client's
planned correction and corrective action for any
other nonconformities.
VICB shall make the certification decision on the
basis of an evaluation of the audit findings and
conclusions and any other relevant information
(e.g. public information, comments on the audit
report from the client). The information include, as
a minimum
a) the audit reports,
b) comments on the nonconformities and, where
applicable, the correction and corrective actions
taken by the client,
c) confirmation of the information provided to
the certification body used in the application
review

Trang 16/27 Soát xét: 02; 7/2014
Khách hàng theo lưu đồ sau: . d) a recommendation whether or not to grant
certification, together with any conditions or
observations.
The CD shall be responsible for reviewing the
corrective actions of the customers in accordance
with the following flow chart:

Trang 17/27 Soát xét: 02; 7/2014
Cá nhân xem xét thẩm tra hồ sơ đánh giá phải đáp
ứng yêu cầu trong VICB-HD-02 và theo sự phân công
của Giám đốc
The person who shall review and verify the audit
record must meet the requirements stated in
VICB-HD-02 and follow the assignment by
Director General.
4.2.3.5.1. Tiếp nhận Hành động khắc phục
Trong vòng 60 ngày kể từ khi cuộc đánh giá kết thúc
(đối với các dự án đánh giá kết hợp ABS-VICB thời
gian là 45 ngày), Khách hàng phải đưa ra và gửi hành
động khắc phục cho những điểm không phù hợp tới
đoàn đánh giá. Sau 60 ngày, kể từ ngày đánh giá
chứng nhận kết thúc mà HĐKP của khách hàng
không được chấp nhận thì CD có thể gia hạn thời hạn
trên thêm 30 ngày. Sau thời hạn gia hạn mà HDKP
vẫn chưa được chấp nhận thì kết quả đánh giá chứng
nhận bị hủy bỏ.
Trong trường hợp khách hàng không gửi bằng chứng
của các hành động khắc phục hoặc gửi không đầy đủ
thì Trưởng đoàn đánh giá có thể cử chuyên gia đánh
giá xuống đia điểm đánh giá để xem xét trực tiếp.
4.2.3.5.1. Receiving the corrective actions
Within 60 days after the end of the audit (45
days for projects co-audited by ABS-VICB), the
customer must provide and send the corrective
actions for non-conformities to the audit team.
After 60 days from the finishing date of the
certification audit, if the corrective actions were
not accepted, the CD shall extend the deadline
for additional 30 days. After this deadline, if the
corrective actions were still not acceptable, the
certification audit results would be withdrawed.
If the customer does not send evidence for the
corrective actions or send incomplete
information, the team leader shall designate the
Tiếp nhận HĐKP
Xem xét bằng chứng/hoặc thông
báo cần đánh giá bổ sung
Kiến nghị thẩm tra
Chấp nhận
CAR chưa được
đóng
Receiving corrective
actions
Review evidence/or inform an
additional audit needed
Recommend surveillance
Accepted
CAR is not
closed

Trang 18/27 Soát xét: 02; 7/2014
auditors to visit the auditing sites for direct
investigations.
4.2.3.5.2. Xem xét
Khi xem xét các HĐKP của khách hàng gửi đến, CD cần
đánh giá:
1. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của sự
không phù hợp;
2. Tính khả thi của những biện pháp đưa ra
nhằm loại bỏ nguyên nhân đó;
3. Bằng chứng về cung cấp các nguồn lực cần
thiết để tiến hành các hành động khắc phục;
4. Xác địnhthời điểm hoànthành hoặc bằng
chứnghành động khắc phục đã được thực hiện
4.2.5.2. Review
When reviewing the customer’s corrective
actions, the CD need to assess:
1. Identification of the root causes of the non-
conformities;
2. Feasibility of the given measures to remove
the causes;
3. Evidence of providing necessary resources to
conduct the corrective actions;
4. Determination of the completing time or
evidence of the corrective actions taken.
4.2.3.5.3. Chấp nhận
Với việc xem xét các bằng chứng khách quan hay đánh
giá trực tiếp việc thực hiện HĐKP:
- Nếu không chấp nhận, CD thông báo tới khách hàng
gửi bổ sung hồ sơ hoặc các bằng chứng cần thiết.
Tham khảo Thông báo kết quả đánh giá: BM-QT-10-
13.
- Nếu chấp nhận, CD lập thông báo kết quả thẩm xét
HĐKP và kết quả đánh giá cho khách hàng qua BM-
QT-10-13 và kiến nghị cấp chứng chỉ BM-QT-10-12
để in dự thảo chứng chỉ và quyết định chứng nhận.
Hồ sơ của cuộc đánh giá lưu tại CD. Hồ sơ của cuộc
đánh giá bao gồm:
- Sổ tay chất lượng hoặc tài liệu tương
đương của khách hàng;
- Kế hoạch đánh giá;
- Danh sách những người tham dự các
cuộc họp có liên quan;
- Các ghi chép đánh giá;
- Báo cáo đánh giá;
- Các phiếu yêu cầu hành động khắc phục
và các bằng chứng của hành động khắc
phục;
- Thành viên được giao nhiệm vụ sẽ xem xét hồ sơ
đánh giá theo các tiêu chí:
- Cuộc đánh giá diễn ra đúng theo kế
hoạch;
- Có đầy đủ các thành phần cần thiết;
- Đúng phạm vi đã hoạch định giữa hai bên;
- Phiếu yêu cầu hành động khắc phục,
phòng ngừa được ghi chép rõ ràng, đầy
đủ; đúng điều khoản, xác định đúng
nguyên nhân gốc rễ của sự không phù
hợp, đủ chữ ký xác nhận, …;
4.2.5.3. Acceptance
Having reviewed the objective evidence or direct
assesment of performing the cor
rective actions:
- If not accepted, the CD shall request the
customer to send the additional record or
necessary evidence. Refer to the audit result
notification: BM-QT-10-13.
- If accepted, the CD shall make the notification
of the verification results for corrective actions
and audit results using BM-QT-10-13 and
recommend to issue the certificate BM-QT-10-12
in order to print out the draft certificate and
certification decision. The audit record shall be
retented in the CD. The record shall contain:
- Quality manual or relevant documents of the
customer;
- Audit plan;
- List of the related meetings‘ participants;
- Audit notes;
- Audit report;
- Inquiry sheets for corrective actions and their
evidences;
- The team member involved shall review the
audit record based on the following criteria:
- The audit takes place as planned;
- Full attendance of important members;
- Compliance with the scope planned by both
parties;
- Inquiry sheets for corrective and preventive
actions are clearly and sufficiently written;
complied with provisions; identified the correct
root causes of the non-conformities; have full

Trang 19/27 Soát xét: 02; 7/2014
- Tính khách quan của thành phần đoàn
đánh giá;
- Báo cáo đánh giá rõ ràng, đầy đủ.
Trong trường hợp thực hiện dự án đánh giá kết hợp
giữa ABS và VICB mà chuyên gia đánh giá là chuyên
gia của VICB, toàn bộ hồ sơ về đánh giá được sử
dụng để trình lên Hội đồng chứng nhận là hồ sơ đánh
giá của cuộc đánh giá kết hợp này. Khi có yêu cầu của
tổ chức được đánh giá về việc sử dụng hồ sơ của cuộc
đánh giá, nếu xét thấy phù hợp với cả 2 bên và phù
hợp với yêu cầu của luật định, VICB sẽ tiến hành lập
hồ sơ riêng của VICB.
Việc đánh giá hồ sơ chứng nhận dựa trên tiêu chí:
a) Hồ sơ đánh giá chứng nhận lần đầu:
confirmation signatures,...;
- Objectivity of the audit team composition;
- Clear and complete audit report.
In case of the projects co-audited by ABS and
VICB and the auditors from VICB, the audit
records submitted to the Certification Council
must be the records of the co-audit. When there
is a request for the use of audit record by the
auditee, VICB shall make their own record
provided that it deems suitable for both parties
and compliant with the statutory requirements.
The assessment of the audit records shall be
based on the following criteria:
a) Audit record for the first certification:
Quyết định Tiêu chí
Cấp chứng
chỉ
- Có bằng chứng cho thấy khách
hàng đã thiết lập, thực hiện và
duy trì có hiệu lực Hệ thống quản
lý;
- Không có sự không phù hợp nào
hoặc tất cả sự không phù hợp đã
phát hiện đều có các hành động
khắc phục hiệu lực.
Chấp nhận
sau khi có
HĐKP thích
hợp và có
hiệu lực
- Tổ chức đã thiết lập, thực hiện và
duy trì Hệ thống quản lý;
- Đã xác định đúng nguyên nhân
gốc rễ của sự không phù hợp;
- Các hành động khắc phục đưa ra
có hiệu lực.
Decision Criteria
Granting
certificate
- There is evidence of
effectively establishing,
implementing and
maintaining the
management system;
- There is no non-conformity
or if any, all the non-
conformities found have
resolved with effective
corrective actions.
Accept after
the effective
corrective
action is
taken
- The organization has
established, implemented and
maintained the management
system;
- Have acurrately identified the
root causes of non-
conformance;
- The corrective actions taken
are effective.
b) Hồ sơ đánh giá giám sát: b) Surveillance record:
Quyết định Tiêu chí
Tiếp tục - Tổ chức thực hiện và duy
trì hiệu lực Hệ thống quản
lý;
- Không có sự không phù
hợp nặng;
Decision Criteria
Continue - The organization
implements and
maintains the
effectiveness of the
management system;
- There is no major non-
conformities;

Trang 20/27 Soát xét: 02; 7/2014
Đình chỉ cho đến
khi có bằng
chứng thích hợp
của HĐKP
- Chưa xác định đúng
nguyên nhân gốc rễ của sự
không phù hợp nặng đã
phát hiện;
- Các hành động khắc
phục đưa ra không hiệu
lực.
Suspending until
there is suitable
evidence of
corrective actions
- Have not identified the
root causes of major
non-conformities;
- The corrective actions
taken are not effective.
Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đánh giá, CD thẩm
tra hồ sơ theo BM-QT-10-12. Căn cứ lĩnh vực đăng
ký chứng nhận của khách hàng, HĐCN chỉ định
chuyên gia đánh giá/kỹ thuật, thành viên HĐCN, ban
kỹ thuật có code phù hợp thẩm tra hồ sơ về mặt kỹ
thuật. Ban kỹ thuật gồm (các) thành viên có đủ năng
lực và không tham gia vào quá trình đánh giá.
Dựa trên kết quả thẩm tra hồ sơ đánh giá và kiến nghị
của hội đồng chứng nhận, Tổng giám đốc ra quyết
định theo BM-QT-10-12:
+ Cấp chứng chỉ cho khách hàng: CD thông báo kết
quả đánh giá cho khách hàng theo BM-QT-10-13 và
dự thảo quyết định cấp chứng chỉ và chứng chỉ
chuyển cho khách hàng xác nhận (xem thêm quy định
về chứng nhận VICB-QD-02). Sau khi khách hàng
xác nhận nội dung chứng chỉ, CD soạn thảo quyết định
cấp chứng chỉ và in chứng chỉ trình Tổng giám đốc ký
ban hành theo BM-QD-02-01. Hiệu lực chứng chỉ là 3
năm.
+ Không cấp chứng chỉ cho khách hàng: CD soạn thảo
công văn thông báo cho khách hàng về việc không cấp
chứng chỉ và có nêu rõ lý do theo BM-QT-10-13.
+ Kiến nghị khác của HĐCN: Tổng Giám đốc xem xét
các kiến nghị của HĐCN và ra quyết định về các kiến
nghị. CD căn cứ quyết định của TGĐ và thông báo
cho khách hàng theo BM-QT-10-13.
Trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ
sơ đánh giá, HĐKP (nếu có), phòng CD tổ chức thẩm
tra hồ sơ theo biểu mẫu BM-QT-10-12 và thông báo
kết quả đánh giá cho khách hàng theo biểu mẫu BM-
QT-10-13
Trong vòng 2 ngày kể từ ngày kết thúc thẩm tra và ra
thông báo kết quả đạt cho khách hàng, CD phải hoàn
thiện hồ sơ để cấp chứng chỉ
When the complete audit record is received, CD
reviews the record using the form BM-QT-10-12.
Based on the scope of certification that the client
seeks, CC will appoint auditor(s)/technical
expert(s), member(s) of CC to form a technical
committee with proper NACE code to review the
record on technical aspects. The technical
committee includes member(s) having
appropriate competence and do not take part in
the auditing process.
Based on the results from record reviewing and
recommendations from the CC, General Director
makes decision(s) using the form BM-QT-10-12
Issuing certificates: CD announces the client of
the audit results using the form BM-QT-10-13
and draft the certificate and certification decision
then send them to client for confirmation (refer to
Certification Regulations in VICB-QD-02). After
receiving confirmation on the content of the
documents from the client, CD presents the
drafts to approve and issue using the form BM-
QD-02-01. The certificate is valid for 03 years.
+ Certification is not granted: CD compose the
announcement to send to the client notifying that
certification is not granted with explanation of
reasons why using BM-QT-10-13.
+ CC’s other recommendations: GD reviews
recommendations of CC and makes conclusion
regarding these recommendations. CD will make
announcement sent to Client based on
conclusion from GD and recommendations from
CC using BM-QT-10-13.
- Within 05 working days from the time CC
receives the complete audit record , including
corrective actions (if applicable), CD shall
review the record using the Form BM-QT-10-12
and notify the client of the final results using the
form BM-QT-10-13.
Within 2 days from the closing day of verification
and informing the passing result to the customer,
the CD shall complete the record to grant

Trang 21/27 Soát xét: 02; 7/2014
certificates.
4.3 ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT
Đánh giá giám sát nhằm tìm kiếm bằng chứng sự phù
hợp của hệ thống quản lý của khách với tiêu chuẩn
tương ứng. Chu kỳ đánh giá giám sát phụ thuộc vào
mỗi tiêu chuẩn.
Các hoạt động giám sát khác có thể bao gồm:
a) các yêu cầu của VICB đối với khách hàng chứng
nhận về các khía cạnh chứng nhận,
b) xem xét công bố bất kỳ của khách hàng về các
hoạt động của khách hàng (ví dụ tài liệu quảng cáo,
trang web),
c) yêu cầu khách hàng về cung cấp tài liệu và hồ sơ
(bản giấy hoặc phương tiện điện tử), và
d) các biện pháp khác để giám sát kết quả hoạt động
của khách hàng chứng nhận.
Ngày 2 hằng tháng, phòng CD lên danh sách các
khách hành cần tiến hành đánh giá giám sát trong
tháng kế tiếp và thông báo cho khách hàng biết;
Căn cứ vào chương trình đánh giá, Trưởng đoàn
đánh giá tham khảo kế hoạch đánh giá lần trước để
lên kế hoạch đánh giá giám sát BM-QT-10-03. Đánh
giá giám sát không có giai đoạn đánh giá sơ bộ,
Chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá tại cơ sở, các
bước tiến hành tương tự như đánh giá chứng nhận.
Phạm vi đánh giá giám sát không nhất thiết đánh giá
toàn bộ hệ thống mà có thể chỉ tập trung vào một số
bộ phận, quy trình mà chuyên gia đánh giá trưởng
đoàn nhận định cần tìm bằng chứng của sự phù hợp
nhưng vẫn phải bao trùm đầy đủ các lĩnh vực theo
phạm vi chứng nhận.
Đánh giá giám sát bao gồm các nội dung: Các cuộc
đánh giá nội bộ; xem xét của lãnh đạo; xem xét việc
thực hiện các hành động khắc phục đối với lần đánh
giá trước; xem xét những thay đổi liên quan đến
khách hàng và hệ thống quản lý của khách hàng; quá
trình vận hành hệ thống, sự tiến triển của các hoạt
động được hoạch định nhằm cải tiến liên tục, việc xử
lý khiếu nại, tính hiệu lực của hệ thống đối với việc
đạt được các mục tiêu của khách hàng, việc sử dụng
các dấu hiệu chứng nhận của VICB,…
VICB có thể duy trì chứng nhận của khách hàng dựa
trên kết luận rõ ràng của chuyên gia đánh giá trưởng
đoàn mà không cần xem xét độc lập nào, với điều
kiện là
a) đối với sự không phù hợp bất kỳ hoặc tình huống
khác có thể dẫn đến đình chỉ hoặc thu hồi chứng
4.3. SURVEILLANCE AUDIT
The surveillance audit is subject to find evidence
for the conformity of the customer’s
management system with the relevant
standards. The surveillance audit period
depends on each standard.
Other surveillance activities may include
a) enquiries from VICB to the certified client on
aspects of certification,
b) reviewing any client's statements with respect
to its operations (e.g. promotional material,
website),
c) requests to the client to provide documents
and records (on paper or electronic media), and
d) other means of monitoring the certified client's
performance.
On the second day of every month, the CD make
a list of customers needed to implement the
surveillance audit in the following month and
inform the customer of the schedule;
Based on the audit program, the team leader
shall refer to the last audit plan to make the
surveillance audit plan BM-QT-10-03. There is
no pre-auditing in the surveillance visit. The
auditor shall conduct the surveillance at the
auditee’s place and the implementation steps
are similar to those of the certification audit.
The scope of surveillance does not necessarily
evaluate the entire system that can only focus on
some parts and processes that the team leader
finds necessary to search for the evidence of the
conformity but must cover all the areas in
compliance with the certification scope.
The surveillance includes: internal audit;
management reviews; review of corrective action
taken identified during the last audit; review of
changes relating to the customer and his/her
management system; the system operation
processes; progress of planned activities aimed
at continual improvement, handling of
complaints; the effectiveness of the system to
achieve the customer’s objectives; the use of
certification marks of VICB,…
It may maintain a client's certification based on a
positive conclusion by the audit team leader
without further independent review, provided
a) for any nonconformity or other situation that
may lead to suspension or withdrawal of

Trang 22/27 Soát xét: 02; 7/2014
nhận, VICB có hệ thống đòi hỏi trưởng nhóm đánh
giá phải báo cáo cho VICB nhu cầu xem xét nhân sự
có năng lực thích hợp, độc lập với những người tiến
hành đánh giá, để xác định xem có thể duy trì chứng
nhận hay không, và
b) người có năng lực của VICB theo dõi các hoạt
động giám sát của tổ chức, bao gồm theo dõi báo cáo
của các chuyên gia đánh giá, để xác nhận hoạt động
chứng nhận vẫn còn hiệu lực.
Chuyên gia đánh giá yêu cầu tổ chức đưa ra bằng
chứng khách quan khi xem xét HĐKP đối với NC
trong lần đánh giá trước để xác định:
a) Đóng NC đã phát hiện lần trước: khi các
hành động khắc phục cho các điểm không phù hợp
đã được thực hiện, có hiệu lực.
b) Duy trì NC đã phát hiện: khi việc đánh giá
hiệu lực của hành động khắc phục này cần phải có
thêm thời gian.
c) Mở NC mới đối với NC đã phát hiện: khi
hành động khắc phục không được thực hiện hoặc
được thực hiện nhưng không hiệu lực. Chuyên gia
đánh giá hành động như sau:
o Nếu như NC trước là NC nặng và bị lặp lại
Chuyên gia đánh giá sẽ mở một NC nặng cho hành
động khắc phục phòng ngừa của tổ chức,và
o Nếu NC nặng lặp lại nhưng không phụ thuộc
vào hành động khắc phục đã thực hiện và lúc này
nó chỉ là NC nhẹ, Chuyên gia đánh giá mở một NC
nặng đối với hành động khắc phục phòng ngừa của
tổ chức.
o Nếu NC nhẹ lặp lại thì chuyên gia đánh giá
mở một NC nặng cho hành động khắc phục phòng
ngừa của tổ chức.
Nếu trong quá trình đánh giá, đoàn đánh giá có sử dụng
Chuyên gia kỹ thuật thì cuối cuộc đánh giá, Chuyên gia
kỹ thuật phải hoàn thiện phiếu nhận xét kỹ thuật BM-QT-
10-10.
Trước khi cuộc họp kết thúc, Trưởng đoàn đánh giá
có trách nhiệm họp đoàn đánh giá, đề nghị các thành
viên trong đoàn đánh giá tập hợp các ghi chép đánh
giá, thảo luận và lập báo cáo đánh giá BM-QT-10-11.
Báo cáo đánh giá được chuyển cho khách hàng ngay
sau khi cuộc họp kết thúc;
Thời gian cho việc gửi báo cáo đánh giá, thẩm tra hồ
sơ thông báo kết quả đánh giá như quy định đối với
hồ sơ đánh giá chứng nhận.
certification, VICB has a system that requires the
audit team leader to report to VICB the need to
initiate a review by appropriately competent
personnel (see 7.2.9), different from those who
carried out the audit, to determine whether
certification can be maintained, and
b) competent personnel of VICB monitor its
surveillance activities, including monitoring the
reporting by its auditors, to confirm that the
certification activity is operating effectively.
Auditor shall request the organization to provide
objective evidences when reviewing the
corrective actions for NC found during the last
audit to identify:
a) closure of NC identified in the last audit:
when the corrective actions for non-conformities
have been taken and in effect.
b) maintenance of NC identified: when more
time is needed for evaluating the effectiveness of
corrective actions.
c) open of new NC compared with the NC
identified: when the corrective actions are not
taken or ineffectively taken. Auditor shall
evaluate the following actions:
- If the last NC is major NC and repeated, the
auditor shall open a major NC for the corrective
and preventive actions of the organization, and
- If the major NC is repeated and independent on
the corrective actions taken and now become a
minor NC, the auditor shall open a major NC to
the corrective and preventive actions of the
organization.
- If the minor NC is repeated, the auditor shall
open a major NC to the corrective and
preventive actions of the organization.
If Technical Experts are involved in the audit
team, they must complete the technical remark
sheet BM-QT-10-10.
Prior to the closing meeting, the team leader
shall be responsible for convening a team
meeting and request the members to collect the
notes, discuss and make the audit report BM-
QT-10-11. The audit report should be handed
over to the customer right after the closing
meeting;
The regulation on the time for sending audit
reports, verifying the document informing audit
result is the same as that of certification audit

Trang 23/27 Soát xét: 02; 7/2014
records..
4.4 ĐÁNH GIÁ BỔ SUNG
Khi VICB cần xem xét đánh giá hiệu lực các hành động
khắc phục hoặc cần có các hành động tiếp theo khi bị
đình chỉ hiệu lực chứng chỉ thì VICB phải tiến hành 1 cuộc
đánh giá bổ sung khách hàng và phải thông báo cho
khách hàng.
Trình tự, thủ tục đánh giá bổ sung tương tự đánh giá
giám sát.
4.4. FOLLOW UP AUDIT
When VICB need to review the effectiveness of
corrective actions or require follow-up actions in
case of the effectiveness suspending, it shall
conduct a follow-up visit for customer and shall
inform the client.
The order and procedures for the follow-up audit
are similiar to those of surveillance audit.
4.5 ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/NÂNG CẤP
Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá mở rộng, thu hẹp
phạm vi hoặc nâng cấp tiêu chuẩn áp dụng thì phải ký
kết một hợp đồng phụ và gửi đề nghị chứng nhận BM-
QT-08-05 cho VICB. Các bước tiến hành trong đánh giá
mở rộng/nâng cấp được thực hiện như đánh giá giám
sát.
VICB thực hiện việc xem xét đăng ký và xác định hoạt
động đánh giá nào cần thực hiện để quyết định có cho
phép mở rộng chứng nhận hay không.
4.5. EXTENDING/UPGRADING AUDIT
When the customer needs the audits for
extending/reducing the scope or upgrading the
standard applied, he/she must sign a
subcontract and send the certification application
BM-QT-08-05 to VICB. The implementation steps
for the extending/upgrading audit are similar to
those of the surveillance audit.
VICB shall undertake a review of the application
and determine any audit activities necessary to
decide whether or not the extension may be
granted.
4.6 ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT
Khi có yêu cầu của cơ quan quản lý, hoặc VICB cần xem
xét các khiếu nại, đánh giá các thay đổi hoặc cần có các
hành động tiếp theo khi bị đình chỉ chứng chỉ thì VICB
phải tiến hành 1 cuộc đánh giá đột xuất khách hàng.
Trình tự, thủ tục đánh giá đột xuất tương tự đánh giá
giám sát.
4.6. IRREGULAR AUDIT
When there is a request from an administrative
institution or VICB needs to review complaints,
evalutate changes or take follow-up actions for
the suspended certificate, VICB must conduct an
irregular audit visit to the customer.
The order and procedures for the irregular audit
are similiar to those of surveillance audit.
4.7 ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI
Đánh giá chuyển đổi là việc VICB đánh giá, cấp
chứng chỉ cho khách hàng mà khách hàng đó đã có
chứng chỉ của tổ chức chứng nhận được VICB thừa
nhận (BM-HD-12-01). Điều kiện để được đánh giá
chuyển đổi là chứng chỉ phải còn hiệu lực ít nhất 06
tháng. Hiệu lực của chứng chỉ do VICB cấp bằng thời
gian hiệu lực còn lại mà tổ chức chứng nhận được
VICB thừa nhận cấp cho khách hàng.
BDtiến hành đàm phán ký hợp đồng giám sát theo
hình thức: Số lần đánh giá giám sát bằng số lần đánh
giá giám sát mà tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ
đã thỏa thuận trừ đi số lần đánh giá giám sát mà tổ
chức đó đã thực hiện.
Khách hàng làm văn bản đề nghị sử dụng dịch vụ
đánh giá của VINACERT và tài liệu bổ sung theo mẫu
đề nghị chứng nhận tương ứng;
4.7. TRANSFER AUDIT
The transfer audit is an process of audit and
certification by VICB to the customer holding the
certificate of the certification bodies recognized
by VICB (BM-HD-12-01). The conditions for
which the transfer audit is implemented are that
the certificate effectiveness must be still valid for
at least six months. The effectiveness of the
certificate issued by VICB shall be similar to that
of the the certificaion body recognized by VICB
granted to the customer.
The BD shall negotiate to sign the surveillance
contract in the form of: The number of
surveillance visits agreed by the certification
body substracts by the number of the actual
visits.
The customer shall prepare a inquiry for using
the audit services of VINACERT and provide
additional documents in accordance with the
relevant sample forms for certification

Trang 24/27 Soát xét: 02; 7/2014
Trình tự, thủ tục đánh giá chuyển đổi tương tự đánh
giá giám sát.
application;
The order and procedures for the transfer audit
are similiar to those of the surveillance audit.
4.8 ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN LẠI
Đánh giá chứng nhận lại là cuộc đánh giá được tiến
hành trước khi chứng chỉ HTQL hết hiệu lực.
Cuộc đánh giá chứng nhận lại được hoạch định và
tiến hành để xem xét đánh giá sự đáp ứng liên tục tất
cả các yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn và phải được
tiến hành trước khi chứng chỉ hết hiệu lực ít nhất 1
tháng
Quá trình đánh giá lại được tiến hành như một cuộc
đánh giá chứng nhận, trừ trường hợp không có sự
thay đổi đáng kể về HTQL hiện tại của khách hàng thì
không cần có cuộc đánh giá giai đọan 1.
Cuộc đánh giá chứng nhận lại phải xem xét việc vận
hành HTQL tại thời điểm chứng nhận, bao gồm việc
xem xét các báo cáo của cuộc đánh giá giám sát
trước: tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống, kể cả các
thay đổi nội bộ và bên ngoài cũng như khả năng áp
dụng đối với phạm vi chứng nhận; việc vận hành
HTQL đã được chứng nhận để đạt được chính sách
và mục tiêu của tổ chức; tính hiệu lực của toàn bộ hệ
thống quản lý kể cả các thay đổi nội bộ và khả năng
áp dụng đối với phạm vi chứng nhận.
4.8. RE-CERTIFICATION
Re-certification is the certification which is
implemented before the valid time of
management system certificate.
Re-certification shall be planned and
implemented to review and evaluate the
continued conformity with all standard
requirements and must be conducted at least 1
month prior to the end of the certificate
effectiveness.
The re-certification process shall be conducted
as an certification audit visit, in case there is no
significant changes in the current management
system of the customer, the audit stage I is not
needed.
The re-certification shall review the operation of
the management system at the time of
certification including reviewing the reports of the
last surveillance audit; the effectiveness of the
entire system including but not limited to internal
and external changes as well as applicability to
the certification scope; the operation of the
certified management system to achieve the
organization’s policies and objectivities; the
effectiveness of the entire management system
including the internal changes and applicability
to the certification scope.
5. ĐÀO TẠO VÀ NHẬN THỨC
QMR có trách nhiệm đào tạo các chuyên gia đánh giá
HTQL thực hiện đúng quy trình này; Trưởng phòng
CD có trách nhiệm giám sát chuyên gia đánh giá thực
hiện đúng quy trình này
5. TRAINING AND AWARENESS
QMR shall be responsible for training auditors
for the management system complying with this
procedure; Head of the CD shall be responsible
for controling the auditor to comply with this
procedure.
6 HỒ SƠ
Hồ sơ phải được lưu trong khoảng thời gian chu kỳ
hiện tại cộng với một chu kỳ chứng nhận hoàn chỉnh.
6. RECORD
Records shall be retained for the duration of the
current cycle plus one full certification cycle.
6.1. Mã khách hàng, mã hồ sơ và mã chứng chỉ-
Mã khách hàng được Văn phòng cấp để phù hợp với
việc kiểm soát hợp đồng chứng nhận.
o Mã khách hàng được quy định như sau: VICB
[số thứ tự khách hàng]
Ví dụ: VICB 0345 là mã khách hàng chứng nhận có
6.1. Customer code, record code and certificate
code
The customer code is issued by the Office in
accordance to the certification contract control.
- The customer code is specified as follows:
VICB [the ordinal number of the customer]

Trang 25/27 Soát xét: 02; 7/2014
số thứ tự 0345.
o Mã hồ sơ được quy định như sau: VICB [số
thứ tự khách hàng].[mã tiêu chuẩn]-[số thứ tự
của sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn] (nếu có áp
dụng)[loại hình đánh giá]
Ví dụ: VICB 0400.7-1C được hiểu là mã hồ sơ của
cuộc đánh giá giám sát (lần 2) đối với sản phẩm số 1
của Khách hàng mang mã số VICB 0400.7 phù hợp
tiêu chuẩn (Hợp chuẩn)
Mỗi một sản phẩm hoặc một hệ thống được đánh giá
phù hợp theo một tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn nào đó
sẽ có một mã hồ sơ khác nhau. Mỗi khách hàng có
thể có nhiều mã hồ sơ khác nhau nếu khách hàng có
nhiều sản phẩm hoặc áp dụng nhiều loại hình hệ
thống.
Mã hồ sơ là tương ứng với số chứng chỉ.
Eg: VICB 0345 is the customer code with the
ordinal number 0345.
- The record code is specified as follows: VICB
[customer’s ordinal number] [standard code]-
[standard compliance product’s ordinal
number](if applied)[type of audit]
Eg: VICB 0400.7-1C is interpreted as the record
code of the surveillance audit (2nd time) for
product 1 of customer coded VICB 0400.7 which
is compliant with the standard (standard
compliance)
Different record code shall be desginated for
each product or each system to be evaluated in
compliance with a specific standard or
regulation. Each customer may have more than
one record codes if he/she has many products or
applies different types of systems.
The record code is equivalent to the certifiate
number.
VICB Số thứ tự
KH/Customer
No.
Dấu ngăn
cách/Separation
mark
Mã tiêu
chuẩn/Standard
code
Dấu hiệu
khác/Other
signs
Lần đánh giá/Audit
time
Dùng 4 chữ
số. Theo quy
tắc tăng
dần/Use 4
digits. Follow
the ascending
rule.
Dấu chấm (.) 9k=1
22k=2
14k=3
HACCP=4
OHSAS=5
GMP=6
CN SP (HC) =7
16949=8
GAP=9
Sản phẩm HQ,
ĐKSX TACN =
10
13485 = 11
5S = 12
Trong trường
hợp khách hàng
muốn chứng
nhận nhiều SP
thì có thể sử
dụng ký hiệu (-)
sau đó thêm các
chữ số 1,2,3,
…vào đằng sau.
Mỗi một chữ số
sẽ tương ứng
với một loại sản
phẩm hoặc
dòng sản
phẩm./In case,
the customer
want to have
many products
certified, it is
possible to use
sign of (-)
followed by
number 1,2,3…
Each number
corresponds to
each type of
product or
product line.
Đánh giá sơ bộ/Pre-
auditing = I
Đánh giá chứng
nhận/Audit = A.
Giám sát các
lần/Surveillance visit:
B, C, D, E
Đánh giá tiếp
theo/đánh giá bổ
sung = N
Đánh giá mở rộng/thu
hẹp = P
Đánh giá tái chứng
nhận/Re-certification
= R.
Đánh giá chuyển
đổi/Transfer audit = T
Đánh giá đặc
biệt/Special audit = S
Đánh giá nâng cấp
tiêu chuẩn = U

Trang 26/27 Soát xét: 02; 7/2014
Chú ý 1: Trong trường hợp khách hàng chỉ có 1 loại
sản phẩm (ví dụ sản phẩm ở đây là phân bón NPK),
tuy nhiên phân bón NPK của khách hàng có nhiều
dòng khác nhau ( tỷ lệ N-P-K khác nhau) thì mỗi một
dòng khác nhau có một số chứng chỉ khác nhau.
Chú ý 2: Mã khách hàng của lần chứng nhận trước
chỉ được giữ như trong chu kỳ chứng nhận tiếp theo
nếu chứng chỉ HTQL lần trước vẫn còn hiệu lực (so
với ngày VICB nhận hợp đồng/ĐKCN lại)
Note 1: In case the customer has only one type
of product (for instance: NPK fertilizer), but there
are different types of NPK (different ratio of N-P-
K), each type shall have its own certificate
number.
Note 2: The customer code of the previous
certification is kept in the next certification cycle
only if the previous QMS certificate is still valid
(in comparison with the date VICB receive the
contracts/re-certification application)
6.2. Hồ sơ khách hàng gồm: 6.2. Customer record includes:
TT/No. Hồ sơ/Record Mã số/Code
Nơi
lưu/Retention
place
Thời gian
lưu/Retention
duration
1. Hợp đồng/Contract VP/AD 6 năm/years
2. Đăng ký chứng nhận/Certification
application
BM-QT-08-05 CD 6 năm/years
3. Chương trình đánh giá
HTQL/Management System Audit
Program
4. Quyết định thành lập đoàn đánh
giá/Decision on establishing the
audit team
5. Kế hoạch đánh giá/Audit plan BM-QT-10-03 CD 6 năm/years
6. Danh sách tham dự cuộc họp/List of
meetings attendance
7. Phiếu ghi chép đánh giá/Audit note BM-QT-10-05 CD 6 năm/years
8. Yêu cầu hành động khắc phục/Request for
correctiveactions
9. Ma trận đánh giá/Audit matrix BM-QT-10-07 CD 6 năm/years
10. Báo cáo Đánh giá sơ bộ/Pre-
auditing Report
11. Báo cáo đánh giá chứng
nhận/Certification audit report
12. Nhận xét kỹ thuật của chuyên gia
KT/Remarks of technical experts
13. Báo cáo đánh giá giám
sát/Surveillance audit report
14. Kiến nghị cấp/duy trì chứng
chỉ/Recommendation for
granting/maintaining cerficate
15. Thông báo kết quả đánh giá/Audit
result reportvan
16. Phiếu theo dõi xử lý hồ sơ/Record
processing log
17. Audit Log BM-QT-10-17 CD 6 năm/years

Trang 27/27 Soát xét: 02; 7/2014
Ngoài ra gồm:
giải trình về phương pháp sử dụng để lấy mẫu;
thuyết minh về quyết định thời gian cho chuyên
gia đánh giá;
xác nhận việc khắc phục và hành động khắc
phục;
hồ sơ các khiếu nại và yêu cầu xem xét lại
cũng như việc khắc phục và mọi hành động
khắc phục tiếp theo;
các xem xét và quyết định của ban, nếu có thể;
hệ thống tài liệu về các quyết định chứng nhận;
các tài liệu chứng nhận, bao gồm cả phạm vi
chứng nhận liên quan đến sản phẩm, quá trình
hoặc dịch vụ, nếu có thể;
các hồ sơ liên quan cần thiết để thiết lập độ tin
cậy của chứng nhận, ví dụ như bằng chứng về
năng lực của chuyên gia đánh giá và chuyên
gia kỹ thuật.
-
And:
- justification of the methodology used for
sampling;
- justification for auditor time determination
- verification of correction and corrective actions;
- records of complaints and appeals, and any
subsequent correction or corrective actions;
- committee deliberations and decisions, if
applicable;
- documentation of the certification decisions;
- certification documents, including the scope of
certification with respect to product, process or
service, as applicable;
- related records necessary to establish the
credibility of the certification, such as
evidence of the competence of auditors and
technical experts.
7. BẢO MẬT
Mọi thông tin liên quan tới KH phải được bảo mật
hoàn toàn, đặc biệt là những thông tin liên quan tới
chiến lược, hoạt động kinh doanh, công nghệ và thị
trường của khách hàng trong quá trình thực hiện hợp
đồng, trừ phi có sự chấp thuận bằng văn bản của
người có thẩm quyền của khách hàng đó.
Khi cần cung cấp thông tin của khách hàng theo yêu
cầu của pháp luật hay cơ quan chức năng, VICB sẽ
thông báo cho khách hàng theo đường email hoặc
bưu điện, hoặc điện thoại từ khi luật pháp hoặc cơ
quan chức năng cấp không cho VICB thông báo cho
khách hàng.
7. CONFIDENTIALITY
Every information related to the customer must
be confidential, particularly the information
concerning strategies, business activities,
technology and marketing of the customer during
the contractual implementation, unless there is
an agreement in writing by the customer’s
authorized person.
When required by law or authorized by authority
to release the confidential information of the
client , VICB will notify the client by means of
email, phone, post unless when this is prohibited
by law or authority.
8. PHỤ LỤC 8. ANNEX

Vicb qt-10 procedure-for_qms_audit_checked_-_translation_0

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (10)

Similar to Vicb qt-10 procedure-for_qms_audit_checked_-_translation_0

Similar to Vicb qt-10 procedure-for_qms_audit_checked_-_translation_0 (20)

Vicb qt-10 procedure-for_qms_audit_checked_-_translation_0