DropSystem rendszerleírás

2015.07.15. SmartProcess Kft – info@smartprocess.hu – www.smartprocess.hu 1
DropSystem – ÁLTALÁNOS RENDSZER LEÍRÁS
DropSystem csoportmunka támogató
rendszer
(ÁLTALÁNOS RENDSZER LEÍRÁS)
készítette
Smart Process Kft

TARTALOMJEGYZÉK
Tartalomjegyzék...................................................................................................................................................... 2
Bevezető.................................................................................................................................................................. 4
A biztos partner................................................................................................................................................... 4
Moduláris felépítés ............................................................................................................................................. 4
Rendszer általános áttekintése ............................................................................................................................... 6
Bejelentkezés a rendszerbe ................................................................................................................................ 6
Funkció csoportok................................................................................................................................................... 7
Kezdőképernyő ................................................................................................................................................... 7
Saját menük......................................................................................................................................................... 7
Felső menüszalag ................................................................................................................................................ 8
Munkaterület felépítése, használata ................................................................................................................ 10
Általános funkciók, a program használata ............................................................................................................ 11
Mindig elérhető funkciók.................................................................................................................................. 11
Dokumentum kezelés............................................................................................................................................ 11
Dokumentumok a programban......................................................................................................................... 11
Dokumentum szerkesztések, megtekintések naplózása................................................................................... 13
Projektek, munkafolyamatok kezelése ................................................................................................................. 13
Projektmappák.................................................................................................................................................. 13
Munkafolyamatok............................................................................................................................................. 14
Projektbejegyzések ........................................................................................................................................... 16
Pályázatok, elszámolások kezelése ....................................................................................................................... 17
Pályázatok ......................................................................................................................................................... 17
Projekt kezdemények........................................................................................................................................ 17
Elszámolások ..................................................................................................................................................... 17
Jogosultsági rendszer ............................................................................................................................................ 18
Szerepkörök ...................................................................................................................................................... 18
Hozzáférések..................................................................................................................................................... 19
Beépülő modulok.................................................................................................................................................. 20
Microsoft Word és Excel beépülő ..................................................................................................................... 20
Microsoft Outlook beépülő............................................................................................................................... 20
Technikai háttér .................................................................................................................................................... 22
Drop System Szerver követelményei .................................................................................................................... 22
Minimális hardver követelmény: ...................................................................................................................... 22

Javasolt hardver: ............................................................................................................................................... 22
Minimális szoftver követelmény:...................................................................................................................... 22
Javasolt szoftver:............................................................................................................................................... 22
Drop System kliens követelményei....................................................................................................................... 23
Minimális hardver követelmény: ...................................................................................................................... 23
Javasolt hardver: .............................................................................................................................................. 23
Minimális szoftver követelmény:...................................................................................................................... 23
Javasolt szoftver:............................................................................................................................................... 23

BEVEZETŐ
A legtöbb vállalatirányítási rendszer adminisztrálása és karbantartása fejlesztői kompetenciát igényel, és az
ügyfél nem tudja a kívánt folyamatokat és felületeket Önállóan létrehozni. A felhasználók eltévedtek a számos
felület, funkcionalitás és a rendszer által nyújtott információk sokaságában, amely rendeltetésével ellentétben
inkább megnehezítette a mindennapos munkavégzést.
Mi felismertük ezeket a problémákat, összegyűjtöttük a felhasználó és ügyfél igényeket és mindezeket ötvöztük
a már jól bevált módszertanokkal és funkcionalitásokkal – így alkottuk meg A DropSystem rendszert.
A BIZTOS PARTNER
A jelen gazdasági helyzet egyre nagyobb terhet ró a vállalatokra, ezért azoknak sokkal nagyobb hangsúlyt kell
fektetniük költségeik optimalizálására és erőforrásaik hatékonyabb kihasználására, mint korábban.
A Smart Process Kft. célja, hogy egy újfajta megközelítésből, folyamatszervezési módszerek, informatika eszközök
kombinációjával és alkalmazásával alapokat adjon az optimálisabb működéshez, illetve a továbbfejlődéshez.
MODULÁRIS FELÉPÍTÉS
Rendszerünk funkcióit tekintve modulokra oszthatjuk az alábbiak szerint:
Projekt és csoportmunka
A rendszer legnagyobb modulja, mellyel támogatni kívánjuk a vállalati folyamatok
modellezését, dokumentáltságát, és azok belső ellenőrizhetőségét. Ez a modulunk a
legszélesebb körben elégíti ki a felmerülő igényeket, nagyon sok szabadságot enged meg a
felhasználónak, amennyiben a rendszer konfigurálásában ezt lehetővé tettük!
Dokumentum menedzsment
Az egyik legnagyobb támasza lehet a többi modulnak. Több szinten kezeli a dokumentumokhoz,
azok tárolóihoz való hozzáférést, támogatja a verziókezelést, nyomonköveti a dokumentum
változásait, regisztrálja a hozzáféréseket és módosításokat.
Back Office
A modul széles körben nyújt lehetőségeket, segítséget azon vállalati adminisztráció
elvégzéséhez, mellyel mindennap érdemes vagy kell foglalkozni! A modul ezeken kívül kiegészül
raktárkezelési és szervizelési funkciókkal is, mellyel konkrét szerviz és hozzá kapcsolódó
folyamatokat tudunk magas szinten támogatni!
Iktatás és ügykezelés
A rendszer alapszintű iktatórendszerként is tud funkcionálni, mellyel a dokumentáltság és
ügyfél megkeresések még magasabb színvonalon működhet az Ön vállalatában is! A modul az
alap funkciókat kiegészíti olyan extra lehetőségekkel, mellyel további dokumentum
rendszerezési lehetőségekkel ruházza fel a rendszert.
Pályázat és projektkezelés
Pályázati modulunkat tekintve a rendszer lehetőséget biztosít a felhasználóinak minden
pályázathoz kapcsolódó dokumentum, információ tárolására, kezelésére, melyek napjainkban

szükségesek lehetnek. Rögzíthetőek az ügyfelek pályázati igényei, fejlesztési irányai, melyek egy
egy újabb megjelenő pályázat esetén nagy segítséget nyújthat a páylázók körének
felkutatásában. Ezen túlmenően a rendszerben végig lehet követni az egyes pályázatok
életciklusát a szerződéskötéstől a kész megvalósulásig.
Microsoft Word, Excel és Outlook beépülők
Az irodai alkalmazások többsége már támogatja a Microsoft termékekkel történő
együttműködést, ez a DropSystem esetében sincs másképp. Rendszerünk együtt tud működni
a Word, Excel és Outlook programokkal segítve ezzel a felhasználók napi munkáját.

RENDSZER ÁLTALÁNOS ÁTTEKINTÉSE
BEJELENTKEZÉS A RENDSZERBE
A DropSystem rendszer sokféle környezetben képes működni. Célszerű szétválasztani a 3 réteget, az adatbázist,
alkalmazás szervert és kliens programot. Amennyiben esetleg hardver szűke miatt egy gépre kerülne az adatbázis
és alkalmazás szerver, tapasztalataink szerint tökéletesen elfér egymás mellett, természetesen célszerű
monitorozni a szükségleteket és beavatkozni ha performancia javulás érhető el.
A felhasználók egy konfigurációs állományban meghatározott szerverhez kapcsolódnak a kliens programjukkal,
melyet helyi hálózaton vagy akár nyilvános interneten keresztül is elérhetnek.
Bejelentkezéskor a felhasználó több alkalmazás szerverből is választhat. Ezen alkalmazás szerverek futhatnak egy
azon adatbázisra is, de lehetnek teljesen különbözőek. Amennyiben a felhasználók igénylik kialakítható teszt,
oktatói és éles rendszer is, de tetszőlegesen szabadon bővíthető a szerverek száma.
Szerver választása után minden felhasználó a saját egyedi felhasználói nevével és jelszavával léphet be a
rendszerbe. Ezen jelszavak az adatbázisban vannak tárolva vissza nem fejthető titkosított formában.
Belépést követően a felhasználó választhat, hogy mely szervezeti egység nevében lép be a rendszerbe valamint
egy érvényes szerepkört. A rendszerbe mindenki a neki kiosztott és még érvényes szerepkörrel léphet be. Ez a
szerepkör felelős azért, hogy a felhasználó egy előre definiált szabályrendszer szerint dolgozhat a rendszerben.
A rendszerben ez az elsődleges jogosultsági vizsgálat, mellyel minden belépett felhasználó korlátozható. A
szerepkörök definiálása, valamint azok érvényessége külön külön menüpontban érhetők el, szerepkörfüggő, hogy
ki láthatja, szerkesztheti.
Amennyiben valakinek már nincsen érvényes szerepköre, nem jogosult a rendszer használatára, a belépés
sikertelen lesz.

FUNKCIÓ CSOPORTOK
KEZDŐKÉPERNYŐ
Belépés után a rendszer minden felhasználó esetében a következő képernyőn láthatóan nyílik meg.
A főképernyő 4 jól elkülöníthető egységből áll, melyek feladata is teljesen eltérő:
- Felső menüszalag
- Bal oldali saját menük
- Jobb oldali kedvencek
- Középső munkaterület listás adatnézeti lehetőséggel.
SAJÁT MENÜK
A Bal oldali munkapanelen a felhasználó mindig a rá vonatkozó információkat, adatokat láthatja, mint például:
- Saját adataim: A felhasználó saját személyes, elérhetőségi adatai, rendszerbeli jogosultságai,
kapcsolódó projektek, pályázatok stb
- Feljegyzések: Határidővel ellátott feljegyzések, melyeket a felhasználó saját magának írhat ki,
emlékeztető gyanánt
- Non produktív feladatok: a felhasználó olyan feladatai, melyekre elszámolhat munkaidőt, szükség
esetén pedig más munkatársnak át is adhat.
- Határidők/Aktualitások: Felhasználó a rá vonatkozó határidős projekteket, feladatok,
dokumentumokat listázhatja ki magának, és egy egyszerű ú.n. ugrás gombbal az érintett tétel szerkesztő
felületére léphet megspórolva ezzel az újbóli keresést. A rendszer egyébként emailes vagy belső
üzenetek formájában is tájékoztathatják a felhasználót az adott munka határidőre történő elvégzésére.
- Könyvelt munkaórák: A rendszerben beállítható a napi munkaidő keret, melyről a felhasználónak el kell
számolnia. Erre számos lehetősége van, a program összegzi és adott esetben figyelmezteti a felhasználót
annak pótlására. Projektek esetében ez olykor kötelező is lehet, hiszen a projektek fedezet számításánál

fontos szempont hogy előre tervezhető legyen akár munkabér terén is, követhető egy egy projekt
meddig tud nyereséges lenni.
- Csúsztatások/szabadságok: A rendszerben a felhasználók kérvényezhetik a felettesüktől a szabadságot,
illetve kiírhatnak csúsztatásokat, amennyiben ez az adott szervezetnél lehetséges. Ezek engedélyezésére
és elutasítására is van lehetőség.
- Üzenetek: belső üzenetek küldése fogadása
- Figyelmeztetések: A rendszerben sokszor keletkeznek olyan belső figyelmeztetések, melyek a
pontosabb és eredményesebb munkát könnyítik meg. Ilyen értesítés lehet például, ha egy olyan
pályázati rekord kerül a rendszerbe, melyhez már rögzítettünk ügyfelet, aki pont ilyen fejlesztési irányra
vár.
FELSŐ MENÜSZALAG
A program legfelső menüszalagja határozza meg elsősorban, hogy az érintett felhasználó mely menüpontokat éri
el, milyen adatokat láthat. Az átláthatóság kedvéért több lapfülre lett osztva, és azon belül is csoportosítottuk
használati szempontból:
Partnerek/Felhasználók
Partnerek, felhasználók adminisztrálására hivatott a legelső lapfülön található menüpontok. Ezen menükben
kezelhetőek azok az ügyfelek is, akikkel nap mint nap dolgoznunk kell. Kialakíthatunk a partnerek közt hierarhiát
is, csoportokba szervezhetjük őket, kereshetünk rájuk.
Projektek/Munkafolyamatok
Azt mondhatjuk, hogy a rendszer törzsét képező lapfül a Projektek/munkafolyamatok. Itt van arra lehetősége a
felhasználóknak, hogy a mappákba szervezett projekteket megtekinthessék, kezelhessék, és a mappához rendelt
munkafolyamatok szerint az adott feladatokat elvégezhessék.
A napi projekt feladatokhoz szorosan kapcsolódva itt kapott helyet a konzultációk, megbeszélések gyűjteménye,
valamint a pályázatokhoz, elszámolásokhoz kapcsolódó funkciók.
Dokumentumok/Mappák

A projektkezelés egy nagyon jelentős mellékhajtása a dokumentumok kezelése. A rendszerben nagyon komoly,
több szintű hozzáférés vizsgálat ellenőrzi a felhasználót, és szűri ki azon mappákat és dokumentumokat,
melyekhez van joga és amikhez nincsen. Ahhoz, hogy egy felhasználó szerkeszthessen egy dokumentumot, ahhoz
rendelkeznie kell
- menüpont jogosultsággal
- dokumentum mappa hozzáféréssel
- dokumentum szintű hozzáféréssel
- szerkesztéshez karbantartói szintű hozzáféréssel.
Back office
Egy vállalatirányítási rendszer sokszor olyan igényeket is igyekszik kielégíteni, melyek igen speciálisak. Ilyen a
DropSystem esetében a back office, ahol rögzíteni lehet a vállalatnál található eszközöket, azok szervizeléseit,
amennyiben rendelkezik gépjárműparkkal azok menetlevelét, káreseményeit stb. Ezen funkciók kiegészítéseképp
készítettünk raktárkezelő felületeket is, ahol a raktárba árukészletet tudunk beolvasni, nyilvántartja azok
eladásait, bérbe adását, naprakészen tartja a raktárunkat.
HR adatok
A dolgozók adatainak nyilvántartása valósítható meg ezen a felületen, ahol összegyűjthetők és csoportosíthatók
a képzettségek, tárolhatók elektronikus formában. A vállalat HR-rel foglalkozó munkatársa ezen a lapfülön
gyakorlatilag mindent elér, amire neki szüksége lehet. Összesíthető a szabadságokat, adminisztrálhatja a
dolgozókkal kapcsolatos költségeket, házipénztár mozgásokat, illetve nem utolsó sorban számlák készítését is
kezdeményezheti.
ISO
Az ISO funkció csoportban lehetőség van arra, hogy a rendszerben külön kezeljék a felhasználók az ISO minősített
folyamatokat, dokumentumokat. Hasonlóan a dokumentum menedzsment részhez, az ISO-n belül is
felépíthetőek a mappa szerkezetek, hierarhiába szervezhetők, jogosultság és hozzáférési szint adható meg.

Rendszereszközök
A lapfül és annak tartalma elsősorban a rendszert adminisztrálók számára nagy segítség, hiszen itt
adminisztrálható minden olyan legördülő lista, melyet a felhasználók látnak, használnak. Számos testreszabási
lehetőség van beépítve a rendszerbe, ezeket a rendszerparaméterekkel lehet állítani. Különböző nyomtatványok
készítésére is itt van lehetőség, melyet hozzárendelve egy-egy munkafolyamathoz, bármilyen listát, összesítőt ki
tudunk exportálva vagy nyomtatni.
MUNKATERÜLET FELÉPÍTÉSE, HASZNÁLATA
A képen látható munkaterület segíti a felhasználókat abban, hogy a rendszerbeli adatokat rögzítsék, módosítsák
vagy lekérdezzék. Felhasználók szabadon készíthetnek különböző szűréseket, melyeket el tudnak menteni saját
vagy más részére is akár.
Lehetőség van összecsukni az alsó panelt, hogy a teljes területet a lista töltse ki, de fordítva is akár működhet,
vagyis a fenti lista panel is összecsukható az alsó szerkesztő panel javára.
A felületen elhelyezkedő alap funkciógombok teszik lehetővé, hogy minden megjelenő adatot a felhasználó
szerkeszteni tudjon.
Itt fontos megjegyezni, hogy a rendszer nem támogatja a fizikai törlést, inkább csak megjelöli az adatsorokat
töröltként, de véglegesen nem törli azt. Ez nagyban elősegíti, hogy nyomon lehessen követni minden egyes
változást.
Az alsó űrlapon több lapfülön jelennek meg az adatok, melyek a felső adatlistában kijelölt adatsorhoz
kapcsolódnak. (pl: Felső listában megjelennek a dokumentumok, míg az alsó űrlap egy lapfülén megjelennek a
dokumentumhoz tartozó példányok)

ÁLTALÁNOS FUNKCIÓK, A PROGRAM HASZNÁLATA
MINDIG ELÉRHETŐ FUNKCIÓK
A program használata során a felhasználó kattintására mindig más és más felület töltődik be. Ez a mindig változó
rész egy állandó főablakba van beágyazva, melyen számos mindig látható funkció kapott helyet.
A következő képen ezen funkciók láthatók:
DOKUMENTUM KEZELÉS
DOKUMENTUMOK A PROGRAMBAN
A DropSystem egyik fő csapás iránya a dokumentumok elektronikus formában történő tárolása. Ezt a rendszer
úgy kezeli, hogy egy fájltárolóra helyezi el az alkalmazás szerver által elkódolt és tömörített változatát, majd
adatbázisba lementi azt a generált fájlnevet, mely a rendszerben azonosítja a dokumentumot.
A titkosítás mindig az ügyfél egyedi licenckulcsával történik, tehát ha egyik rendszer fájltárolóját átmásoljuk egy
másik ügyfél számítógépére, az adatok letöltésekor hibát fog dobni, és a hozzáférést letiltja.
A dokumentumok tárolásának beállítása mindig rendszergazdai feladat, épp úgy ahogy ezen fájltároló időszakos
mentése is. A fájltároló visszaállítása egy biztonsági mentésből mindössze a fájlok megfelelő helyre való
visszamásolását jelenti.

A dokumentumok felhasználói szempontból különböző dokumentum mappákba szervezve érhetők el. A
dokumentumok természetesen áthelyezhetők egyik mappából a a másikba, de természetesen egyszerre csak egy
mappában lehetnek. Minden dokumentum mappa külön-külön szabályozható hozzáférés szempontjából, és
különböző tulajdonságokkal bírnak, melyek az erre rendszeresített felületeken megtekinthetők,
adminisztrálhatók.
A dokumentumokról nem csak az mondható el, hogy hozzáféréseket, verziószámokat kezel, de rengeteg
kapcsolattal is rendelkezhetnek. Ilyen kapcsolatok lehetnek partnerek, pályázatok, fejlesztési irányok, pályázatok
stb. Pályázati anyag összeállításakor akár egy kattintásra kimenthetők egy könyvtárba a rendszerben levő
példányok. Egy egysezrű ábra a főbb dokumentum kapcsolódásokról:

DOKUMENTUM SZERKESZTÉSEK, MEGTEKINTÉSEK NAPLÓZÁSA
A rendszerben mint ahogyan az már érintve volt, különböző hozzáférési szinteknek kell megfelelni hogy
dokumentumot tölthessen le a felhasználó. Megfelelő szerepkör és hozzáférés is szükséges.
A dokumentumok letöltésére kétféle mód is létezik.
1.) Letöltés megtekintésre: ebben az esetben a rendszerből csak megtekintésre töltjük le, így nem
korlátozzuk a hozzáférést más számára
2.) Letöltés szerkesztésre: amennyiben a felhasználó szerkesztésre tölti le a dokumentumot, a szerkesztés
időtartamára blokkolja a hozzáférést, vagyis azalatt az idő alatt más felhasználó csak olvasásra tudja
megnyitni. Fontos megjegyezni, hogy a rendszerből mindig csak a legutolsó példányt lehetséges
szerkesztésre megnyitni, hogy mindig a legutolsó verzióval dolgozhassanak a felhasználók és ne lehessen
eltéveszteni.
A rendszer külön naplót tart fenn a dokumentumokhoz. Ebbe a naplóba minden esetben bekerül egy bejegyzés,
ha az a felhasználó letölti. Ilyenkor mentésre kerül hogy ki végezte a letöltést, hova mentette le és milyen
fájlnévvel, a számítógép néhány adata ahonnan a letöltést kezdeményezte. Ebből a naplóból semmilyen módon
nem enged a program törölni.
A dokumentumokat szigorúan emelkedő verziószámmal lehet csak visszatölteni a rendszerbe, egy azon
dokumentumból két azonos verziószám nem engedélyezett. Amennyiben új példány feltöltésére kerül a sor, a
felhasználó dönthet arról, hogy főszámot vagy alszámot szeretne emelni. Új példány feltöltésekor mindig
kötelező megadni egy rövid megjegyzést, melyben le kell írni a változás okát, esetleg a változás összefoglalását.
Ez nagyban megkönnyíti a későbbi visszakeresést ki és mikor milyen célból változtatta az adott dokumentumot.
PROJEKTEK, MUNKAFOLYAMATOK KEZELÉSE
PROJEKTMAPPÁK
A DropSystem renszerben a projektek kezelését munkafolyamatok mentén szervezhetjük. Ezeket a
munkafolyamatokat projektmappákba rendezhetjük, ez a későbbiekben a csoportosítást és kereshetőséget
könnyíti meg. A projektmappák más egységet képviselnek, mint a dokumentummappák. A kettő között szoros
kapcsolat van, de fontos különválasztani őket. A projektmappákban találhatóak azok a munkafolyamat-sablonok,
melyek a munkaszervezés és projektnyilvántartás alapját képezik, míg a dokumentum mappákban az egyes
projekteknél (és a rendszerben máshol keletkező) dokumentumok találhatóak.

Minden projektmappához megadhatunk hozzáférőket, akár külön személyeket, munkacsoportokat,
szervezeteket. A későbbiekben a munkafolyamatokhoz és a munkafolyamatok kitöltött variánsaihoz
(bejegyzésekhez) csak az adott munkafolyamatot tartalmazó projektmappához hozzáférők kezelhetik. A
hozzáférés típusát 4 különböző szinten definiálhatjuk – nincs hozzáférés, betekintő hozzáférés (csak „láthatási
jog”, szerkesztő hozzáférés (módosítási jog), adminisztrátori hozzáférés (jogosultsági beállításokat is
módosíthatunk).
MUNKAFOLYAMATOK
A rendszerben egyedülálló módon fejlesztői tudás nélkül, egyszerűen hozhatunk létre munkafolyamatokat,
melyek a későbbiekben sablonként szolgálhatnak a felhasználók számára, mely megkönnyíti, hogy közös
platformon kezelhesse a szervezet az azonos/ hasonló projektjeit.
Megfelelő jogosultsággal a Projektek/munkafolyamatok menü munkafolyamatok almenüjében kezelhetjük a
munkafolyamataink. Az egyes munkafolyamatokhoz külön jóváhagyót és hatálybaléptetőt rendelhetünk. Ezzel
megakadályozhatjuk, hogy még nem teljesen kész sablonokat érjenek el a felhasználók. Kijelölhetjük azt a
projektmappát, amiből a későbbiekben elérhetővé válik a sablon, s a kitölthető bejegyzések (projektek). A
munkafolyamatnak megadhatunk egy automatikusan generálódó azonosító formátumot, amit a későbbiekben
minden kitölött variánsnál (bejegyzésnél) láthatunk. (Pl: ügyfélnév-évszám-emelkedő számsor).

Munkafolyamatot egy könnyített kezelőfelületű drag&drop diagramm szerkesztőben állíthatunk össze.
Gometriai alakzatok szimbolizálják a klasszikus folyamatszervezés állomásait. Eszerint megkülönböztetünk kezdő
és záró állapotot, eseményt és döntési elágazást. Ez utóbbi kettő típust bármilyen módon kombinálhatjuk és
összeköthetjük.
A munkafolyamatok lépéseit (step-jeit) a template szerkesztőben adhatjuk meg.
Itt az alábbi mezőtípusokból választhatunk:
 szövegdoboz (kis karakter számú szöveges tartalomhoz)
 Dátum mező (dátum formátumú tartalomhoz)
 Jelőlőnégyzet
 Szövegterület (hosszabb szöveges tartalmakhoz)
 Legördíthető doboz (manuálisan előre megadott értékkészlettel)
 Kiválasztó szövegdoboz (a rendszerben elérhető listákból választhatunk, s a lista értékkészletét
„örököljük”)
 Helyőrző
 Elválasztó (a tagolás megkönnyítésére)
Minden mezőnél megadhatjuk, hogy csak olvasásra legyen elérhető, s hogy kitöltése kötelező legyen-e.

A templete szerkesztő alsó sávjában megadhatunk kötelező vagy ajánlott dokumentumcsatolást is. Előbbi
esetében, ameddig nem töltünk fel egy dokumentum példányt, nem lehet továbbléptetni a munkafolyamat
bejegyzését. Az itt megadott dokumentum paramatéreket minden, a munkafolyamat bejegyzéseihez felöltött
dokumentumpéldány megörökli.
Ahogy személyre szabhatunk minden steppet, minden steppnél megadhatjuk a hozzáférőket is, a
projektmappákhoz hasonló módon, de itt kizárólag a hozzáférő munkatársakat és munkacsoportokat adhatunk
meg. Kötelező jóváhagyókat is kijelölhetünk, ezzel biztosítva egy ellenőrzést a bejegyzéseken, mivel a megadott
felhasználó(k) jóváhagyása nélkül nem lehet továbblépni a következő stepre.
A munkafolyamatsablon jóváhagyása és hatálybaléptetése után jelenik meg a workflow ikonja abban a
projektmappában, amihez korábban hozzárendeltük.
PROJEKTBEJEGYZÉSEK
Projektbejegyzésnek nevezzük a munkafolyamat sablonok (work flow-k) kitölött variánsait.
Projektbejegyzéseinket a Projektek/munkafolyamatok főmenü projektbejegyzések almenüjében találhatjuk. a
bal oldali menüsávban láthatjuk az elérhető projektmappáinkat, s a projektmappákra kattintva a középső
munkaterület felett láthatjuk az elérhető munkafolyamat sablonokat. A középső, listás nézetben a kijelölt
munkafolyamathoz tartozó bejegyzéseket láthatjuk. A befoglalt projektbejegyzések fülre kattintva pedig minden,
a kijelölt projektmappához tartozó munkafolyamat projektbejegyzéseit láthatjuk.
Egy projektbejegyzéshez rengeteg adatot kapcsolhatunk, ezeket füleken csoportosítva alul érhetjük el. A
dokumentumok fülön láthatjuk a bejegyzéshez kapcsolt összes dokumentumot (itt láthatóak a steppek közben
előírt dokumentumok is). A bejegyzéseket tetszőleges formában és irányban kapcsolhatjuk egymáshoz, a
kapcsolódásokat az erre dedikált fülön kezelhetjük. A felelősök fülön az alapadatokon megadott felelősön kívül
adhatunk hozzá további kezelőt a bejegyzéshez, a partnerkapcsolatok fülön pedig további ügyfelet, szervezetet.
A projekt kontrolling fülön nyereség és fedezet számításhoz találunk eszközöket. A rendszer képes központi
munkaidő nyilvántartás kezelésére is, ezt akár kötelezővé is tehetjük. A munkaidőkönyveléseket szintén egy
külön fülön kezelhetjük.

A pályázati projektek kezelését támogatja a pályázati adatok és az EMIR értesítések fül, ahol pályázatkezelés
során speciálisan felmerülő adatigényeket, kommunikációt rögzíthetjük.
PÁLYÁZATOK, ELSZÁMOLÁSOK KEZELÉSE
PÁLYÁZATOK
A rendszer Pályázatkezelési moduljához tartozik a pályázati konstrukciók nyilvántartása. Itt felrögzíthetünk
minden fontosabb adatot az egyes pályázatokhoz (pályázók köre, keretösszeg, intenzitás, stb.), fejlesztési
irányhoz rendelhetjük őket, s minden hivatalos, s belsős segédletet is rögzíthetünk hozzájuk. A pályázatok listát
elérhetjük template szerkesztő felületen is, valamint minden bejegyzéshez is rendelhetünk egy pályázati
konstrukciót – ezt a rendszereszközök menüben akár kötelezően töltendővé is tehetjük.
PROJEKT KEZDEMÉNYEK
Pályázati modulunk egyik újabb eleme, ahol azokat a potenciális projekteket rögzíthetjük, melyek felmerülésekor
nincs elérhető pályázati forrás. A rögzített igényeket feljesztési irányokhoz kapcsolhatjuk (ez megegyezik a
pályázatok fejlesztési irányának értékkészletével) s ha a fejlesztési irányhoz jelenik meg új kiírás, a rendszer
értesítést küld a felelősnek.
ELSZÁMOLÁSOK
A pályázati kiírásokhoz rögzíthetünk elszámolási sablonokat. Megadhatjuk az adott kiírásban elszámolható
költségek fő sorait, ezáltal rögzíthetjük az egy projektek költségvetéseit. A pályázatkezelés későbbi szakaszában
rögzíthetjük az egyes elszámolásokat, s a hozzájuk tartozó költségelemeket, melyeket az elszámolások felületen
összerendezhetünk, s egy átfogó képet kaphatunk az egyes sorokon már elszámolt, s még elszámolandó
költségek nagyságáról.

JOGOSULTSÁGI RENDSZER
A DropSystem rendkívül összetett a jogosultsági rendszerét tekintve. Több szintű hozzáférés és jogosultsági
ellenőrzések, vizsgálatok vannak érvényben, melykeről érdemes néhány szót említeni. A rendszer használatát
úgynevezett szerepkörökkel lehetséges szabályozni, akár teljes egészében korlátozni. A hozzáférésekkel pedig
egyes menüponton belül megjelenő adatokat lehetséges felügyelni.
SZEREPKÖRÖK
Szerepkörök az első szintű „védelmet” képezik, ez az a szint ahol meg van határozva, hogy egy felhasználó
pontosan miket is láthasson, miket használhasson. A rendszerben gyakorlatilag minden menüpontra, lapfülre,
nyomógombra külön külön megadható, hogy azt az adott szerepkörű felhasználó láthassa, megnyomhassa. A
funkciók egy nagyon áttekinthető bár a rendszer komplexitásából eredően rendkívül nagy fában szerkeszthető.
Minden egyes menüpont vagy felület alatt lenyitható az ott elhelyezkedő funkció, vagy épp adatmező. Az
adatmező a fentiektől eltérően azért szerepel a funkció fában, mert lehetőség van arra hogy a fontosabb mezőket
felhasználói igény szerint lehessen színezni, ezáltal figyelemfelhívóbb a felületeken.
A rendszerben korlátlan mennyiégű szerepkör készíthető akár teljesen újként vagy már létező másolásával.
Lehetőség van arra is, hogy több szerepkört oszthassunk ki egy felhasználónak, azonban belépéskor a
felhasználónak el kell döntenie épp melyik szerepkörével kíván dolgozni. Ez belépés után nem módosítható, csak
újbóli belépéskor változtatható meg.
A szerepköröket kezelő felületen a képen látható módon megjelenik az is hogy egy egy funkció melyik
modulhoz van rendelve, vagyis az adott funkcióhoz melyik modullal kell rendelkezzen. Előfordul olyan is, hogy
egy funkció több modulhoz is hozzá van rendelve, de ez inkább megengedő feltétel, tehát nem szükséges
mindkettő érvényes legyen az ügyfélnek, hanem vagy egyik vagy másik érvényes kell legyen.

HOZZÁFÉRÉSEK
A DropSystem második főbb „védelmi vonala” a hozzáférések kezelése. Hozzáféréssel főként dokumentum
mappákat, dokumentumokat, projekt mappákat, projekt bejegyzéseket lehetséges korlátozni. Ez a korlátozás azt
jelenti, hogy aki hozzá van rendelve a fentiekhez mint felhasználó, vagy akár úgy, hogy egy őt tartalmazó
munkacsoport kapcsán kapott hozzáférést, az láthatja az adott rekordot. Amennyiben új felhasználónak vagy
munkacsoportnak is szeretnénk betekintést engedni, úgy a listába őket is hozzá kell adni, egyéb más teendő
nincsen, a hozzáférés engedélyezése azonnal megtörténik. Javasolni szoktuk a felhasználóknak, hogy a
munkacsoport szintű hozzáférést alkalmazzák a rendszerben, hiszen ha egy munkatárs elmegy a cégtől, esetleg
újak érkeznek, a hozzáférések átadása végtelenül egyszerű, hiszen csak az érintett munkacsoportokba kell
felvenni vagy épp kivenni az munkatársakat.

BEÉPÜLŐ MODULOK
A dokumentum kezelési funkciók használatának könnyítésére, illetve az egyes folyamatok gyorsítására irányult
az a fejlesztésünk, melynek keretében elkészítettünk beépülő programokat! Ezen beépülők a Microsoft Office
termékcsalád 2010-től elérhető változataival használható, beleértve az Office 365-öt is!
A beépülőkből szinte egy kattntásra küldhető be a rendszerbe a szerkesztett dokumentum, melyek ezt követően
már a rendszer más felhasználói számára is elérhetők lesznek.
MICROSOFT WORD ÉS EXCEL BEÉPÜLŐ
A DropSystem rendszerkez készítettünk két beépülő modult is, melyek közül az egyik a Microsoft Word + Excel
program kiegészítője! A kiegészítő arra hivatott, hogy a DropSystemből megnyitott dokumentumokat
szerkesztést követően szinte mindenfajta beavatkozás nélkül vissza tudjuk küldeni a rendszerbe úgy, hogy a
verziókezelést automatikusan elvégezze a rendszer!
A beépülő használata végtelenül egyszerű, mindössze bejelentkezést követően egyetlen gombra kell kattintani,
mellyel elmenthetjük a dokumentumot, illetve beküldhetjük a rendszerbe!
MICROSOFT OUTLOOK BEÉPÜLŐ
Fent említettek szerint két beépülő is készült a DropSystemhez, azonban működésük, megjelenésük szinte
teljesen azonos! Az Outlook program kiegészítőjét két helyről is el lehet érni, így maximálisan a felhasználók
szokásaihoz igazodik!
Az egyik lehetőség a már fent bemutatott menüszalagon levő dokumentum beküldési lehetőség, a másik, pedig
a levelek listáján nyomott jobb gombbal elérhető lebegő menün megjelenő funkció:

Az Outlookból történő beküldés egy picit másképp működik, mint a word vagy az excel esetében. Az outlook
esetében a felhasználó eldöntheti, hogy az email bizonyos csatolmányait szeretné csak beküldeni, vagy az egész
levelet egyben. A felhasználó ezzel határozhatja meg, hogy a DropSystemben hány új dokumentum kerüljön
rögzítésre! Ehhez kapcsolódóan érdemes megemlíteni, hogy míg az outlook esetében új dokumentumok
hozhatók létre, a word és excel esetében a rendszerből megnyitott dokumentumok szerkesztésére és a
módosítás visszamentésére van lehetőség. Ennek a különbségnek rettentő prózai okai vannak, a felhasználói
igények ezt diktálták, így igyekeztünk maximálisan az igényekhez alkalmazkodni.

TECHNIKAI HÁTTÉR
DROP SYSTEM SZERVER KÖVETELMÉNYEI
MINIMÁLIS HARDVER KÖVETELMÉNY:
 Intel E5645 (2.4 Ghz) processzor
 8 GB RAM
 200 Mb tárhely (program fájlok)
 20 GB tárhely (dokumentumkezelés)
 100 Mb –es ethernet csatlakozás
JAVASOLT HARDVER:
 2x Intel E5645 (2x2.4 Ghz) processzor
 16 GB RAM
 500 Mb SSD tárhely (program fájlok)
 100 GB tárhely (dokumentumkezelés + arhiválás)
 1 Gb –es ethernet csatlakozás
 Szeparált adatbázis szerver
MINIMÁLIS SZOFTVER KÖVETELMÉNY:
 Windows 2008 R2 operációs rendszer (2 CAL)
 Microsoft .NET Framework 4.5
 Microsoft SQL Server 2008 Express
JAVASOLT SZOFTVER:
 Windows 2012 Standard operációs rendszer + Active Directory (4 CAL)
 Microsoft .NET Framework 4.5 teljes
 Microsoft SQL Server 2012 Standard
A DropSystem alkalmazás szerver Windows Azure-ban is tökéletesen futtatható!

DROP SYSTEM KLIENS KÖVETELMÉNYEI
MINIMÁLIS HARDVER KÖVETELMÉNY:
 Bármilyen hardver, amin a Windows 7 kényelmesen futtatható, de javasolt a minimum 2 GB
RAM!
 Videókártya, ami az 1280x720 pixeles felbontást tudja kezelni
 Egér
JAVASOLT HARDVER:
 Bármilyen hardver, amin a Windows 8.1 kényelmesen fut, de javasolt a minimum 4 Gb RAM!
 Videókártya, ami az 1920x1080 pixeles felbontást tudja kezelni
 Optikai egér
MINIMÁLIS SZOFTVER KÖVETELMÉNY:
 Windows 7
 MSSQL Native Client
JAVASOLT SZOFTVER:
 Windows 8.1
 MSSQL Native Client

DropSystem rendszerleírás

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (6)

Similar to DropSystem rendszerleírás

Similar to DropSystem rendszerleírás (20)

DropSystem rendszerleírás