Oplossing voor bevestigen overeenkomsten Wet Consumentenbescherming 2014

1. Consumenten bescherming
Verkrijgen van ondertekende contracten

2. Voorwaarden voor digitaal ondertekenen
• Raadpleegbaar
de overeenkomst moet kunnen worden geraadpleegd.
• Authenticiteit
de overeenkomst dient beveiligd te zijn tegen aanpassingen.
• Moment van totstandkoming
wanneer is de overeenkomst ontvangen en geopend?
• Identiteit
de identiteit van de ondertekenaar van de overeenkomst
moet kunnen worden vastgesteld.

3. Uitgangspunten voor digitale ondertekening
• Kosten besparing
– Verzending en afhandeling voornamelijk digitaal
• Proces versnellen
– Na aanroepen webservice wordt het verzend- en
ondertekenproces direct gestart.
• Integratie bestaande processen
– Middels diverse webservices zijn mogelijkheden
beschikbaar om systemen te koppelen.
• Ontzorging voor opmaak en verzending
– De huisstijl en verzending (post & email) centraal belegd.

5. Waarvoor te gebruiken
• Wat kan YourContract voor u betekenen?
• YourContract vereenvoudigt het proces voor het elektronisch
verkrijgen van handtekeningen.
• Het enige wat uw klant nodig heeft voor digitaal
ondertekenen met YourContract is een internetverbinding en
e-mailadres.
• YourContract sluit naadloos aan op uw CRM-systeem en
huisstijl.

6. Waarvoor te gebruiken
• Met YourContract kunt u verschillende documenten
eenvoudig digitaal laten ondertekenen.
• Diverse contracten, zoals energie-, telefoon, koop- of
arbeidscontracten.
• Diverse overeenkomsten, zoals huur-, lease- of
stageovereenkomsten.
• Diverse documenten, zoals verkoopvoorwaarden.

7. Aansturen proces

8. Aansturen proces
• Start verzending met aanroepen webservice:
– Variabele data in de aanroep waarmee contract
gepersonaliseerd wordt door 4DMS.
• Opmaak en beheer van de contracten wordt door 4DMS verzorgd.
of
– Variabele data + reeds opgemaakte PDF.
• 4DMS hoeft dan geen document op te maken.
• Dit geeft beperkingen in het printkanaal.

9. Onderteken E-mail
• Verstuurd met professioneel
e-mailmarketing systeem.
– Registratie bouncers, opens en clicks.
– Bouncers direct opvolgen met post kanaal.
• E-mail kan volledig naar eigen huisstijl
worden opgemaakt.
– Ook responsive.
• Bevat een link naar een onderteken
pagina. Link is persoonlijk (unieke code)
en beperkt ‘houdbaar’.
• Contract wordt om privacy en registratie
redenen niet als bijlage meegeleverd.

10. • Pagina in HTTPS omgeving.
• Pagina geheel in eigen huisstijl.
• Bevat download knop om
contract (pdf) te downloaden.
• Bevat knop om contract te
ondertekenen.
• Indien beide (download &
ondertekenen) niet wordt
gedaan binnen een op te geven
termijn, kunnen reminder e-mails
worden verstuurd.
Persoonlijke onderteken pagina

11. Persoonlijke pagina
Downloaden
Download het gepersonaliseerde contract. Elke
download wordt geregistreerd in het systeem:
datum en tijd + ipadres + vanuit welk verstuurde e-
mail deze actie is ingezet (1e email, reminder
email).
Ondertekenen
Door op de knop ondertekenen te klikken zal de
consument akkoord gaan met het contract. Het
ondertekenen wordt geregistreerd in het systeem:
datum en tijd + ipadres + vanuit welk verstuurde e-
mail deze actie is ingezet (1e email, reminder
email).
Na ondertekenen zal de overzichtspagina worden
getoond.
Personaliseren
Het is mogelijk om deze pagina te voorzien van
persoonlijke gegevens van de ondertekenaar.
Afhankelijk van type contract en zal hier
bijvoorbeeld ook een productnaam (gas en of
stroom) kunnen worden weergegeven waarvoor
men tekent.

12. • PDF is door 4DMS
gegenereerd en wordt
bewaard in het digitale
archief.
• PDF is beveiligd tegen
aanpassingen.
• PDF blijft beschikbaar voor
consument en opdrachtgever
in het systeem. Periode voor
consument kan beperkt
worden in tijd.
Contract downloaden

13. • Pagina wordt
– getoond na het ondertekenen.
– kan gepersonaliseerd worden.
– in eigen huisstijl opgemaakt.
• Pagina kan voorzien worden
van download knop voor het
contract.
• Na ondertekenen zal deze
pagina getoond worden als
consument weer vanuit e-
mail op de link klikt naar de
persoonlijke pagina.
Overzichtspagina

14. • Na ondertekenen kan er
(optioneel) direct een e-mail
worden gestuurd.
• E-mail kan volledig naar
eigen huisstijl worden
opgemaakt.
• Bevat optioneel een link
naar een persoonlijke
overzichtspagina.
• Link is beperkt ‘houdbaar’.
Deze periode is zelf te
bepalen.
Bevestiging e-mail

15. • Bij hard bouncers wordt contract
automatisch per post verstuurd
door 4DMS (optioneel).
• Getekende contracten komen bij
4DMS binnen en worden gescand.
Herkenning zal middels QR code
geschieden.
• Scan van contract wordt
opgeslagen in het systeem.
• De datum van de handtekening
wordt opgeslagen in het systeem.
Post kanaal

16. Digitaal archief

17. Digitaal archief
• Alle verstuurde contracten zijn digitaal opgeslagen in archief.
• Alle ontvangen contracten (post) zijn digitaal opgeslagen in
het archief.
• Alle contracten kunnen middels een webservice onttrokken
worden uit het systeem.
• Optioneel zijn alle verstuurde e-mails ook op te vragen.
• Contracten staan opgeslagen in professioneel datacenter met
hoogwaardige SLA.
• Alle data in de database wordt elke 3 uur veiliggesteld in een
back-up.
• Dagelijks worden alle contracten veilig gesteld in een back-up
en opgeslagen in een geografisch gescheiden datacenter.
• Alle systemen zijn dubbel uitgevoerd.

18. Integratie

19. Integratie
Middels verschillende webservices is het o.a. mogelijk om:
• Contracten te versturen (post & e-mail).
• Contracten te openen uit digitaal archief.
• Contract status op te vragen (wel/niet ondertekend).
• Contract ondertekendatum op te vragen.
Voor de klantenservice zijn o.a. de volgende opties beschikbaar:
• Contracten opnieuw te versturen (post & e-mail).
• Contracten annuleren.
– Hiermee worden er geen reminders meer verstuurd
• Inzage in verzend informatie (opens, bouncers, etc).

20. Callcenter
Middels verschillende webservices is het o.a. mogelijk om uw
callcenter / klantenservice real-time inzage te geven:
• Geeft real-time inzage aan callcenter welke contract nog niet
ondertekend zijn.
• Geef callcenter de mogelijkheid om een verstuurd contract
opnieuw te versturen. Eventueel naar een ander e-mailadres of
switch van e-mail naar post.
• Annuleren van contracten, waarmee ook de reminders stoppen.
• Contract status (real-time) op te vragen:
– wel/niet ondertekend.
– ondertekendatum.
– Manier van verzenden.
– Aantal verzendingen.

21. Adres Lorentzlaan 3 - 5, 3401 MX IJsselstein
Telefoon +31 30 850 18 00
Website www.yourcontract.nl
Twitter @yourcontract
Advies, vragen of informatie?
Neem vrijblijvend contact op