Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
Documaster Presentasjon Webinar - skille sak og arkiv
- 1. VELKOMMEN TIL WEBINAR FORSKJELLEN PÅ SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING Vi starter kl.10.00 – gleder oss til å se dere
- 2. HVA ER FORSKJELLEN PÅ SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING?
- 3. «Dette prosjektet er IKKE et arkivprosjekt», sa hun glødende engasjert fra talerstolen. «Vi skal fokusere mindre på kvalitetssikring og mer på kontinuerlig forbedring av saksbehandlingen».
- 4. NOARK – ET RASKT TILBAKEBLIKK Noark 1 – 2 Standard for journalføring Koark Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost ++ Noark 3 Noark 5 Noark 4 Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost, saksbehandling ++
- 5. Dette er saksbehandling Noark komplett Dette er arkivering HVORFOR ER DETTE ET PROBLEM?
- 6. Dette setter føringene for dette …og motsatt Og som vi så på første slide - fokuset har gått bort fra arkiv til saksbehandling HVORFOR ER DETTE ET PROBLEM?
- 7. «Vi skal fokusere mindre på kvalitetssikring og mer på kontinuerlig forbedring av saksbehandlingen». HVORFOR ER DETTE ET PROBLEM?
- 8. «Vi skal fokusere mindre på kvalitetssikring og mer på kontinuerlig forbedring av saksbehandlingen». En usunn (og unødvendig) avhengighet
- 9. SAKSBEHANDLING ARKIVERING TO FORSKJELLIGE TING 1 2 3 4
- 11. SAKSBEHANDLING ARKIVERING FORSKJELLIGE RAMMER ARKIVLOVAFORVALTNINGSLOVEN + SÆRLOVER Generell lov om hvordan saksbehandlingsprosessen skal foregå Formål: • God kvalitet • Tillitsskapende • Effektiv Spesiallover om hvilke vilkår som må oppfylles i saksbehandlingen Spesiallover om hva som skal dokumenteres Formål: • Bevare dokumentasjon • Tilgjengeliggjøre dokumentasjon
- 12. SAKSBEHANDLING ARKIVERING De viktigste pliktene: • Utredningsplikt • Plikt til forhåndsvarsel • Plikt til å holde parter løpende underrettet • Innsynsrett • Taushetsplikt • Begrunnelsesplikt • Klagerett og rettigheter ved omgjøring • Habilitetsregler Offentlige organer har • Plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom de har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. • Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. • Plikten til å arkivere er heller ikke begrenset til kun å gjelde de dokumentene som er saksdokumenter for organet. • Arkiveringsplikten omfatter derfor en større gruppe dokumenter enn journalføringsplikten. MED FORSKJELLIGE PLIKTER
- 13. SAKSBEHANDLING ARKIVERING OG FORSKJELLIGE UTFORDRINGER Sannheten
- 14. GODE KRAV TIL EN SAKSBEHANDLINGSLØSNING
- 15. EN ENKEL OG GENERISK SAKSBEHANDLINGSPROSESS 1 2 3 4
- 16. HVORDAN KUNNE EN SAKSBEHANDLINGSLØSNING SETT UT? Du kan sende meg din søknad
- 17. Du kan sende meg din søknad ENKELT Å SENDE INN SØKNAD OG RIKTIG DOKUMENTASJON Takk for din henvendelse! Du vil få svar innen 21 dager Supert! Gi meg beskjed om det er noe som mangler i min søknad Seff!
- 18. ENKELT Å KOMPLEMENTERE UNDERVEIS Du kan sende meg din søknad Hei! Sakkyndigvurdering mangler dessverre. Oi, sorry! Her er den! Thx!
- 19. OVERSIKT OVER HELE PROSESSEN Saksbehandlingsverktøy 4) Distribusjon Send svar til søker FAGLIGE VURDERINGER Vilkår 1 Vilkår 2 Vilkår 3 Vilkår 4 3) Beslutning Samhandling og godkjenning 2) Faglige vurderinger Sjekk vilkår og andre saker 1) Inndata Søknad er komplett! Prosess-steg som hjelper saksbehandler videre i prosessen Integrasjon med, og oppslag i relevante datakilder som lover, forskrifter, nasjonale registre, tidligere saker ++ Sjekklister for å sikre kvalitet og likebehandling Samhandling med interne og eksterne før beslutning Distribusjon til ønsket kanal – SvarUt, SDP, SMS, epost, Messenger ++
- 20. OVERSIKT OVER ALLE PROSESSER OG OPPGAVER Annen viktig info Saker etter fagområder Avdelingens prioriteringer Behandlingstid Feed av avdelingens aktive saker Sakstyper
- 21. GODE KRAV TIL EN ARKIVLØSNING
- 22. API 1 Datafangst 2Datakvalitet 3 Fleksibilitet 4 Tilgangsstyring 5 Bevaring og tilgjengeliggjøring ARKIV EN ENKEL OG GENERISK ARKIVERINGSPROSESS
- 23. API 1 Datafangst ARKIV Krav til et godt integrasjonsgrensesnitt (API): 1) Åpent og tilgjengelig 2) Stabilt over tid 3) Funksjonsrikt 4) Godt dokumentert 5) God eksempelkode 6) APIet er produktet DATAFANGST: ENKELT Å FÅ NOE ARKIVERT
- 24. NOARK Virksomhetsspesifikke Metadata Skole Helse Barnevern Rekruttering NAV ??? ARKIVERE ALL RELEVANT INFORMASJON FOR Å SIKRE DATAKVALITET
- 25. ARKIVERE ALL RELEVANT INFORMASJON FOR Å SIKRE DATAKVALITET
- 26. FLEKSIBILITET TIL Å LAGE EGNE ARKIVSTRUKTURER Forskjellige krav til arkivstruktur for kontrakter og personal Kontraktsarkiv Personalarkiv Må kunne utvides og endres ved behov
- 27. GI OG BEGRENS TILGANG Kobling mot eksterne IAM løsninger Gi rettigheter i arkivet Gi servicerettigheter Vertikal og horisontal tilgangsstyring Arkivdeler Klasser
- 28. ENKELT Å TILGJENGELIGGJØRE INFORMASJON Tidslinje med alle registreringene i arkivet Mulighet for å filtrere på arkivdel og klasser Forhåndsvisning av filer og lett tilgang til metadata og mer informasjon
- 29. Hei! Kunne du sendt meg all informasjon dere har registrert på meg? NP! ENKELT Å TILGJENGELIGGJØRE INFORMASJON
- 30. Her er alle dokumenter Takk for rask og god service! <3 ENKELT Å TILGJENGELIGGJØRE INFORMASJON
- 31. VEIEN VIDERE?
- 32. Noark 1 – 2 Standard for journalføring Koark Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost ++ Noark 3 Noark 5 Noark 4 Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost, saksbehandling ++ VEIEN VIDERE?
- 33. Noark 1 – 2 Standard for journalføring Koark Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost ++ Noark 3 Noark 5Noark 4 Standard for journalføring, politisk saksbehandling, epost, saksbehandling ++ Standard for arkivering Saksbehandling Noark 5.5 ? VEIEN VIDERE?
- 34. Komplett finnes ikke lenger REVIDERT NOARK STANDARD – EN «REN» ARKIVSTANDARD
- 35. REVIDERT NOARK STANDARD – EN «REN» ARKIVSTANDARD Dette er det som kalles spesialisering.
- 36. BÅDE SAKSBEHANDLING OG ARKIVERING ER VIKTIG. DERFOR FORTJENER DE Å BLI HÅNDTERT SEPARAT MED DEN SPESIALISERINGEN DET INNEBÆRER.
- 37. TAKK FOR OSS
Editor's Notes
- Velkommen og introduksjonsslide Takk for interessen Namedroppe noen? Hvem vi er Hvem Documaster – ta kontakt Send inn spørsmål underveis så kan vi samle de opp og svare på slutten Disclaimer – dette er overordnet nivå og en introduksjon til temaet. Vi setter pris på deres tilbakemeldinger om hva dere ønsker å høre mer om i fremtiden
- SAKSBEHANDLING Likebehandling Effektivitet Oversikt og ressursstyring Godt og riktig resultat Mål: Summen av dette blir brukeropplevelsen til innbygger/etc ARKIV Innlåste data Tilgangsstyring – folk får ikke tilgang til ting de skal ha tinlgang til – og motsatt Datakvalitet – er vi sikre på at det er sannheten vi ser? Mål: bevare dokumentasjon for å sikre innbyggers rettigheter, sikre vår kultarv, og forskning
- Du mottar en søknad av en entreprenør om å få gjenvinne sprengsteinsmasser ifbm boring av en tunnel for ny motorvei-trasse Du sender søker et foreløpig svar, gir beskjed om frist for vedtak og hva som er prosessen videre Du sjekker at søknaden er komplett og inneholder: søknadstekst, relevante miljørapporter, rapport og prøveresultat for forurensingsgrad av masser og annen relevant dokumentasjon og tillatelser fra Fylkesmann og andre aktuelle etater Du ber om utfyllende informasjon hvis søknaden ikke er komplett. Saksbehandlingsfrist er i dette tilfellet satt internt (og ikke i forskrift) og er tre måneder fra komplett søknad mottatt. Dette gir du søker beskjed om Du gjør dine faglige vurderinger: Først tar du stilling til om det er søknaden faktisk gjelder gjenvinning eller ikke Hvis det ikke er gjenvinning kan søker faktisk be om unntak fra paragraf 32 forurensingsloven (som sier at næringsavfall må fraktes til avfallsanlegg eller gjenvinnes). Men dette er kun ved særskilte tilfeller. Dette har du en veiledningsplikt om, så derfor informerer du søker om det Hvis det er gjenvinning må du vurdere om det kan gis tillatelse til forurensing. Vurderingen gjøres basert på hvilken miljøpåvirkning tiltaket har. Her støtter du deg på lover og forskrifter som Forurensingsloven, Naturmangfoldloven og Vannforskriften Du sender svar til søker om søknaden innvilges eller avslås, og informerer søker om tilgangen til å klage på vedtaket
- Gjør at søker enkelt kan sende inn søknad og riktig dokumentasjon Gjør det enkelt for søker å sende inn utfyllende informasjon og komplementere søknader Gjør det enkelt å innhente informasjon fra sentrale og lokale registre Bistår og hjelper saksbehandler med sjekklister fra relevant lovverk Gjør at saksbehandler kan få rask tilgang til andre relevante saker og vedtak Gir leder, saksbehandler og søker visuelle oversikter over saksprosesser og veien frem mot vedtak Gjør det mulig å samhandle om formulering av saksfremlegg og forslag til vedtak Gir saksbehandler mulighet til å sende saker og vedtak på arbeidsflyter Gir saksbehandler mulighet til å produsere dokumenter i riktig mal og sende elektronisk svar i søkers prefererte kanal Gir saksbehandlere og ledere en effektiv oversikt over oppgaver
- Gjør at søker enkelt kan sende inn søknad og riktig dokumentasjon Gjør det enkelt for søker å sende inn utfyllende informasjon og komplementere søknader Gjør det enkelt å innhente informasjon fra sentrale og lokale registre Bistår og hjelper saksbehandler med sjekklister fra relevant lovverk Gjør at saksbehandler kan få rask tilgang til andre relevante saker og vedtak Gir leder, saksbehandler og søker visuelle oversikter over saksprosesser og veien frem mot vedtak Gjør det mulig å samhandle om formulering av saksfremlegg og forslag til vedtak Gir saksbehandler mulighet til å sende saker og vedtak på arbeidsflyter Gir saksbehandler mulighet til å produsere dokumenter i riktig mal og sende elektronisk svar i søkers prefererte kanal Gir saksbehandlere og ledere en effektiv oversikt over oppgaver
- Gjør at søker enkelt kan sende inn søknad og riktig dokumentasjon Gjør det enkelt for søker å sende inn utfyllende informasjon og komplementere søknader Gjør det enkelt å innhente informasjon fra sentrale og lokale registre Bistår og hjelper saksbehandler med sjekklister fra relevant lovverk Gjør at saksbehandler kan få rask tilgang til andre relevante saker og vedtak Gir leder, saksbehandler og søker visuelle oversikter over saksprosesser og veien frem mot vedtak Gjør det mulig å samhandle om formulering av saksfremlegg og forslag til vedtak Gir saksbehandler mulighet til å sende saker og vedtak på arbeidsflyter Gir saksbehandler mulighet til å produsere dokumenter i riktig mal og sende elektronisk svar i søkers prefererte kanal Gir saksbehandlere og ledere en effektiv oversikt over oppgaver
- Gjør at søker enkelt kan sende inn søknad og riktig dokumentasjon Gjør det enkelt for søker å sende inn utfyllende informasjon og komplementere søknader Gjør det enkelt å innhente informasjon fra sentrale og lokale registre Bistår og hjelper saksbehandler med sjekklister fra relevant lovverk Gjør at saksbehandler kan få rask tilgang til andre relevante saker og vedtak Gir leder, saksbehandler og søker visuelle oversikter over saksprosesser og veien frem mot vedtak Gjør det mulig å samhandle om formulering av saksfremlegg og forslag til vedtak Gir saksbehandler mulighet til å sende saker og vedtak på arbeidsflyter Gir saksbehandler mulighet til å produsere dokumenter i riktig mal og sende elektronisk svar i søkers prefererte kanal Gir saksbehandlere og ledere en effektiv oversikt over oppgaver
- Gjør at søker enkelt kan sende inn søknad og riktig dokumentasjon Gjør det enkelt for søker å sende inn utfyllende informasjon og komplementere søknader Gjør det enkelt å innhente informasjon fra sentrale og lokale registre Bistår og hjelper saksbehandler med sjekklister fra relevant lovverk Gjør at saksbehandler kan få rask tilgang til andre relevante saker og vedtak Gir leder, saksbehandler og søker visuelle oversikter over saksprosesser og veien frem mot vedtak Gjør det mulig å samhandle om formulering av saksfremlegg og forslag til vedtak Gir saksbehandler mulighet til å sende saker og vedtak på arbeidsflyter Gir saksbehandler mulighet til å produsere dokumenter i riktig mal og sende elektronisk svar i søkers prefererte kanal Gir saksbehandlere og ledere en effektiv oversikt over oppgaver
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne
- Det må være enkelt å få noe arkivert Det må være mulig å få arkivert alt som er relevant (metadata og filer) Det må være enkelt å lage nye arkivstrukturer underveis Det må være mulig å gi og begrense tilgang Det må være enkelt å tilgjengeliggjøre informasjon til interne og eksterne