Webinaarissa käydään läpi uudistuneen vuosiraportoinnin yleisiä toimintoja ja kuntien raportoinnin rakennetta. Puhujana asiantuntija Saara Elväs, Motiva Oy.

1. Kunta-alan
energiatehokkuussopimus
Vuosiraportointi
20.3.2018

2. SOPIMUSVELVOITE, AIKATAULU, KÄYTTÄJÄTUNNUKSET
Vuosiraportointi
 Sopimukseen liittyessään kunnat sitoutuvat vuosittaiseen raportointiin
 Raportointi edellisen vuoden tiedoista tulee tehdä aina huhtikuun loppuun
mennessä
 Ensimmäinen raportointi tapahtuu alkuvuodesta 2018 koskien vuoden 2017 tietoja
 Viimeinen raportointi tapahtuu alkuvuodesta 2026 koskien vuoden 2025 tietoja
 Raportointi tehdään www-pohjaiseen seurantajärjestelmään, joka rakennetaan
edellisen sopimuskauden (2008-2016) raportoinnilta tutulle pohjalle
 Uusi raportointijärjestelmä valmistuu alkuvuodesta 2018
 Käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset seurantajärjestelmään
 Liittymistiedoissa nimetyille energiatehokkuussopimuksen yhdyshenkilöille luodaan tunnukset
automaattisesti. Tunnukset toimitetaan sähköpostilla vuosiraportin auettua
 Lisätunnuksia voidaan luoda sopimuksen yhdyshenkilön tai vastuuhenkilön pyynnöstä
 Tunnukset ovat voimassa toistaiseksi
2 11.10.2017

3. Poikkeuksellinen raportointiaikataulu ensimmäisenä vuonna
Vuosiraportointi 2017
 Uuden seurantajärjestelmän muutostöiden viivästymisen vuoksi ei kuntien
vuosiraportointia ole saatu avattua suunnitellussa aikataulussa
 Tämän hetkinen arvio on, että raportointi saadaan avattua maaliskuun aikana
 Jo nyt voi tietoja kerätä
 Kunnan rakennusten energiankulutuksesta Kulutustilasto-lomakkeelle
 Toteutetuista toimenpiteistä Toimenpiteiden siirtotiedostolle
3 pp.kk.vvvv

4. Kulutustilasto ja Toimenpiteiden siirtotiedosto
Vuosiraportointi - siirtotiedostot
 Perusraportilla raportoitavan kuntien rakennuskannan energiankulutus
raportoidaan määrämuotoisella Excel-tiedostolla (Kulutustilasto-lomake)
 Täytetty lomake palautetaan osoitteeseen seuranta-apu@motiva.fi
 Muita kuin tuetuissa energiakatselmuksissa todettuja toimenpiteitä tai suuren
yrityksen pakolliseen katselmukseen liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteitä
voi halutessaan kerätä ja raportoida seurantajärjestelmään myös
määrämuotoisen Excel-tiedoston avulla (Toimenpiteiden siirtotiedosto)
 Sopimuskaudella toteutettujen tuettujen energiakatselmusten ja kohdekatselmusten
toimenpiteet linkitetään automaattisesti näkymään vuosiraprotilla
 Muista ilmoittaa energiatehokkuussopimuksen tiedot tukihakemuksessa ja kohdekatselmuksen
siirtotiedostolla!
 Toimenpiteiden siirtotiedoston raportoija voi siirtää itse, siirtoon tarvitaan toimipaikan ID
tieto (tekninen tunniste), joka löytyy vuosiraportilta.
4 11.10.2017

5. JOKAINEN TOTEUTETTU JA RAPORTOITU TOIMI ON TÄRKEÄ
Vuosiraportointi
 Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään raportoitavat kunakin vuonna toteutetut
energiankäyttöä tehostavat toimenpiteet ja niiden vuotuinen energiansäästövaikutus on edellytys
toimeenpanna EU:n Energiatehokkuusdirektiivin velvoitteita vapaaehtoisin toimin ilman
lainsäädäntöä
 Vuosiraportoinnissa seurataan sopimuksen mukaisesti asetettujen energiansäästötavoitteiden
sekä muiden velvoitteiden toteutumista
 Liittyjä raportoi vuosittain energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään:
 edellisen vuoden energiankäytöstä − sähkö, lämpö ja polttoaineet
 energiankäyttöä tehostavista toimenpiteistä ja niiden energiansäästövaikutuksesta
(MWh/a)
 muiden sopimuksen velvoitteena olevien toimien toteutumisesta
5 11.10.2017

6. TAVOITTEEN TOTEUTUMISEN SEURANTA
Vuosiraportointi
 Ohjeellisen energiansäästötavoitteen saavuttamisen seurantaan hyväksytään
energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään raportoidut toimenpiteet ja
niiden energiansäästövaikutus
 Toimenpiteiden pitää olla toteutettu sopimuskaudella* ja niiden säästövaikutuksen tulee
olla voimassa seurantavuonna
 Toimenpiteiden säästövaikutusten laskennan periaatteita on käsitelty säästöjen
laskennan pelisäännöissä (päivitetty ohjeistus julkaistu syyskuussa 2017)
 Liittyjä voi seurata oman liittymisvaiheessa asetetun sopimuksen mukaisen
ohjeellisen energiansäästötavoitteen toteutumatilannetta seurantajärjestelmän
palautetieto-osioissa.
 HUOM! Palautetieto ei ole käytössä vielä alkuvuodesta 2018
6
* Liittymisvaiheessa valittu sopimuskausi, joko 2017-2025 (suositeltu) tai 2014-2025
11.10.2017

7. Vuosiraportoinnin rakenne
 Raportoinnin rakenne riippuu sopimukseen liitetystä toiminnasta
 Jokaiselle liittyjälle luodaan aina nk. perusraportti, jolla raportoidaan
energiankulutusta, toimenpiteitä ja muiden sopimusvelvoitteiden seurantaan
liittyvä jatkuvan parantamisen osio
 Mikäli asuinrakennukset kuuluvat KETS sopimukseen, raportoidaan ne omalla
raporttipohjalla. Asuinrakennuksille raportoidaan samat tiedot kuin VAETS
sopimukseen liitetyille asuinrakennuksille.
 Lähtökohtaisesti myös kaikille sopimuksen piiriin liitetyille liikelaitoksille luodaan
oma raportointiyksikkö, joka vaihtelee raportoitavan toiminnan mukaan
 Esim. vesilaitoksille (jotka ensisijaisesti tulisi liittää teollisuuden yleiseen
toimenpideohjelmaan) luodaan teollisuuden raportointipohja
 Kaikille raportointiyksiköille voi nimetä oman raportointivastuuhenkilön
7 11.10.2017

8. Esimerkki vuosiraportin rakenteesta
 Esimerkkikaupunki
 Esimerkkikaupunki (kunnan perusraportti)
 2017
 2018
 …
 Vesilaitos (teollisuuden raporttipohja)
 2017
 2018
 …
 Jätehuolto (teollisuuden raporttipohja)
 2017
 2018
 …
 Asuinkerrostalot (vuokra-asuntoyhteisöjen raporttipohja)
 2017
 2018
 …8 pp.kk.vvvv

9. Raportoitavat tiedot
Kuntien energiatehokkuussopimus

10.  Sopimuksen mukaisesti kunta/kaupunki/kuntayhtymä sitoutuu liittyessään
raportoimaan vuosittain
 Energiankäytöstä
 Energiansäästötoimenpiteistä ja niiden säästövaikutuksista
 Muista sopimukseen liittyvien toimien toteuttamisesta
 Lisäksi vuosiraportilla voi
 Antaa palautetta vuosiraportoinnista
 Tehdä ehdotuksia sopimustoiminnan piirissä käynnistettäviksi kehityshankkeiksi
10
Energia, toimenpiteet ja jatkuva parantaminen
11.10.2017

11.  Raportin perusrakenne kaikilla raporttipohjilla yhteinen
 Yleiset tiedot, Energiatiedot, Energiakatselmukset ja toimenpiteet, Jatkuva parantaminen.
 Kunnan perusraporttipohja pitkälti sama kuin edellisellä sopimuskaudella
 Joitain muutoksia kysyttäviin tietoihin
 Liikelaitosten raportointi muuttunut
 Raporttipohja valitaan toiminnan perusteella, esim. vesilaitokselle muokattu teollisuuden
raporttipohja ja vuokra-asunnoille VAETS pohja
11
Eri tiedot eri raporttipohjilla
pp.kk.vvvv

12.  Eri raporttipohjilla pientä vaihtelua kysytyissä tiedoissa
 Kaikilla raporttipohjilla kysytään tai näytetään
 Raportointivastuuhenkilön tiedot
 Toimipaikan tavoite
 Kunnan perusraporttipohjalla lisäksi
 Rakennuskanta
 Yksinkertaistettu edelliseltä sopimuskaudelta (Rakennuskannan uusiutuminen -osio jätetty pois)
12
Yleiset tiedot
pp.kk.vvvv

13. Raportoitavat tiedot määräytyvät sopimuksen piiriin liitetyn toiminnan* perusteella,
ja koostuvat seuraavista kokonaisuuksista
 Rakennusten energiankulutus (raportoidaan Excel-tiedostolla)
 Vuokra-asunnot (raportoidaan omalla raporttipohjalla)
 Ulkovalaistus
 Vesihuolto (raportoidaan omalla raporttipohjalla)
 Jätehuolto (raportoidaan omalla raporttipohjalla)
 Ajoneuvot ja työkoneet
 Joukkoliikenne
 Energiantuotanto (raportoidaan omalla raporttipohjalla)
 Muu kulutus (tarvittaessa oma raporttipohja)
13
Energiankäyttö
11.10.2017
* Liittymistietojen kohta 2 Sopimukseen liitettävä energiankäyttö

14.  Sopimuskaudella toteutettujen TEM tukemien energiakatselmusten ja suurten
yritysten pakollisiin katselmuksiin liittyvien kohdekatselmusten toimenpiteet
linkitetään vuosiraportille näkymään energiakatselmusten
seurantajärjestelmästä
 Vanhempien energiakatselmusten linkitystä voi pyytää ylläpidosta (seuranta-
apu@motiva.fi), mikäli niissä havaitut toimenpiteet on toteutettu sopimuskaudella
 Muut kuin tuetuissa tai kohdekatselmuksissa todetut toimenpiteet tulee
raportoijan syöttää seurantajärjestelmään
 Seuraavilla kahdella kalvolla on lyhyt yhteenveto toimenpiteille syötettävistä
tiedoista
14
Energiansäästötoimenpiteet 1/3
11.10.2017

15. Tuetut energiakatselmukset ja suurten yritysten kohdekatselmukset
Energiansäästötoimenpiteet 2/3
 Edellytyksenä toimenpiteiden linkitykselle on
 Tuetuilla energiakatselmuksilla
 energiakatselmuksen raportti ja päätaulu-tiedosto on toimitettu päätaulu-palveluun ja syötetty
ylläpidon (Motiva) toimesta energiakatselmusten seurantajärjestelmään, ja
 tukihakemuksessa on mainittu, että kyseessä on energiatehokkuussopimukseen liittyvä kohde
(liittymissopimus tukihakemuksen liitteenä)
 Kohdekatselmuksilla
 raportointilomake on toimitettu Energiavirastoon,
 tiedostolla on tieto, että kohde kuuluu energiatehokkuussopimukseen ja
 ylläpito (Motiva) on siirtänyt tiedot energiakatselmusten seurantajärjestelmään
 Näille toimenpiteille raportoijan tulee ilmoittaa toteutusvaihe, toteutusvuosi,
elinikään liittyviä tietoja (KTEK/TEK*, elinikä TEK toimille) sekä onko toimenpide
saanut investointitukea tai onko se toteutettu ESCO hankkeena
15
* KTEK=käyttötekninen, TEK=tekninen toimenpide
11.10.2017

16. Muut toimenpiteet
Energiansäästötoimenpiteet 3/3
 Muut kuin tuetuissa tai kohdekatselmuksissa todetut toimenpiteet täytyy
raportoijan syöttää seurantajärjestelmään
 Toimenpiteen nimen tulee kuvata mitä on tehty ja mihin toimenpide on kohdistunut
 Toimenpiteelle raportoidaan vuosittainen säästö (MWh/a, m3/a) jaoteltuna sähköön,
lämpöön, polttoaineisiin, kaukokylmään ja veteen
 Toimenpiteelle ilmoitetaan myös investointi sekä toteutusvaihe, toteutusvuosi, elinikään
liittyvät tiedot ja tieto energiatuesta tai ESCO toteutuksesta
 Muiden toimenpiteiden syötössä voi käyttää toimenpiteiden siirtotiedostoa.
Kerran siirtotiedostolla seurantajärjestelmään siirretyn toimenpiteen tietojen
muuttaminen onnistuu vain seurantajärjestelmässä. Siksi suosituksena on
käyttää siirtotiedostoa vain toteutettujen toimenpiteiden siirtoon.
 Siirtotiedoston viimeisin versio löytyy energiatehokkuussopimusten extranetistä
16 11.10.2017

17.  Muut raportoitavat tiedot koostuvat lähinnä nk. Jatkuvan parantamisen osion
tiedoista
 Jatkuvan parantamisen osiossa kysytään pääosin yksinkertaisia kyllä/ei
kysymyksiä toimenpideohjelmassa asetettuihin velvoitteisiin liittyen. Kysyttävät
tiedot vaihtelevat hieman eri raporttipohjissa, alla muutama esimerkki kunnan
perusraportilla kerättävästä tiedosta
 Onko toimintasuunnitelma valmistunut, ja mitä toimintoja se sisältää
 Onko käytössä oma energiatehokkuuden sisältävä hankintaohjeistus
 Onko toimintasuunnitelma julkaistu liittyjän verkkosivuilla
17
Muut sopimuksen toteuttamiseen
liittyvät tiedot
11.10.2017

18. Sisältö ja muutokset edelliseen sopimuskauteen verrattuna
Jatkuva parantaminen osio – kunnan perusraportti
 Organisointi ja järjestelmät
 Muotoiluja hieman muutettu, pääosin sama kuin edellisellä sopimuskaudella
 Kulutusseuranta
 Kulutusseurannan kysyminen kuten edellisellä sopimuskaudella, Energiatodistuksiin
liittyvä osio yksinkertaisempi
 Hankinnat ja suunnittelun ohjaus
 Joitain kysymysmuutoksia
 Uudet toimintamallit ja kehityshankkeet
 Ei muutoksia
 Koulutus ja viestintä
 Koulutusten määrää ja kestoa ei enää kysytä (vain kyllä/ei eri kohderyhmille)
 Viestinnän kysymyksiä muokattu
18 pp.kk.vvvv

19. Jatkuva parantaminen – muut raporttipohjat
 Johtamisjärjestelmät ja tehostamissuunnitelma
 Käytössä olevat ympäristö-/johtamisjärjestelmät, tehostamissuunnitelman tilanne ja
energiatehokkuustoiminnan vastuut
 Energiankulutuksen seuranta
 Energiankulutuksen (sähkö, lämpö, polttoaineet, kustannukset) seuranta ja
Energiatehokkuuden seuranta (seurataanko, miten)
 Koulutus ja viestintä
 Onko järjestetty koulutusta, miten viestitty energiatehokkuudesta
 Suunnittelu, hankinnat ja logistiikka
 Onko ohjeita/suosituksia, seurataanko ajoneuvojen polttoaineenkulutusta
19 pp.kk.vvvv

20. Palaute ja kehitysehdotukset
 Palautetta tähtinä (1-5) ja vapaana tekstinä
 Kehitysehdotuksia
 Mitkä asiat tai teemat ovat energiatehokkuustyönne kannalta merkittäviä ja mistä
teemoista kaipaisitte lisää tietoa? Tässä kohdassa on mahdollista ehdotta aiheita
energiatehokkuuteen liittyviksi uusiksi kehitys- ja tutkimushankkeiksi. Sopimustoiminnan
yhtenä tavoitteena on toteuttaa vuosittain sopimustoimintaa tukevia yhteistyöhankkeita,
joiden tarkoituksena on koota tietoa ja hyviä esimerkkejä eri aihealueisiin ja prosesseihin
liittyvistä energiatehokkuuden parantamismahdollisuuksista
20 pp.kk.vvvv

21. Hallinta-välilehti
 Muista merkitä raportti Hyväksytyksi, kun kaikki tiedot on raportoitu
 Raportti näkyy ylläpidolle keskeneräisenä siihen asti kun Hyväksytty-ruksi on tallennettu
21 pp.kk.vvvv

22. Demo
22pp.kk.vvvv

23. Vinkkejä
seurantajärjestelmän
käyttöön

24. Järjestelmään kirjautuminen
 Pääset kirjautumaan seurantajärjestelmään osoitteesta
www.seurantajarjestelma.fi
 Tuetut selaimet ovat Internet Explorer, Mozilla Firefox ja Google Chrome.
 Mikäli olet unohtanut salasanasi, saat tilattua itse uuden salasanan
seurantajärjestelmän kirjautumissivulta. Käyttäjätunnus on sähköpostiosoitteesi.
 Käyttäjätunnus lukittuu 5 perättäisen virheellisen salasanasyötön jälkeen. Lukitulle
käyttäjätunnukselle ei voi tilata uutta salasanaa. Jos tunnuksesi lukkiutuu, ole yhteydessä
seuranta-apuun (seuranta-apu@motiva.fi)
5.2.201824

25. Seurantajärjestelmän rakenne
 Kun kirjaudut järjestelmään, ensimmäisenä aukeaa aloitussivu.
 Vuosiraportti löytyy vasemman laidan hakemistopuusta. Klikkaa ”+” -merkkiä
toimipaikkanne nimen edessä ja toimipaikan alle aukeavat kaikkien vuosien vuosiraportit.
 Raportointijärjestelmän oikeassa ylälaidasta löydät liittyjän ja toimipaikkasi tiedot
sekä ”Omat asetukset”. Omista asetuksista pääset vaihtamaan salasanasi.
”Siirrot” -valikon avulla pystyt siirtämään tietoja järjestelmään siirtotiedostojen
avulla.
5.2.2018
Kuvassa näkyy vuoden 2017
vuosiraportti.
25

26. Tallentaminen ja uloskirjautuminen
 Seurantajärjestelmässä ei ole automaattitallennuksia. Muista siis aina tallentaa
sinisestä disketistä kun olet tehnyt muutoksia!
 Uloskirjautuminen seurantajärjestelmästä:
 Pääset kirjautumaan ulos järjestelmästä sivun oikean ylälaidan ”Kirjaudu ulos” -linkin
kautta.
 Muista aina tallentaa tiedot ennen uloskirjautumista!
 Järjestelmä kirjaa sinut automaattisesti tallentamatta ulos mikäli istuntosi on kestänyt
4 tuntia ilman, että olet tallentanut tietoja tai vaihtanut sopimusta/toimipaikkaa/vuosi-
raporttia.
5.2.201826

27. Tallennuksen aikaiset virheet
 Suosittelemme tallennusta esim. aina, kun saat yhden kokonaisuuden valmiiksi
(esim. energiatiedot tai toimenpiteet)
 Tallennuksen kesto saattaa vaihdella – anna järjestelmän tallentaa rauhassa
 Tallennuksen etenemistä voit seurata statuspalkista näkymän alareunassa
1. Ennen tallennusta tiedot tarkistetaan (”Tarkistetaan tietojen oikeellisuutta”) ja mahdolliset
virheilmoitukset ja niiden lukumäärä näytetään statuspalkin oikeassa reunassa
 Virheet on korjattava ennen kuin tallennus onnistuu. Virheiden korjauksen jälkeen on tallennus
käynnistettävä uudestaan.
2. Onnistuneesta tallennuksesta ilmoitetaan statuspalkissa hetken näkyvällä viestillä ”Tiedot
tallennettu Virheitä(0)”.
5.2.2018
Kuvaketta klikkaamalla saat
kuvauksen virheistä jotka
estävät tallennuksen ja
järjestelmä esittää niiden
paikan nuolella.
27

28. Sopimus- ja toimipaikkavastuuhenkilöt
 Jokaisella liittyjällä on sopimusvastuuhenkilö ja sopimuksen yhteyshenkilö
 Sopimusvastuuhenkilö ja yhdyshenkilö pääsevät käsiksi kaikkiin liittyjän ja sen
toimipaikkojen tietoihin. Sopimuksen yhdyshenkilö vastaa viimekädessä siitä, että
vuosiraportointi tulee tehtyä kaikilla liittyjän toimipaikoilla.
 Jokaisella toimipaikalla/raportointiyksiköllä on toimipaikan vastuuhenkilö (eli
Raportointivastuuhenkilö).
 Raportointivastuuhenkilö vastaa toimipaikan vuosiraportin täyttämisestä. Kaikki
vuosiraporttien korjaus- ja täydennyspyynnöt lähetetään ensisijaisesti
raportointivastuuhenkilölle. Sama henkilö voi olla useamman toimipaikan vastuuhenkilö ja
myös sopimisvastuuhenkilö voi toimia toimipaikan vastuuhenkilönä.
 Seurantajärjestelmään saa myös muita kirjoitus- ja lukuoikeuksia.
 Nämä henkilöt pääsevät katsomaan tai muuttamaan toimipaikan tai toimipaikkojen tietoja,
mutta heihin ei olla yhteydessä Motivasta vuosiraportointiin liittyvissä kysymyksissä.
5.2.201828

29. Käyttäjätunnusten voimassaolo
 Energiatehokkuussopimusten seurantajärjestelmään kerran myönnetyt
tunnukset eivät automaattisesti vanhene.
 Muista tarkistaa, että käyttöoikeuksia ei ole esim. talosta lähteneillä henkilöillä, joilla
tunnuksia ei enää pitäisi olla.
 Mikäli haluat lakkauttaa käyttäjätunnuksen, tulee siitä ilmoittaa seuranta-apuun
seuranta-apu@motiva.fi. Myös uusia käyttäjätunnuksia pyydetään samasta
osoitteesta. Käyttäjätunnuksia muutettaessa liitä sähköpostiin seuraavat tiedot:
 Sopimus (KETS) ja sopimuksenne numero
 Liittyjän nimi
 Toimipaikan nimi, jota muutos koskee
 Mahdollisesti poistettavan ja/tai uuden vastuuhenkilön nimi ja sähköpostiosoite
 HUOM! Pyynnöt uusille käyttäjätunnuksille tulee aina tulla sopimuksen
vastuuhenkilöltä tai sopimuksen yhdyshenkilöltä.
5.2.201829

30. Sopimusvastuuhenkilö/-yhdyshenkilö voi seurata
raportoinnin valmistumista
 Sopimusvastuuhenkilö/-yhdyshenkilö voi seurata keskitetysti raportoinnin
valmistumista kaikkien sopimuksen toimipaikkojen osalta.
 Liittyjätason tiedoista näkee yhteenvedon kaikista sopimukseen kuuluvista toimipaikoista,
niiden raportointivastuuhenkilöistä sekä vuosiraportin statuksesta
 Tiedot löytyvät liittyjätason tiedoista (klikkaa liittyjän nimeä vasemman laidan
hakemistopuusta) ”Toimipaikat”- välilehdeltä.
 Ne toimipaikat, joilla on ruksi kohdassa ”Hyväksytty”, ovat tehneet vuosiraportoinnin ja
jättäneet sen tarkastettavaksi.
5.2.201830

31. Vain yksi käyttäjä kerrallaan vuosiraportilla
 Saman toimipaikan vuosiraportti ei voi olla auki muokattavana usealla käyttäjällä
samaan aikaan. Tämä on estetty ohjelmallisesti.
 Mikäli raportti on auki toisella käyttäjällä, on toimipaikan nimen vieressä kynä-symboli, ja
toimipaikkaa avatessa tulee ilmoitus, että toimipaikan raportti on auki toisella käyttäjällä.
 Tietoja voi silti tarkastella, mutta niihin ei voi tehdä muutoksia.
5.2.201831

32. Valmis -merkinnät ja ohjeet
 Jokaisen välilehden oikeassa ylälaidassa on ”Valmis” -ruksi. Ne on tehty
helpottamaan vuosiraportoinnin täyttäjän omaa työnseurantaa.
 Valmis-ruksien käyttö on täysin vapaaehtoista! Toimintoa ei ole pakko käyttää.
 Kun merkitsen jonkun välilehden valmiiksi, tulee ko. välilehden otsikon perään vihreä piste
kuvaamaan, että kyseisen välilehden tiedot on syötetty ja välilehti on valmis.
 Hallinta –välilehdeltä löytyy yhteenveto välilehdistä, joita ei ole merkitty valmiiksi.
 Seurantajärjestelmästä löytyy välilehti- sekä kysymyskohtaisia ohjetekstejä,
joissa annetaan ohjeita siitä mitä tietoja ko. kohtaan tulee täyttää.
5.2.201832

33. Tietojen siirto järjestelmään siirtotiedostojen avulla
 Seurantajärjestelmään pystyy siirtämään tietoja erilaisten Excel-siirtotiedostojen
avulla.
 Tällöin tietoja ei tarvitse syöttää yksitellen jokaisen toimipaikan vuosiraportille, vaan
esim. toimenpiteiden tiedot voidaan kerätä Excel-tiedostoon ja siirtää yhdellä kertaa
kaikille toimipaikoille.
 Vain uusia toimenpiteitä voidaan syöttää järjestelmään siirtotiedoston avulla.
Jo syötettyjen toimenpiteiden tietoja ei voida muokata siirtotiedoston avulla.
 Eri toimenpideohjelmilla on käytössä hieman erilaisia siirtotiedostoja.
 Toimenpiteiden siirtotiedosto on yhteinen kaikille liittyjille
 Lisää tietoa oman toimenpideohjelmasi siirtotiedostoista löydät sopimustoiminnan
extranetistä ja vuosiraporttien avausilmoituksesta.
5.2.201833

34. Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi 1/2
 Vuosiraporttia ei tarvitse täyttää kerralla valmiiksi, vaan raportoija voi jakaa työn
usealle eri päivälle.
 Kun raportti on valmis ja täytetty kokonaan, tulee raportoijan merkitä se valmiiksi
”Hallinta” -välilehdeltä laittamalla ruksi kohtaan ”Hyväksytty”. Tämän jälkeen
tiedot pitää vielä tallentaa.
 Kun raportti on merkitty hyväksytyksi, ei raportoija enää pysty tekemään muutoksia
raportin tietoihin. Seuranta-avusta voi pyytää avaamaan raportin uudestaan, mikäli
hyväksymisen jälkeen on tarvetta muutoksille.
 Motiva tarkistaa kaikki hyväksytyksi merkityt vuosiraportit ja ilmoittaa raportoijalla
onko raportti kunnossa (merkitään ”Tarkastetuksi” Hallinta-välilehdeltä) vai
vaatiiko raportti vielä täydentämistä (merkitään ”Korjattavana” Hallinta-
välilehdeltä).
 Tehtyään pyydetyt korjaukset, raportoija merkitsee raportin ”Korjatuksi” Hallinta-
välilehdeltä ja tallentaa tiedot vielä kertaalleen.
5.2.201834

35. Vuosiraportin merkitseminen valmiiksi 2/2
5.2.201835

36. Ongelmatilanteissa
 Kaikissa raportointiin liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa, voitte olla
yhteydessä seuranta-apu@motiva.fi -ositteeseen.
 Kuvakaappaus mahdollisesta virheilmoituksesta sekä tiedoista joita oltiin
syöttämässä, helpottavat yleensä ongelmien selvittelyä.
 Kerro viestissä myös seuraavat tiedot:
 toimenpideohjelma, liittymisnumero, liittyneen yrityksen nimi, toimipaikan numero,
toimipaikan nimi
 saatte yllä mainitut tiedot esim. vuosiraportin ylätunnisteesta, vuosiraportin etusivulta tai
klikkaamalla toimipaikan nimeä hakemistopuusta
5.2.201836

37. Lisätietoja:
www.energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi
Seurantaan ja raportointiin liittyvissä kysymyksissä palvelee:
seuranta-apu@motiva.fi
Uuteen sopimuskauteen liittyvissä kysymyksissä palvelee:
kysy@energiatehokkuussopimukset2017-2025.fi