Webinaarin "Jääkö teillä tärkeää tietoa lojumaan työntekijöiden sähköposteihin?" materiaali. Tallenne YouTubessa: https://youtu.be/EeekXJnyDwE Ota yhteyttä meihin: https://www.documenthouse.fi/otayhteytta

1. 25.1.2017
Jääkö teillä tärkeää tietoa lojumaan
työntekijöiden sähköposteihin?

2. Tänään äänessä 2
Veli-Matti Ratinen
Nuance
Kaj Seeste
markkinointijohtaja
Janne Lehtovaara
asiakaspäällikkö

3. Agenda
 Miten työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan organisaation
tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti kaikkien löydettäviksi?
3

4. Ongelmakohtia sähköpostin kanssa
 Sähköposti pursuaa yli
 Saapuneet kansio täynnä
 Henkilön arkisto
 Huonot hakuominaisuudet
 Tieto yhden henkilön takana
 Usein sähköposti ei ole
loppumääränpää ko. tiedolle
 Haaste
 Mikä on vaihtoehto?
4

5. Miksi hallinnoida sähköposteja?
5
Neljä hyvää syytä
Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia
ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel
 Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen
saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti
talteen ja helposti löydettäviksi
 Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan.
Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu
”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois
 Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa
riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin
 Sama organisaation tahdon mukainen
toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken
dokumentaation hallintaan
21
3 4

6. Sähköposteissa oleva tieto haltuun
6

7. Tallennuksen ohjaus Outlookista
 Case-esimerkki
 Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi
liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaa
liitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.
 Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektin
dokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot ja
käyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaan
automatisoidut metatiedot.
 SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tai
liitetiedostot metatietoineen.
7

11. DokumentitD

12. DokumentitD

13. DokumentitD

17. DokumentitD

18. DokumentitD

21. Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan 21
1.
Sähköpostien
hallinnointi
2.
Dokumenttien
hallinta
3.
Prosessien
tehostaminen
 Ensimmäiset askeleet
tallennuksen ohjaamiseen
 Helppo ja nopea
 Outlook – Sharepoint, yms.
 Organisaation tahtotilan mukainen
toiminta suoraan asiakirjallisiin
prosesseihin
 Taustajärjestelmiä hyödynnetään
 Helppo, vaikuttava – johtamisen
väline
 Compliance toteutuu käyttäjän
valinnoilla
 MS Office – Sharepoint, yms.
 Tieto kulkee asiakirjoissa
 Organisaation tahtotilan mukainen
toiminta on loppukäyttäjälle helpoin
tapa tehdä omat prosessinsa.
 Taustajärjestelmät häivytetään
kokonaan.
 Kuljetetaan ydintietoa
 Helpoin tapa (Käyttäjä voi tehdä
asian vain oikein), moninkertaisesti
tehokkaampi ja johdon hallinnassa

22. Kiitos
Ota yhteyttä