The document provides guidelines for completing House Air Way Bills (HAWBs). It outlines the key information to include in each section of the HAWB such as the MAWB number, HAWB number, shipper/consignee details, routing and destination information, flight/date, currency, charges, insurance, package details, weights. It specifies how to indicate prepaid or collect freight charges. It also provides examples of properly completing some sections, such as indicating routing stops and airlines codes, and how to calculate additional valuation charges if the declared cargo value exceeds liability limits.

1. GUIDELINES ON
ISSUANCE OF HAWB
July 7th
,2012-Danny Diep To.
*. House Air Way Bill:
-MAWB # and Airport of Departure:
* Show Number MAWB and Departure Airport
Code at the top left corner of HAWB.
For example: 057-SGN-3322-5544.
(First 3 digits is the airline code digits,
the next 3 letters is Departure Airport Code,
the last 8 digits are ordinal numbers).
-HAWB #:
* Show HAWB no. as per Company numbering
way (For Example: AIRHCMSIN0909001), at the
top right corner of HAWB.
-Shipper/ Consignee:
Mention the customer with the details:
Company name
Address
Tel/Fax:
* In some cases, Notify Party is also required to
mention. Please indicate NTFY at the
“Accounting Information” box.
* HAWB is non-negotiable transport documents
(Not Negotiable), HAWB can not be transfered
by endorsement HAWB. No issuing HAWB the
form of "To Order”. However, in practice some
L / C issued still stipulate “To Order” on HAWB
and Carrier still must accept to issue “To Order”
HAWB.
HAWB Original # 3 for Shipper together with
export documents presented to the bank for
payment. When export documents arrived in
importing country, the Opening Bank will
endorse on the back HAWB, transfer title of
goods to consignee.
Meanwhile HAWB Original # 2 for Consignee be
accompanied with flight. Consignee will present
HAWB Original # 3 for Shipper endorsed by
Bank or Bank Guarantee to delivery agent at
destination airport to revise Consignee name
from "To order ..." into their own name on
HAWB original # 2 for consignee and Air Cargo
Manifest and conduct normal delivery
procedures.
* See more of Shipper (Consignor)/ Consignee /
Notify Party in part of issuance of HBL above.
-Issuing Carrier’s Agent Name and city:
HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HAWB
7/7/2012, Tô Diệp, diepto.pro@gmail.com
*. Cách lập HAWB:
-MAWB # and Airport of Departure: Số MAWB
và Mã Sân bay đi
* Thể hiện Số MAWB và Mã Sân bay đi ở góc trái,
trên cùng của HAWB.
Thí dụ: 057-SGN-3322-5544.
(3 số đầu là Mã Hãng hàng không theo số,
3 ký tự kế là Mã Sân bay đi, 8 số cuối là số thứ tự).
-HAWB #: Số HAWB
* Thể hiện số HAWB theo cách cho số của Cty (Thí
dụ: AIRHCMSIN0909001), ở góc phải, trên cùng
của HAWB.
-Shipper/ Consignee: Người gửi hàng/ Người
nhận hàng
* Thể hiện thông tin của các bên do khách hàng
cung cấp:
Tên Cty:
Địa chỉ:
Tel/Fax:
* Trong 1 số trường hợp, khách hàng yêu cầu thể
hiện Notify Party (Bên nhận Thông báo) trên
HAWB, thể hiện “Bên nhận Thông báo” ở ô
“Accounting Information”.
* HAWB là chứng từ vận tải không thương lượng
được (Not Negotiable), nên HAWB không thể
chuyển nhượng bằng cách ký hậu HAWB. Không
phát hành HAWB theo hình thức “Theo lệnh” (To
Order…). Tuy nhiên, trong thực tiễn 1 số L/C vẫn
qui định HAWB phát hành “Theo Lệnh” và Người
vận tải vẫn phải chấp nhận phát hành HAWB
“Theo lệnh”.
HAWB Original 3 for Shipper sẽ cùng bộ chứng từ
xuất khẩu xuất trình cho Ngân hàng để thanh toán.
Khi bộ chứng từ đến nước nhập khẩu, Ngân hàng
mở sẽ ký hậu vào mặt sau HAWB, chuyển quyền
sở hữu hàng hóa cho Người nhận hàng.
Trong khi đó HAWB Original 2 for Consignee được
gửi kèm theo chuyến bay cùng với hàng hóa.
Người nhận hàng cầm HAWB Original 3 for
Shipper đã có Ngân hàng ký hậu chuyển quyền
hoặc Bảo lãnh Ngân hàng (Bank Guarantee) đến
Đại lý giao hàng tại Sân bay đến yêu cầu chỉnh
sửa tên Người nhận hàng từ “To order…” thành tên
của chính họ trên bản HAWB Original 2 for
Consignee và Air Cargo Manifest và tiến hành làm
thủ tục nhận hàng bình thường.
* Xem thêm các cách thể hiện Người gửi hàng/
Người nhận hàng/ Bên nhận Thông báo trong phần
cách lập HBL ở trên.
-Issuing Carrier’s Agent Name and City: Tên và

2. * Only apply for Carrier’s Agent. If FWDR issues
HAWB, please leave in blank.
-Airport of Departure: Mention the name of
Airport of Departure.
* Show airport name (city name if city has only
one airport, the airport name if city has 2 or
more airports).
For example: Hochiminh
* If L/C stipulated specific airport name, that
airport name must be shown.
For example: Tan Son Nhat
- Routing and Destination To…By…To…By:
Mention the next transit airport by its Airlines.
* To: show next Transit Airport Codes
respectively to each flight of airlines.
* By: show Airlines Code (2 letters) perfrom
such flight.
Ex: To FRA by LH. To FMO by LH.
-Airport of Destination:
* Mention the name of Airport of Destination
(city name if city has only one airport, the airport
name if city has 2 or more airports).
Ex: Muenster, Germany (FMO). (1 airport)
Charles De Gaulle (CDG) or Orly (ORY),
France. (more than 2 airports)
-Flight/ Date:
* Mention Flight #/ Date respective with for 1st/
2nd flights.
Ex: LH773/ May 25; LH7060/ May 26.
-Accounting Information:
* Mention payment by Cash, T/T or others
(Check)...
* Also be able to mention “Freight Prepaid/
Collect/ Payable at…” at this box for easy
recognition of “Freight Terms”
* See more of Freight Payment terms in part of
issuance of HBL above.
-Currency:
* Mention the currency applicable.
Ex: USD
-Charge Code:
* Mention PP/ CC if all chagres Prepaid/ Collect.
-PPD/ COL:
* Insert an “X” at the respective boxes if Freight
Prepaid or Collect.
Thành phố của Đại lý Người vận tải.
* Chỉ thể hiện Tên và Thành phố của Đại lý Người
vận tải, hoặc để trống.
-Airport of Departure & Requested Routing: Sân
bay đi và hành trình bay yêu cầu
* Thể hiện tên Sân bay đi (là tên thành phố nếu
thành phố chỉ có 1 sân bay, là tên sân bay nếu
thành phố có 2 sân bay trở lên).
Thí dụ: Hochiminh
* Nếu L/C qui định ghi cụ thể tên Sân bay đi, thì thể
hiện tên Sân bay đó.
Thí dụ: Tan Son Nhat
-Routing and Destination To…By…To…By:
Hành trình và Nơi đến “Đến…Bởi…Đến…Bởi”
* To: Thể hiện Mã Sân bay quá cảnh tiếp theo ứng
với từng chặng bay của Hãng hàng không.
* By: Thể hiện Mã Hãng hàng không thực hiện
chặng bay đó.
Thí dụ: To FRA by LH. To FMO by LH.
-Airport of Destination: Sân bay đến
* Thể hiện tên Sân bay đến (là tên thành phố nếu
thành phố chỉ có 1 sân bay, là tên sân bay nếu
thành phố có 2 sân bay trở lên).
Thí dụ: Hochiminh
Thí dụ: Muenster, Germany (FMO) (1 sân bay)
Charles De Gaulle (CDG) hoặc Orly
(ORY), France. (2 sân bay trở lên)
-Flight/ Date: Số chuyến bay/ ngày bay
* Thể hiện Số chuyến bay/ ngày bay ứng với từng
chặng bay.
Thí dụ: LH773/ May 25; LH7060/ May 26.
-Accounting Information: Thông tin hình thức
thanh toán cước
* Thể hiện hình thức thanh toán cước bằng tiền
mặt (cash), chuyển khoản (T/T) hay các hình thức
khác (Check)…
* Cũng có thể thể hiện “Freight Prepaid/ Collect/
Payable at…” tại ô này để dễ nhận biết điều kiện
thanh toán cước.
* Xem thêm các cách thể hiện điều kiện thanh toán
cước trong phần cách lập HBL ở trên.
-Currency: Đồng tiền thanh toán cước
* Thể hiện đồng tiền thanh toán cước cho lô hàng.
Thí dụ: USD
-Charge Code: Mã điều kiện thanh toán cước
* Thể hiện mã PP/ CC (Prepaid/ Collect) nếu tất cả
cước và phụ phí trả trước hoặc trả sau.
-PPD/ COL: Cước và phụ phí được trả trước hoặc
trả sau.
* Thể hiện dấu chọn “X” vào các ô tương ứng.

3. -Declared Value for Carriage:
* If no value is indicated, mention “NVD” (No
Value to Declare).
* If Consignor declared value of goods exceeds
USD 20/kg, must immediately notify the airlines
for additional charging as per goods value
(Valuation charge), in addition to the freight
charge by weight (Weight charge) for general
cargo (GCR).
Depending on each airlines Tariff, valuation
charge can be calculated as a percentage
(0.50%; 0.75%;, or 1.00%) of the value of goods
EXCEEDING the Carrier liability of USD 20/kg;
either be calculated at a minimum of USD 25;
USD 50 or USD 75; whichever amount larger.
For example: Chargeable Weight: 100kgs, the
value of goods declared: USD 5,000, charged
by weight break of +100 USD is USD 4.50/kg;
% charge on value is 0.75%; minimum charge
according to the value of USD 75; liability limit of
USD 20/kg.
Charge by weight: 100kgs x USD 4.50 / kg =
USD 450
Charge by value: [$ 5,000 - (100kgs x USD
20/kg)] x 0.75% = USD 22.50
In this case the minimum USD 75.
General freight: USD 450 + USD 75 = USD 525.
-Declared Value for Customs:
* If No Commercial Value, mention “NCV” or
leave in blank.
-Amount of Insurance:
* If no Insurance sevice offered, insert “XXX” at
this box.
-Handling Information:
* Mention number of package and Delivery
Agent at Destination (full style).
Ex: 06 CTNS.
Delivery Agent:
Company name
Address
Tel/Fax
PIC
-No. of Piece RCP:
* Mention the number of outer packages which
is visible.
For example: 06 pcs (pieces)
-Gross Weight:
* Shows the total gross weight of the goods by
KGS unit (kilogram, symbol “k”) or LB (pound
-Declared Value for Carriage: Giá trị hàng hóa
khai báo dành cho vận tải
* Nếu không khai báo giá trị hàng hóa, thể hiện
“NVD” (No Value to Declare).
* Nếu Người gửi hàng khai báo giá trị hàng hóa
vượt quá USD 20/ kg, phải thông báo ngay cho
Hãng Hàng không để tính cước theo giá trị
(Valuation charge), ngoài phần tiền cước theo
trọng lượng (Weight charge) đối với hàng bách hóa
thông thường (GCR).
Tùy theo biểu cước của từng Hãng hàng không,
cước theo giá trị có thể được tính bằng tỷ lệ % (có
thể là 0,50%; 0,75%; hoặc 1,00%) của giá trị hàng
hóa VƯỢT mức giới hạn trách nhiệm của Người
vận tải USD 20/kg; hoặc được tính theo mức tối
thiểu USD 25; USD 50 hoặc USD 75; tùy số tiền
nào lớn hơn.
Thí dụ: Trọng lượng tính cước: 100kgs, giá trị hàng
hóa khai báo: USD 5.000, mức cước theo trọng
lượng +100 là USD 4,50/kg; tỷ lệ % cước theo giá
trị là 0.75%; mức tối thiểu cước theo giá trị là
USD75; mức giới hạn trách nhiệm là USD 20/kg.
Cước theo trọng lượng là: 100kgs x USD 4,50/kg =
USD 450
Cước theo giá trị là: [USD 5.000 – (100kgs x USD
20/kg)] x 0,75% = USD 22,50
Trong trường hợp này tính theo mức tối thiểu USD
75.
Tổng tiền cước: USD 450 + USD 75 = USD 525.
-Declared Value for Customs: Giá trị hàng hóa
khai báo dành cho Hải quan
* Nếu hàng hóa không có giá trị thương mại, thể
hiện “NCV” (No Commercial Value); hoặc để trống.
-Amount of Insurance: Phí bảo hiểm
* Nếu Người vận tải phát hành HAWB không chào
bán dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, thể hiện “XXX”
vào ô này.
-Handling Information: Thông tin xử lý hàng hóa
* Tại ô này, thường thể hiện số kiện và Đại lý giao
hàng tại Sân bay đến (ghi đầy đủ thông tin)
Thí dụ: 06 CTNS.
Delivery Agent:
Company name
Address
Tel/Fax
PIC
-No. of Piece RCP: Số kiện đã nhận
* Thể hiện tổng số kiện hàng của bao bì vận tải
ngoài cùng, nhìn thấy được.
Thí dụ: 06 pcs (pieces)
-Gross Weight: Trọng lượng cả bì
* Thể hiện tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa
bằng đơn vị KGS (kilogram, ký hiệu k) hoặc LB

4. symbol “l”)) obtained 2 decimals. For example:
1,000.00.
* Also possible to express net weight of goods
(Net Weight) in accordance with the contract or
L/C stipulation.
-kg/ lb:
* Insert “k” or “l” if Weight Unit is Kilogram (kg)
or Pound (lb)
For example: 1,000.00k
-Rate class:
* Shows rate code applicable to shipment.
For example: Insert M: meant Minimum Rate
N: meant Normal Rate (-45kg)
Q: meant Quantity Rate.
K: meant Rate per Kilogram
-Chargeable Weight:
* Show Chargeable weight of shipment.
* Volume weight (Volumetric weight) of shipment
will be calculated at ratio announced by airlines,
common is 1 kg # 6.000 cm3
or 1m3
# 166.67
kg.
* If volume weight is less than gross weight, the
chargeable weight is also gross weight (heavy
cargo, gross weight cargo), then show gross
weight in this box; or leave in blank.
* If the volume weight is greater than the gross
weight (light weight cargo, volume cargo), it
must express volume weight in this box.
For example: GRWT: 300kg, MEAS: 2m3
,
Volumetric Weight: 2 x 166.67 = 333.34kg.
Thus Volumetric weight greater than Gross
weight, expressed 333.34k at chargeable weight
box.
-Rate/ Charge:
* Show "As arranged" or "As Agreed" ("As
agreement") on HAWB, can not show freight
sold to customer, except for some South
American countries (Argentina, Brazil, etc)
regulated to show total amount and freight rates
on HAWB.
-Total:
* Show "As arranged" or "As Agreed" ("As
agreement") on HAWB, can not show freight
sold to customer, except for some South
American countries (Argentina, Brazil, etc)
regulated to show total amount and freight rates
on HAWB.
-Nature and Quantity of Goods:
*Mention the commodity/ product name.
*Mention the docs accompanied to the flight
(Invoice, Packing List…)
Mention Dimension of each package when
Chargeable Weight applied.
(pound, ký hiệu l)) lấy 2 số thập phân. Thí dụ:
1,000.00.
* Cũng có thể thể hiện thêm trọng lượng tịnh của
hàng hóa (Net Weight) phù hợp với Hợp đồng
hoặc L/C đã qui định.
-kg/ lb: Đơn vị trọng lượng
* Thể hiện đơn vị trọng lượng bằng chữ k
(kilogram) hoặc chữ l (pound)
Thí dụ: 1,000.00k
-Rate class: Loại giá cước
* Thể hiện mã loại giá cước áp dụng cho lô hàng.
Thí dụ: M: Minimum Rate (cước tối thiểu)
N: Normal Rate (cước thông thường cho lô
hàng -45kg)
Q: Quantity Rate (cước số lượng)
K: Rate per Kilogram (cước tính kg)
-Chargeable Weight: Trọng lượng tính cước
* Thể hiện Trọng lượng tính cước của lô hàng.
* Trọng lượng thể tích (Volumetric weight) của lô
hàng được tính theo tỷ lệ qui đổi do Hãng hàng
không qui định, phổ biến là 1 kg # 6,000cm3
hoặc
1m3
# 166.67 kg.
* Nếu Trọng lượng thể tích nhỏ hơn Trọng lượng
cả bì thì Trọng lượng tính cước cũng chính là
Trọng lượng cả bì (hàng nặng, hàng gross), khi đó
thể hiện Trọng lượng cả bì vào ô này; hoặc để
trống.
* Nếu Trọng lượng thể tích lớn hơn Trọng lượng
cả bì (hàng nhẹ, hàng volume), khi đó phải thể
hiện Trọng lượng thể tích vào ô này.
Thí dụ: GRWT: 300kg, MEAS: 2m3, Volumetric
Weight: 2 x 166.67 = 333.34kg.
Như vậy Volumetric weight lớn hơn Gross weight,
thể hiện 333.34k vào ô Chargeable weight.
-Rate/ Charge: Mức cước/ phí
* Thể hiện trên “As Arranged” hoặc “As Agreed”
(“Như thỏa thuận”) trên HAWB, không thể hiện
mức cước đã bán cho khách hàng, ngoại trừ một
số nước Nam Mỹ (Argentina, Brazil…) có qui định
phải thể hiện mức cước và tổng số tiền cước trên
HAWB.
-Total: Tổng số cước
* Thể hiện trên “As Arranged” hoặc “As Agreed”
trên HAWB, không thể hiện tổng số cước đã bán
cho khách hàng, ngoại trừ một số nước Nam Mỹ
(Argentina, Brazil…) có qui định phải thể hiện mức
cước và tổng số tiền cước trên HAWB.
-Nature and Quantity of Goods: Số lượng và
chủng loại hàng hóa
* Thể hiện tên hàng hóa/ sản phẩm.
* Thể hiện các chứng từ gửi kèm theo chuyến bay
(Invoice, Packing list…)

5. * For light weight cargo or volume cargo: must
show dimensions of packagea (length x width x
high) cm; [(LxWxH) cm] for the parties to be able
to calculate freight charges. If there are many
same size packages, quantity of packages must
be shown.
For example: 5 packages are the same size,
5 x (120 x 60 x 50) cm.
* See more of Description of Goods in part of
issuance of HBL above.
-Prepaid/ Total Prepaid or Collect/ Total
Collect:
* Show "As arranged" or "As Agreed" ("As
agreement") on HAWB, can not show freight
sold to customer, except for some South
American countries (Argentina, Brazil, etc)
regulated to show total amount and freight rates
on HAWB.
-Other charges:
* Show charges/ fees receivable from customer
such as: HAWB fee (AWC), Security Surcharge
(SSC), Fuel surcharge (FSC); Pick-up fee
(PUC), Customs Service Fee… (if any).
-Signature of Shipper or his Agent: * The
shipper will sign at this box, or HAWB issuer
(FWDR) will sign if he is authorized by consignor
to ship cargo out on their behalf.
-Executed…at…:
* Shows the date of receipt of goods in bonded
warehouse / airport warehouse and city name or
airport name.
For example: May 25th, 2012 Hochiminh city,
Vietnam.
* HAWB Issuing Date may coincide or early than
estimated flight date.
* Place of issuance of HAWB can be Departure
airport, Destination airport or any one place in
departure country or other 3rd
country as
customer required.
* Only release HAWB to customer when
Customs clearance for export clearance
completed, or put into bonded warehouse /
Airport warehouse awaiting for departure.
* See more of Date and Place of issuance in
part of issuance of HBL above.
-Signature of Issuing Carrier or its Agent:
* Carrier or FWDR/ his agent to issue HAWB will
sign at this box.
* Đối với hàng nhẹ, hàng volume phải thể hiện kích
thước của các kiện hàng (dài x rộng x cao)cm;
[(LxWxH)cm] để các bên có thể đối chiếu cách tính
cước. Nếu có nhiều kiện cùng kích thước thì thể
hiện thêm số lượng kiện.
Thí dụ: 5 kiện có cùng kích thước, thể hiện 5 x
(120 x 60 x 50) cm.
* Xem thêm các cách thể hiện Mô tả hàng hóa
trong phần cách lập HBL ở trên.
-Prepaid/ Total Prepaid or Collect/ Total Collect:
Cước trả trước/ Tổng số cước trả trước hoặc
Cước trả sau/ Tổng số cước trả sau.
* Thể hiện trên “As Arranged” hoặc “As Agreed”
trên HAWB , không thể hiện tổng số cước đã bán
cho khách hàng, ngoại trừ một số nước Nam Mỹ
(Argentina, Brazil…) có qui định phải thể hiện mức
cước và tổng số tiền cước trên HAWB.
-Other charges: Các phí khác
* Thể hiện các loại phí phải thu khách hàng như:
Phí HAWB (AWC), Phụ phí an ninh (SSC), Phụ phí
xăng dầu (FSC); Phí Pick-up (PUC), Phí làm dịch
vụ Hải quan… (nếu có).
-Signature of Shipper or his Agent: Chữ ký của
Người gửi hàng hoặc Đại lý được ủy quyền
* Người gửi hàng sẽ ký vào ô này, hoặc Người
phát hành HAWB sẽ ký nếu được Người gửi hàng
ủy quyền thay mặt họ gửi hàng.
-Executed…at…: HAWB được lập… tại
* Thể hiện ngày nhận hàng tại kho ngoại quan/ kho
hàng sân bay đi và tên của thành phố hoặc sân
bay.
Thí dụ: May 25th,2012 Hochiminh city, Vietnam.
* Ngày phát hành HAWB có thể trùng hoặc sớm
hơn ngày bay dự kiến.
* Nơi phát hành HAWB có thể tại Sân bay đi, Sân
bay đến hoặc 1 địa điểm trong nước hoặc nước
thứ 3 khác theo yêu cầu của khách hàng.
* Chỉ phát hành HAWB cho khách hàng khi đã
hàng xuất đã thông quan, hoặc đã đóng vào kho
ngoại quan/ kho hàng sân bay chờ xuất.
* Xem thêm cách thể hiện Nơi và ngày phát hành
trong phần cách lập HBL ở trên.
-Signature of Issuing Carrier or its Agent: Chữ
ký của Người vận tải hoặc Đại lý phát hành HAWB
* Người vận tải/ FWDR hoặc Đại lý phát hành
HAWB sẽ ký vào ô này./.