1. WHITEPAPER
De Sourcing Stack en de Interviews

2. Inhoudsopgave
1 INHOUDSOPGAVE
1
2 INLEIDING
3
3 DE SOURCING STACK EN DE INTERVIEWS
6
3.1 DE SOURCING STACK
6
3.1 DE INTERVIEWS
8
© 2013
Transitieprofs
2-9

3. Inleiding
Dit document beschrijft op hoofdlijnen een aantal stappen en processen die moeten worden voltooid
gedurende het transitie proces. Elke stap en elk proces maakt onderdeel uit van ons bewezen Transitiemodel.
Wij voeren dit al ruim 15 jaar grotendeels op dezelfde manier uit en verzorgen daarbij maatwerk, omdat geen
enkele organisatie hetzelfde is ingericht en/of dezelfde wensen en eisen heeft. Bovendien kunnen wij dit ook
100% objectief uitvoeren.
Uitgangspunt van het Transitiemodel is, dat wij gezamenlijk als doel stellen om elke grote wijziging voor u te
begeleiden (zoals bijvoorbeeld vervanging van de ICT- Infrastructuur of bijvoorbeeld uw primaire (ERP)
applicatie) en om dit uiteindelijk te borgen door “Managed Services” te implementeren, waarbij Regie centraal
e
is belegd. Of dit intern, extern of in combinatie met 3 partijen en ons zal worden opgeleverd aan ICT- beheer is
een onderzoeksrichting, maar op voorhand zeker geen uitgangspunt. Wij bekijken wat het beste past bij uw
wensen en eisen. Wat verstaan wij onder Managed Services met centraal georganiseerde Regie:
o
o
o
o
o
o
Een ICT- Service is een product of dienst, welke meetbaar is op basis van functionele beschikbaarheid;
Om deze meetbaar te kunnen maken, moet dit centraal (door SPOC of Regie) gemeten worden over
alle factoren die hier invloed op kunnen hebben. Dit noemen wij de keten van afhankelijkheden en
deze moet inzichtelijk gemaakt worden per ICT- Service. Vanaf het moment dat deze inzichtelijk zijn
gemaakt en centraal worden aangestuurd, kan je hierop gaan managen;
Vanaf het moment dat je dit kan managen kan je met elke keten- afhankelijkheid ook afspraken gaan
vastleggen (SLA’s opstellen);
Zodra je deze SLA’s gaat managen kan je ook de onderlinge werkafspraken vastleggen in een DAP
(Dossier Afspraken en Procedures);
Zodra elke afhankelijkheid zich hieraan gaat conformeren middels ondertekening van één gezamenlijk
DAP, spreken wij van een Managed Service;
En nadat dit proces is doorlopen voor alle ICT services en het DAP digitaal en direct beschikbaar is,
spreken wij van Managed Services: en eerder dus niet.
Bewezen is dat je dit stap voor stap moet doen, omdat mensen moeten wennen aan verandering en aan
processen. Daarom hebben wij ons Transitiemodel als volgt opgebouwd:
© 2013
Transitieprofs
3-9

4. Na oplevering van een grote wijziging (project) is er een optimale samenwerking tussen projecten (op basis van
Prince II, uitgevoerd door ICT- medewerkers, IT- architecten, Programmamanagers, Informatiemanagers, etc.),
omlijnde processen (op basis van ITIL), maatwerk documenten (SLA, PID en DAP) en bewezen tooling voor
beheer (Callregistratie en beheer- tooling): met één transparante Rapportage over beschikbaarheid en kosten
van ICT- Services. Het Transitiemodel zal primair worden begeleid door één vaste Transitiemanager. De
Transitiemanager is namens de opdrachtgever eindverantwoordelijk om de gewenste omgeving aantoonbaar
op te leveren conform het Regiemodel en zal zorg dragen dat alle andere rollen projectmatig worden
aangestuurd gedurende de gehele Transitie periode:
Het Transitiemodel is complex en kan (afhankelijk van de wensen en de omgeving) meerjarig van aard zijn.
Daarom hebben wij het Transitiemodel “opgeknipt” in korte, verantwoorde stappen. Hierdoor blijft het
overzichtelijk en is het eenvoudig om zogenaamde go/no-go momenten te omlijnen. Ook zal met deze
werkwijze bereikt worden dat er sprake is van optimaal gebruik van voortschrijdend inzicht en samenwerking
en zal er voldoende tijd zijn om veranderingen te borgen binnen de eigen organisatie. Enkele voordelen van
ons Transitiemodel en onze aanpak zijn:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Concrete diensten vanaf Interviews tot en met Regie begeleiding naar Managed Services. Deze bieden
wij aan als losse projecten met maatwerkcalculaties;
Een duidelijke product- en diensten catalogus met volledige transparantie van kosten en
beschikbaarheid van ICT services, inclusief diensten van 3e ICT- partijen;
Uitstekende verantwoording naar de lijnmanagers en de directie;
Permanente benchmark voor alle mogelijke diensten en ICT- partijen in de markt;
Een permanente sparringspartner op strategisch en tactisch niveau;
Een vaste Transitiemanager die verantwoordelijk zal zijn voor harde opleveringen;
Een groot netwerk van (tijdelijke) specialisten inzetbaar, van Informatiemanagers tot IT- Architecten;
100% onafhankelijke begeleiding: geen enkele “baat” bij commerciële oplossingen;
Bewezen succes met ruim 15 ervaring in vrijwel elk type organisatie;
De mogelijkheid om elk project door Transitieprofs te laten begeleiden, van ERP- selectie tot en met
complete vervanging van de ICT- Infrastructuur.
Door stapsgewijs te werken, is er stapsgewijs ruimte om te bepalen of, hoe en met wie de volgende stap in het
Transitiemodel genomen kan worden. Wilt u het daarna of tussentijds zelf doen: ook prima. Er zijn daarmee
geen langlopende verplichtingen.
© 2013
Transitieprofs
4-9

5. In deze toelichting beschrijven wij het Transitiemodel op hoofdlijnen. U zult begrijpen dat wij voor alle stappen
in het plan beschikken over alle mogelijke tools, expertise en documenten. Deze geven wij natuurlijk niet
zomaar weg, aangezien wij deze zorgvuldig hebben opgebouwd in de afgelopen 15 jaar en omdat deze enkel
succesvol tot één geheel kunnen worden gebracht met inzet van onze ervaren Transitiemanagers. Gedurende
het traject komen deze zaken “vanzelf” beschikbaar voor u op maat. Denk hierbij aan:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Bewezen documenten en rapportages voor de Sourcing Stack, Interviews, Workshops en Gap Analyse;
Technische tooling voor onderzoek van de ICT- omgeving;
Een maatwerk product- en dienstencatalogus;
Een vast model (Gap Analyse) voor het onderzoeken van alle ICT- Services: kosten, maximale uitval,
benchmarkcalculaties, knelpunten, Cloud ready, etc;
Zeer professioneel onderzoek van uw ICT- organisatie: tooling, processen, SLA, DAP, Regie, 3e partijen,
rapportage, medewerkers en Callregistratie;
Uitstekende documenten om rapportage op te stellen vanuit de Gap Analyse: als nul-meting en
uitgangspunt voor het gehele vervolgtraject;
Bewezen architectuur voor het inrichten van Callregistratiesystemen op basis van meetbaarheid van
en Regie over ICT- Services, ICT- medewerkers en 3e partijen. Hierbij zal de gehele ICT- keten
meetbaar worden;
Bewezen model voor proces- inrichting op basis van ITIL;
Professionele SLA’s met verbinding naar één DAP. Deze kunnen wij digitaal beschikbaar maken in het
Callregistratiesysteem voor optimale Regie;
Beheertooling om verbindingen te leggen tussen ICT- componenten en ICT- Services;
Beheertooling met integratie naar de Callregistratie en 3e partijen om Regie ook meetbaar én
uitvoerbaar te maken;
Bewezen en uiterst professionele projectdocumentatie op basis van Prince II, voor elke stap in het
Transitiemodel.
Elke ICT- rol, elk proces en elk project past in ons model. De kennis en ervaring is opgebouwd bij
opdrachtgevers op locatie, maar vooral ook opgebouwd bij commerciële ICT- beheerpartijen, waarbij
beschikbaarheid en meetbaarheid is toegepast op basis van harde resultaatverplichtingen met 7*24
ondersteuning. Juist deze mix van ervaring zorgt ervoor dat wij dit ook voor u professioneel kunnen
begeleiden. Dit lichten wij graag toe tijdens de Interviews en Workshops en/of in het voortraject.
Met onze inzet zijn wij vaak een “ontbrekende spil” in het geheel. Wij vinden helemaal niet opnieuw het wiel
uit en doen inhoudelijk niets speciaals. Wij maken gebruik van alle aanwezige zaken en rollen die al bij u
aanwezig zijn. Enige wat wij echt doen als onderscheidend vermogen is:
Wij leggen namens de eindverantwoordelijke voor ICT de juiste verbanden op basis van bewezen oplossingen,
wij zorgen voor ontbrekende onderdelen/rollen en wij zorgen ervoor dat dit uiteindelijk als één geheel zal
worden geborgd binnen uw eigen organisatie als wij weer vertrekken: met één meetbare rapportage.
In de navolgende hoofdstukken behandelen wij één
onderwerp van ons Transitiemodel. In dit geval is dat het
Format voor: de Sourcing Stack en de Interviews.
© 2013
Transitieprofs
5-9

6. De Sourcing Stack en de Interviews
1.1 De Sourcing Stack
Om te komen tot een professionele oplevering is onderzoek noodzakelijk. En dan niet van enkele
componenten, maar van de gehele ICT- omgeving en daarop functionerende producten- en diensten. Ook is
het noodzakelijk dat ICT er geen ICT- project van maakt, maar dat ICT er een project van maakt waar de
gebruikers van de organisatie succesvoller hun werk mee kunnen doen. ICT moet dit faciliteren is onze mening.
Daarom denken wij enkel in functionaliteiten.
Om te kunnen denken in functionaliteiten (zoals de ICT- gebruiker deze kan herkennen) nemen wij vaak
gerichte Interviews af. Dit kan zijn op operationeel, tactisch en strategisch niveau en kan ook door de gehele
organisatie worden afgenomen. Ook is het mogelijk om dit op basis van onze Internet Interview Tool af te
nemen (vooral bij generieke vragen).
Hoofdzaak is dat de betreffende persoon enkel vragen krijgt over zijn of haar herkenbare functionaliteiten.
Om dit te kunnen doen zorgen wij eerst (samen met de ICT- afdeling) dat de Sourcing Stack zal worden
ingevuld. Een voorbeeld van een deel de Sourcing Stack is hieronder weergegeven:
© 2013
Transitieprofs
6-9

7. Naast de genoemde Applicaties en Services, vullen wij in de totale Sourcing Stack ook onder andere de
volgende zaken in:
Op deze wijze vergeten wij gezamenlijk niets. Doelstelling van dit document is veelzijdig:
o
o
o
o
o
o
Wij zetten de Sourcing Stack in voor de Interviews;
Wij zetten de Sourcing Stack in voor eventuele RFI/RFP- Trajecten;
Wij zetten de Sourcing Stack in voor de inrichting van de ICT- Dienstencatalogus;
Wij zetten de Sourcing Stack in voor de Gap Analyse;
Wij zetten de Sourcing Stack in voor het inrichten van de Callregistratietooling en Rapportage;
Etc.
De Sourcing Stack is ons absolute basisdocument voor elk traject. Ook is onze tooling modulair opgezet en is
het mogelijk om deze input naadloos te implementeren in de andere onderzoeken zoals bijvoorbeeld de GapAnalyse.
© 2013
Transitieprofs
7-9

8. 1.2 De Interviews
Om te komen tot een goed beeld van de beleving van uw ICT- gebruikers, zetten wij ons Interview Format in.
We kunnen eenvoudig de inhoud van de Sourcing Stack hierin plaatsen. Belangrijk daarbij is dat er een juiste
selectie is van personen: liefst moeten alle lagen van de organisatie worden meegenomen.
Wij maken de Interviews vaak op maat. Dus enkel op basis van functionaliteiten die de betreffende Interview
kandidaten ook herkennen. Deze kunnen wij als volgt op maat maken:
Hierbij worden vaak nog een aantal zaken extra ingevuld zoals maatwerk- vragen:
© 2013
Transitieprofs
8-9

9. Vervolgens gaan wij de vragen digitaal toezenden per persoon en worden deze ook weer digitaal retour
gezonden. De uitkomsten verwerken wij in ons Interview Format en met deze uitkomsten gaan wij vaak nog
even een persoonlijk (kort) gesprek aan met de kandidaten.
De tool geeft ons vervolgens een goed beeld van de beleving van ICT en daarnaast geeft het ook een extra
beeld over de beleving van de dienstverlening:
De gegevens worden later ingebracht in de Workshops, samen met de gegevens van onze Gap Analyse. Dit gaat
duidelijkheid geven over de gehele “AS IS” situatie en dat geeft met inzet vrijwel altijd genoeg draagvlak om op
een verantwoorde wijze te gaan werken aan een verder onderzoek en/of toekomstige oplossingen en
verbeteringen.
Voordelen van ons Sourcing Stack en Interview Format zijn
onder andere:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
© 2013
Focus van de Sourcing Stack & Interviews ligt op onafhankelijk meten van meningen en wensen van de
organisatie;
Met een bewezen formaat worden de Interviews afgenomen op elk niveau binnen uw organisatie;
100 % objectieve bevindingen;
Door de afname van Interviews ontstaat er direct draagvlak en begrip voor de verschillende
uitkomsten en wensen;
Uiterst professionele en prettige begeleiding.afgenomen door ervaren en onafhankelijke
professionals.
Transitieprofs
9-9