Međunarodna arhivska konferencija „Tuzlanski ahrivski dani“, Tuzla, 27. i 28. septembar 2019. godine Tema: „Elektronski zapisi kao historijski izvori četvrte generacije – značaj, zaštita i korištenje“

1. PROPITIVANJE TEMELJNIH
ARHIVISTIČKIH PRINCIPA
U E-OKRUŽENJU
dr. sc. Silvija Babić
sbabic@arhiv.hr

2. Temeljna arhivistička načela:
 načelo provenijencije
 načelo prvobitnoga reda

3. Načelo provenijencije
 otac načela Natalis de Wailly (Francuska),
1841. kreira okružnicu o nemiješanju
dokumenata različitih tijela -> „poštivanje
fonda”
 Ispočetka ovo načelo ne uključuje nužno i
prvobitni red

4.  Radi li se ipak samo o praktičnom
konstruktu arhivista, stvorenome da bi se
množinom gradiva lakše rukovalo? (Cook,
Horsman, Ivanović)

5. Načelo prvobitnoga reda
 Razdoblje njegova kodificiranja i jasnoga
definiranja: posljednja desetljeća 19. st.
 Utjecaj strukturalističkih i povijesno-
razvojnih koncepata

6.  Njemačka: Uredba o načelu provenijencije
(provenienzprinzip)
 - nastala 1880.-ih, autor teksta Max
Lehmann
 - između ostaloga uključivala je i
prvobitni red („spise treba ostaviti
onako kako su u arhiv dospijeli”)

7.  Priručnik Mullera, Feitha i Fruina: „sustav
razdiobe gradiva unutar fonda treba se
zasnivati na njegovoj izvornoj organizaciji„
 Konačno prihvaćanje definicije iz Priručnika
na Međunarodnom kongresu arhivista i
knjižničara, Bruxelless, 1910.

8.  Oba principa (provenijencija i prvobitni red)
propitivala su se još prije pojave i masovne
uporabe digitalnih zapisa
-> dvojbe su ostale i dalje u manje-više
strukturalističkoj sferi (upitnost
pretpostavke stabilnih upravnih i
poslovnih sustava)

9.  Nastajanje, korištenje, upravljanje i uopće
koncepti digitalnih/elektroničkih zapisa
otvaraju druga, dodatna pitanja
-> smisao/mogućnost poštivanja,
odnosno, općenito primjene
(navodno) temeljnih arhivističkih
principa

10.  Što provenijencija i/ili princip fonda znači
u situaciji interoperabilnosti i dijeljenja
podataka?
 Primjeri:
 Baza državljana RH (Ministarstvo unutarnjih
poslova)
 Osobni identifikacijski broj - OIB (Ministarstvo
financija RH)
 Matične knjige građanskih stanja (rođeni,
vjenčani, umrli) -> primjer L.B./L.M.
 Zbirke podataka Državnoga zavoda za
statistiku
 Evidencija zdravstvenih osiguranika
 …

11. … ali i suprotni primjeri:
 Međunarodne korporacije
 Međunarodne civilne organizacije
 Političke grupacije (Grupa G7, Udruženja
europskih graničnih regija, Trilaterala,
Uspravnica Jadran-Baltik, …)
Što je fond u navedenim primjerima:
 cjelina svih sastavnica?
 pojedine funkcionalne sastavnice?
 pojedini teritorijalni (regionalni)ogranci?

12. Arhivsko gradivo su izvorni
zapisi
 Ovaj stav doveden je u pitanje već i kod
konvencionalnih zapisa, „starom”
dvojbom
 autentičan (kasnolat. authenticus <
grč. αὐϑεντıϰός: vjerodostojan), koji je
nesporna podrijetla ili autorstva, izvoran,
potječe zaista od onoga kome se pripisuje
 vjerodostojan koji je izvoran, dostojan
povjerenja, ne izaziva sumnju

13.  Pouzdan zapis
 onaj u čiji se sadržaj vjeruje
 ¸
 Autentičan zapis
 onaj u čije se podrijetlo vjeruje

14.  Pitanje izvornosti mišljeno u
tradicionalnom smislu gubi svoj značaj
 Međunarodno arhivsko vijeće, Odbor za
arhivska pravna pitanja – podgrupa
Autentičnost i pravna pitanja -> bavi se
pravnim aspektom autentičnosti zapisa u
elektroničkom okruženju

15.  Elektronički sustavi traže da se kreiraju
načini provjere kojima će se utvrditi da
je zapis:
 stvorila osoba koja je kao takva
navedena
 da su se sustav, softver i osoba
zadužena za čuvanje zapisa ponašali
pouzdano
 da se nisu uplitali u zapis ili ga
pokvarili

16. Vrednovanje elektroničkoga
gradiva
 Prva iskustva u primjeni tradicionalne
metodologije vrednovanja na elektroničke
zapise:
 dotadašnji kriteriji i pristup vrednovanju
ne odgovaraju u potpunosti osobinama
elektroničkih zapisa
 Dodatni se kriteriji odnose na tehnološki
specifična svojstva, te njihov utjecaj na
čitljivost, razumljivost i mogućnost
trajnog čuvanja strojno čitljivih zapisa

17.  Rasprava o elektroničkim zapisima
znatno je pridonijela oblikovanju
modela funkcionalnog vrednovanja:
 zahtjev za provođenjem vrednovanja
u ranijim fazama životnog ciklusa
dokumenta
 razumijevanje vrednovanja općenito,
kao funkcije sustava za upravljanje
arhivskim dokumentima.

18. Zapisi bez formalnih obilježja
„službenih” dokumenata
 Službene mrežne stranice javih i privatnih
stvaratelja u sustavu nadzora
 Službene stranice javih i privatnih
stvaratelja u sustavu nadzora na
društvenim mrežama
 Objave (visokih) dužnosnika javnih
funkcija na društvenim mrežama
 Elektronička pošta

19. Razlikovanje javnih i privatnih
stvaratelja gradiva
 Sve učestalija pojava da civilne udruge
obavljaju neke segmente javne ovlasti
 Strukovne komore
 Sportski savezi
 Crveni križ
 Gorska služba spašavanja
 Savezi udruga građana s određenim
posebnim potrebama
 Razlozi?