Rozliczanie i budżetowanie projektów

1. EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW
ROZLICZANIE PROJEKTÓW
ALEKSANDER SALETA - SKARBNIK

2. CELE WARSZTATU
• zaznajomienie uczestników z pojęciem budżetu
projektu i jego rozliczeniem
• opisanie techniki budżetowania
• sporządzenie rozliczenia i sprawozdania
finansowego projektu
• omówienie najczęstszych błędów
• opracowanie tzw. case-studies
WPROWADZENIE

3. FAZY PROJEKTU
PODSTAWOWE POJĘCIA
Pomysł Przygotowanie Wykonanie Ewaluacja
-> budżetowanie -> porównanie
założeń z
rzeczywistością
-> gromadzenie
danych

4. Przygotowanie

5. PLANOWANIE
Wizja, cele itd.
Harmonogram
Budżet, czyli projekt przedstawiony w liczbach
• ostatni etap planowania!
• bardzo ważny z pkt-u widzenia sponsora (-ów)
• jeszcze ważniejszy dla koordynatora!
FAZA 2 - PLANOWANIE

6. BUDŻET – CO I PO CO?
• Liczbowe przedstawienie zaplanowanych
działań
• Miernik opłacalności
• Informacja dla Skarbnika ile $$$ szykować ;)
• Pokazuje stopień profesjonalizmu organizatorów
• Narzędzie kontroli
FAZA 2 – PLANOWANIE - BUDŻET

7. CECHY DOBREGO BUDŻETU
• Jasny i czytelny
• Szczegółowy (ale bez przesady)
• Adekwatny do zaplanowanych działań
• Zgodny z realiami
• Uwzględniający długoterminowe konsekwencje
• Korespondujący do wymagań sponsora
• Przygotowany z odpowiednim wyprzedzeniem 
FAZA 2 – PLANOWANIE - BUDŻET

8. PRZYKŁAD 1
Jak NIE powinien wyglądać…
Projekt pt. LTC odbędzie się w dniach 25-27. Spodziewamy się 41.6
uczestników. Szacujemy przychody na 5 000zł z tytułu składek
celowych; wydatki na 4 999zł, głównie na zakwaterowanie. Bardzo
potrzebujemy pieniędzy żeby zarobić.
FAZA 2 - PLANOWANIE
Budżet projektu, zaplanowanego na dni 25-27
Wydatki Przychody
Dzień 1 2 000.00 zł Zakwaterowanie
Składki 5 000.00 złDzień 2 1 200.00 zł
Wódka, kabanosy, 3 ogórki,
cebula, 6 dyń
Dzień 3 1 500.00 zł Inne rzeczy

9. WNIOSKI
 sprawdzić poprawność danych!
 zamiast „Wódka, kabanosy, 3 ogórki” –
„Wyżywienie”
 Więcej szczegółów (skąd mam te dane?)
Przyłożyć. Się. 
sprawdzić poprawność danych!
FAZA 2 - PLANOWANIE

10. PRZYKŁAD 2
Jak POWINIEN wyglądać 
FAZA 2 - PLANOWANIE
Projekt pt. LTC organizujemy dla […], w celu […]. Odbędzie się w dniach 25-27.
Na podstawie zeszłorocznych danych, spodziewamy się udziału 25
uczestników oraz 6-osobowej kadry trenerów, zwolnionej z wszelkich opłat.
Szacujemy przychody na 3 750zł z tytułu składek celowych, wynoszących po
150zł. Wydatki na 6 754 zł: 1 950 zł opłaty za wynajem powierzchni w XYZ
(faktura/ umowa w załączeniu), 3 750zł na wyżywienie (rachunek za zakupy/ faktura za catering
w załączeniu), 500zł na materiały szkoleniowe dla uczestników (rachunek za zakup w
załączeniu), 120zł za materiały szkoleniowe dla trenerów (rachunek za zakup w
załączeniu) oraz 434zł za zakup biletów KM w obie strony dla wszystkich
uczestników i trenerów (dowód zakupu w załączeniu). Obecnie szacowany wynik na
projekcie wynosi –3 004zł, stąd proponujemy Państwu wsparcie finansowe w
wysokości 5 500zł – wkład własny wyniesie wtedy 19%.

11. PRZYKŁAD 2
Jak POWINIEN wyglądać c.d.
FAZA 2 - PLANOWANIE
Budżet projektu, zaplanowanego na dni 25-27
Kategoria kosztów Ilość jednostek Jednostka Koszt jednostkowy Koszt całkowity
Opłata za wynajem powierzchni 3 doby 650.00 zł 1 950.00 zł
Wyżywienie
75 (25 uczestników
x 3 dni)
uczestnicy 50.00 zł 3 750.00 zł
Materiały szkoleniowe dla uczestników 25 zestaw 20.00 zł 500.00 zł
Materiały szkoleniowe dla trenerów 6 zestaw 20.00 zł 120.00 zł
Transport
62 (25
uczestników + 6
trenerów)
bilet 7.00 zł 434.00 zł
Podsumowanie kosztów 6 754.00 zł
Kategoria przychodów Ilość jednostek Jednostka Wartość jednostkowa Wartość całkowita
Opłaty za uczestnictwo 25 Składka 150.00 zł 3 750.00 zł
Podsumowanie przychodów 3 750.00 zł

12. Wykonanie

13. WYKONANIE
• Zbieranie dokumentów księgowych
• Kontrola wydatków
• Kontrola przychodów
• „łatanie dziur”
• Informowanie Skarbnika na bieżąco
• Kalkulacja ostatecznego wyniku
FAZA 3 - WYKONANIE

14. CZYM JEST DOWÓD KSIĘGOWY?
Potwierdzenie zajścia operacji gospodarczej.
Przykłady:
• Faktura VAT
• KP/ KW
• Potwierdzenie przelewu
• Wyciąg z rachunku bankowego
• Dowód przyjęcia/ wydania z magazynu
FAZA 3 - WYKONANIE

15. NA WSZYSTKO (!!!) TRZEBA MIEĆ
DOWÓD.
FAZA 3 - WYKONANIE

16. Ewaluacja

17. EWALUACJA
• Sprawdzamy czy planowany budżet został
zrealizowany
• Stwierdzamy czy projekt ma potencjał na
kontynuację.
• Sporządzamy sprawozdanie
• Przechowujemy dokumenty 5 lat
• Tworzymy historię dla potomnych 
FAZA 4 - EWALUACJA

18. SPRAWOZDANIE FINANSOWE
Potrzebujemy:
• Budżetu wstępnego
• Dowodów księgowych (wyciągi, faktury)
• Pliku z rozliczeniami który prowadziliśmy w
trakcie projektu
• Listy uczestników (godność, wiek, podpisy)
SPRAWOZDANIE FINANSOWE

19. EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW
CASE STUDIES

20. CASE STUDY 1
Widzisz, że wielu studentów nie zna podstaw
prawa i obowiązujących przepisów, w związku z
czym podpisują niekorzystne umowy (np. najmu).
Chcesz nagłośnić sprawę i organizujesz 4-
godzinne wydarzenie na ten temat.
Do dzieła!
CASE STUDY 1

21. CASE STUDY 2
Dostrzegasz, że wielu Aeżaków ma ochotę na
powrót Winter University, w związku z czym
zgłaszasz się jako koordynator. Przygotuj wstępną
dokumentację.
Dane (fikcyjnego) poprzedniego sprzed kilku lat:
• 17 uczestników – 480zł składki
• 6 dni
• Wyżywienie dzienne 80zł
• Bilet w jedną stronę – 26zł
CASE STUDY 2

22. CASE STUDY 3
Dobiegł końca Twój projekt i musisz przygotować
sprawozdanie. Poniżej znajdują się podstawowe
dane.
• Opłata za uczestnictwo – 100zł
• 2 dni
• Bilet w jedną stronę – 12zł
• Zgłosiło się 50 osób, zapłaciło 35
• 4 trenerów - płacili tylko za transport
• Wynajem powierzchni – 16zł za osobę
CASE STUDY 3

23. CASE STUDY 4
Chcesz zorganizować oryginalny projekt, który
będzie polegał na cokwartalnych spotkaniach
studentów z pracodawcami. Przygotuj wstępną
dokumentację.
CASE STUDY 4

24. EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW
PODSUMOWANIE
TAK, TO JUŻ KONIEC 

25. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY
• Brak budżetu
• Zrzucanie odpowiedzialności na innych
• Błędy w formułach
• Braki w dokumentacji
• Brak pytań o faktury/ umowy
• Niewykorzystywanie formularzy grantodawcy w
załącznikach do umowy
• Brak list uczestników

26. W IDEALNYM ŚWIECIE…
1. Wpadasz na pomysł.
2. Przelewasz go na papier (budżet wstępny) i
konsultujesz z Zarządem.
3. Organizujemy i wysyłamy oferty współpracy.
4. Wykonujemy.
5. Ewaluujemy.
6. Wysyłamy sprawozdania do partnerów
biznesowych.
7. Wracamy do pkt. 1 
PODSUMOWANIE

27. EUROPEJSKIE FORUM STUDENTÓW
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!
ALEKSANDER SALETA - SKARBNIK