Trident Yalta

1. enterpriseXtention
Единая платформа документооборота
в организации
Богдан Бабяк
bogdan.babiak@trident.pl
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

2. Содержание
 Введение
 Проблемы
 Пути разрешения проблем
 Перспективы развития
 Выводы
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

3. Введение
Анализ ошибок, допущенных во время внедрения
систем документооборота, указывает на факт, что
большинство ошибок допускается в фазе
подготовки концепции (и/или тендера)
Принимаются во внимание только текущие
потребности
В результате все последующие приложения, так
или иначе связанные с документооборотом,
“обрастают” лишними элементами
Отсюда – более высокие затраты на
сопровождение и, что важно, администрирование
такими приложениями
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

4. Введение
Нашему программному продукту “повезло” с
одним из первых клиентов – Национальным
банком Польши
Проектная группа была достаточно подготовлена,
благодаря чему удалось избежать большинства
описанных ранее ошибок
Мало того, столкнувшись со сложной в смысле
структуры организацией, мы вынуждены были
пересмотреть некоторые аспекты проектирования
процессов документооборота.
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

5. «Кубик» документооборота
Как (процессы)
Что (документы)
Кто (организация)
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

6. Проблемы
Хранилище документов
- определение документа,
- источники документов,
- независимость от формата и места физического хранения.
Двигатель
- призводительность и быстродействие,
- надежность,
- обслуживание исключительных ситуаций.
Безопасность
- баланс “комфорт пользователя – безопасность”,
- динамическая установка прав доступа,
- обслуживание исключительных ситуаций.
Затраты на администрирование
- минимализация независимо от масштаба организации.
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

7. Архитектура (идея)
Источники Адресаты
документов документов
Хранилище
документов
Двигатель
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

8. Архитектура enterpriseXtention
Портал пользователя Портал администратора
x.Flow x.File Модули, в т.ч.
процессы
Организация и
Конфигурация
• Канцелярия
Пользователи
• Проекты
• Управление аудитом
• Заказные модули
(или изготовленные
самомтоятельно)
enterpriseXtention
(двигатель, хранилище, модель организации и процессов)
IBM Lotus Domino (рекомендовано), Microsoft ASP.NET, IBM WebSphere
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

9. Пути разрешения проблем - хранилище
 Определение документа
- электронный формуляр (обычно подразумевается),
- корреспонденция (в произвольной форме и формате),
- финансовые документы,
- вспомогательные документы (нормативные акты,
инструкции и т.п.).
 Источники документов
- внутренние (сотрудники),
- внешние (заполнение электронных формуляров),
- внешние (корреспонденция – требуется ввод).
Формат и место хранения
- место хранения, как правило, мало интересует
пользователя – виртуализация,
- более важным является информация о наличии документа,
- минимализация времени поиска.
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

10. Архитектура хранилища x.File
Источники
документов Центральная Хранилище документов
картотека
документов
Поиск
Конфигурация хранилища
Управление доступом и документооборотом
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

11. Пути разрешения проблем – „двигатель”
Производительность и быстродействие
- т.н. „WorkItem” это не документ, а „извещение” (3M Sticker)
- минимализация действий пользователя,
- реализация процессов в back-end.
Надежность
- правильность построения процессов,
- „вручение согласно роли” (а не ФИО) в конвенции х.500,
Обслуживание исключительных ситуаций
- установка заместителей путем изменения только в одном
месте или автоматически.
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

12. Архитектура „двигателя” x.Flow
Инстанция Модель процессов (XML)
„WorkList” процесса
1. ..........
2. ..........
Информация
о статусе Модель организации (XML)
.. .......... .......
n. ..........
Новый
Надзор
x.Flow Manager
Запрос (ы)
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

13. Пути разрешения проблем -
безопасность
 Баланс “комфорт пользователя – безопасность”
- в значительной мере зависит от платформы клиента,
- применение дополнительных программных средств,
предотвращающих потерю данных.
Динамическая установка прав доступа
- функция установки прав доступа возложена на
“двигатель”, что позволяет реализовать право доступа к
документам по принципу минимальной достаточности,
- пользователь автентицируется дополнительно в
соответствии с ролями (в реальном времени)
Обслуживание исключительных ситуаций
- права доступа передаются заместителям по тем же
принципам, что и в “двигателе”.
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

14. Пути разрешения проблем -
администрирование
 Снижение затрат на администрирование
достигается
- использованием целого ряда вспомогательных функций.
- разделением функций администратора системы
(технического, IT) и администратора (ов) данных
(обученных специалистов извне IT)
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

15. Перспективы развития
 Успешно “дожив” до версии 4, наша система
доросла до использования нескольких (с.г. двух)
“двигателей”.
 Один из них – классический (встроенный), зато
другой – автономный, построенный в
архитектуре SOA, позволяющий на
предоставление услуг целому ряду приложений,
в том числе из разных организаций.
 Архитектура системы позволила нам на “простое”
включение довольно сложных модулей
управления рисками (x.Risk) а также управления
процессом и документацией внутреннего аудита
(x.Audit).
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

16. Выводы
 Чем больше организация, тем более важно
рассматривать документооборот как нечто
действующее подобно системе кровообращения.
 Инными словами, в терминологии IT,
действующее на единой платформе
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09

17. Вопросы просим направлять
по адресу:
bogdan.babiak@trident.pl
или
info@trident.pl
© 2009 TRIDENT Software Group 21.07.09