1. Penentuan Kebijakan Inventory
Komponen Kritis Menggunakan
Pendekatan Konsep Reliability
(Studi Kasus: Departemen Perencanaan Material
Bahan Baku dan Pergudangan PT. Pupuk Kaltim)
LAPORAN KERJA PRAKTEK
TEKNIK INDUSTRI MOCHAMAD RIFQI ALIAN
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER HENDRICK HERNANDO
DI PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR - BONTANG
2. Sistem Persedian Spare Part merupakan salah satu komponen
penting dalam menunjang kelancaran sistem produksi
Inventory Level
Supply Rate
Buffers Demand Rate
from Supply Rate
Inventory Level
Demand Rate
3. Latar belakang
Kondisi realitanya...
Demand spare part
cenderung tidak pasti
Resiko penyimpanan
(depresiasi)
Stock out effect
Lead time bervariansi Value per item tinggi
3
Agustus 2012
5. Latar belakang
KESALAHAN DALAM MANAJEMEN PERSEDIAAN SPARE PART
Over stock, biaya persediaan tinggi, resiko penyimpanan
Under stock, gangguan proses produksi, lost production cost
5
Agustus 2012
6. Latar belakang
- Reliability is predictable -
6
Agustus 2012
8. Tujuan Penelitian
1. Melakukan penentuan kebijakan inventory dengan pendekatan konsep
reliability untuk mengoptimalkan sistem persediaan.
2. Membuat analisa perbandingan hasil kebijakan inventory yang
menggunakan pendekatan konsep reliability dengan kebijakan eksisting
(min-max)
8
Agustus 2012
9. Manfaat Penelitian
Memberikan masukan bagi perusahaan khususnya Departemen Perencanaan
Material Bahan Baku & Pergudangan mengenai kebijakan inventory sehingga
tercipta sistem persediaan spare part yang efektif & efisien.
9
Agustus 2012
10. Ruang Lingkup Penelitian
Batasan
1. Penentuan kebijakan inventory dilakukan pada equipment pompa HP Pump
P2102-A
2. Data historis yang digunakan adalah data 10 tahun terakhir
3. Penyebab kerusakan komponen tidak dikaji lebih lanjut
Asumsi
1. Tidak terjadi perubahan pada proses bisnis, kebijakan inventory, maupun
metode kerja selama penelitian
10
Agustus 2012
11. Pembahasan
Manajemen Persediaan . . .
Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan dari bahan
baku maupun penolong (spare part) yang tepat dengan jumlah
yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit
dibandingkan dengan jumlah kebutuhan (Ristono,2009)
11
Agustus 2012
13. Pembahasan
Spare part diklasifikasikan ke dalam jenis independent inventory
demand di dalam klasifikasi sistem persediaan
Vollman (1997)
Kebijakan Maintenance
Stockout effect
13
Agustus 2012
14. Pembahasan
Menyimpan spare part dikatakan tidak ekonomis
Mungkin saja tidak dipakai
Terdapat kemungkinan terjadi defect saat penyimpanan
Perawatan inventory spare part membutuhkan biaya
14
Agustus 2012
15. Pembahasan
“Menyediakan spare part tepat pada saat dibutuhkan ???”
Fast Moving : jumlah dan interval demand tinggi dan sering
Slow Moving : tidak ada variasi besar pada jumlah dan interval demand
Intermitten : tidak ada variasi pada jumlah tetapi banyak periode dimana
tidak ada demand
Eratic : jumlah demand setiap periode irregular
Lumpy : jumlah demand nol pada beberapa periode tetapi di
periode lain demand sangat signifikan
15
Agustus 2012
16. Pembahasan
Kebutuhan Prediksi Pendekatan Pola Data
jumlah umur konsep distribusi kerusakan
spare part pakai reliability kerusakan item
16
Agustus 2012
18. Pembahasan
KLASIFIKASI CRITICAL COMPONENT HP PUMP P-2102A
Klasifikasi
1 2 3 4
Perhitungan Nilai Persediaan
Persentase Nilai Spare Part Spare PartSpare Part
Estimasi ValuasiPembagian Kelas
Harga
18
Agustus 2012
19. Pembahasan
Estimasi
1 No Description Unit Price*
Last
purchased
present IDR**
value
1 Gasket € 179 Jul-11 € 183,83 Rp 2.132.886
2 Gasket € 175 Jul-11 € 179,43 Rp 2.081.768
Kurs Rupiah per
3 Gasket € 175 Jul-11 € 179,43 Rp 2.081.768 Agustus 2012
1
4 Spring € 404 Jul-11 € 414,91 Rp 4.813.887
5 Valve plate € 718 Jul-12 € 719,60 Rp 8.348.967
Harga item saat Valve seat
6 € 3.981 Mar-12 € 4.025,44 Rp 46.704.345
pembelian terakhir disc
7 Valve € 962 Valuasi1.014,65 Rp 11.772.266
Jul-10 € Ekonomi
8
Compresion Rp FV = PV Rp + i) nRp
no data
(1 3.344.681
spring 3.256.749 3.344.681
Spring
Rp Rp
9 plate/flat Jun-11 Rp 12.837.985
12.472.750 inflasi kawasan euro (consumer price) per
i = tingkat 12.837.985
spring Januari 2012 = 2,7%
P = present value (last purchased)
Flange
n = Rp
jangka waktu perhitungan (tahun)
Rp
10 m60x1,5x10 F = future value data
no (waktu sekarang) Rp 2.115.073
2.059.467 2.115.073
(pipe flange)
19 continued table Agustus 2012
20. Pembahasan
2 S/BOX (REPACKING) AC 213 421 (74-HY9975-B2) - Stuffing Cost
Avg. Qty
No Description Harga IDR** Freq Total Biaya
Issued
Pump
1 1,67 40.333.721 6 Rp 403.337.214
Plunger
Sleeve
2 3,42 10.203.671 12 Rp 418.350.528
Bearing
Packing
3 25,13 1.246.336 8 Rp 250.513.558
(black)
O ring
4 0 205.356 - Rp -
follower
5 Seal Ring 2,75 61.114.918 4 Rp 672.264.098
continued table
20
Agustus 2012
21. Pembahasan
Persentase Nilai
3 No Description S/N Biaya
Item
1 Gasket 06531-5 Rp 44.790.598 1,55%
2 Gasket 06757-1 Rp 58.289.500 2,02%
3 Gasket 07068-8 Rp 58.289.500 2,02%
4 Spring 07274-5 Rp 14.441.661 0,50%
5 Valve plate 07387-3 Rp 91.838.636 3,18%
6 Valve seat 07511-6 Rp 420.339.106 14,55%
7 Valve disc 07640-6 Rp 82.405.859 2,85%
Compresion
8 07865-4 Rp - 0,00%
spring
Spring plate/flat
9 08055-1 Rp 77.027.910 2,67%
spring
Flange
10 m60x1,5x10 08460-3 Rp - 0,00%
(pipe flange)
continued table
21
Agustus 2012
22. Pembahasan
4 I. Valve Seat S/N 07511-6
II. Sleeve Bearing S/N 05886-6
III. Pump Plunger S/N 22215-1
IV. Packing (black) S/N 05888-2
V. Plain Seal S/N 05887-4
VI. Valve plate S/N 07387-3
VII. Gasket S/N 06757-1
VIII.Gasket S/N 07068-8
IX. Gasket S/N 06531-5
X. O’ring S/N 15410-5
22
Agustus 2012
23. Pembahasan
Konsep Keandalan. . .
Teknik keandalan sistem adalah studi untuk menganalisis
kemampuan suatu peralatan atau sistem dalam menjalankan
fungsinya. Konsep keandalan adalah salah satu aplikasi dari ilmu
probabilitas (peluang) dan proses stokastik
23
Agustus 2012
24. Pembahasan
Konsep Keandalan. . .
1. Keandalan dari suatu sistem
seringkali dinyatakan dalam bentuk
angka yang menyatakan ekspektasi
masa pakainya.
2. Ekspektasi masa pakai dinotasikan: E
[T] atau rata-rata waktu kerusakan
atau Mean Time To Failure (MTTF).
24
Agustus 2012
25. Pembahasan
Konsep Keandalan. . .
Distribusi Normal Distribusi LogNormal
Distribusi Weibull
E(t) =
Distribusi Eksponensial
25
Agustus 2012
33. Pembahasan
Biaya persediaan terbesar adalah biaya simpan (Pujawan, 2006)
Cost of capital (tingkat bunga pasar maupun pendapatan perusahaan pada
target investasi) 10% -18% Obsolescence 3% - 5%
Cost of storage 1% - 3% Handling 2% - 3%
Loss from damage 1% - 2%
Insurance 0,5% – 1,5%
Penelitian REM Association (Europe Logistic Consulting) menemukan bahwa
1. Lebih dari 65% tidak menghitung biaya penyimpanan, mereka melakukan
estimasi kasar
2. Cost of capital adalah komponen utama dari biaya simpan
3. Standar “rule of thumb” dari biaya simpan yakni sebesar 25%.
33
Agustus 2012
36. Pembahasan
Description Reliability min-max
Valve seat Rp 330.222.800 Rp 382.765.189
Sleeve Bearing Rp 20.439.646 Rp 20.439.646
Pump Plunger Rp 27.038.532 Rp 11.913.386
Packing (black) Rp 13.134.744 Rp 15.315.833
Plain Seal Rp 11.086.571 Rp 5.890.007
Valve plate Rp 27.344.986 Rp 61.784.474
Gasket Rp 1.595.785 Rp 2.129.007
Gasket Rp 1.557.540 Rp 2.077.982
Gasket Rp 851.412 Rp 2.152.517
O'ring Rp 805.325 Rp 689.230
Rp 434.077.342 Rp 505.157.270
34c
Agustus 2012
37. Key Performance Indicator
1. Inventory turnover rate → fast moving, slow moving, lumpy
tidak terdapat data ITR yang khusus untuk spare part. Hanya disusun target
keseluruhan persediaan sebesar 70%. Dikutip dari reliabilityweb, saran yang
diberikan yakni pembagian ITR berdasarkan pergerakan item.
2. Service level
tingkat pemenuhan service level yaitu 90%. Dari perhitungan reliability, dengan
kuantitas item yang kecil mudah ditingkatkan menjadi 95%.
3. Variasi harga (price variance)
estimasi harga spare part perlu diukur keberhasilannya. Saat ini perusahaan
menggunakan nilai 20%. Sebagai saran, ukuran yang umum digunakan sebesar 5-
10% yang merupakan nilai kisaran valuasi ekonomi global.
4. Emergency purchases
tidak terdapat data yang dimiliki perusahaan untuk ukuran ini pada saat ini.
Untuk saran, ukuran yang dapat diterima untuk kondisi ini yakni lebih rendah dari 2%
(reliabilityweb.com)
35
Agustus 2012
38. Implikasi pada Unit Kerja dan Perusahaan
Pendekatan reliability dapat digunakan untuk menunjang optimasi
kebijakan inventory spare part pada level yang optimum
Optimasi persediaan mereduksi biaya simpan sebagai komponen biaya
utama
Persediaan spare part memiliki dua sisi konsekuensi
Secara sepintas, penilaian terhadap kinerja sistem persediaan dilakukan
dengan mengukur fill rate, namun ....
36
Agustus 2012
39. Implikasi pada Unit Kerja dan Perusahaan
“Pengurangan Inventory mengekspos permasalahan”
“Inventory menyembunyikan permasalahan”
37
Agustus 2012
41. Simpulan
1. Pendekatan reliability dapat digunakan untuk menunjang optimasi
kebijakan inventory spare part pada level yang optimum;
2. Pendekatan konsep reliability menentukan kebutuhan item spare part
melalui estimasi masa pakai (life time);
3. Komponen biaya utama dari persediaan adalah biaya simpan;
4. Penetapan KPI pada inventory spare part berbeda dengan bahan
lainnya dan memerlukan pengkondisian tertentu seperti jenis item
tertentu.
38
Agustus 2012
42. Saran dan Rekomendasi
1. Penilaian kinerja sistem persediaan dapat dilakukan dengan ukuran performansi
inventory turnover, inventory acccuracy, service level, emergency purchases,
critical parts stock out, dan estimasi nilai persediaan.
2. Biaya simpan perlu diperhitungkan secara lebih mendetail. Lebih dari 65%
perusahaan hanya mengestimasikan angka kasar. Komponen biaya ini adalah titik
krits dari anggaran persediaan.
3. Integrasi antara aspek pemeliharaan, aspek perencanaan material, dan
pengadaan merupakan kunci penting keberhasilan performa sistem persediaan.
4. Performansi turnover rate item fast moving dan slow moving hendaknya
dikhususkan.
5. Penetuan critical item dapat merupakan integrasi dari aspek
produksi/pemeliharaan, aspek finansial, dan frekuensi penggunaan.
6. Biaya perawatan persediaan spare part digudang dapat direncanakan melalui
historis kebutuhan pemeliharaan.
39
Agustus 2012
43. Daftar Pustaka
Dhillon, B.S. 2006. Maintainability, Maintenance, and Reliability for Engineers, Taylor and Francis Group:
London
Kocaga, Levent Yasar. 2004. Spare Part Inventory Management with delivery Lead Times and Rationing,
Thesis, Industrial Engineering Department of Bilkent University, Turkey
Kurniati, Nani. 2008. Handout Inventory Probabilistik, Teknik Industri ITS, Surabaya
Pujawan, I Nyoman. 2006. Handout Inventory Management, Teknik Industri ITS, Surabaya
Author. 2012. Inventory Management, <http://www.purchasing procurement-center.com/spare-parts-
inventory-management. html>, diakses pada 7 Agustus 2012
Dewald, Daniel. 2012. Key Performance Indicators for Stores and MRO,
<http://reliabilityweb.com/index.php/articles/ key_performance_indicators_for_stores_and_
mro/>, diakses pada 7 Agustus 2012
Author. 2012. Spare Parts Inventory Management: Five Critical Steps,<http://www.managementstudyguide.
com/inventory- management.htm>, diakses pada 7 Agustus 2012
Yulina, Weni dan Novita, Dewi. 2011. Implementasi Reliability Centered Maintenance (RCM) II pada Sub-
System Evaporation dan Sub-System waste Water Treatment di Pabrik Urea Kaltim-3. Laporan
Kerja Praktek, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya.
Nababan, Charles H., 2009. Analisis Keandalan dan Penentuan Persediaan Optimal Komponen Sludge
Separatordi PT. Perkebunan Nusantara IV Unit Pabatu . Tugas Akhir, Universitas Sumatera Utara,
Medan.
40
Agustus 2012
Setiap unit bisnis seperti suatu perusahaan sangat memerlukan penanganan dan pengelolaan persediaan (inventory) yang tepat. Persediaan dapat berupa bahan baku, spare part maupun produk jadi (finish good) yang berguna untuk menjamin kelangsungan proses bisnis.
Sistem manajemen persediaan yang baik adalah suatu sistem yang mampu menekan jumlah persediaan tanpa mengurangi pemenuhan pelayanan terhadap kebutuhan. Persediaan harus direduksi guna menekan risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi.
Oleh karena itu, diupayakan optimasi persediaan spare part yang memperkirakan kebutuhan spare part pada periode tertentu seakurat mungkin.
unpredictable (probabilistik) , stockout effects, holding costgap antara ilmu yang diajarkan dengan real system (data rusak)
tujuan manajemen persediaan adalah untuk mengatur persediaan yang tepat secara kuantitas (dampak biaya) maupun kualitas (dampak ketersediaan) sesuai dengan kebutuhan. Hal ini akan berdampak positif terhadap biaya-biaya yang berpengaruh seperti biaya pemesanan dan penyimpanan.
Maintenance dan reliabilitas merupakan kegiatan yang cukup penting dilakukan dalam manajemen operasional. Karena fasilitas yang dimiliki harus dijaga agar dapat digunakan sehingga proses operasional tidak terganggu.Kelancaran kegiatan proses produksi dalam suatu industri sangat dipengaruhi oleh ketersediaan dan kondisi faktor-faktor produksinya. Faktor-faktor produksi yang amat penting antara lain adalah ketersediaan peralatan atau mesin.
Maka dapat dikatakan bahwa permintaan spare part tidak bergantung pada komponen lain yang ada. Peramalan permintaan spare part dipengaruhi oleh 2 hal, yakni maintenance policy dan stockout effects.
Dasar pemikiran perbandingan menggunakan holding cost
Terdapat berbagai jenis HP Pump seperti HP Pump P-2102A, P-2102B, P-301C, P2102C. Agar penelitian menjadi lebih fokus dan terarah maka dibuat batasan penelitian yakni obyek pompa yang diamati adalah HP Pump P-2102A. Pemilihan ini didasarkan pada intensitas penggunaan equipment yang tinggi pada Pabrik Kaltim-1. Kaltim-1 merupakan pabrik tertua dibandingkan pabrik yang lainnya sehingga memiliki tingkat urgensitas dan relevansi yang baik untuk pengukuran reliability komponen.
Nilai persediaan
Persentase nilai item
Persentase nilai item
Teknik keandalan sistem adalah studi untuk menganalisis kemampuan suatu peralatan atau sistem dalam menjalankan fungsinya. Konsep keandalan adalah alah satu aplikasi dari ilmu probabilitas dan proses stokastik. Keandalan (reliability) dari suatu sistem atau peralatan didefinisikan probabilitas suatu item dapat berfungsi dengan baik (proper) selama periode waktu tertentu dibawah suatu kondisi operasi tertentu. Keandalan dari suatu sistem seringkali dinyatakan dalam bentuk angka yang menyatakan ekspektasi masa pakainya. Ekspektasi masa pakai dinotasikan: E [T] atau rata-rata waktu kerusakan atau Mean Time To Failure (MTTF).
Burn-in periode: tingkat kerusakan tinggi pada saat awal, namun cenderung menurun seiring pemakaian. Hal ini terjadi pada waktu setup dan terjadi penyesuaian.Useful life time: tingkat kerusakan cenderung random namun memiliki pola distribusi tertentu. Penyebab kerusakan sulit diperkirakan.Wear out period: masa akhir pemakaian, tingkat kerusakan makin tinggi dan menunjukkan komponen telah habis masa berfungsinya.
Teknik keandalan sistem adalah studi untuk menganalisis kemampuan suatu peralatan atau sistem dalam menjalankan fungsinya. Konsep keandalan adalah alah satu aplikasi dari ilmu probabilitas dan proses stokastik. Keandalan (reliability) dari suatu sistem atau peralatan didefinisikan probabilitas suatu item dapat berfungsi dengan baik (proper) selama periode waktu tertentu dibawah suatu kondisi operasi tertentu. Keandalan dari suatu sistem seringkali dinyatakan dalam bentuk angka yang menyatakan ekspektasi masa pakainya. Ekspektasi masa pakai dinotasikan: E [T] atau rata-rata waktu kerusakan atau Mean Time To Failure (MTTF).
Penentuan distribusi kerusakan dilakukan untuk memperkirakan jenis distribusi data masa pakai dari spare part. Dengan mengetahui jenis distribusinya, maka dapat diestimasikan rata-rata masa pakai atau umur pakai dari sebuah spare part.
Perhitungan parameter distribusi kerusakan berdasarkan banyaknya kerusakan dalam satu periode (distribusi kumulatif).
Contoh perhitungan Spare Part Valve SeatD = 1/E(t) x rata-rata jumlah penggunaan (avg used) = 1/1,3 x 2,14= 1,658 2 unit per tahun
Pada kondisi sebenarnya, lead time (waktu pemenuhan) tidak dapat selalu konstan untuk setiap saat. Maka diperkirakan ketidakpastian lead time dengan mengasumsikan variansi lead time berdistribusi normal sehingga persamaan di atas menjadi...
Dari komponen biaya diatas, besaran biaya yang paling signifikan adalah biaya simpan (Pujawan, 2006) dengan jenis biayaBiaya pembelian (purchasing cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli per unit barang persediaan dimana nilainya adalah nilai unit cost dikalikan jumlah pemakaian.Biaya kekurangan (shortage cost); untuk obyek spare part biaya kekurangan yakni kerugian yang timbul akibat ketidaktersediaan seperti biaya lost production akibat tidak berfungsinya equipment secara keseluruhan.Biaya pemesanan (order cost) meliputi administrasi, pemrosesan pesanan, pengiriman, biaya tender dan lain-lain. Kuantitas barang yang dipesan tidak berpengaruh pada besar biaya pemesanan, tetapi frekuensi pemesanan berbanding lurus dengan kenaikan biaya pemesanan.Biaya penyimpanan (holding cost) meliputi storage, insurance, obsolence, dan cost of capital. Biaya ini akan semakin besar apabila kuantitas yang dipesan semakin banyak. Maka dapat disimpulkan bahwa kenaikan biaya penyimpanan berbanding lurus dengan kenaikan rata-rata inventory.
Dekker (2004) meyebutkan bahwa komponen biaya penyimpanan dibagi menjadi fixed cost dan variabel cost. Fixed cost antara lain biaya gudang (penerangan, perawatan, air), asuransi, keamanan. Sedangkan variabel cost antara lain biaya modal, handling, kerusakan, maupun obsolence.
Dari komponen biaya diatas, besaran biaya yang paling signifikan adalah biaya simpan (Pujawan, 2006) dengan jenis biaya
Dari komponen biaya diatas, besaran biaya yang paling signifikan adalah biaya simpan (Pujawan, 2006) dengan jenis biaya
Dari komponen biaya diatas, besaran biaya yang paling signifikan adalah biaya simpan (Pujawan, 2006) dengan jenis biaya
Untuk dapat mengukur suatu kinerja sistem maka perlu dibuat alat ukur yang menilai sampai sejauh mana keberhasilan yang dicapai. Key performance indicator pada sistem persediaan menilai seberapa optimal unit persediaan yang dimiliki untuk mencukupi kebutuhan. Pada persediaan spare part pengukuran performansi yang umum digunakan yakni inventory turnover, service level, inventory accuracy, dan nilai persediaan.
fill rate, yakni kemampuan pemenuhan barang ketika dibutuhkan. Namun sesungguhnya inventory sendiri adalah sebuah permaslahan. Inventory level yang tinggi akan menutupi permasalahan-permasalahan aspek lain seperti perencanaan pemeliharaan yang kurang baik, supplier yang tidak reliable, hingga permasalahan produksi. Oleh karena itu penentuan level optimum persediaan diperlukan untuk menyingkap permasalahan-permasalahan diatas.
