ofitel steht für office, telephone & sales service und ist ein virtuelles / externes Sekretariat. Aus einem umfangreichen Paket buchen Sie ganz flexibel nur so viel Sekretariat wie Sie benötigen. ofitel bietet persönlichen Telefonservice mit angeschlossenem Büroservice in Deutsch und Englisch. * Telefonservice / Anrufentgegennahme * Hotlines / Beratung für Kunden / Auftragsannahme * Büroservice / Büroarbeiten Nutzen Sie ofitel als Urlaubsvertretung, bei Personalengpässen, während Geschäftsreisen, in turbulenten Zeiten oder permanent. ofitel erhöht die Zufriedenheit Ihrer Kunden, erleichtert den Neukundenkontakt und sorgt für Ihr positives Image. Wir sind Ihre Visitenkarte, und dieser Verantwortung sind wir uns bewusst.

1. Was ist ofitel?

2. Wer ist ofitel?
Jutta Könen
Inhaberin
Fremdsprachensekretärin
Anja Linke
Vertrieb
& Projektmanagement
Martina Bornkessel
Sekretärin

3. Was bietet ofitel?
ofitel bietet persönlichen Telefonservice mit angeschlossenem Büroservice
in Deutsch und Englisch.
Telefonservice / Anrufentgegennahme
Hotlines / Beratung für Kunden / Auftragsannahme
Büroservice / Büroarbeiten
Vertriebsservice
Telefon- und Terminservice für Ärzte, Heilpraktiker und Therapeuten

4. Telefonservice
Anrufentgegennahme
Sie sind auf Reisen, in Besprechungen, Ihre Sekretärin fällt aus, Sie möchten Urlaub
machen oder sind krank? Sie möchten abschalten, müssen aber erreichbar sein?
Wir agieren als Ihre Sekretärin und begrüßen Ihre Anrufer freundlich und professionell in
Ihrem Firmennamen. Sie können festlegen, ob und welche Anrufe durchgestellt werden.
Über die eingegangenen Anrufe benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder Fax. Sie sind stets
informiert und können reagieren, wann immer es Ihre Zeitplanung zulässt.
Und so einfach geht es:
• Sie leiten Ihr Telefon einfach zu uns um;
• Unsere Sekretärin begrüßt Ihre Anrufer freundlich und professionell in Ihrem
Firmennamen;
• Über die eingegangenen Anrufe benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder Fax.
So ist Ihr Unternehmen über ofitel stets erreichbar; Ihre Kunden sprechen persönlich mit
einer Mitarbeiterin und fühlen sich ernst genommen. Unser sehr persönlicher und
freundlicher Service lässt Ihre Abwesenheit vergessen.
Profitieren Sie von unserem Service permanent, tage- oder stundenweise. Sie
müssen nicht mehr ständig erreichbar sein. Über wichtige Anrufe informieren wir Sie
sofort – genießen Sie mehr Freiheit und Lebensqualität.

5. Hotlines / Beratung für Kunden/
Auftragsannahme
Gerne übernehmen wir Ihre Hotline, egal ob der Anrufer eine Beratung wünscht, eine
Bestellung aufgeben möchte oder eine Reklamation hat.
In Ihrem Namen begrüßen wir Ihre Anrufer freundlich und professionell. Sie können
festlegen, welche Fragen und Anliegen wir direkt bearbeiten und/oder ob Anrufe z.B. an den
Support weitergeleitet werden sollen.
Alle wichtigen Informationen erhalten Sie von uns – auf Wunsch direkt per E-Mail oder
zeitversetzt mit einer Anrufliste, die nach Ihren Wünschen ein- oder mehrmals am Tag
zugesendet wird.
Und so einfach geht es:
• Sie leiten Ihr Telefon einfach zu uns um;
• Unsere Sekretärin begrüßt Ihre Anrufer freundlich und professionell in Ihrem
Firmennamen;
• Alle wichtigen Informationen werden per E-Mail oder Fax an Sie weitergeleitet
Profitieren Sie von unserem Service permanent, tage- oder stundenweise. Sie
müssen nicht mehr ständig erreichbar sein. Über wichtige Anrufe informieren wir
Sie sofort – genießen Sie mehr Freiheit und Lebensqualität.

6. Büroservice / Büroarbeiten
Sie wünschen sich eine selbstständige, motivierte und vertrauenswürdige Sekretärin, die
Ihnen den Rücken freihält? Sie möchten Ihre Arbeit immer zuverlässig delegieren können?
Leiten Sie Ihre E-Mails und Faxe einfach zu uns um. Wir bearbeiten diese nach Ihren
Vorgaben. Wann immer Sie möchten, können Sie uns E-Mails, Faxe oder Briefe
diktieren, die wir in Ihrem Namen versenden. Dazu stellen wir Ihnen auch gerne ein
telefonisches Diktiersystem zur Verfügung.
Sie werden von einer qualifizierten Sekretärin betreut, die Sie mit großem Engagement
entlastet.
In deutscher und englischer Sprache erledigen wir z. B. folgende Arbeiten für Sie:
• Aufnahme, Bearbeitung und Versand Ihrer Diktate
• Umleitung und Bearbeitung Ihrer E-Mails und Faxe
• Erledigung Ihrer Korrespondenz
• Terminmanagement und Reiseplanungen
• Erstellung von Präsentationen und Tabellen
• Korrekturlesen von bestehender Korrespondenz, Präsentationen und Internetseiten
• Durchführung von Internetrecherchen
Wir reduzieren Ihren Kommunikationsaufwand, damit Sie Zeit für das Wesentliche
gewinnen!

7. Vertriebsservice
Um Ihren Umsatz zu steigern und Ihre Kundenbindung zu verbessern, bieten wir Ihnen
folgende Leistungen an:
•
Neukundengewinnung / Akquise
•
Durchführung von Marketingaktionen
•
Nachfassen von Mailing-Aktionen
•
Vereinbarung / Bestätigung Ihrer Termine
•
Kundenpflege und Zufriedenheitsanalyse
•
Regelmäßige Anrufe zur Bedarfsermittlung
•
Überprüfung von Ansprechpartnern (Adressaktualisierung)
•
Erhebung statistischer Daten (Marktforschung)
Ihre Kunden erreichen wir für Sie.
Sie können sich auf unsere Freundlichkeit und Professionalität verlassen.

8. Telefonische Patientenbetreuung
für Ärzte, Heilpraktiker und Therapeuten
Wünschen Sie sich eine serviceorientierte, freundliche Mitarbeiterin, die Sie und Ihr Team vor
Ort flexibel entlastet? Sollen Ihre Anrufer auch außerhalb Ihrer Praxiszeiten oder während
Sie in Behandlung sind die Möglichkeit zur persönlichen Terminvereinbarung haben?
Möchten Sie neue Patienten gewinnen und Bestandskunden an sich binden? Haben Sie
schon über die Auslagerung Ihres Recall-Systems oder die Einrichtung eines Rezepttelefons
nachgedacht?
Wir sind Ihre externen Mitarbeiterinnen. Sie leiten Ihr Telefon einfach zu uns um, und wir
melden uns in Ihrem Namen. Mit unserem sehr persönlichen Service sorgen wir dafür, dass
sich Ihre Anrufer gut aufgehoben fühlen. Wir beantworten Fragen, vereinbaren Termine und
nehmen uns Zeit für ihre Anliegen. Während Sie sich vor Ort um Ihre Patienten kümmern,
vertreten wir Ihre Praxis kompetent am Telefon.
Sie können uns Zugriff auf Ihren Kalender gewähren, eine E-Mail Adresse einrichten oder
Diktate zur Transkription mailen. Die Einhaltung Ihrer Anweisungen und absolute Diskretion
sind für uns selbstverständlich.
Heilpraktiker, Fachärzte und Kliniken in Deutschland und der Schweiz nutzen unseren
praktischen Service bisher. Referenzen nennen wir Ihnen sehr gerne.
ofitel entlastet Ihr Praxis-Team vor Ort und Sie.

9. ofitel
Büro-, Telefon- und Vertriebsservice
Wir entlasten Sie gerne!
Unsere Dienstleistungen sind so individuell wie Sie!
Gerne erstellen wir ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.
Wir freuen uns darauf, auch Sie bald zum Kreis unserer zufriedenen Kunden zählen dürfen.
Sie erreichen uns Montag bis Freitag von 8.00 bis 18.00 Uhr.
ofitel by Jutta Könen
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Tel. 02161/30 38 043
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