Van Word tot PDF/A
De uitdagingen rond
Business Correspondentie
Oscar Dubbeldam
3
Wat is de toekomst van
document communicatie?
 In enkele jaren lezen we boeken op een eReader,
doen we gerichte communi...
4Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Agenda
 Introductie
 Output Management
 Output Management – Trends
 D...
5
Strategy Partners
 Onafhankelijke markt research en analyse
organisatie.
 Focus op Europa
 Levert tevens best practic...
6
Output Management
De motor van business correspondentie
Historisch perspectief De huidige omgeving
Copyright 2010 Strate...
7
Het historisch perspectief van OM
 Output Management ondersteunt het
efficient printen op een device vanuit een
compute...
8
The Output Management architecture
Copyright 2008 Strategy Partners Nederland B.V.
9
Output Management – De laatste jaren
 Afname van totaal printing volumes
 CAGR is rond -3.06% - 2008 - 2013
 Opkomst ...
10
De Business Correspondence architectuur
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
11
De recentelijke trends in B.C.
 Multi-channel delivery van documenten
 OpenOffice.org – Word – geïntegreerd
 Afname ...
12
De 10 uitdagingen rond BC
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
 De eindgebruiker
 Ad-hoc versus batch
 Mu...
13
1 – De eindgebruiker
 Blijft graag Word gebruiken wanneer dit hem
uitkomt
 Prefereert om direct aanpassingen in de
te...
14
2 – Ad-hoc versus batch
 Niet geïntegreerd
 Batch wordt gecontroleerd door Print en Mail
(Document Services)
 Ad-hoc...
15
3 – Multi-channel delivery
 De noodzaak om document elektronisch te
distribueren
 Is een optie
 Als een keuze van de...
16
4 – Corporate Imago
 Handhaving uniform corporate imago over
alle documenten
 Eindgebruikers niet in staat tot aanpas...
17
5 – Integratie met bedrijfsprocessen
 Handmatige connectie tussen de
bedrijfsapplicatie en de document creatie
stap
 ...
18
6 – Onderhoud van tekst en templates
 Wie heeft de verantwoordelijkheid van het
onderhoud van
 Templates
 Tekstblok ...
19
7 - Outsourcing
 Is outsourcing toepasbaar of slechts een
strategie?
 Outsourcing van het proces of delen
 Applicati...
20
8 – Inzicht in de kostenelementen
Note. het percentage van de totale click
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B...
21
8 – Inzicht in de kostenelementen
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
22
9 - Standaarden
 OpenOffice.org is (nog) niet op grote schaal
geaccepteerd.
 PDF/A is de nieuwe standaard voor lange
...
23
10 - Nabewerking & Porto optimilisatie
 De automatisering van het print ready tot
distributie proces.
 Veel applicati...
24
10 – Eliminatie van procesinefficiencies
 Lean productie en Six Sigma
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
25
Enquete resultaten
 190 verzonden
 55 reacties
 Batch/Bulk en SmartDocuments lijkt geen logische combinatie.
(o.b.v....
26
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
Welke problemen worden ondervonden bij bulkcommunicatie
27
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
28
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
29
Survey Results
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
30
Survey Results
Aanvullende input
 Koppeling met Sharepoint en CORSA
 E-formulieren
 Koppeling DigiD
 Betalingsmogel...
31
Communicatie is Bedrijskritisch
 Het wordt altijd gerealiseerd of als zodanig erkend,
maar het kunnen verzenden van co...
32
Nieuwe vormen van Business Correspondentie
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
33
Social Media – Kans of bedreiging
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
34
Wat te doen …?
 Wees niet bang voor de Social Media hype.
 Social Media is een additioneel
communicatie kanaal, het i...
35
De Document Communicatie Strategie
 Start niet met een
leuke technologie
 Output is kritisch
voor de business,
het ve...
36
De vereisten voor uw leverancier
 Ze moeten u wel kennen!
 U helpen met de business transformatie naar een
nieuwe niv...
37
Business Communicatie
zal nooit meer hetzelfde zijn
Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie

638

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
638
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

De tien uitdagingen bij het maken van bedrijfscorrespondentie

  1. 1. Van Word tot PDF/A De uitdagingen rond Business Correspondentie Oscar Dubbeldam
  2. 2. 3 Wat is de toekomst van document communicatie?  In enkele jaren lezen we boeken op een eReader, doen we gerichte communicatie via Twitter en YouTube en werken we virtueel via de iPad. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  3. 3. 4Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V. Agenda  Introductie  Output Management  Output Management – Trends  De 10 uitdagingen van Output Management  Social Media  Vereisten voor een leverancier  Discussie sessie Van Word tot PDF/A
  4. 4. 5 Strategy Partners  Onafhankelijke markt research en analyse organisatie.  Focus op Europa  Levert tevens best practice advisering aan gebruikers over Enterprise Content Management  Innovatie in Document Communicatie  Innovatie in Automated Document Process Management.  Kantoren en associates in UK, Benelux, Nordic, Germany, Zwitzerland en southern. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  5. 5. 6 Output Management De motor van business correspondentie Historisch perspectief De huidige omgeving Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  6. 6. 7 Het historisch perspectief van OM  Output Management ondersteunt het efficient printen op een device vanuit een computer.  Output Management is een printer en wat software.  Output Management biedt geen ondersteuning van business kritische processen.  Output Management is geen IT issue.  Historie of nog steeds waar? Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  7. 7. 8 The Output Management architecture Copyright 2008 Strategy Partners Nederland B.V.
  8. 8. 9 Output Management – De laatste jaren  Afname van totaal printing volumes  CAGR is rond -3.06% - 2008 - 2013  Opkomst van Social Media  Facebook bereikt 100 million gebruikers in 9 maanden  De innovatie in hoog volume document compositie is tot stilstand gekomen  Enkele nieuwe standaarden als JDF en XPS  Overall verbeteringen, niet veel Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  9. 9. 10 De Business Correspondence architectuur Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  10. 10. 11 De recentelijke trends in B.C.  Multi-channel delivery van documenten  OpenOffice.org – Word – geïntegreerd  Afname van transactional documenten  De gebruiker verantwoordelijk voor de tekst en de templates  Business applicaties geïntegreerd met document output opties  Managed Print Services Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  11. 11. 12 De 10 uitdagingen rond BC Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.  De eindgebruiker  Ad-hoc versus batch  Multi-channel delivery  Corporate imago  Integratie met bedrijfsprocessen  Onderhoud van tekst en templates  Outsourcing  Cost control en inzicht  Standaarden  Post processing en porto optimalisatie
  12. 12. 13 1 – De eindgebruiker  Blijft graag Word gebruiken wanneer dit hem uitkomt  Prefereert om direct aanpassingen in de tekst en de templates te kunnen maken.  Heeft weinig vertrouwen in een brief die wordt geproduceerd en verzonden via een centrale printroom.  Is op zoek naar een tools die hem / haar helpt in het bereiken van de (persoonlijke) goals / targets. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  13. 13. 14 2 – Ad-hoc versus batch  Niet geïntegreerd  Batch wordt gecontroleerd door Print en Mail (Document Services)  Ad-hoc is de verantwoordelijkheid van de business  Verschillende infrastructuur, software platforms  Geen kennis van ad-hoc volumes  Flexibiliteit versus standaard processen Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  14. 14. 15 3 – Multi-channel delivery  De noodzaak om document elektronisch te distribueren  Is een optie  Als een keuze van de ontvanger  Als een kostenbesparingoptie  Digital handtekening en gegarandeerde aflevering  Gekoppeld met electronisch archief (Records Management)  Van één bron naar meerdere bestemmingen Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  15. 15. 16 4 – Corporate Imago  Handhaving uniform corporate imago over alle documenten  Eindgebruikers niet in staat tot aanpassing corporate image  De wens om style veranderingen snel en eenvoudig over alle template uit te voeren  Eenvoudig stap voor stap proces om corporate imago documenten te bouwen Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  16. 16. 17 5 – Integratie met bedrijfsprocessen  Handmatige connectie tussen de bedrijfsapplicatie en de document creatie stap  Beperkte mogelijkheden voor de uitwisseling van meta data, voor en na de document creatie  Auditing van uitgevoerde acties  Internet applicaties vereisen document creatie voor directe reacties Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  17. 17. 18 6 – Onderhoud van tekst en templates  Wie heeft de verantwoordelijkheid van het onderhoud van  Templates  Tekstblok bouw-elementen  Corporate imago (fonts, logo’s, header/footer)  Moet er een review proces zijn voor goedkeuring en productie?  Is de gebruiker capabel om de templates te creëren?  Wat zij de minimale vereiste om het onderhoud te controleren?  Versiebeheer, logging, OTAP, wie deed wat wanneer. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  18. 18. 19 7 - Outsourcing  Is outsourcing toepasbaar of slechts een strategie?  Outsourcing van het proces of delen  Applicatie onderhoud  Template ontwikkeling  De printproductie en fulfillment  Print Service Providers printen alleen en innoveren niet  BPO mag met maken van veranderingen niet vertragen Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  19. 19. 20 8 – Inzicht in de kostenelementen Note. het percentage van de totale click Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  20. 20. 21 8 – Inzicht in de kostenelementen Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  21. 21. 22 9 - Standaarden  OpenOffice.org is (nog) niet op grote schaal geaccepteerd.  PDF/A is de nieuwe standaard voor lange termijn archivering.  XML en Web Services voor applicatie integratie. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  22. 22. 23 10 - Nabewerking & Porto optimilisatie  De automatisering van het print ready tot distributie proces.  Veel applicaties, veel systemen, veel handmatige bewerkingen.  De noodzaak om het distributiekanaal te veranderen. De repro / mail zal zij rol moeten veranderen.  Document Logistiek is geen software tool, het is gebaseerd op een proces automatissering aanpak, gebruikmakend van Lean en Six Sigma Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  23. 23. 24 10 – Eliminatie van procesinefficiencies  Lean productie en Six Sigma Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  24. 24. 25 Enquete resultaten  190 verzonden  55 reacties  Batch/Bulk en SmartDocuments lijkt geen logische combinatie. (o.b.v. reacties) Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  25. 25. 26 Survey Results Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V. Welke problemen worden ondervonden bij bulkcommunicatie
  26. 26. 27 Survey Results Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  27. 27. 28 Survey Results Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  28. 28. 29 Survey Results Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  29. 29. 30 Survey Results Aanvullende input  Koppeling met Sharepoint en CORSA  E-formulieren  Koppeling DigiD  Betalingsmogelijkheden  Webversie van SD Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  30. 30. 31 Communicatie is Bedrijskritisch  Het wordt altijd gerealiseerd of als zodanig erkend, maar het kunnen verzenden van communicatie is (bedrijf) kritisch voor menig organisatie.  Verzekeringspolissen en pensioenoverzichten moeten voor een specifieke datum verzonden worden.  Een BTW statement vereist een bewijs van levering of aflevering van goederen  Een nieuwe product wordt zelden gemaakt en verkocht zonder specifieke documenten  Hoe lang kan uw organisatie blijven “draaien”’ zonder het versturen van document gebaseerde communicatie? Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  31. 31. 32 Nieuwe vormen van Business Correspondentie Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  32. 32. 33 Social Media – Kans of bedreiging Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  33. 33. 34 Wat te doen …?  Wees niet bang voor de Social Media hype.  Social Media is een additioneel communicatie kanaal, het is zeker geen complete vervanging.  Begin het niet zomaar te gebruiken, maak eerst een plan, maar maak er zeker gebruik van.  Voeg het toe aan de Document Communicatie Strategie. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  34. 34. 35 De Document Communicatie Strategie  Start niet met een leuke technologie  Output is kritisch voor de business, het verdient een strategische aanpak.  Een strategie die het hele document proces afdekt  Content  Baseline assessment • Missie en visie • Objectives en strategie • Business behoefte  Documenten, Technologie en Mensen • Bedrijfskritische documenten • Software en hardware  Problemen en oplossingen • Business perspectief Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  35. 35. 36 De vereisten voor uw leverancier  Ze moeten u wel kennen!  U helpen met de business transformatie naar een nieuwe niveau diensverlening.  Heeft hij een Value Proposition.  Brede scope.  Niet alleen features en functies.  Professionele dienstverlening. Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  36. 36. 37 Business Communicatie zal nooit meer hetzelfde zijn Copyright 2010 Strategy Partners Nederland B.V.
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×