檔案管理提升工作效率

檔案管理提升工作效率

07 JAN 2011
By Demi Chuang

大綱
1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能
2. 檔案管理 vs 知識管理
-知識管理成功個案討論
3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料
-養成好習慣提昇效率
4. 檔案管理實務操作
4.1 正確判斷，避免做虛工
4.2 養成定期整理的習慣
4.3 正確分類及建檔

© Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 2

大綱
4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法
4.5 檔案管理工具之選擇
4.6 檔案典藏及防護須知
4.7 編製檔案目錄
5. 維護優質辦公室環境-5S手法
6. 資訊之搜集與運用
7. 電子郵件管理
8. 結論

檔案管理的意義、目的
 為有效運用及節省辦公室空間，維護辦公室
整潔，將文件、圖片及其他資料做系統化整
理、分類、編目，使資料得以完整保存，便
於日後快速查詢、參考。
 其目的為，完整的資料保存能在自已及主管
需要資料參考時，第一時間將資料找出。


檔案管理的關鍵技能
 有系統
-用一張投影片可以說清楚
 簡單易懂
-不只自已懂，別人也會用
 善用科技工具
-電子檔案存檔
-收集、分析、整合資訊


知識管理
 知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、
分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知
識團體化，將內隱知識外顯化，將外部知識
內部化，即是知識管理的過程。組織應將這
些專業知識視同企業資產進行管理。


知識管理系統的知識來源
 產業專業知識、發明
 員工的知識、技能、專長
 個人、團體的經驗
 標準規範
 以任務為基礎的知識(管理、業績..)
 人力的資產
 企業內在知識
 企業外在知識
 顧客資料
 員工經驗
 顧客關係


彼得.杜拉克的效率習慣
 有效的時間管理
 瞭解自已的職責及對公司的貢獻
 發揮個人最大長處
 設定正確的優先順序
 有效的決策


良好的工作習慣提昇工作效率
 守時
 凡事注重輕重緩急，緊急而重要事先做
 避免不切實際的時間估算，多出來的時間可另加利用
 保持桌面井然清潔，不用的東西隨手處理掉
 定期整理桌及辦公室環境
 養成記事的習慣
 做事要有創意、方法
 避免拖延，「今日事，今日畢」
 不做指令不清楚事，只會浪費時間去修改
 切勿讓別人來支配你的時間


良好的工作習慣提昇工作效率
 利用閒暇時間做自已喜歡的事，減少壓力
 認真工作，認真玩耍
 重要任務設定時限，有效規劃
 適時拒絕，避免成為時間黑洞的犧牲者
 有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候)


4.1快速處理文件
 送進來的文件隨時處理不耽擱
 重要文件之證記、蓋收信章
(合約、證明文件、信用狀、支票等不得蓋收
信章)
 主管看過，交辦下屬之重要文件需要登記及
簽收，以便跟催
 不需主管過目的信件，應做適當處理


4.1判斷歸檔文件
 歸檔前，依內容判斷其價值與功能
 那些文件不需歸檔
-沒有意義的廣告，文宣
-重覆的文件
-容易再取得的影印稿
 文件丟棄注意事項
-設置廢棄紙箱(暫存區)
-機密文件要銷毀
-瞭解主管的需要
-原稿要妥為存放
-影印稿不一定要存檔，但簽呈、合約要設立專用檔案夾


4.2定期整理
 空間有限
-待歸檔的空間
-滿了就要整理
-定期歸檔、棄檔
 檔案整理的時機
-主管出差時
-年度更替時
 主管的風格
-充份授權
-你丟我撿
-放你家不要放我家


4.3分類
 文件大致上分為業務類、證明類、合約類、統計報表類
-證明文件如公司登記證、工廠登記證、營利事業登記證、公司印鑑
卡等，以正本統一保管，影本分開存放
 判斷分類的必要性
-合約依客戶別建檔存放
-檔案分類的依據:
依據業務內容、主題、時間順序(範本)
-業務相關文件可考慮以顏色管理原則來設立卷宗，客戶往來資料可
用現成資料卡記載，單筆交易或未成氣候文件數量不多，可使用
透明夾存檔
-無法分類的:
設”其他”卷宗內放雜項文件及未成氣候文件
-檔案夾不必分太細、太複雜。檔案架構請看下頁

檔案架構及如何建檔
 架構:
-類:公司組織一級單位
-綱:公石組織二級單位
-目:依業務活動項目分「目」
-節:依檔案性質分「節」
-項:由「節」內容再細分為「項」
Ex.建檔-參考公司組織圖


4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式
 永久保存-法律憑證
 十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年
 三年保存-一般會議記錄及計劃書
 一年保存-辦公室內80%的文件


4.5檔案管理工具
 每個檔案抽屜應留五分之一空間
 重要、機密卷宗應存放在有鎖的檔案櫃裡，且將鑰
匙存在總務處
 卷宗本身質料要好、耐用、有固定位置貼標籤，才
能保持美觀及一致性
 檔案櫃要保持完整，不生鏽，把手完整、滑輪不故
障、櫃子上不堆積雜物
 分類卡紙、卷宗、標籤、原子夾、磁碟片、光碟片、
掃瞄機、隨身碟等，有充份的供應
 隨時注意創新好用的工具來取代

檔案管理工具
 說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中，且排列
整齊美觀
 桌上置”公文收發盒”
 活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等)
 須及早處理的資料，放桌門觸目可及處，能站就不躺
 歸檔時用”文件分類夾”來方便分類
 嚴格執行卷宗調借管理
-以隨調隨還為原則，否則以一週為限
-製作紅色調卷卡(卷宗)，填明細，將調卷卡置放於調借位置處，
以利識別
 跟催歸還


4.6典藏
 各式表格、紙張，大小厚薄不一，可放置於有格子
的開放式文件櫃並標示以便同仁取用
 檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量，電
梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜
 檔案櫃應只存放重要、常用的文件，已無保存價值
的檔案應將之銷毀，留出空位存放常用的檔案
 檔案櫃不宜放置於主管辦公室或會議室
 標準式檔案櫃有四個抽屜，通常第二、三個抽屜存
放常用檔案，較少用或較舊的檔案放於第一、四抽
屜


4.6防護
 紙張存放過久會潮溼或腐蝕，可用掃瞄器將
文件掃瞄歸檔
 卷宗過厚時應分上、下冊，分成兩個卷宗存
放檔案
 卷宗因常使用封面破損時，應另換新卷宗
 為整齊美觀，卷宗儘量依標準化採購，外標
示亦應標準化


4.7編錄檔案目錄
 為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋
找檔案，最新的檔案目錄，記載檔名及存放
所在地是檔案管理中重要的一項工作
 檔案目錄應由部門秘書保管，並對同仁做宣
導
 檔案目錄需要隨時更新，已移開或註銷之檔
案名亦應刪除


優質環境管理
5S定義
 整理(SEIRI)要/不要
 整頓(SEITON)定位
 清掃(SEISO)沒有垃圾
 清潔(SEIKETSU)保持光亮
 教養(SHITSUKE)養成習慣，井然有序


資訊之收集與運用
平日各種資訊越積越多，造成壓力，處理辦法:
 觀念要正確，資訊會不斷更新，知道資訊的來源等於擁
有資訊，因此只要記下取得資訊的途徑即可
 選擇性的閱讀及搜索，看雜誌先看目錄，看到好文章好
資訊先行複印備用，切忌整本雜誌留下來，要用時即拿
到
 搜集資料要具效率，例如寫每月營運報告，隨時將相關
資料集中於一個透明夾，要用時即可拿到
 專業雜誌具參考價值，需要整本保存，但有時記不得某
篇文章刊於那一期，不妨將每期的目錄複印歸檔即方便
找尋

電子郵件管理
 電腦容量大，並不表示資料可以亂塞，還是
需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣
 檔案命名要有一定邏輯，例如「對象+產品
+資料型態+日期」(思科培訓簡報071210)
 電郵內的檔案，不須細分，依主旨歸到不同
的信匣內，如財務、銷售、訓練、人事、參
考、個人等
 隨時注意內建硬碟安全性，請IT備份
 重要文件需要立即以光碟備份並妥善保存

電子郵件管理
 請教IT(Information Technology)技術指導
 鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師
 使用不同軟體，要考慮對方的方便性
 收到電郵並回覆前，仔細檢查所載來往e-
mail內容，先作必要的刪除以免引起不必要
的誤會


辦公桌整理秘技
 常用的東西才放桌上固定位置
 雜物越快處理掉越好
 線絡也要整理
 善用隔間、桌下的空間
 便利貼要貼在正前方
 採用顏色管理
 活用收納文具


抽屜整理秘技
 抽屜通常分成上、中、下層
 這三層抽屜的功能是替你增加工作效率，它
們不是檔案櫃
 上層適合放文具等常用品，採用分類格
 中層可放上層放不下的文具、及需要處理的
文件(如信件、名片、光碟片等)建議此抽屜
預留空間放置桌上未處理完畢之文件
 下層適合放大型物品，如重要資料夾、個人
物品、筆電、皮包等

檔案管理達人小撇步
 在要求添購檔案櫃前應先清理舊檔
 部門內發起半年總動員全面大掃除，並事先事後拍
照比較
 部門間舉辦優質環境維護比賽
 成立專案小組做督導、檢查、分佈、競賽
 發起持續性環保運動，垃圾分類、再生紙、廢紙利
用等宣導
 深入了解組織及部門事務:新上任時勿整理舊檔案
 牢記檔案管理的意義:妥善管理重要文件，維護整潔
的辦公環境，善用知識管理的觀念來產生附加價值

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