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檔案管理提升工作效率   07 JAN 2011    By Demi Chuang
大綱1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能2. 檔案管理 vs 知識管理    -知識管理成功個案討論3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料    -養成好習慣提昇效率4. 檔案管理實務操作    4.1 正確判斷,避免做虛工    4.2 養成定...
大綱    4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法    4.5 檔案管理工具之選擇    4.6 檔案典藏及防護須知    4.7 編製檔案目錄5. 維護優質辦公室環境-5S手法6. 資訊之搜集與運用7. 電子郵件管理8. 結論      ...
檔案管理的意義、目的 為有效運用及節省辦公室空間,維護辦公室  整潔,將文件、圖片及其他資料做系統化整  理、分類、編目,使資料得以完整保存,便  於日後快速查詢、參考。 其目的為,完整的資料保存能在自已及主管  需要資料參考時,第一時間將...
檔案管理的關鍵技能 有系統  -用一張投影片可以說清楚 簡單易懂  -不只自已懂,別人也會用 善用科技工具  -電子檔案存檔  -收集、分析、整合資訊                 © Demi Chuang, Jvan An ILC,...
知識管理 知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、  分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知  識團體化,將內隱知識外顯化,將外部知識  內部化,即是知識管理的過程。組織應將這  些專業知識視同企業資產進行管理。               ©...
知識管理系統的知識來源   產業專業知識、發明   員工的知識、技能、專長   個人、團體的經驗   標準規範   以任務為基礎的知識(管理、業績..)   人力的資產   企業內在知識   企業外在知識   顧客資料   ...
彼得.杜拉克的效率習慣   有效的時間管理   瞭解自已的職責及對公司的貢獻   發揮個人最大長處   設定正確的優先順序   有效的決策                 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Sei...
良好的工作習慣提昇工作效率   守時   凡事注重輕重緩急,緊急而重要事先做   避免不切實際的時間估算,多出來的時間可另加利用   保持桌面井然清潔,不用的東西隨手處理掉   定期整理桌及辦公室環境   養成記事的習慣   做事...
良好的工作習慣提昇工作效率   利用閒暇時間做自已喜歡的事,減少壓力   認真工作,認真玩耍   重要任務設定時限,有效規劃   適時拒絕,避免成為時間黑洞的犧牲者   有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候)           ...
4.1快速處理文件 送進來的文件隨時處理不耽擱 重要文件之證記、蓋收信章 (合約、證明文件、信用狀、支票等不得蓋收  信章) 主管看過,交辦下屬之重要文件需要登記及  簽收,以便跟催 不需主管過目的信件,應做適當處理          ...
4.1判斷歸檔文件 歸檔前,依內容判斷其價值與功能 那些文件不需歸檔 -沒有意義的廣告,文宣 -重覆的文件 -容易再取得的影印稿 文件丟棄注意事項 -設置廢棄紙箱(暫存區) -機密文件要銷毀 -瞭解主管的需要 -原稿要妥為存放 -影印稿不...
4.2定期整理 空間有限 -待歸檔的空間 -滿了就要整理 -定期歸檔、棄檔 檔案整理的時機 -主管出差時 -年度更替時 主管的風格 -充份授權 -你丟我撿 -放你家不要放我家             © Demi Chuang, Jvan...
4.3分類 文件大致上分為業務類、證明類、合約類、統計報表類 -證明文件如公司登記證、工廠登記證、營利事業登記證、公司印鑑  卡等,以正本統一保管,影本分開存放 判斷分類的必要性 -合約依客戶別建檔存放 -檔案分類的依據:   依據業務內容...
檔案架構及如何建檔 架構:  -類:公司組織一級單位  -綱:公石組織二級單位  -目:依業務活動項目分「目」  -節:依檔案性質分「節」  -項:由「節」內容再細分為「項」Ex.建檔-參考公司組織圖                 © De...
4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式   永久保存-法律憑證   十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年   三年保存-一般會議記錄及計劃書   一年保存-辦公室內80%的文件                  © Demi Chu...
4.5檔案管理工具 每個檔案抽屜應留五分之一空間 重要、機密卷宗應存放在有鎖的檔案櫃裡,且將鑰  匙存在總務處 卷宗本身質料要好、耐用、有固定位置貼標籤,才  能保持美觀及一致性 檔案櫃要保持完整,不生鏽,把手完整、滑輪不故  障、櫃子...
檔案管理工具 說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中,且排列  整齊美觀 桌上置”公文收發盒” 活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等) 須及早處理的資料,放桌門觸目可及處,能站就不躺 歸檔時用”文件分類夾”來方便分類 ...
4.6典藏 各式表格、紙張,大小厚薄不一,可放置於有格子  的開放式文件櫃並標示以便同仁取用 檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量,電  梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜 檔案櫃應只存放重要、常用的文件,已無保存價值  的檔...
4.6防護 紙張存放過久會潮溼或腐蝕,可用掃瞄器將  文件掃瞄歸檔 卷宗過厚時應分上、下冊,分成兩個卷宗存  放檔案 卷宗因常使用封面破損時,應另換新卷宗 為整齊美觀,卷宗儘量依標準化採購,外標  示亦應標準化             ...
4.7編錄檔案目錄 為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋  找檔案,最新的檔案目錄,記載檔名及存放  所在地是檔案管理中重要的一項工作 檔案目錄應由部門秘書保管,並對同仁做宣  導 檔案目錄需要隨時更新,已移開或註銷之檔  案名亦應刪除...
優質環境管理5S定義 整理(SEIRI)要/不要 整頓(SEITON)定位 清掃(SEISO)沒有垃圾 清潔(SEIKETSU)保持光亮 教養(SHITSUKE)養成習慣,井然有序                   © Demi C...
資訊之收集與運用平日各種資訊越積越多,造成壓力,處理辦法: 觀念要正確,資訊會不斷更新,知道資訊的來源等於擁  有資訊,因此只要記下取得資訊的途徑即可 選擇性的閱讀及搜索,看雜誌先看目錄,看到好文章好  資訊先行複印備用,切忌整本雜誌留下來...
電子郵件管理 電腦容量大,並不表示資料可以亂塞,還是  需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣 檔案命名要有一定邏輯,例如「對象+產品  +資料型態+日期」(思科培訓簡報071210) 電郵內的檔案,不須細分,依主旨歸到不同  的信匣內,如...
電子郵件管理   請教IT(Information Technology)技術指導   鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師   使用不同軟體,要考慮對方的方便性   收到電郵並回覆前,仔細檢查所載來往e-    mail內容,先作必...
辦公桌整理秘技   常用的東西才放桌上固定位置   雜物越快處理掉越好   線絡也要整理   善用隔間、桌下的空間   便利貼要貼在正前方   採用顏色管理   活用收納文具                    © Demi C...
抽屜整理秘技 抽屜通常分成上、中、下層 這三層抽屜的功能是替你增加工作效率,它  們不是檔案櫃 上層適合放文具等常用品,採用分類格 中層可放上層放不下的文具、及需要處理的  文件(如信件、名片、光碟片等)建議此抽屜  預留空間放置桌上未...
檔案管理達人小撇步 在要求添購檔案櫃前應先清理舊檔 部門內發起半年總動員全面大掃除,並事先事後拍  照比較 部門間舉辦優質環境維護比賽 成立專案小組做督導、檢查、分佈、競賽 發起持續性環保運動,垃圾分類、再生紙、廢紙利  用等宣導 ...
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  1. 1. 檔案管理提升工作效率 07 JAN 2011 By Demi Chuang
  2. 2. 大綱1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能2. 檔案管理 vs 知識管理 -知識管理成功個案討論3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料 -養成好習慣提昇效率4. 檔案管理實務操作 4.1 正確判斷,避免做虛工 4.2 養成定期整理的習慣 4.3 正確分類及建檔 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 2
  3. 3. 大綱 4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法 4.5 檔案管理工具之選擇 4.6 檔案典藏及防護須知 4.7 編製檔案目錄5. 維護優質辦公室環境-5S手法6. 資訊之搜集與運用7. 電子郵件管理8. 結論 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 3
  4. 4. 檔案管理的意義、目的 為有效運用及節省辦公室空間,維護辦公室 整潔,將文件、圖片及其他資料做系統化整 理、分類、編目,使資料得以完整保存,便 於日後快速查詢、參考。 其目的為,完整的資料保存能在自已及主管 需要資料參考時,第一時間將資料找出。 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 4
  5. 5. 檔案管理的關鍵技能 有系統 -用一張投影片可以說清楚 簡單易懂 -不只自已懂,別人也會用 善用科技工具 -電子檔案存檔 -收集、分析、整合資訊 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 5
  6. 6. 知識管理 知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、 分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知 識團體化,將內隱知識外顯化,將外部知識 內部化,即是知識管理的過程。組織應將這 些專業知識視同企業資產進行管理。 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 6
  7. 7. 知識管理系統的知識來源 產業專業知識、發明 員工的知識、技能、專長 個人、團體的經驗 標準規範 以任務為基礎的知識(管理、業績..) 人力的資產 企業內在知識 企業外在知識 顧客資料 員工經驗 顧客關係 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 7
  8. 8. 彼得.杜拉克的效率習慣 有效的時間管理 瞭解自已的職責及對公司的貢獻 發揮個人最大長處 設定正確的優先順序 有效的決策 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 8
  9. 9. 良好的工作習慣提昇工作效率 守時 凡事注重輕重緩急,緊急而重要事先做 避免不切實際的時間估算,多出來的時間可另加利用 保持桌面井然清潔,不用的東西隨手處理掉 定期整理桌及辦公室環境 養成記事的習慣 做事要有創意、方法 避免拖延,「今日事,今日畢」 不做指令不清楚事,只會浪費時間去修改 切勿讓別人來支配你的時間 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 9
  10. 10. 良好的工作習慣提昇工作效率 利用閒暇時間做自已喜歡的事,減少壓力 認真工作,認真玩耍 重要任務設定時限,有效規劃 適時拒絕,避免成為時間黑洞的犧牲者 有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候) © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 10
  11. 11. 4.1快速處理文件 送進來的文件隨時處理不耽擱 重要文件之證記、蓋收信章 (合約、證明文件、信用狀、支票等不得蓋收 信章) 主管看過,交辦下屬之重要文件需要登記及 簽收,以便跟催 不需主管過目的信件,應做適當處理 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 11
  12. 12. 4.1判斷歸檔文件 歸檔前,依內容判斷其價值與功能 那些文件不需歸檔 -沒有意義的廣告,文宣 -重覆的文件 -容易再取得的影印稿 文件丟棄注意事項 -設置廢棄紙箱(暫存區) -機密文件要銷毀 -瞭解主管的需要 -原稿要妥為存放 -影印稿不一定要存檔,但簽呈、合約要設立專用檔案夾 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 12
  13. 13. 4.2定期整理 空間有限 -待歸檔的空間 -滿了就要整理 -定期歸檔、棄檔 檔案整理的時機 -主管出差時 -年度更替時 主管的風格 -充份授權 -你丟我撿 -放你家不要放我家 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 13
  14. 14. 4.3分類 文件大致上分為業務類、證明類、合約類、統計報表類 -證明文件如公司登記證、工廠登記證、營利事業登記證、公司印鑑 卡等,以正本統一保管,影本分開存放 判斷分類的必要性 -合約依客戶別建檔存放 -檔案分類的依據: 依據業務內容、主題、時間順序(範本) -業務相關文件可考慮以顏色管理原則來設立卷宗,客戶往來資料可 用現成資料卡記載,單筆交易或未成氣候文件數量不多,可使用 透明夾存檔 -無法分類的: 設”其他”卷宗內放雜項文件及未成氣候文件 -檔案夾不必分太細、太複雜。檔案架構請看下頁 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 14
  15. 15. 檔案架構及如何建檔 架構: -類:公司組織一級單位 -綱:公石組織二級單位 -目:依業務活動項目分「目」 -節:依檔案性質分「節」 -項:由「節」內容再細分為「項」Ex.建檔-參考公司組織圖 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 15
  16. 16. 4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式 永久保存-法律憑證 十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年 三年保存-一般會議記錄及計劃書 一年保存-辦公室內80%的文件 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 16
  17. 17. 4.5檔案管理工具 每個檔案抽屜應留五分之一空間 重要、機密卷宗應存放在有鎖的檔案櫃裡,且將鑰 匙存在總務處 卷宗本身質料要好、耐用、有固定位置貼標籤,才 能保持美觀及一致性 檔案櫃要保持完整,不生鏽,把手完整、滑輪不故 障、櫃子上不堆積雜物 分類卡紙、卷宗、標籤、原子夾、磁碟片、光碟片、 掃瞄機、隨身碟等,有充份的供應 隨時注意創新好用的工具來取代 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 17
  18. 18. 檔案管理工具 說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中,且排列 整齊美觀 桌上置”公文收發盒” 活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等) 須及早處理的資料,放桌門觸目可及處,能站就不躺 歸檔時用”文件分類夾”來方便分類 嚴格執行卷宗調借管理 -以隨調隨還為原則,否則以一週為限 -製作紅色調卷卡(卷宗),填明細,將調卷卡置放於調借位置處, 以利識別 跟催歸還 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 18
  19. 19. 4.6典藏 各式表格、紙張,大小厚薄不一,可放置於有格子 的開放式文件櫃並標示以便同仁取用 檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量,電 梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜 檔案櫃應只存放重要、常用的文件,已無保存價值 的檔案應將之銷毀,留出空位存放常用的檔案 檔案櫃不宜放置於主管辦公室或會議室 標準式檔案櫃有四個抽屜,通常第二、三個抽屜存 放常用檔案,較少用或較舊的檔案放於第一、四抽 屜 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 19
  20. 20. 4.6防護 紙張存放過久會潮溼或腐蝕,可用掃瞄器將 文件掃瞄歸檔 卷宗過厚時應分上、下冊,分成兩個卷宗存 放檔案 卷宗因常使用封面破損時,應另換新卷宗 為整齊美觀,卷宗儘量依標準化採購,外標 示亦應標準化 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 20
  21. 21. 4.7編錄檔案目錄 為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋 找檔案,最新的檔案目錄,記載檔名及存放 所在地是檔案管理中重要的一項工作 檔案目錄應由部門秘書保管,並對同仁做宣 導 檔案目錄需要隨時更新,已移開或註銷之檔 案名亦應刪除 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 21
  22. 22. 優質環境管理5S定義 整理(SEIRI)要/不要 整頓(SEITON)定位 清掃(SEISO)沒有垃圾 清潔(SEIKETSU)保持光亮 教養(SHITSUKE)養成習慣,井然有序 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 22
  23. 23. 資訊之收集與運用平日各種資訊越積越多,造成壓力,處理辦法: 觀念要正確,資訊會不斷更新,知道資訊的來源等於擁 有資訊,因此只要記下取得資訊的途徑即可 選擇性的閱讀及搜索,看雜誌先看目錄,看到好文章好 資訊先行複印備用,切忌整本雜誌留下來,要用時即拿 到 搜集資料要具效率,例如寫每月營運報告,隨時將相關 資料集中於一個透明夾,要用時即可拿到 專業雜誌具參考價值,需要整本保存,但有時記不得某 篇文章刊於那一期,不妨將每期的目錄複印歸檔即方便 找尋 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 23
  24. 24. 電子郵件管理 電腦容量大,並不表示資料可以亂塞,還是 需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣 檔案命名要有一定邏輯,例如「對象+產品 +資料型態+日期」(思科培訓簡報071210) 電郵內的檔案,不須細分,依主旨歸到不同 的信匣內,如財務、銷售、訓練、人事、參 考、個人等 隨時注意內建硬碟安全性,請IT備份 重要文件需要立即以光碟備份並妥善保存 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 24
  25. 25. 電子郵件管理 請教IT(Information Technology)技術指導 鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師 使用不同軟體,要考慮對方的方便性 收到電郵並回覆前,仔細檢查所載來往e- mail內容,先作必要的刪除以免引起不必要 的誤會 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 25
  26. 26. 辦公桌整理秘技 常用的東西才放桌上固定位置 雜物越快處理掉越好 線絡也要整理 善用隔間、桌下的空間 便利貼要貼在正前方 採用顏色管理 活用收納文具 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 26
  27. 27. 抽屜整理秘技 抽屜通常分成上、中、下層 這三層抽屜的功能是替你增加工作效率,它 們不是檔案櫃 上層適合放文具等常用品,採用分類格 中層可放上層放不下的文具、及需要處理的 文件(如信件、名片、光碟片等)建議此抽屜 預留空間放置桌上未處理完畢之文件 下層適合放大型物品,如重要資料夾、個人 物品、筆電、皮包等 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 27
  28. 28. 檔案管理達人小撇步 在要求添購檔案櫃前應先清理舊檔 部門內發起半年總動員全面大掃除,並事先事後拍 照比較 部門間舉辦優質環境維護比賽 成立專案小組做督導、檢查、分佈、競賽 發起持續性環保運動,垃圾分類、再生紙、廢紙利 用等宣導 深入了解組織及部門事務:新上任時勿整理舊檔案 牢記檔案管理的意義:妥善管理重要文件,維護整潔 的辦公環境,善用知識管理的觀念來產生附加價值 © Demi Chuang, Jvan An ILC, Seite 28

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