Portafólio de Servicios Megagestión Empresarial. Servicios de Gestión Documental y Archivística
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Portafólio de Servicios Megagestión Empresarial. Servicios de Gestión Documental y Archivística

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Megagestión Empresarial Ltda. ofrece soluciones integrales por medio de asesorías, capacitación y asistencia técnica especializada sobre aspectos legales, técnicos y metodológicos de la función......

Megagestión Empresarial Ltda. ofrece soluciones integrales por medio de asesorías, capacitación y asistencia técnica especializada sobre aspectos legales, técnicos y metodológicos de la función archivística con base en el cumplimiento de la Ley General de Archivo.

MISIÓN
Megagestión Empresarial Ltda. es una empresa dedicada a proveer soluciones profesionales de consultoría en Gestión Documental y Archivística, con servicios integrales de excelente calidad, orientados siempre al crecimiento empresarial de sus clientes y al bienestar de sus colaboradores.

VISIÓN
Ser reconocida como la principal empresa en Colombia que ofrece servicios integrales y soluciones profesionales de consultoría en gestión documental y archivística, gracias al talento y compromiso de sus colaboradores, en lo referente al conocimiento, calidad, eficiencia, innovación, tecnología y capacidad de Gestión.

Contactenos:

www.megagestionempresarial.com
contacto@megagestionempresarial.com.co

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  • 1. Santiago de Cali, Colombia de 2011Estimados clientes:Tengo el honor de presentar a usted un cordial y atento saludo en nombre de laempresa Megagestión Empresarial Ltda. que presido y de los miembros que laconforman.Nuestra filosofía es lograr un buen trabajo en equipo entre ambas partes,acoplándonos y adaptándonos a los requerimientos únicos de cada cliente, quedandobajo nuestra responsabilidad la habilidad de satisfacerlos con alto grado de confiabilidada la labor encomendada.La base de nuestra labor es el cumplimiento de todas las normatividades archivísticasaplicadas integralmente con el fin de satisfacerle en sus necesidades, encausando suorganización hacia mejorar sus procesos internos en gestión documental,entendiéndose esta como, el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas paraadministrar el flujo documental de todo tipo en su Organización, permitir la recuperación,determinar el tiempo que los documentos deben ser guardados, eliminar los que ya nosirven y, asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoel principio de racionalización y economía.Contamos con una gran experiencia y una incondicional relación de responsabilidad,seguridad, confianza y compromiso con nuestros clientes, estableciendo la base parahallar la solución correcta en cuanto a contratos, asesorías, capacitaciones, tablas deretención documental, organización de fondos acumulados, software y bodegaje de susarchivos; realizando todas las tareas en forma eficiente y efectiva con prontitud,celeridad y funcionalidad.Para cada labor es asignado un equipo profesional altamente calificado para diseñar lasmetodologías, planes y programas adecuados y posteriormente ejecutar las tareas desupervisión y realizar las inspecciones físicas y técnicas en una calendarizaciónadecuada.Finalmente queremos extenderles nuestro aprecio por la confianza depositada ennuestra Empresa. Para quienes no están familiarizados con Megagestión EmpresarialLtda, anticipamos la oportunidad de reunirnos y discutir la manera de servirles y resolversus necesidades más inmediatas generando economía en costos a sus procesos enGestión Documental.Cordialmente,MAURICIO ISAACS AGUDELOGerente General.Megagestión Empresarial Ltda.
  • 2. ¿QUIENES SOMOS?Somos una empresa responsable, seria, moderna einnovadora. Contamos con un grupo calificado decolaboradores con alto grado de compromiso quepermanecen en constante capacitación y evolución;hecho que nos permite prestar servicios de óptimacalidad a todos nuestros clientes.Ofrecemos soluciones integrales por medio deasesorías, capacitaciones y asistencia técnicaespecializada sobre aspectos legales, técnicos ymetodológicos de la función archivística con base en elcumplimiento de la Ley General de Archivo.Como valor agregado a nuestros clientes, ofrecemos un acompañamiento permanente en laimplementación y seguimiento de la función archivística como mecanismo para el mejoramientocontinuo de las empresas.Nuestra MisiónSomos una empresa dedicada a proveer soluciones profesionales de consultoría en GestiónDocumental y Archivística, con servicios integrales de excelente calidad, orientados siempre alcrecimiento empresarial de sus clientes y al bienestar de sus colaboradores. Nuestra Visión: Queremos ser reconocidos como la principal empresa en Colombia que ofrece servicios integrales y soluciones profesionales de consultoría en gestión documental y archivística, gracias al talento y compromiso de sus colaboradores, en lo referente al conocimiento, calidad, eficiencia, innovación, tecnología y capacidad de gestión.
  • 3. Capacitación e Implementación del Programa de GestiónDocumentalM egagestión Empresarial Ltda. ofrece sus servicios en capacitación e implementación del Programa de Gestión Documental dondesu objetivo es fortalecer los mecanismos desensibilización y dar lineamientos sobre el conceptode gestión documental, planteando directricesespecíficas para el desarrollo de las actividadesadministrativas y técnicas, tendientes a laplanificación y manejo de la documentaciónproducida dentro de las Instituciones, desde que sonoriginadas hasta su disposición final con el objeto defacilitar su utilización y conservación total.El objetivo principal en la Implementación delPrograma de Gestión Documental es el diseño de métodos y pautas al interior de su organización quepermitirán portar adecuadamente la documentación de su interés y servirse de ella en el momentooportuno que la requiera.El Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” determina que las Entidades públicas yprivadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental,pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberánobservarse los principios y procesos archivísticos como son producción, recepción, distribución,trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.Elaboración, actualización e implementación de las Tablas deRetención Documental (T.R.D).A través de la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental, Megagestión Empresarial Ltda. proporciona un instrumento archivístico esencial a su Entidad que permitirá la normalización de la gestión documental, la racionalización de la produccióndocumental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos, asignándoles el tiempo depermanencia en los archivos de gestión, central, e histórico de su Entidad.De acuerdo a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” seráobligatorio para las Entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de RetenciónDocumental.
  • 4. Organización de los archivos de gestión.E l servicio de organización de archivos que brinda Megagestión Empresarial Ltda. garantiza un ciclo de administración documental exitoso y eficaz, ofreciendo mecanismos prácticos para la clasificación, ordenación, descripción, preservación y control en la organización de susarchivos de gestión en conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia conlos manuales de procedimientos y funciones de su Entidad, los cuales en caso de no tenerlos seríanelaborados por Megagestión Empresarial Ltda.Organización de fondos acumuladosy la elaboración y aplicación deTablas de Valoración Documental.M egagestión Empresarial Ltda. ofrece la organización de fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas deValoración Documental según criterios archivísticos,requisitos legales y necesidades particulares de lasEmpresas a aquellos archivos que son producto de lacarencia de una política archivística, la cual conlleva aalmacenar de forma desorganizada en sus depósitosdocumentación producida por años sin control alguno enlas Entidades.Organización de Historias Laborales y/o Clínicas conforme a lanormatividad existenteM egagestión Empresarial Ltda. brinda asesoramiento en la organización de las historias laborales y clínicas a través del desarrollo de actos laborales y médicos que van quedando registrados respondiendo al momento histórico de su ejecución. Esta captación de datos einformación clínica es requerida por el área administrativa y el equipo médico con el fin de optimizardecisiones y acciones a seguir tanto laboralmente como clínicamente.Todos estos acontecimientos consecutivos describen la vida laboral y médica, la cual debe estarregida por parámetros archivísticos y normativos como la circular 004 de 2003, la Resolución 1995 de1999 y la Ley 594 de 2000.
  • 5. Asesoría para la conformación eimplementación del Comité deArchivo.D ado que todas las Empresas deben tener un Comité de Archivo el cual deberá estar conformado por un grupo asesor de alta dirección en su Entidad, laempresa Megagestión Empresarial Ltda. asesorará y dará loslineamientos y directrices tendientes a la conformación deéste Comité de Archivo, el cual tiene como objeto definir laspolíticas, los programas de trabajo y, la toma de decisionesen los procesos administrativos y técnicos de los archivosdentro de su Institución, cumpliendo de esta manera con loestipulado en el Acuerdo 07 de 1994, “Reglamento General de Archivo” que en su Artículo 19determina que cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un actoadministrativo correspondiente, como un grupo asesor de alta dirección, responsable de definir laspolíticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de los archivos.Suministro e implementación de software para la GestiónDocumental y archivo electrónico de documentosM egagestión Empresarial Ltda. ofrece un software de correspondencia y manejo de archivo como herramienta que le ayudará a mantener un flujo eficiente del correo dentro de la Empresa, garantizando un mayor control de la información y seguimiento de los procesos dela institución, así como una trazabilidad de la misma en cualquiera de las etapas de los documentos.El uso del Software brinda una solución tecnológica que permitirá la productividad del personal, laoptimización de los tiempos, de los procesos y la eficiencia y eficacia en la búsqueda de lainformación.El software suministra el procedimiento de scanner donde se ofrece el almacenamiento seguro paralos documentos garantizando la reproducción exacta de la información, gestionando el ciclo de vidade cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de losdocumentos; minimizando costo en copias innecesarias.
  • 6. Suministro de insumos, muebles, equipos y adecuacioneslocativas reglamentarias exigidas por la ley General de Archivo.M egagestión Empresarial Ltda. está en la capacidad de suministrar los insumos, muebles y equipos necesarios para la seguridad, mantenimiento, preservación y conservación adecuada del patrimonio documental de su Entidad conforme a los lineamientosestablecidos por el Archivo General de la Nación.Digitalización y microfilmacióndocumental.O frecemos el servicio de digitalización y microfilmación como herramienta indispensable que cambiará sus hábitos ycostumbres en relación al conocimiento y lacomunicación en Gestión Documental.Cuando hablamos de digitalización ubicamos a suEmpresa en mejorar el tiempo de respuesta al generar menos espacios ocupados vs prontitud yceleridad en recuperar información original en forma de imágenes digitales sensible o importantedentro de su Empresa. La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la informaciónporque permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido muyaccesibles en tiempos reales.Al hacer referencia a la microfilmación hacemos alusión a registrar fotográficamente los documentosen alta resolución que hayan concluido su ciclo vital y por importancia administrativa dentro de suEmpresa se constituyan como actos administrativos o acervos documentales que deben conservarse.Nuestra Empresa ofrece estas dos alternativas encaminadas siempre a: 1. Ahorro en espacio con respecto al archivo físico. 2. Prueba de existencia del documento original y conservación de la información contenida en este. 3. Localización y consulta más rápida que en los originales impresos, ya que se tiene mucha más información en poco espacio. 4. Una vez respaldados, los documentos originales pueden ser almacenados en condiciones más adecuadas para su preservación, ya que si se desea consultar, podrá hacerse en el archivo electrónico. 5. Cumplir lo que exige la Ley General de Archivo y las normatividades existentes en lo referente a la digitalización y microfilmación de documentos.
  • 7. Servicio de Bodegaje, Administración y Custodia de ArchivosM egagestión Empresarial Ltda. aumenta el espacio de su Empresa custodiando y administrando el archivo de su Entidad. Para ello ofrece servicio de bodegaje que cuenta con las condiciones físicas óptimas para la conservación de los documentos, además conuna adecuada administración de los archivos, mejora la disponibilidad de la documentación,reduciendo los costos y aumentando la rentabilidad de su organización.Mediante la custodia de sus archivos ofrecemos calidad, seguridad, rapidez, comodidad y veracidaden la integridad física y perdurabilidad de los documentos de su Empresa. Contáctenos www.megagestionempresarial.com.co gestiondocumental@megagestionempresarial.com.co Celular: 3016005578 – 3006124513 Cali-Colombia