whitepaper: Beeldbank op SharePoint

778 views

Published on

Bij het inrichten van een digitale werkplek op basis van SharePoint zijn beeldbestanden vaak de vreemde eend in de bijt. Hoe maak je deze bestanden net zo gemakkelijk vindbaar als tekstbestanden zonder al te grote investeringen in opslagcapaciteit en beheerlast? Bij beeldbestanden gaat het om foto’s, (ontwerp)tekeningen en video’s. In dit whitepaper lichten we eerst toe waarom beeldbestanden een aparte behandeling verdienen bij het inrichten van een document management systeem op SharePoint. Vervolgens schetsen we 5 praktische scenario’s met hun voor- en nadelen.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
778
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
9
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

whitepaper: Beeldbank op SharePoint

  1. 1. Beeldbank op SharePoint?vijf scenario’s op een rijBij het inrichten van een digitale werkplek op basis van SharePoint zijn beeldbestanden vaakde vreemde eend in de bijt. Hoe maak je deze bestanden net zo gemakkelijk vindbaar alstekstbestanden zonder al te grote investeringen in opslagcapaciteit en beheerlast? Bijbeeldbestanden gaat het om foto’s, (ontwerp)tekeningen en video’s. In dit whitepaper lichtenwe eerst toe waarom beeldbestanden een aparte behandeling verdienen bij het inrichten vaneen document management systeem op SharePoint. Vervolgens schetsen we 5 praktischescenario’s met hun voor- en nadelen.Waarom een aparte behandeling?1. indexeren - SharePoint kan Office-documenten gemakkelijk indexeren.Dat wil zeggen dat de zoekmachinede inhoud kan scannen en relevanteresultaten aan de eindgebruiker kanteruggeven. Dit geldt niet voorbeeldbestanden. Om deze teindexeren moet het bestand voorzienworden van metadata.2. omvang bestanden – De omvangvan filmpjes en hoge resolutieafbeeldingen kan behoorlijk grootzijn. SharePoint heeft voor hettoevoegen van bestanden standaardeen beperking van de maximaleomvang per bestand (50mb in 2010en 250mb in 2013). Dit is welconfigureerbaar (tot een absoluutmaximum van 2tb per bestand) maardat heeft nadelen met betrekking totschaalbaarheid enonderhoudbaarheid van uwSharePoint platform.3. opslag capaciteit – De opslag inSharePoint vindt plaats in zogehetencontent databases die vanuit hetoogpunt van backup en restoremogelijkheden niet groter moetenzijn dan het aanbevolen maximumvan 200GB. Om te voorkomen datdeze databases met content vanteamsites, projectsites enafdelingssites erg snel vollopen ishet advies om grote beeldbestandenapart op te slaan.Hieronder wordt een aantal scenario’sgeschetst die gebruikers en beheerders instaat stellen om te gaan met grote bestandenen beeldmateriaal binnen een SharePointomgeving.scenario 1: fileshare ontsluiten via zoekenop SharePointAls meest laagdrempelige technischeoplossing is het mogelijk om denetwerkschijven met grotebestanden/beeldmateriaal te ontsluiten via dezoekmachine van SharePoint. In de praktijkhoudt dit in dat er één of meerdere specifiekenetwerkschijven worden ingericht voor deopslag van beeldmateriaal. De documentenworden opgeslagen vanuit de Windowsverkenner (dus expliciet niet vanuitSharePoint) en zijn op basis van debestandsnaam, datum of locatie vervolgensterug te vinden.Technisch is dit een eenvoudige oplossing.Het voordeel is dat er geen aanpassingennodig zijn aan de infrastructuur en inrichting(afgezien van een eventuele aanpassingenin/opschaling van de zoekmachine).Nadeel is dat de beeldbestandenwaarschijnlijk niet geclassificeerd zijn meteigenschappen als grootte, project, ofonderwerp, behalve vanuit de folderstructuurop de fileshare. Daarom is het gevaaraanwezig dat zoekresultaten niet altijdrelevant zullen zijn. Daarbij wordt alle contentvan de file share geïndexeerd, dus ookbijvoorbeeld tekstbestanden. Tevens biedtdeze oplossing alleen een integratie voor hetvinden van beeldbestanden. Het opslaanvan de beeldbestanden verloopt nog steedsvia de fileshare.
  2. 2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 3993991 CD Houten www.e-office.comThe Netherlands info@e-office.comscenario 2: centrale beeldbank opSharePoint via Microsoft RBS-FILESTREAM-oplossingEen tweede oplossing is het inrichten vaneen centrale beeldbank in SharePoint.Gemachtigde personen kunnen binnen dezebeeldbank werken met beeldbestanden vianavigatie op metadata of via dezoekfunctionaliteit (zoekbox). Dit moet alsaparte webapplicatie of site collectie wordeningericht. Deze omgeving krijgt een eigencontent database toegewezen die wordtgeconfigureerd met de zogeheten RBS –FILESTREAM oplossing van Microsoft. Dithoudt in dat metadata (gestructureerde data)en BLOB (ongestructureerde data) vanelkaar worden gescheiden. Hierdoor kan decontent database binnen SharePoint eengrotere hoeveelheid aan bestanden bevatten,zonder dat dit de snelheid en backupmethoden van de databases voorbijvoorbeeld de teamsites beïnvloedt.Voordeel van deze oplossing is dat geenadditionele software is vereist en dat het kanworden ingericht op basis van standaardMicrosoft (SharePoint en SQL) software. Destandaard Asset Library functionaliteit vanSharePoint (2010 en 2013) biedt vrijuitgebreide mogelijkheden voor de omgangmet beeldbestanden.Een nadeel van deze oplossing is dat deopslag van de BLOB’s nog steeds op relatiefdure SQL storage plaatsvindt (met eenabsoluut maximum van 4TB opslag perdatabase zoals opgegeven door SharePointen SQL). Het is daarbij niet mogelijk ommeerdere locaties toe te wijzen alsopslagfaciliteit, bijvoorbeeld om vanuitarchiveringsperspectief afbeeldingen, video’sen andere bestanden van elkaar te scheiden.Ook kan de BLOB locatie niet anders dan viaSharePoint worden benaderd. Het opslaanvan bijvoorbeeld Photoshopbestanden isdaardoor niet mogelijkDaarnaast is het nietmogelijk (in standaard SharePoint 2010) omautomatisch thumbnails te tonen voor video’sof om automatisch metadata (type/formaaten duur) mee te geven aan beeldbestanden.scenario 3: centrale beeldbank opSharePoint via third party RBS-oplossingOp SharePoint kan ook een centralebeeldbank worden ingericht, maar dan metinzet van een third party oplossing. Hetverschil zit in de distributie en opslag vanbeeldbestanden. Waar bij optie tweebestanden op SQL storage wordenopgeslagen, zorgt third party tooling er voordat de metadata wel op SharePoint (SQLdatabase) wordt opgeslagen. Maar dat deeigenlijke bestanden op de file share blijvenstaan of naar een andere externe locatieworden weggeschreven. De splitsing vanmetadata en BLOB gebeurt in dit scenarioopSharePoint niveau in plaats van op SQLniveau (zoals in scenario 2).De opslag van en het werken met bestandenkan verlopen via SharePoint, of via defileshare. Met de kanttekening dat hetafhankelijk is van de gekozen third partyoplossing hoe wordt omgegaan met decontent types (en bijbehorende metadata)wanneer rechtstreeks vanaf de filesharegewerkt wordt.Voordeel van dit scenario is dat de opslagvan bestanden l schaalbaar is, er kaneenvoudig meer capaciteit wordenbijgeschakeld of de opslagcapaciteit kanworden verplaatst. Een ander voordeel is dater nog steeds rechtstreeks vanuit defileshare kan worden gewerkt. Dit is nodigom onder andere het werken met Photoshopof AutoCad bestanden mogelijk te maken.Een nadeel van dit scenario is dat een thirdparty oplossing nodig is.scenario 4: een uitgebreide third partystandalone Digital Asset Management-oplossingHet vierde scenario combineert detechnische oplossing uit scenario 1, 2 en 3met een functioneel aspect. Dit scenario isnamelijk het inrichten van een specifiekeDigital Asset Management (DAM) oplossing.Een Digital Asset Management richt zichspecifiek op het vinden, beheren, bewerkenen verspreiden van beeldbestanden. Eendergelijke oplossing kan als aparte applicatiedraaien (on premises of online). Er zijn vele
  3. 3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 3993991 CD Houten www.e-office.comThe Netherlands info@e-office.comaanbieders van ‘online’ standalone DAMoplossingen en het is belangrijk omvoldoende onderzoek te doen voordat je eenkeuze maakt. Hierbij is het belangrijk om tedenken aan: Welke bestandstypen wordenondersteund? Dit is vooral belangrijkin verband metAdobe CS bestandendie intensieve bewerking kennen,nadat ze zijn opgeslagen. Hoe wordt gebruikersautorisatiegeregeld en gewaarborgd? Hoe werkt het classificeren entaggen van afbeeldingen(vindbaarheid)? Hoe kan een migratie (import ofexport) worden uitgevoerd? Wat zijn de voorwaarden bij het‘opheffen’ van de leverancier? Waarblijft de data? Wat is de performance van deoplossing bij meer dan 500.000bestandenAntwoord op bovenstaande vragen enspecifieke wensen vormen de basis voor dekeuze van een standalone DAM oplossing.Een voordeel van het werken met eendergelijke oplossing is dat het vraagstuk overhoe om te gaan met beeldbestanden opSharePoint wordt omzeild. Indien gekozenwordt voor een cloud based-oplossing, geldttevens dat beheerslast wordt gereduceerd.Een aandachtspunt is wel: aangezien DAMenkel een beeldgerichte oplossing is, biedthet geen oplossing voor het feit dat contentdatabases op SharePoint snel volraken meteventuele andere bestandstypen. Een anderaandachtspunt is dat het eindgebruikersdwingt een andere applicatie te gebruiken.Ofwel het onderscheid in wat men opslaat inde DAM-oplossing en wat in SharePoint,dient vooraf heel helder te worden gesteld.scenario 5: een uitgebreide third partyDAM oplossing te ontsluiten viaSharePointEen vijfde scenario is een combinatie vaneen standalone DAM, zoals besproken inscenario 4, en SharePoint met daarbij demogelijkheid de beeldbestanden ook teopenen en eventueel te bewerken inSharePoint. Binnen een dergelijke oplossingworden beeldbestanden buiten SharePointopgeslagen en beheerd. Het is vooreindgebruikers mogelijk om van deze DAMoplossing gebruik te maken via SharePoint.Daarnaast is het mogelijk om binnenSharePoint een overzicht te krijgen van allebestanden die in de DAM oplossing zijnopgeslagen.Een voorbeeld van een dergelijke oplossingis:http://www.adamsoftware.net/upload/main/doc/product-sheets/ADAM-SharePoint-Connector-3-1-Product-Proposition.pdfEen andere oplossing in dit scenario is eenDAM oplossing die enkel binnen SharePointbeschikbaar is. Via een externe mediaserverworden beeldbestanden opgeslagen buitenSharePoint, maar worden vervolgens wel ineen willekeurige bibliotheek op SharePointgetoond en kunnen daar ook doorzocht enbewerkt worden. Hierbij wordt een exemplaarvan een bestand in hoge kwaliteitopgeslagen in een database om vervolgensbinnen SharePoint te kiezen voor hetgewenste formaat/resolutie/grootte van hetbestand. De mediaserver zorgt, buitenSharePoint om, voor de bewerking en geefthet aangepaste bestand in SharePoint terugaan de eindgebruiker. Op deze wijze kanbijvoorbeeld een logo op eenduidige wijzeworden omgezet in een versie voor web,print en/of video.Een voorbeeld van een dergelijke oplossingis:http://www.equilibrium.com/eq-software/mediarich-for-sharepoint/overview/Voordeel van dit scenario is dat deeindgebruiker een uitgebreide set aan optiestot zijn beschikking heeft en beeldbestandenvolledig buiten SharePoint kunnen wordenbeheerd en bewerkt.Een nadeel van oplossingen in dit scenario isdat, vanwege de uitgebreide mogelijkheden,het een vrij kostbare oplossing is. Tevensvergroot de installatie van nieuwe applicatiesen servers de beheerslast op hetapplicatielandschap, gebruikers enopslagruimte.
  4. 4. e-office bv T +31(0)88-00 18 300Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 3993991 CD Houten www.e-office.comThe Netherlands info@e-office.comconclusieDe keuze voor een scenario is afhankelijkvan gebruikerseisen, beschikbaar budget enhet IT-beleid van de organisatie. In zijnalgemeenheid raden wij aan een oplossing tekiezen die technisch robuust is, flexibel methet oog op de toekomst maar ook tenopzichte van het bestaandeapplicatielandschap.over de schrijverBastiaan Boerkamp isbusiness consultant bije-office. e-office isgespecialiseerd inkennisdelen ensamenwerken. We leveren technischeoplossingen, denken mee over business-doelstellingen en bieden een aanpak voorhet creëren van draagvlak.www.e-office.com

×