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Qualche spunto per districarsi tra Document e Content Management, Active e Transactional Content e altro ancora …

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  • 1. 18 ottobre 2010 White Paper WP: Gestione Documentale Qualche spunto per districarsi tra Document e Content Management, Active e Transactional Content e altro ancora … Preparato Altea da (Firma) Altea S.p.A. Strada Cavalli 42, 28831 Feriolo di Baveno (VB) T +39 0323 280811 F +39 0323 2808110 www.alteanet.it - altea@alteanet.it
  • 2. White Paper: Gestione Documentale SOMMARIO 1 PREMESSA ........................................................................................................................................... 3 2 ECM – Enterprise Content Mangement .............................................................................................. 3 2.1 ECM : La definizione ...................................................................................................................... 3 2.2 ECM: gli obiettivi............................................................................................................................ 4 2.3 ECM: la visione ALTEA ................................................................................................................... 4 3 ECM – Le diverse Tipologie ................................................................................................................. 4 3.1 Le diverse tipologie di “Enterprise Content” ................................................................................. 5 4 Dall’ECM al Transactional Content Management: l'unificazione di processi, contenuti e conformità (compliance) ..................................................................................................................... 5 4.1 Automated capture ....................................................................................................................... 6 4.2 Orchestration of business processes ............................................................................................. 6 4.3 Rapid access to information in context ......................................................................................... 6 4.4 Automated retention, archive, and storage .................................................................................. 6 5 Active Content VS Transactional Content ........................................................................................... 7 7 La parola agli analisti … ....................................................................................................................... 8 7.1 Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/2009 .................................... 8 7.1.1 Key Trends in the ECM Market .............................................................................................. 8 7.1.2 Market Definition/Description ............................................................................................... 9 7.2 The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites - Q4 2009 ................................ 10 7.2.1 Executive Summary .............................................................................................................. 10 7.2.2 Today’s ECM MARKET: Broad , diverse , and a priority for enterprises ............................... 10 7.3 MIP – Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia ................. 11 7.3.1 La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili ............................ 11 7.3.2 Il quadro normativo ............................................................................................................. 13 8 Esempi “Transactional Content” ....................................................................................................... 14 8.1 Automatizzazione della gestione ordini ...................................................................................... 14 8.2 Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto ...................................... 14 9 L’offering Altea in tema gestione documentale .............................................................................. 16 9.1 Oracle UCM / ECM Suite .............................................................................................................. 16 9.1.2 Oracle ECM Suite ................................................................................................................. 17 9.1.3 Licensing Oracle ................................................................................................................... 18 9.2 Microsoft Share Point ................................................................................................................. 18 9.2.1 Le versioni ed il licensing...................................................................................................... 19 9.2.2 Share Point 2010 .................................................................................................................. 19 9.3 Esker Deliveryware ..................................................................................................................... 20 9.3.1 Rules Engine ......................................................................................................................... 21 9.3.2 Componente OCR (Optical Character Recognition) ............................................................. 21 9.3.3 Gestione dell’Otbound documentale (TCM) ........................................................................ 22 9.3.4 Licensing ESKER .................................................................................................................... 22 9.4 K-Files di NetTeam/Kelian ........................................................................................................... 22 9.4.1 La Piattaforma documentale................................................................................................ 22 9.4.2 Conservazione sostitutiva a norma di legge ........................................................................ 23 10 Alcuni termini utili (mini-glossario) ................................................................................................... 25 Pagina 2 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 3. White Paper: Gestione Documentale 1 PREMESSA Con il termine "Sistema di gestione dei documenti" si identifica una categoria di sistemi che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Le soluzioni di gestione documentale (“Document Management System” – DMS ) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione. Gli applicativi che compongono questi prodotti sono in grado di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non. Mentre, da un lato, con la diffusione in ottica “dipartimentale” di tali sistemi all’interno delle aziende, si è fatto sempre più evidente la necessità di una visione ed di un approccio strategico a livello “Enterprise”, dall’altro la sempre maggiore diffusione e impiego di contenuti “Non strutturati” e multimediali ha portato alla necessità di gestione estesa dei “contenuti”. I sistemi si sono così evoluti, in funzionalità e servizi, sino a rendere necessario creare una nuova definizione che potesse meglio rappresentare tale evoluzione, ossia: Enterprise Content Management (ECM). Una soluzione di Enterprise Content Management è l'insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal suo formato. 2 ECM – ENTERPRISE CONTENT MANGEMENT 2.1 ECM : La definizione Con il termine ECM (Enterprise Content Management) vengono quindi identificate le tecnologie, gli strumenti e le metodologie usate per catturare, gestire, memorizzare, preservare e distribuire le informazioni, i contenuti e i documenti collegati ai processi aziendali, sulla base della definizione fornita dalla “Enterprise Content Management Association”: “ECM is defined as the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.” Dove : Enterprise = unico e trasversale a tutta l’organizzazione Content = i “dati” a definizione e supporto del business Gli strumenti e le strategie ECM consentono la gestione unificata dei contenuti, strutturati e non- strutturati, di una azienda indipendentemente dalla loro locazione o formato. Contenuti Strutturati Contenuti Non-Strutturati  Processati dai sistemi  Utilizzati dalle persone  Database  Documenti in “formato immagine”, es. fax  File dati generici (tiff/pdf/…)  …tutti i dati che possono essere  Office documents (es. Documenti legali, immagazzinati in basi dati strutturate (es. DB) Contratti)  Print streams  E-Mail  Immagini, Grafici e disegni  Presentazioni, Video, Rich media assets  Web pages and content Pagina 3 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 4. White Paper: Gestione Documentale 2.2 ECM: gli obiettivi Gli strumenti di ECM si pongono come obiettivo prioritario quello di risolvere problemi quali:  disporre di accesso immediato e sicuro, da qualsiasi luogo, a tutti i documenti della propria organizzazione,  garantire la sicurezza e la privacy di tutti i dati aziendali,  migliorare efficienza e produttività,  ridurre i costi operativi,  assicurare conformità alla legislazione ed alle normative vigenti. Obiettivo finale dell’ECM è dunque rendere possibile che tutte le informazioni aziendali, strutturate e non, possano essere messe in “circolo” facilitandone il loro reperimento ed utilizzo in tutti i processi aziendali. 2.3 ECM: la visione ALTEA Altea è da tempo impegnata nell’ambito dello sviluppo di progetti ERP e Business Process Review ed è quindi profonda conoscitrice dei processi aziendali nella maggior parte dei settori industriali e di servizi. Altea crede fortemente nell’adozione di soluzioni ECM come strumento volti:  all’ottimizzazione dei processi aziendali preesistenti attraverso la valorizzazione e l’utilizzo di informazioni aziendali prima inutilizzate;  a migliorare il supporto alle attività di decision making e controllo;  all’integrazione o alla migliore condivisione delle informazioni tra dipartimenti e/o linee di business tramite l’utilizzo di un repository documentale unico (o federato) e condiviso . 3 ECM – LE DIVERSE TIPOLOGIE Secondo Forrester Research il mercato di riferimento dell’ECM può essere rappresentato in tre differenti tipologie di impiego: transactional, business content, and persuasive. Queste possono essere immaginate come silos di tipologie di contenuti abbinati a specifiche esigenze di business. Va comunque considerato che mentre molti requisiti di business rientrano in pieno nelle singole tipologie di contenuto, altri possono anche passare da una categoria di utilizzo ad un’altra. Transactional content ECM: Le applicazioni in quest’area supportano i processi people- centric allineando contenuti informativi con i processi aziendali in corso. Permettono di “catturare” i “transactional content” - che includono non solo immagini da scanner ma anche tutte le informazioni originate da e_forms e fax, stampe generate dai sistemi applicativi di back-office, immagini digitali, e-mail - e di integrarli con le funzioni di business process management (BPM) e gli strumenti di workflow. Business content ECM: includono applicazioni che si focalizzano sulla fornitura di informazioni e contenuti a sostegno della collaborazione tra i dipendenti ed al processo decisionale. Pagina 4 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 5. White Paper: Gestione Documentale Persuasive content ECM: applicazioni che indirizzano i contenuti al fine di meglio supportare i servizi offerti ai propri clienti, rendendo disponibili le informazioni su larga scala a prescindere dalla loro locazione o formato. 3.1 Le diverse tipologie di “Enterprise Content” Transactional Content Business Content Persuasive Content Tipi di  Immagini da scanner  Documenti Office  Contenuti WEB Contenuto  Computer Reports  Contenuti WEB  Cataloghi Prodotto  Forms  Corporate Records  Media (immagini e video)  FAX  Messaggi (blog/discussion)  Garanzie  Corporate Records  Blogs (anche esterni) Esempi  Fatture  Offerte  Self-Service Clienti  Prestiti  Documentazione tecnica  eCommerce  Crediti  Materiale per Training  Marketing multi canale  Dichiarazioni fiscali  Business Plan  Comunicazioni aziendali   Contratti  Extranet Tecnologie  Imaging  Document Management  Web Content Management a  E-forms  Records Management  Personalization supporto  Document output mngt  Web Content Management  Campaign Management  Workflow / BPM  Team Collaboration  Digital Asset Management   Workflow  Document output mngt  Web Analytics  Portal  4 DALL’ECM AL TRANSACTIONAL CONTENT MANAGEMENT: L'UNIFICAZIONE DI PROCESSI, CONTENUTI E CONFORMITÀ (COMPLIANCE) In risposta alla continua evoluzione delle esigenze del mercato e della tecnologia, le aziende richiedono approcci sempre più integrati e completi per indirizzare le loro applicazioni mission-critical. Queste esigenze hanno favorito la convergenza delle capacità di ECM e BPM, creando una nuova categoria di applicazioni che richiedono l'unificazione di processi, contenuti e conformità (compliance) chiamato Transactional Content Management (TCM). Questi rendono possibile contestualmente un nuovo livello di consapevolezza e di ottimizzazione nella gestione e orchestrazione dei processi di business. Consentendo di inserire direttamente nelle attività di processo l'intera gamma di informazioni strutturate e non strutturate, le applicazioni TCM permettono una visione completa sulle azioni e sulle informazioni necessarie per prendere le corrette decisioni aziendali. Forrester Research definisce i contenuti transazionali come contenuto che "hanno origine fuori da una organizzazione originati da entità esterne - clienti o partner - e si basa su workflow definiti o su modelli di Business Process Management (BPM) per guidare i processi aziendali transazionali di back-office. In 1 alcuni casi, il contenuto non solo innesca i processi interni, ma è la base stessa per la transazione." Le applicazioni Transactional Content Management unificano due tecnologie essenziali, consentendo alle aziende di creare applicazioni in grado di gestire in modo coeso processi, contenuti e conformità (compliance). Le soluzioni di TCM devono, di norma, rendere disponibili le seguenti componenti:  Automated capture 1 Forrester Research defines transactional content as content that “originates outside an organization from external parties – customers or partners – and relies on workflow or business process management (BPM) to drive transactional, back-office business processes. In some cases, the content not only triggers internal processes, but is the basis for the transaction itself.” Pagina 5 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 6. White Paper: Gestione Documentale  Orchestration of business processes  Rapid access to information in context  Automated retention, archive, and storage 4.1 Automated capture Le soluzioni di acquisizione dei documenti hanno la capacità di trasformare i documenti in ingresso in dati aziendali utilizzabili e “indirizzarli” verso, a supportare, l’appropriato processo di business. Maggiori sono le informazioni che possono essere acquisite (captured) e archiviate elettronicamente in un unico repository, tanto più i contenuti acquisiti acquistano valore e tanto più diventa facile automatizzare i processi aziendali. I “contenuti” in ingresso (“Incoming content”) si rendono disponibili in forme diverse: carta, fax, moduli elettronici, e-mail, dati XML; report generati dal computer (cfr. 2 COLD/ERM ), come pure e documenti elettronici (cfr. Microsoft Office). La componente di “Document Capture” identifica il tipo di documento, estrae e convalida i dati necessari e rende disponibile i documenti ed i dati “estratti” al processo di business individuato ed al sistema di Content (Document) Mangement aziendale. 4.2 Orchestration of business processes Una volta che i documenti sono stati catturati ed immagazzinati in un repository, questi possono essere resi disponibili per essere trattati, anche in modalità automatica, nei processi di business di riferimento, consentendo alle organizzazioni di diminuire drasticamente i tempi di lavorazione, migliorare il servizio ai clienti e ridurre al contempo gli errori. La componente di BPM (Business Process Management) rende possibile automatizzare le attività in precedenza svolte in modo manuale ed include, in quantità e qualità diverse, funzionalità atte a:  Coordinare le attività e le azioni di persone e sistemi,  Applicare regole di Business (Business Rules) ai flussi documentali e di processo;  Abilitare l’integrazione con le LOB application (ERP, CRM, Office, ..)  Assicurare il rispetto delle policies di Record Management & Retention,  Applicare modelli predefiniti ai contenuti acquisiti per creare comunicazioni altamente personalizzate (es. le lettere del servizio clienti). 4.3 Rapid access to information in context La disponibilità dei contenuti in formato “digitale” assicura agli utenti aziendali una visione a 360 gradi dei dati aziendali e delle transazioni di business. Le diverse funzioni aziendali possono cercare, visualizzare e “annotare” i documenti. Questo tipo di accesso offre vantaggi quali la collaborazione per migliorare il processo decisionale e assicurare una migliore assistenza ai clienti. 4.4 Automated retention, archive, and storage Sono funzionalità che consentono di gestire, o supportare, il processo di archiviazione di “contenuti” (records e non-records) che non rappresentano più un “valore” di business. Inoltre applicare una “buona” strategia di archiviazione, considerato il volume e la dimensione dei “contenuti” in questione, può assicurare risparmi significativi, spostando i documenti archiviati dalla su dispositivi di archiviazione ad alte prestazioni a dispositivi di storage meno “performanti”. 2 Computer Output to Laser Disc (COLD), now also called Enterprise Report Management (ERM), systems were used to capture, archive, store, and retrieve large-volume data such as accounting reports, loan records, inventories, shipping and receiving documents, and customer bills. (from ...en.wikipedia.org/wiki/COLD/ERM) Pagina 6 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 7. White Paper: Gestione Documentale 5 ACTIVE CONTENT VS TRANSACTIONAL CONTENT Nello schema sono riassunti gli aspetti che caratterizzano i sistemi di Content Management “classici”, 3 che definiremo “Active” e i sistemi “Transactional”, come sopra definiti. Active Content Transactional Content Caratteristiche  Document Management  Capture  WEB Content Management  Imaging & Workflow Reale Valore  È nel contenuto  È nella transazione Scopo  Creazione di contenuti  Supportare, registrare o verificare  Condivisione della conoscenza una transazione Dati  Difficili da estrarre o categorizzare  Disponibilità di schemi per estrarre i dati durante il processo di gestione Consumo  Numerose revisioni  Singola o limitate versioni  Condivisione diffusa  Accesso preferenziale mediante applicazioni di livello enterprise Nello schema seguente le due classi di soluzioni vengono posizionate rispetto al numero degli utenti del sistema ed al volume dei “contenuti” trattati, riportando anche, come riferimento esemplificativo, diverse tipologie di contenuti e/o processi. Schema di posizionamento delle due classi di soluzioni. 3 La classificazione Active e Transactional viene ereditata dalla classificazione utilizzata da Oracle per distinguere tra la soluzione ECM “base” (basata su UCM) e la soluzione “estesa” (in cui alla componente UCM viene aggiunta la “componente “IPM”). Pagina 7 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 8. White Paper: Gestione Documentale 7 LA PAROLA AGLI ANALISTI … 7.1 Gartner Magic Quadrant for Enterprise Content Management -10/2009 4 This Magic Quadrant represents a snapshot of the ECM market at a particular point in time. Gartner advises readers not to compare the placement of vendors in prior years as this market is changing – vendor acquisitions, partnerships, solutions development and alternative delivery models are evidence of this – and the criteria for selecting and ranking vendors continue to evolve. Our assessments take into account vendors’ current product offerings and overall strategies, as well as their planned initiatives and product road maps. We also consider how well vendors are driving market changes and adapting to changing market requirements. This Magic Quadrant will help CIOs and business and IT leaders who are developing ECM strategies to assess whether vendors have the right products and enterprise platforms to support them. ECM technology has changed greatly in recent years, with broader suite functionality, better process control, improved ease of use and a stronger focus on records. As a result, we strongly advise organizations with ECM technologies that are more than five years old, or with multiple products across departments and geographies, to re-evaluate their content architecture. Use this Magic Quadrant to understand the ECM market and how Gartner rates vendors and their packaged products. Draw on this research to evaluate vendors based on a customized set of objective criteria. Gartner advises organizations against simply selecting vendors that appear in the Leaders quadrant. All selections should be buyer-specific, and vendors from the Challengers, Niche Players or Visionaries quadrants may be better matches for your business goals and solution requirements. 7.1.1 Key Trends in the ECM Market Among the primary trends that IT architects and planners and business leaders must consider as they develop content management strategies and determine their strategic partners are the following. ECM is now part of IT infrastructure and delivered by infrastructure vendors such as HP, IBM, Oracle, Microsoft and SAP. Inquiries received by Gartner suggest that enterprise architects and IT planners are increasingly looking to standardize on one or more of these vendors’ strategic platform offerings to support multiple content applications. Integration and federation of content repositories is now critical. Content Management Interoperability Services (CMIS), the Web services protocol jointly developed and proposed by EMC, IBM, Microsoft and others, may succeed where others have failed. It is designed to provide a vendor- neutral way of developing applications that can access content stored in any CMIS-compliant repository. Web channel technologies that deliver improved experiences, customer conversions and loyalty are a primary focus of many enterprises. The influence of the chief marketing officer in directing spending on marketing machines that capitalize on Web content management (WCM), digital asset management (DAM), Web analytics, portals, e-forms, document composition features, social communities, mobile device support and business process management (BPM) is now obvious. The ability to deliver more compelling, dynamic, personalized and media-rich content to any audience on any device, and to 4 Il documento completo, come quello successivamente citato (“Forrester Wave”), è disponibile al link: http://www.emc.com/products/category/content-management.htm Pagina 8 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 9. White Paper: Gestione Documentale measure more accurately the value of the interrelationships of people, processes and content, has led to a breakaway from the ECM suite: “WCM for marketing.” 7.1.2 Market Definition/Description ECM defined as a strategy can help enterprises take control of their content and, in so doing, boost productivity, encourage collaboration and make information easier to share. ECM defined as software consists of applications that interoperate, but that can be sold and used separately. Gartner defines today’s ECM suites as encompassing the following six core components:  Document management for check-in/check-out, version control, security and library services for business documents.  Document imaging for capturing, transforming and managing images of paper documents.  Records management for long-term archiving, automation of retention and compliance policies, and ensuring legal, regulatory and industry compliance.  Workflow for supporting business processes, routing content, assigning work tasks and states, and creating audit trails.  WCM for controlling the content of a website through the use of specific management tools based on a core repository. It includes content creation functions, such as templating, workflow and change management, and content deployment functions that deliver prepackaged or on-demand content to Web servers.  Document-centric collaboration for document sharing and supporting project teams. Core components of an ECM suite are: Document management. Advanced capabilities such as compound document support and content replication score more highly than do basic library services. Document imaging. For this component we require a vendor to offer two things: (1) document capture (scanning hardware and software, optical and intelligent character recognition technologies and form- processing technology) performed either using native capabilities or through a formal partnership with a third-party solution provider such as Kofax, EMC (Captiva) or Datacap; (2) the ability to store images of scanned documents in the repository as “just another” content type in a folder, and route them through an electronic process. Records management. The minimum requirement is an ability to enforce retention of critical business documents based on a records retention schedule. Higher ratings are given for certified compliance with standards such as the Department of Defense (DoD) Directive 5015.2-STD, The National Archives (TNA), the Victorian Electronic Records Strategy (VERS) and Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq). Several ECM vendors qualify for independent analysis of their records management functionality. Workflow. The minimum requirement is simple document review and approval workflow. Higher points are given to vendors with graphical process builders, and serial and parallel routing. Several ECM vendors qualify for independent analysis of their workflow automation or BPM functionality. Web content management. The minimum requirement is a formal partnership with a WCM provider. Native capabilities score more highly than partnerships. Several ECM vendors qualify for independent analysis of their WCM functionality. Document-centric collaboration. Document sharing, project team support and support for ad hoc, threaded discussions about documents. Pagina 9 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 10. White Paper: Gestione Documentale 7.2 The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites - Q4 2009 7.2.1 Executive Summary In Forrester’s 70-criteria evaluation of eight enterprise content management (ECM) suite vendors, we found that IBM, Oracle, EMC, and Open Text lead due to breadth and depth of functionality and a continued focus on end-to-end ECM needs. Strong Performer Microsoft lacks depth in certain areas of ECM, with a focus on business content rather than transactional or persuasive, but its lighter footprint and collaboration functionality continue to give it market momentum. Other Strong Performers include Hyland Software — traditionally focused on imaging and archiving but expanding into records management and workflow — and HP, which has leveraged its 2008 TOWER Software acquisition and offers document management, imaging, and records. Finally, Contender Alfresco Software, with an open source offering, lacks overall ECM suite breadth, but it’s gained traction with enterprises looking for an ECM alternative with a lower-cost entry point. 7.2.2 Today’s ECM MARKET: Broad , diverse , and a priority for enterprises Organizations continue to show strong interest in enterprise content management (ECM) due to the continuing explosion of unstructured information, such as documents, scanned images, rich media, Web content, corporate records, emails, and other content. Investment in ECM remains a priority for I&KM decision-makers, with 25% interested in/considering, 10% piloting, and 23% expanding or upgrading existing ECM solutions in 2009.1 Through inquiry and interviews with ECM customers, Forrester has found that ECM decision-makers: Long for leaner, more agile solutions. Long, costly implementations with a heavy IT footprint have been a hallmark of ECM. But buyers, tired of ECM shelfware, want to cut implementation times with industry- and application-specific building blocks and easier approaches to build contextual applications on top of their ECM systems. Get frustrated with gaps in solution delivery. ECM technologies can yield major benefits, but without sufficient focus on discipline and process, many enterprises struggle with implementations. Vendor products alone won’t solve enterprise challenges or translate to ROI gains. Effective change management and appropriate focus on supporting information architecture has lasting consequences for the end user experience, scalability, mitigating legal risk, and deployment success. Early engagement with internal process experts and enterprise end users along with training and other service aspects plays a vital role.2 Increasingly want to integrate SharePoint with other systems. ECM adoption has always been an issue for organizations, in part due to information workers’ reluctance to change work habits and use unfamiliar user interfaces to manage content. However, SharePoint’s viral adoption in some organizations has presented these firms with the opportunity to better manage content residing in other repositories by using SharePoint as a front end for content management, then offloading it to other systems at appropriate places in the workflow. Show more interest in collaboration functionality. Collaborative functionality and ECM increasingly go hand in hand. Enterprises express the need for managing content for team workspaces and more social- media-type functionality such as wikis and tag clouds. Need more transparency in the content contribution process. The concept of “transparent” ECM rings true for any organization whose information workers have resisted the extra steps of uploading (and downloading) content to repositories, or who have to explicitly designate content as a record. Information workers would prefer to work in the tools where they are most comfortable and to have content automatically imported into repositories where it is appropriately classified. Pagina 10 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 11. White Paper: Gestione Documentale 7.3 MIP – Politecnico di Milano / Rapporto 2010 sulla fatturazione elettronica in Italia Di seguito alcuni brevi estratti dal quarto Rapporto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Il rapporto illustra i risultati ottenuti nel corso dell’Edizione 2009-2010 della Ricerca, che si è posta i seguenti obiettivi:  analizzare lo stato di diffusione delle soluzioni di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva (di fatture e altri documenti aziendali) e di Integrazione del Ciclo dell’Ordine in Italia, comprendendo le ragioni alla base della scelta di adozione non adozione da parte delle organizzazioni pubbliche e private;  individuare i principali progetti di “sistema” che favoriscono la diffusione di queste soluzioni a livello di filiere, Pubblica Amministrazione e categorie professionali;  analizzare i benefici per le diverse categorie di attori coinvolti (aziende, Pubbliche Amministrazioni, istituti finanziari, commercialisti, intermediari ecc.);  identificare le “best practice” a livello nazionale;  studiare il fenomeno della Fatturazione Elettronica in Europa, cogliendo gli aspetti peculiari e i casi significativi in diversi Paesi Europei;  comprendere l’evoluzione del quadro normativo italiano ed europeo. Il documento completo può essere richiesto sul link: www.osservatori.net/home 7.3.1 La conservazione sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili L’adozione della Conservazione Sostitutiva delle fatture e , più in generale, dei documenti contabili e commerciali cresce, sebbene a ritmi inferiori alle attese. Oggi stimiamo che tra 2.000 e 3.000 aziende, in Italia, stiano già adottando soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle fatture e di altri documenti contabili o fiscali. In particolare, poco meno della metà di queste organizzazioni utilizza la Conservazione Sostitutiva anche (o esclusivamente) per gestire le proprie fatture, attive o passive. Il numero dei documenti portato in Conservazione Sostitutiva tra il 2008 e il 2009 è cresciuto significativamente – in media del 40% - un fenomeno legato alla decisione di diverse aziende che già adottavano la Conservazione Sostitutiva di estendere la dematerializzazione anche ad altri documenti (es. al Libro Unico del Lavoro). Le soluzioni di Conservazione Sostitutiva delle fatture risultano spesso parte di progetti più ampi di gestione documentale e , frequentemente, ne costituiscono una estensione. Con l’esclusione di qualche eccezione, questi progetti non prevedono invece un’evoluzione verso modelli di Fatturazione Elettronica “pura” a norma di legge. Al più, in qualche caso, includono funzionalità di veicolazione (o ricezione) Pagina 11 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 12. White Paper: Gestione Documentale multi-canale, ma sempre nella logica di soluzioni “interne” finalizzate a gestire la complessità esterna (considerata esogena rispetto ai confini dell’impresa). I principali fattori di freno all’adozione dei progetti di Conservazione Sostitutiva sono riconducibili a una generale percezione di “discrezionalità” della spesa e a una difficoltà nel misurare la redditività dell’investimento. Un importante fattore di spinta potrebbe, invece, essere costituito dal Decreto che attiva la Fatturazione Elettronica verso la PA: la necessità di dotarsi di soluzioni o servizi per gestire anche solo una parte limitata di relazioni e fatture (quelle verso la PA, appunto) potrebbe essere lo strumento abilitante per diffondere cultura tra le imprese e creare la necessaria mentalità per estendere la soluzione verso altri clienti/fornitori. Un ruolo primario, in questo processo di diffusione, potrà essere svolto dai Commercialisti che lavorano a stretto contatto con le realtà piccole e medie del tessuto imprenditoriale italiano, spesso come partner di fiducia. Da un lato, infatti, essi stessi possono stimolare le imprese verso una adozione consapevole e sempre più pervasiva di queste soluzioni (Argomento trattato nello specifico nel Cap. 3, paragrafo “Il ruolo del Commercialista”, del Rapporto MIP). Un secondo importante percorso evolutivo, già in atto, si sviluppa attraverso l’identificazione di tutti i documenti che possono essere de materializzati in aggiunta alle sole fatture. Classificazione dei documenti - Legenda. A - E’ il cluster di documenti più adatto per iniziare ad affrontare il tema della Conservazione Sostitutiva: poco coinvolti in processi interfunzionali, nascono spesso come “informatici”, la materializzazione rappresenta un “costo”. B - E’ il cluster dei documenti propri del ciclo dell’ordine: forniscono un contributo determinante ai processi di business e l’approccio tipico prevede la dematerializzazione del processo più che dei documenti in quanto tali. C - E il cluster dei documenti a supporto dei processi di business che presentano complicazioni connesse alle conservazioni in modalità sostitutiva alla carta, non sono necessariamente riconducibili al ciclo dell’ordine ma possono impattare in modo anche significativo su processi interfunzionali o interorganizzativi. Pagina 12 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 13. White Paper: Gestione Documentale D - E’ il cluster che comprende i documenti originali unici: la Conservazione Sostitutiva di questi documenti richiede per legge l’autenticazione di conformità del documento informatico generato con l’originale analogico da parte di un notaio (o pubblico ufficiale autorizzato), da allegare al documento informatico stesso che viene portato in conservazione. 7.3.2 Il quadro normativo Visione sinottica del quadro normativo di riferimento, nazionale ed europeo, su Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Dematerializzazione dei documenti. Pagina 13 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 14. White Paper: Gestione Documentale 8 ESEMPI “TRANSACTIONAL CONTENT” A migliore comprensione delle tematiche relative al “Transactional (Active) Content” di seguito vengono riportati a titolo indicativo due esempi di “processo” gestito mediante un sistema di TCM. 8.1 Automatizzazione della gestione ordini Il processo order-to-cash comprende diversi processi secondari, tra cui la ricezione degli ordini, la registrazione degli ordini di vendita, l’approvazione degli ordini di vendita, l’evasione degli ordini, la fatturazione e la ricezione del pagamento. 8.2 Automatizzazione intelligente dei processi dei documenti di acquisto Automatizzare il processo di acquisto in maniera intelligente significa non sovvertire le procedure stabilite, semplicemente le automatizza. Tale processo può essere così esemplificato. 1. Il reparto che richiede le merci e i servizi crea una richiesta di approvvigionamento nel sistema SAP. 2. Il sistema crea automaticamente una richiesta di convalida di acquisto e la spedisce via e-mail per confermare i dettagli di acquisto e l’approvazione. 3. Il reparto acquisti crea un ordine di acquisto nel sistema SAP, 4. che invia un fax automatizzato al fornitore. Pagina 14 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 15. White Paper: Gestione Documentale 5. Una copia dell’ordine di acquisto viene inviata automaticamente via e-mail al magazzino per assicurare che sia pronta a ricevere le merci e confermare la consegna corretta. 6. Viene, inoltre, inviato un messaggio e-mail automatizzato al reparto contabilità. 7. Il fornitore spedisce via fax al reparto acquisti una conferma dell’ordine, 8. che viene automaticamente ricevuta e archiviata, 9. mentre viene inviato un’e-mail di conferma automatica al reparto che richiede le merci e i servizi. Pagina 15 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 16. White Paper: Gestione Documentale 9 L’OFFERING ALTEA IN TEMA GESTIONE DOCUMENTALE 9.1 Oracle UCM / ECM Suite Oracle Universal Content Management (UCM) è la suite unificata di Oracle, una singola piattaforma che mette a disposizione l’intero ventaglio di funzionalità ECM per la gestione di documenti e imaging, di contenuti Web, di asset digitali, di record management e di archiviazione. In sostanza, un’architettura che vede tutti i servizi per tutte le tipologie di contenuti in un unico sistema web, basato su Java: un architettura che espone centinaia di servizi di content management (document management, digital asset management e web content management) invocabili “out of the box” in modalità SOA, fondamentale in contesti Web 2.0 (i servizi basati su Xml/Soap risolvono la parte più difficile della programmazione in Ajax e della composizione mashup, l’accesso ai contenuti con Xml). Questa architettura consente ai clienti di sfruttare pienamente gli investimenti di gestione dei contenuti in tutta l’organizzazione, attraverso le varie applicazioni. L’approccio ‘singola-architettura’ consente a Oracle Universal Content Management di gestire tutti i contenuti e servizi che sono accessibili da un utente con una interfaccia comune, migliorando l’adozione presso gli utenti finali, la loro efficienza e riducendo i tempi necessari per la formazione degli utenti e amministratori. Oracle UCM permette di gestire il “contenuto” durante tutto il suo ciclo di vita assicurando controllo e supporto durante le fasi di:  Creazione: creazione e ‘cattura’  Gestione: storage, versione, indicizzazione, conversione  Distribuzione sicura: ‘cleanse’, filtro, gestione dei diritti (copia, stampa etc)  Pubblicazione: via Web, vista, ricerca nel documento  Conservazione per conformità: dichiarazioni, classificazione, archiviazione. Di seguito alcune delle principali caratteristiche del prodotto, per una migliore comprensione del prodotto si rimanda alla documentazione allegata all’offerta. 9.1.1.1 Content Server Content Server costituisce il nucleo della suite per la gestione dei contenuti; Content Server fornisce un repository flessibile, sicuro, centralizzato e basato su Web in grado di gestire tutte le fasi del ciclo di vita dei contenuti: dalla creazione e approvazione fino alla pubblicazione, ricerca, scadenza, archiviazione ed eliminazione. Ogni utente può aggiungere contenuti in maniera semplice da applicazioni desktop native, gestire in maniera efficiente i contenuti di business attraverso numerosi servizi di library e accedere sempre e ovunque in maniera sicura ai contenuti utilizzando un browser Web. Tutti i contenuti, a prescindere dalla loro natura, vengono archiviati nel database o su filesystem per essere gestiti, riutilizzati e consultati. I contenuti salvati nel repository, senza differenza alcuna – e-mail, discussioni, documenti, report, fogli di calcolo, immagini, file multimediali e altri formati digitali – dispongono della stessa gamma di servizi avanzati di gestione documentale, tra cui:  gestione dei metadati e della classificazione dei documenti,  checkin, checkout e versioning, Pagina 16 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 17. White Paper: Gestione Documentale  gestione di folder logici,  sicurezza e profilazione di accesso ai documenti ,  gestione di documenti composti (o compound document) ,  gestione dei link tra documenti,  funzionalità di document collaboration,  audit trail e content tracking,  import/export dei documenti e dei metadati,  politiche differenziate di storage,  gestione archiviazione o records management,  integrazione con gli applicativi desktop di produttività individuale tramite Desktop Integration Suite,  workflow engine (vedi paragrafo dedicato),  motore di ricerca full-text e metadata-based. Oltre alle diverse funzionalità documentali, Oracle Content Server, grazie alla sua architettura modulare e orientato ai servizi, fornisce un framework per lo sviluppo di nuove funzionalità e logiche applicative verticali. 9.1.1.2 Workflow Engine Oracle Content Server è dotato di un motore interno di workflow per la gestione del routing documentale per i processi di approvazione e revisione dei documenti. 9.1.1.3 Desktop Integration Suite Oracle Desktop Integration Suite è un package software da installare su PC Windows che offre una serie di applicazioni che consentono la totale integrazione fra il desktop dell’utente finale e Content Server. 9.1.1.4 Content Tracker Content Tracker è il componente di UCM che permette di definire ed utilizzare metriche chiave per produrre audit trails e report di analisi dell’utilizzo dei contenuti conservati sul Content Server. 9.1.1.5 Dynamic Converter Dynamic Converter costituisce una tecnologia di trasformazione e una soluzione di publishing on- demand per documenti. Con Dynamic Converter è possibile convertire ‘al volo’ qualsiasi documento in una pagina Web in formato HTML senza ricorrere all’applicazione utilizzata per crearlo. 9.1.1.6 Inbound Refinery Inbound Refinery è un modulo di Content Server preposto alla gestione di tutte le conversioni eseguite sui file in input di Content Server (ecco perché quindi “inbound”). I file vengono convertiti al momento del check-in in funzione della tipologia di file e di regole di conversione. Rispetto al Dynamic Converter, le conversioni Inbound Refinery vengono effettuate al momento del check-in e non al momento della richiesta da parte dell’utente; inoltre i formati target dell’IBR sono molteplici. 9.1.2 Oracle ECM Suite La proposta “Oracle ECM Suite” rappresenta la soluzione “estesa” della piattaforma ECM di Oracle e comprende, oltre a UCM, anche “Content Conversion Server”, “JRockit JVM”, “Imaging e Process Management” oltre a “Universal record Mangement (URM)” e “Information Rights Managements (IRM)” in versione “Restricted use”. Per queste due componenti si rimanda agli specifici capitoli Pagina 17 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 18. White Paper: Gestione Documentale sottostanti. 9.1.2.1 Oracle Universal Records Management – URM Oracle Universal Records Management (URM) offre un sistema unico, scalabile e flessibile di “Records Management” che permette di applicare in modo uniforme e trasversale le politiche di “Retention” a tutti i tipi di contenuti, indipendentemente da dove questi risiedono. Il sistema è dotato di un motore centrale per l’applicazione delle “policy” di registrazione e di conservazione. 9.1.2.2 Oracle Information Rights Management - IRM Oracle Information Rights Management è la soluzione per la sicurezza delle informazioni che tutela e tiene traccia di qualsiasi informazione digitale sensibile, ovunque questa venga archiviata e utilizzata. A differenza dei prodotti convenzionali che gestiscono la sicurezza in un repository centrale, Oracle IRM estende la sicurezza su ogni singola di informazione aziendale ovunque siano archiviate e utilizzate. Le regole che definiscono quali utenti possono o meno accedere alle informazioni “sigillate” restano separate dalle informazioni stesse; risiedono infatti in rete, sugli Oracle IRM Server appartenenti e gestiti dall’organizzazione che possiede le informazioni. Questo comporta un ventaglio di benefici: infatti, ovunque l’informazione venga archiviata, trasmessa o utilizzata: Gli utenti privi di autorizzazione non possono accedervi (vantaggio principale); Solo gli utenti autorizzati possono aprire e/o modificare l’informazione, e sulla base dei diritti a loro assegnati (ad esempio, la possibilità di stampare informazioni particolarmente sensibili); Tutti gli accessi, effettivi e presunti, alle informazioni “sigillate” possono essere verificati e registrati centralmente; L’accesso alle informazioni archiviate in remoto può essere revocato a livello centrale: ad esempio nel momento in cui un dipendente lascia l’azienda piuttosto che al termine di un rapporto con un partner, e anche dopo che sia stata eseguita una duplicazione remota su DVD, USB, ecc. 9.1.3 Licensing Oracle Le componenti UCM e ECM possono essere licenziate per Utente o per Server. Possono essere gestite modalità di licensing che prevedono un primo “acquisto” per utente ed un passaggio successivo licenze “server” (utenti illimitati) con recupero, parziale, dell’investimento effettuato. Le componenti IRM e URM possono essere acquisite anche indipendentemente dalla piattaforma ECM. La componenti IRM può essere licenziata per Utente o per Server. 9.2 Microsoft Share Point Office SharePoint Server è un’applicazione server disponibile per Windows Server 2003 e 2008. Utilizzando i modelli di sito e altre caratteristiche di Office SharePoint è possibile creare in modo rapido ed efficiente siti che supportano la pubblicazione di contenuto specifico, la gestione del contenuto, la gestione dei record ed eventuali esigenze di business intelligence dell'organizzazione. Questi siti consentono di collaborare e condividere informazioni con altre persone, sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Tra le altre cose, è possibile utilizzare Office SharePoint Server 2007 per:  Collaborare in modo efficace con altre persone della propria organizzazione.  Creare siti personali, in cui è possibile gestire e condividere informazioni con altri utenti e abilitare modalità di collaborazione aziendale: wiki, blogs, workspaces e Knowledge Network (KN) su progetti e documenti condivisi Pagina 18 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 19. White Paper: Gestione Documentale  File System Online e Gestione Documenti: SharePoint è un potente file system basato su web per la gestione e l’archiviazione dei documenti aziendali su una piattaforma sicura e facile da usare. Tramite questa potente caratteristica è possibile organizzare in cartelle e sottocartelle i documenti aziendali (informazioni, dati, manuali, modulistica)  Possibilità di creare e gestire siti e portali web collaborativi sia rivolti alla comunicazione e gestione interna dei processi aziendali (Business Process Management - BPM) sia rivolti alle relazioni con i clienti (Customer Relationship Management- CRM)  Collegarsi ai sistemi aziendali, in particolare DWH, e pubblicare con facilità report, elenchi e indicatori di prestazione chiave (KPI).  Semplice e razionale gestione online dei contenuti web tramite il sistema di gestione dei contenuti integrato (Content Management System - CMS)  Automazione dei processi aziendali tramite la creazione di flussi di lavoro (workflow)  Ricerca nei contenuti (anche all’interno dei documenti archiviati) 9.2.1 Le versioni ed il licensing SharePoint è disponibile in due distinte versioni: Windows SharePoint Services (WSS 3.0) e Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007). Con il rilascio della versione 2010 WSS non si chiame più così ma ormai si parla di Microsoft SharePoint Foundation 2010. Windows SharePoint Services (WSS 3.0) è una soluzione software disponibile gratuitamente (senza nessun costo aggiuntivo di licenza) su Windows Server 2003 e 2008: integra tutte le funzionalità base di SharePoint. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007) è la versione a pagamento di SharePoint (che comporta anche CAL per User sulla base delle funzionalità avanzate abilitate) e offre funzionalità avanzate tra cui:  CMS avanzato (WCM)  Business Intelligence con KPI (Key Performance Indicator) e Dashboards  Enterprise Integration  Excel Services  Infopath Services 9.2.2 Share Point 2010 Nel corso del mese di maggio 2010 (data uffiale di rilascio 12 maggio) è stata rilasciata la release 2010 di Share Point. I prodotti e le tecnologie di SharePoint 2010 includono: Microsoft SharePoint Foundation 2010 SharePoint Foundation è la tecnologia utilizzata per tutti i siti di SharePoint. Questa tecnologia è disponibile gratuitamente e nelle versioni precedenti era denominata Windows SharePoint Service. SharePoint Foundation consente di creare in modo rapido molti tipi di siti nei quali è possibile collaborare a pagine Web, documenti, elenchi, calendari e dati. SharePoint Server 2010 SharePoint Server è un prodotto server basato sulla tecnologia SharePoint Foundation, in grado di offrire una struttura coerente e familiare per gli elenchi e le raccolte, nonché per l'amministrazione e la personalizzazione dei siti. SharePoint Server include tutte le caratteristiche di Pagina 19 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 20. White Paper: Gestione Documentale SharePoint Foundation e caratteristiche aggiuntive quali la gestione del contenuto aziendale, la business intelligence, la ricerca di contenuti aziendali e i profili personali utilizzabili tramite i siti personali. SharePoint Designer 2010 SharePoint Designer è un programma gratuito per la progettazione, la realizzazione e la personalizzazione di siti Web eseguiti su SharePoint Foundation e SharePoint Server. Grazie a SharePoint Designer 2010 è possibile creare pagine Web di grande impatto o soluzioni efficaci per i flussi di lavoro e inoltre progettare l'aspetto e il funzionamento di un sito Web. I siti creati possono spaziare dai siti del team che gestiscono piccoli progetti ai portali gestiti da dashboard per le grandi organizzazioni. SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace è un programma desktop che consente di disconnettere dalla rete il contenuto dei siti di SharePoint e collaborare a tale contenuto con altri utenti mentre si è offline. Dopo avere apportato le modifiche desiderate insieme ad altri membri del team, sarà possibile sincronizzare nuovamente il contenuto nel sito di SharePoint. 9.3 Esker Deliveryware Esker DeliveryWare è una soluzione strategica che permette lo scambio di documenti e informazioni rivoluzionando la comunicazione e i processi aziendali basati sulla carta. DeliveryWare consente di automatizzare lo scambio dei documenti aziendali tra clienti, business partner e fornitori indipendentemente dalla loro origine, dal formato o dalla loro destinazione. Più efficace e facile da gestire di una soluzione mono funzione come un fax server, una soluzione per gestire il workflow, l'imaging, l'archiviazione o la formattazione, Esker DeliveryWare combina in una singola piattaforma tutte queste diverse funzionalità, e altre, per ottimizzare la distribuzione delle comunicazioni aziendali critiche. DeliveryWare rivoluziona il concetto di gestione dei processi documentali. Esker DeliveryWare è in grado di automatizzare senza difficoltà qualsiasi processo documentale catturando, personalizzando, trasformando, inoltrando e inviando dati e documenti aziendali indipendentemente dalla provenienza a qualunque destinatario. Tutti i documenti in ingresso, dai fax alle e-mail e documenti scansionati, vengono automaticamente catturati e gestiti rendendo Esker DeliveryWare un'unica soluzione che consente di gestire in modo centralizzato tutta la comunicazione aziendale elettronica in base alle vostre esigenze specifiche. Pagina 20 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 21. White Paper: Gestione Documentale 9.3.1 Rules Engine Esker DeliveryWare automatizza la cattura, il riconoscimento, la formattazione/conversione, l’inoltro e la consegna dei documenti provenienti da qualunque applicazione aziendale. Il cuore di Esker DeliveryWare è un potente motore di regole aziendali. L’Esker DeliveryWare Rules Engine è una tecnologia testata e brevettata che automatizza e ottimizza i processi aziendali legati ai documenti. Le regole Esker DeliveryWare possono essere sviluppate per replicare esattamente i processi documentali esistenti, come la gestione degli ordini di vendita, il recupero crediti, gli acquisti e la fatturazione elettronica. La gestione manuale lenta dei documenti viene eliminata. 9.3.2 Componente OCR (Optical Character Recognition) Oltre ad accettare le stringhe elettroniche di dati, Esker DeliveryWare può catturare i fax in ingresso e i documenti acquisiti. Qualsiasi documento aziendale ben strutturato può essere gestito, come le fatture, gli ordini di acquisto,... Il modulo Esker DeliveryWare Image Recognition utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per riconoscere il contenuto dei documenti che viene poi utilizzato per inoltrare il documento oppure per produrne uno nuovo. Oltre all’OCR, il modulo Image Ricognition fornisce il riconoscimento ottico dei simboli (OMR), il riconoscimento dei codici a barre e il riconoscimento della calligrafia (ICR riconoscimento intelligente dei caratteri). Pagina 21 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 22. White Paper: Gestione Documentale 9.3.3 Gestione dell’Otbound documentale (TCM) Esker DeliveryWare può inviare i documenti e i dati estratti:  A destinazioni multiple :persona, sistema di archiviazione (interno, ma anche esterni) , altre applicazioni;  Utilizzando mezzi di invio multipli :fax, e-mail, SMS, stampa, archiviazione, pubblicazione Web,Mail on Demand, o Fax on Demand;  In vari formati : PDF, HTML, TIFF, text, XML. Esker DeliveryWare permette alle aziende di conservare, interrogare, rintracciare e recuperare tutti i documenti inviati da un’applicazione aziendale indipendentemente dal canale di distribuzione. Esker DeliveryWare permette il recupero e la visualizzazione semplici dei dati e documenti archiviati. Gli utenti delle applicazioni desktop come Microsoft Word o Microsoft Excel possono accedere a Esker DeliveryWare nello stesso modo in cui accedono alle stampanti - ma scelgono un mezzo d’invio piuttosto che una stampante. Per gli utenti delle applicazioni desktop, utilizzare Esker DeliveryWare è semplice come stampare. 9.3.4 Licensing ESKER Esker ha un licenziamento legato, principalmente, al volume dei documenti trattati. 9.4 K-Files di NetTeam/Kelian 9.4.1 La Piattaforma documentale K-Files è la soluzione completa per il Document & Workflow Management interamente fruibile da interfaccia web, fornita in modalità ASP e con modello a canone di servizio. K- Files permette il controllo completo dei processi di gestione documentale ed archiviazione sostitutiva a norma di legge. La soluzione è basata su una suite di moduli funzionali tra loro integrati. Pagina 22 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 23. White Paper: Gestione Documentale Qualora richiesto dal cliente il modulo di archiviazione e di gestione documentale, in alternativa al servizio erogato in ASP, può essere installato sui sistemi del cliente. 9.4.1.1 I servizi  Sistema evoluto e sofisticato per l’archiviazione dei documenti;  Conservazione Sostitutiva a norma di legge;  Il Data Center: una banca per i documenti;  Nessun investimento di infrastruttura: spazio virtualmente illimitato;  Strumenti avanzati di classificazione dei documenti;  Collegamenti a catena tra i documenti;  Funzioni di ricerca avanzate (fascicolo, commessa, centro di costo etc.);  Appliance Gateway predisposto per l’acquisizione e distribuzione dei documenti;  Motore integrato per il Business Process Management 9.4.1.2 Le funzionalità Il sistema K-Files permette l’acquisizione di documenti cartacei attivando la relativa funzionalità di scansione, o di qualsiasi altro documento prodotto o ricevuto in formato elettronico. Tra i principali documenti si elencano: PDF, TIFF, documenti Office quali Word, Excel, PowerPoint ed eventualmente anche documenti di altro genere relativamente alla corrispondenza o altro. I documenti inseriti in K-Files, indifferentemente se provenienti da supporto cartaceo, elettronico o spool, vengono inseriti nelle relative classi documentali. I vari documenti possono essere legati tra di loro mediante la definizione di strutture logiche. Ad esempio il fascicolo “Clienti” potrebbe contenere fatture, corrispondenza, solleciti e contratti inerenti a quel particolare cliente. E’ possibile anche un legame trasversale tra documenti diversi, creando così una legame logico tra due o più documenti. L’archivio documentale risiederà in data center e sarà sempre raggiungibile dal Cliente tramite le login e password assegnate. Il trasferimento dei documenti tra la sede del Cliente ed il data center avverrà su canale Internet securizzato tramite VPN. 9.4.2 Conservazione sostitutiva a norma di legge La soluzione proposta opererà secondo le specifiche richiesta dalla normativa e consentirà quindi di creare gli opportuni lotti di conservazione a norma di legge, normalizzati tramite l’applicazione di marca temporale e firma digitale da parte del responsabile della conservazione sostitutiva. In tal senso, è autorizzata l’esecuzione di tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare la delibera AIPA 42 del 13/12/2001, Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/1/2004 ed infine la delibera CNIPA 11 del 19/2/2004. Le normative citate sono naturale conseguenza ed approfondimento del testo unico 445/2000 ed vedono infine il compendio nel cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) del 3/2005. Una volta che i documenti siano conservati nell’archivio documentale in data center, potrà perciò essere avviata la procedura di conservazione, completata la quale gli originali cartacei potranno essere distrutti. La procedura è attivata dall’interfaccia web dell’archivio ed è completamente trasparente per l’utente responsabile della conservazione, che dovrà semplicemente inserire la chiave di firma sul proprio PC e Pagina 23 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 24. White Paper: Gestione Documentale identificare i documenti da conservare. I lotti di conservazione a norma verranno così creati sull’area disco remota dedicata al Cliente, da cui potranno essere riversati quando necessario. I documenti conservati resteranno comunque sempre ricercabili e consultabili nell’archivio documentale in linea. Il modulo di “Conservazione sostitutiva” consente in sostanza di :  Selezionare lotti di documenti dal sistema K-Files per avviarli alla procedura di conservazione  Elaborare i lotti documentali, apponendo infine la firma e la marca temporale al lotto.  Produrre tutti i file di controllo ed eccezione previsti dalle norme vigenti.  Preparare il package finale pronto alla masterizzazione si CD o DVD  Effettuare la procedura di “Esibizione a norma” dei documenti, così come previsto dalle normative. 9.4.2.1 Conservazione sostitutiva con assunzione di responsabilità (Servizio in outsourcing) Il servizio di conservazione sostitutiva può essere erogato in outsourcing, una modalità che assicura vantaggi in termini di:  eliminazione degli investimenti in infrastrutture tecniche;  eliminazione dei costi operativi compresi i costi di application maintenance;  riduzione del time-to-market. Il servizio in outsourcing K-Sost consente di accedere al servizio sostenendo costi legati a canoni, proporzionati a volumi dei documenti processati, e di sfruttare al meglio le competenze e le tecnologie che sottendono il processo di conservazione sostitutiva. Al fine di garantire all’azienda cliente un buon controllo del servizio in outsourcing, il “delegato” concorda un modello di governance dell’intero processo, che consente di avere visibilità dei diversi stadi di elaborazione. Dettaglio dei servizi inclusi nel contratto di outsourcing.  Acquisizione e controllo dei flussi di documenti da conservare.  Gestione del processo di conservazione tramite un workflow automatizzato.  Riversamento diretto e produzione dei supporti ottici.  Produzione di supporti ottici autoconsistenti e consultabili senza necessità di software addizionale.  Consegna dei supporti ottici al cliente.  Gestione del processo di verifica periodica della consistenza e dell’integrità dell’archivio sostitutivo.  Esecuzione delle attività di riversamento sostitutivo, qualora richiesto.  Esibizione dei documenti a fronte di richieste del cliente o delle autorità competenti.  Stesura e mantenimento del Manuale della Conservazione.  Gestione dell’archivio sostitutivo con ridondanza geografica su un sito collocato ad oltre 100Km di distanza dal sito principale.  Assunzione e delega del ruolo di Responsabile della Conservazione. Pagina 24 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 25. White Paper: Gestione Documentale 10 ALCUNI TERMINI UTILI (MINI-GLOSSARIO) Certificati elettronici Gli attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai titolari e confermano l'identità informatica dei titolari stessi. Certificato Il certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva n. qualificato 1999/93/CE, rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui all'allegato II della medesima direttiva. Certificatore Il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche o che fornisce altri servizi connessi con queste ultime. Chiave privata L'elemento della coppia di chiavi asimmetriche, utilizzato dal soggetto titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento informatico. Chiave pubblica L'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi asimmetriche. Conservazione La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla sostitutiva legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Documento La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente e/o fiscalmente informatico rilevanti Dematerializzazione La dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti transazionali (compravendite, incassi, pagamenti, ecc.) tra due o più soggetti e, in generale, quelli riguardanti la formazione di documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l'acquisizione degli elementi costitutivi, l'elaborazione, l'archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi. Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico nominato (per esempio, la "fattura elettronica") o, in termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume pieno valore. Fattura Elettronica Con fattura elettronica si identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che permettono di salvaguardare l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la necessità della stampa su carta. I requisiti della fatturazione elettronica sono garantiti dall’apposizione della marcatura Pagina 25 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 26. White Paper: Gestione Documentale temporale e della firma elettronica . Per lotti di documenti viene assegnato lo stesso riferimento temporale. La firma elettronica qualificata è costituita da un insieme di dati, opportunamente associati tra loro, che garantisce la paternità unica di chi ha redatto la fattura elettronica. Una fattura così costituita ha pieno valore legale come previsto dall’articolo 2702 del Codice Civile. Firma digitale Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Firma elettronica La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la qualificata connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma, cioè l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica. Firma elettronica L'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Gestione informatica L’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla dei documenti classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento e conservazione dei documenti formati o acquisiti dall’azienda, nell’ambito del sistema di classificazione e archiviazione adottato, effettuate mediante sistemi informatici. Identificazione L’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto che ne informatica distinguono l’identità nei sistemi informativi. Lettura ottica La lettura ottica è un processo che consiste nel rilevare i dati presenti su moduli cartacei e trasformarli in formato elettronico, evitando il ricorso all'inserimento manuale delle informazioni. Lettura ottica di Un documento strutturato è di fatto un modulo in cui il layout e la disposizione delle documenti informazioni non varia tra gli esemplari della medesima tipologia o classe. strutturati Ad esempio un modulo di iscrizione è un buon esempio di documento strutturato: lo spazio per accogliere nome, cognome, il codice fiscale, la data, e tutte le altre informa- zioni è sempre lo stesso e non varia da modulo a modulo. Per queste tipologie di documenti sono state utilizzate avanzate tecnologie di riconoscimento ottico (es. OCR, ICR, OMR, BCR) e sofisticate funzioni di image processing per realizzare algoritmi che consentono di automatizzare l’intero processo di acquisizione dei dati. Lettura ottica OCR Optical Character Recognition (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): riconoscere e convertire caratteri stampati in testo elaborabile; Lettura ottica ICR Intelligent Character Recognition (Riconoscimento Intelligente dei Caratteri): riconoscere e convertire caratteri manoscritti in testo elaborabile; Lettura ottica OMR Optical Marks Recognition: verificare se le caselle di marcatura sono vuote, segnate o piene, convertendo queste informazioni in dati; Pagina 26 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way
  • 27. White Paper: Gestione Documentale Lettura ottica BCR Bar-code Recognition (Riconoscimento Codici a Barre): riconoscere codici a barre lineari e bidimensionali decodificandoli in testo elaborabile; Lettura ottica di Un documento non strutturato è un documento in cui ci sono presenti dati ben precisi, documenti non- ma con posizione ed layout non noto a priori e che può variare notevolmente tra strutturati documento e documento della stessa tipologia. Classico esempio è rappresentato dalle fatture: sebbene si sappia a priori che in ciascuna fattura sono presenti la ragione sociale del fornitore, il numero progressivo, la data, l’imponibile, l’iva ed il totale, non si sa in anticipo dove questi dati si trovino. Infatti il loro posizionamento non è standardizzato, ma ciascun fornitore che liberamente variare font, elementi grafici, ombreggiature e colori. L’approccio che viene utilizzato per risolvere questa problematica, piuttosto che partire da una definizione spaziale, parte da una definizione logica del dato. In pratica, i dati da leggere vengono definiti, e quindi identificati, mediante una serie di attributi specifici, quali, ad esempio, parole chiave ad essi prossime, tipo di formattazione attesa, posizione relativa, presenza o assenza di elementi grafici, etc. Nel caso del dato partita iva di una fattura, ad esempio, sarà possibile riconoscerlo, e quindi ricavarne il valore, istruendo il sistema a trovare una sequenza di 11 caratteri numerici (o 2 lettere seguite da 11 caratteri numerici), in prossimità (sopra, sotto, a destra, a sinistra) delle parole “P.IVA” o “Partita Iva” o “PARTITA IVA”, etc. Possono, ovviamente, essere utilizzate tutte le tecnologie di riconoscimento ottico (es. OCR, ICR, OMR, BCR) viste in precedenza. Validazione (o Il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti “marcatura”) informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi. temporale Pagina 27 di 27 SPAZIO PER LE FIRME Questo documento non deve essere riprodotto, né reso disponibile a terzi o alterato in ogni modo This document must not be reproduced, made available to third persons, or misused in any other way