1. Invio di ordini di vendita con Adobe PDF
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2. Indice:
“L’impegno di Informatica&Comunicazione è da
sempre rivolto alla soluzione delle problematiche che
le aziende nostre partner incontrano nello
svolgimento della loro attività aziendale”
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3. Caratteristiche generali
L’invio di un ordine di vendita nasconde molto spesso delle problematiche che possono rendere il processo
di gestione dello stesso molto laborioso e soggetto ad errori.
I funzionari commerciali operano nella maggior parte dei casi da remoto, con molte difficoltà nel trovare
soddisfatte specifiche esigenze quali ad esempio:
• Disponibilità di una connessione di rete
• Invio dell’ordine in tempi rapidi
• Individuazione dei prodotti e relativi codici
• Precisa indicazione dell’anagrafica del cliente
• Utilizzo delle corrette scontistiche all’interno di canvass
• Compilazione veloce senza dati mancanti
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4. Caratteristiche generali
La nostra soluzione prevede:
• Invio di ordini off-line
• Utilizzo di form standard con selezioni predefinite
• Possibilità di scelta tra assortimenti pre-configurati
• Velocità di compilazione
• Sconti e clienti divisi per area
• Verifica automatica dell’ordine inviato
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5. Componenti della soluzione
periferia sede
SAP ECC 6.0
Router PDF
Outlook
• Ricezione template dalla sede • Invio template alla periferia
• Compilazione ODV • Ricezione autmativa ODV
• Invio ODV verso sede • Controllo validità ODV
• Registrazine ODV attraverso funzionalità std
• Monitor ODV ricevutiì
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6. Architettura del sistema
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
Agente “2” Router PDF
Agente “3” Router PDF
Agente “1” Router PDF
Invio settimanale / mensile
prototipo PDF interattivo da
SAP ad Agente via e-mail
Invio a richiesta da parte dell’
Agente tramite ROUTER PDF dell’
SAP ECC 6.0 Ordine di Vendita PDF al sistema
centrale SAP/ERP via e-mail
Classe Custom Ricezione e-mail
Innesco BAPI creazione “Ordini di Vendita”
Monitor “Ordini di Vendita” generati
Lista “Ordini di Vendita” bloccati
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7. Il modulo ordini
Attraverso la tecnologia ADOBE INTERACTIVE FORMS è quindi
possibile l’invio e la ricezione di ordini pre-configurati i quali, una
volta compilati anche in modalità off-line, possono essere inviati in
APPLICATION
azienda non appena si renda disponibile un collegamento di rete.
MANAGEMENTSYSTEM
Selezione destinatario della merce tra un elenco di clienti
Selezione dei prodotti da una lista predefinita
Definizione quantità e sconti
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9. Router PDF
L’utilizzo di Router PDF permette di garantire comunicazioni sicure e protette con il totale controllo del processo.
Il software denominato Router PDF nasce con lo scopo di poter gestire un modulo realizzato in PDF controllandone la
compilazione e l’automatizzazione della raccolta, il tutto attraverso l’invio tramite posta elettronica verso il server di posta
APPLICATION
raccolta ordini (invio sia diretto che ritardato) e lo storico ordini inviati. MANAGEMENTSYSTEM
Le caratteristiche di riconoscimento dell’ordine generato si basano sull’identificazione univoca dello stesso tramite
l’attribuzione
di un numero sequenziale, il codice agente che l’ha generato, la data e l’ora di creazione e l’identificativo del cliente
destinatario dell’ordine.
Prerequisiti minimi di sistema:
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10. Router PDF
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
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11. Router PDF
P e r m e tte d i i n v ia re l’ o r d i n e a ll a s e d e u ti li zz a n d o i l p r o g r a m m a m a i l O u tl o o k
(p re in s ta l la to s u l p c ) e d a ttr ib u e n d o in a u t o m a tic o u n n o m e f il e c o n p ro g r e ss i vo
a u to g e n e ra to .
C h ie d e r e la s t a m p a d e ll’o rd in e c o m p ila t o s e c o n d o il d rive r d i s t a m p a
p re d e f in it o n e l s is t e m a o p e ra t iv o
APPLICATION
P e rm e t t e d i a p rire u n a list a d i o rd in i p re c e d e n t e m e n t e p a rMANAGEMENTSYSTEM
c h e gg ia t i p e r in v io o
m o d ific a
D e c id e r e c h e n o n è il m o m e n t o d i in v ia re l’o rd in e a p p e n a c o m p ila t o , q u in d i
p a rc h e g g ia rlo p e r u n in v io s u c c e s s iv o
P e rm e t t e d i a g g io r n a re c o n n u o v i d a t i u n o rd in e c h e a v e t e a p e rt o d a “ O rd in i
P a rc h e g g ia t i” e rip a r c h e g gia rlo
P e rm e t t e d i c h iu d e re l’o rd in e c h e a ve t e a p e r t o d a “ O rd in i P a rc h e gg ia t i” s e n z a
ap p o rt a re m o d if ic h e e r ip a rc h e g g ia rlo
Si p u ò d e c id e re c h e l’o r d in e a p p e n a c o m p ila t o p o s sa d iv e n t a re u n a b a se d i
o rd in e p e rs o n a liz z a t o p e r c lie n t e d a r ic h ia m a re a ric h ie s t a in f u t u ro (O rd in e
P ro t o t ip o )
P e rm e t t e d i g e s t ire i m o d e lli p e r so n aliz z a t i d i o r d in e (A p e r t u r a e
C a n c e lla z io n e ) .
P e rm e t t e d i a p rire e v isu a lizz a r e lo s t o ric o in p d f d e g li o rd in i in v ia t i in s e d e
C h iu d e il p ro gr a m m a
V is u a liz z a d e lle in f o rm az io n i d i c u s t o m iz in g d e l p ro g ra m m a q u a le : C o d ic e
ag e n t e , in d iriz z o m a il in v io o rd in i, u lt im o n u m e r o p ro g r e s siv o f ile g e n e ra t o ,
sp a z io s u d is c o f is so o c c u p a t o d e llo s t o ric o o r d in i in v ia t i.
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12. Router PDF
Permette di inviare l’ordine alla sede utilizzando il programma mail
Outlook (preinstallato sul pc) ed attribuendo in automatico un nome
file con progressivo autogenerato
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13. Monitor ODV trasmessi da periferia
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
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14. Monitor ODV trasmessi da periferia
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
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15. Monitor ODV trasmessi da periferia
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
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16. Monitor ODV trasmessi da periferia
APPLICATION
MANAGEMENTSYSTEM
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17. Considerazioni finali
Minore sarà l’intervallo temporale nell’invio di aggiornamenti del prototipo PDF tra SAP e l’agente,
maggiore sarà la congruità dei dati tra il sistema centrale e il modulo ordini.
La compilazione off-line del modulo e il successivo invio tramite posta elettronica eliminano eventuali
rallentamenti nell’operatività dovuti a sovraccarico del sistema o linea disturbata.
L’agente ha la possibilità di inserire l’ordine già presso il cliente, liberandolo da perdite di tempo quali
copiatura dell’ ordine da cartaceo a formato elettronico, riducendo anche la possibilità di errori di
digitazione successivi.
La pronta risposta del sistema in caso di non conformità dell’ordine inserito permette di reagire in tempi
rapidi alla ricerca dell’eventuale errore.
L’utilizzo di strumenti quali pdf o software di posta garantiscono semplicità e dimestichezza alla forza
vendite, riducendo la necessità di formazione sull’utilizzo del gestionale, garantendo un apprendimento
rapido anche in caso di turn-over elevato.
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18. Contatti
Alexander Hein
Direttore Commerciale
a.hein@inf-com.eu
Mobile:340-1787986
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