PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE
TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA
ORGANIZAÇÕES
Por: Rosália Paraíso Matta de Paula
Sócia Fundadora das Empresas Documentar
www.documentar@documentar.com.br
( )
(31) 3296-4405

AGENDA
Conceituando taxonomia e temporalidade documental
Porque as organizações estão em busca da construção
de
d suas t
taxonomia
i
Como utilizar este recurso para dar precisão à
recuperação de informações e à tomada de decisões?
Porque é necessário integrar processos de negócios
com taxonomia e temporalidade documental
Conheça as etapas de implementação de um projeto de
construção de taxonomia
ç
Definição tecnológica para construção e manutenção de
taxonomias e temporalidade documental

Conceituando taxonomia e
temporalidade documental

Conceito de Taxonomia

CONCEITO DE TAXONOMIA
É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência
da Informação que incorporou novos conceitos e
processos com a Tecnologia da Informação

CONCEITO DE TAXONOMIA
Taxonomia é uma lista
crescente de conceitos e
categorias segundo os
quais se organizam os
conteúdos empresariais.

CONCEITO DE TAXONOMIA
Trata-se do
desenvolvimento de uma
tabela de conteúdo,
conteúdo
precisa e intuitiva que
p
permite aos usuários
encontrar mais depressa a
informação que
necessitam,
necessitam apresentando
um mapa contextual dos
resultados da pesquisa
p q
(organizando a informação
relacionada por “mesmo
tema”, “mesmo conceito”,
t ” “ it ”
etc.).

Conceito de Tabela de
Temporalidade Documental

CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Eletrônico
El ô i
Papel

RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO
♦ necessidade de se
expurgar a coleção
♦ diminuir espaços
físicos ou
eletrônicos
♦ preservar de
forma segura os
registros de valia
i t d li
para a organização

O MODELO CONVENCIONAL
♦ Demanda muito
trabalho e longo prazo
para conclusão
♦ Transforma-se numa
responsabilidade da
área de D & I
♦ Cria um relatório
impresso guardado ou
perdido nas gavetas

O NOVO MODELO
♦ Trabalho de rápida
á
conclusão
♦ Transforma-se numa
responsabilidade de
todos, sob a controle
t d b t l
da área de D& I
♦ Trata-se de um sistema
automatizado
♦ Minimiza os riscos de
processos, pois é
elaborada por consenso

ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
NÃO
É A TTD
♦A
Atenção para não confundir uma LISTA
ã ã f di
DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma
TTD

ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
NÃO
É A TTD
♦ LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO
APRESENTA:
⇒ Documento ou lote documental
⇒ Data prevista para expurgo
⇒ É definida por qualquer um que esteja
responsável pela remessa ao arquivo
inativo
i ti

CONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE “É” A TTD
É
♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO
DOCUMENTAL QUE VISA:
⇒ Monitorar de forma segura e
automatizada, por espécie
documental relacionada a área
usuária, que acervo deverá ser
preservado a luz de uma
metodologia de consenso

O INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR:
Á
♦ O que deverá ser retido ou guardado
¨
♦ P quanto tempo d
Por t t deverá ser mantido
á tid
♦ De quem é a responsabilidade da guarda
♦ Em que mídia será preservado
Opera como um sistema e não mais como um
relatório impresso e eventualmente consultado
l tó i i t l t lt d

INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL
♦ Minimização de riscos e custos
ç
operacionais

P i õ tã
Porque as organizações estão
em busca da construção de
suas Taxonomia

CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Delphi Group revela que 84% do conteúdo das
empresas com presença global são textuais,
dispersos em servidores Web, dentro dos
p ,
departamentos ou nos desktops dos
Funcionários”.
Algumas intranets corporativas em 2002 eram
tão grandes quanto toda a Internet em 1996 –
grandes,
(Intitute for the future).

CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Profissionais gastam
35% do seu tempo
d t
produtivo procurando por
informações online.
40% deles não consegue
dele ão o e e
encontrar, nas Intranets de
suas empresas, as
informações que eles
precisam para realizar suas
tarefas diz o W ki
t f di Working
Council of CIOs .

CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Com a globalização e a Internet
Internet,
as organizações precisam de
tecnologias p
g para administrar sua
comunicação e os repositórios
de conhecimentos.
Além disso, os relacionamentos
disso
com o mercado levam a um
contexto heterogêneo, gerando
um conhecimento abundante,
diversificado, importante para o
negócio e desatualizável numa
velocidade jamais vivida.

CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA

Como utilizar este recurso para dar
C tili t d
p
precisão à recuperação de
p ç
informações e à tomada de
decisões?

NATUREZA DAS INFORMAÇÕES
Conteúdos de
natureza endógena
exógena
Textuais /Bases de
Dados /Aplicações
/Pessoais
Real-time/dinâmicas/
estáticas
Sem padrão
Segurança

OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS
Ç
DO CONTROLE DE VOCABULÁRIO
Velocidade de recuperação da
informação
ç
Baixa revocação com alta
precisão
Confiabilidade/credibilidade na
base de dados corporativa
Processo indutivo gerando
conhecimento
Compartilhamento ativo do
capital intelectual corporativo
Dentre outros…

Porque é necessário
q
integrar processos de negócio
com t taxonomia e
i
temporalidade documental

C h t d
Conheça as etapas de
implementação de um projeto
de construção de Taxonomia
ç

METODOLOGIAS UTILIZADAS
Existem várias formas de se construir
uma taxonomia:
Utilizando taxonomias pré existentes no
pré-existentes
mercado
Seguindo o macrofluxo do processo
empresarial
Utilizando um processo de negócio extratégico
para a organização
Focando em bancos de dados pré existentes
pré-existentes
na organização (bibliotecas/arquivos)

PASSO A PASSO
1 Análise
áli
dados a cerca da infra estrutura do local
infra-estrutura
aplicabilidade da taxonomia que está
em uso (
(quando existente)
d i t t )
necessidades dos usuários (coleção específica)
área de atuação da empresa
á ã
análise dos processo de negócio
necessidades, expectativas e finalidade
do produto que vai ser entregue.

PASSO A PASSO
2 Tecnologia
Avaliar se o programa que está sendo
utilizado fornece interfaces com outras
bases
se é amigável
se possui escalabilidade
Suporta customizações que sejam
definidas
possui recursos para atender as
necessidades de uma estrutura de
classificação.

PASSO A PASSO
3 Proposta de reestruturação
Propor ao cliente uma nova
reestruturação da Taxonomia de acordo
com os dados que foram levantados na
o o d do e fo le t do
análise da situação atual e de acordo com
a avaliação tecnológica.

PASSO A PASSO
4 Validação
Validar junto ao cliente a nova
reestruturação de conceitos e
agrupamentos
Validar junto ao cliente a proposta
V lid j li
tecnológica

PASSO A PASSO
5 Prototipar
Proposta validada
Teste
Te te de f
funcionalidade do modelo por
io lid de odelo o
amostragem
Aprovação da modelagem

PASSO A PASSO
6 Implementar
implementar seguindo os critérios
estabelecidos na modelagem
disponibilizar para o uso

PASSO A PASSO
7 Capacitação
Treinamento para manutenção da
taxonomia implantada - inclusão de
novos te
o o termos e / o atualização d b e
o ou t li ão da base
de dados

Definição tecnológica para
construção e manutenção da
taxonomia e TTD

DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA

Necessidades de tecnologias para implantação do projeto

MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃO
TECNOLÓGICA DOCUMENTAR
Ó
GESTOR PMI
CAMADA
METODOLOGIA GERIR
TAXONOMIA TTD / DOCNET
MAPEAMENTO REGISTROS DE GERENCIAMENTO CONTENT INTERFACE INTERFACE
DE DE EMAIL MANAGER ERP , CRM e USUARIOS
GERENCIAMENTO
OUTROS PESQUISAS
PROCESSOS DE RISCOS CORPORATIVO GED

PRESSUPOSTO BÁSICO
Análise interna dos recursos tecnológicos
visando a potencialização do uso da
i d t i li ã d d
tecnologia já utilizada e/ou outros
recursos a serem adquiridos (Taxonomia,
d i id (T i
TTD, Content Management, GED,
workflow, COLD COM
workflow COLD, COM, sistema híbrido
etc.)

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Algumas tecnologias voltadas p
g g para este
tema, possibilitam criar automaticamente as
taxonomias a partir de tópicos de negócio e
classificar toda a informação.
l ifi t d i f ã
Estes aplicativos ainda são capazes de
classificar todos os documentos pelos vários
ramos do conhecimento estruturado

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Os sistemas têm mecanismos de leitura e
análise para fornecer de forma automática os
conceitos de uma taxonomia pré-concebida ou
aceitar uma nova construção manual.
ç
Os softwares atuais utilizam de regras de
classificação sofisticadas, como booleana,
ç , ,
palavra-chave, por repositório e categorização
estatística.

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Uso de dicionário
associado aos termos
com regras fonéticas
é
multilíngüe.
Buscas por apelidos,
em palavras com erros
ortográficos,
ortográficos por
fonética, por radicais, por
expressões p
p próximas,
com velocidade
independente do número
de acessos

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Redefinição
das regras de
eg as
categorização
de documentos

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Facilidades
F ilid d
para adicionar
novos tó i
tópicos
ou subtópicos

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Otimização
da estrutura
da taxonomia
para
adequação às
regras de
negócio

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
A SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS
à INFORMAÇÕES RÉCEM PUBLICADAS
Indexação contínua
Ajustar se
Ajustar-se às freqüências de
atualização dos repositórios
Permitir indexação por demanda
Fazer indexação por lotes

TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
A SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS
IDIOMAS
Se adaptar às internacionalizações
Alcançar outros mercados
Unificar o acesso às bases de
informações corporativas

PLAYERS

IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO
Ç
HUMANA NO TRABALHO
Com toda tecnologia, ainda
a presença do profissional de
informação é fundamental na
construção e manutenção de
uma taxonomia.
Encontrar o nível ótimo de
\"granulação dos dados - o
granulação dados\"
coeficiente entre a
g
generalização e o detalhe -
ç
também constitui um desafio
que exige elementos de
arbitrariedade e habilidade
humanas.

Quais são os seus cenários
futuros ?

APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Gestão D
G tã Documental Corporativa
t lC ti
Inteligência Competitiva
Sites de e-commerce
Portais Corporativos
Gestão de Conteúdo
Projetos de BI
Gestão do Conhecimento
dentre outras aplicações

APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
As taxonomias,
taxonomias
quando usadas para
uma Intranet podem
p
refletir muitas vezes a
estrutura
organizacional e de
o i io l
conhecimento e podem
ajudar a identificar
possíveis melhorias na
sua forma de funcionar.

APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Uma das aplicações mais importantes da
taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o
\"raciocínio\" que permite que funções ligadas à
gestão do conhecimento (knowledge
management), como a inferência e o
armazenamento, sejam parcialmente
automatizadas.

APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Pode ajudar na criação
de um mapa explícito e
funcional da base de
conhecimento de uma
organização auxiliando
na avaliação e na
administração dos
ativos digitais e da
propriedade intelectual
da empresa

PERGUNTAS?
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460,
460 20o andar
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30350-090 – Belo Horizonte – MG
Fonefax: (31) 3296 4405
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