2. Kilka słów na początek
Drogi użytkowniku,
w tej prezentacji pragniemy zapoznać Cię bliżej z aplikacją wysyłkową SERVICEPOINT,
zaawansowanym narzędziem ułatwiającym wysyłkę przesyłek, dostępnym dla wszystkich
Partnerów SERVICEPOINT.
Aplikacja SERVICEPOINT została zaprojektowana tak, aby wspierać kompletny proces wysyłkowy
przesyłek twoich klientów jak również umożliwić obsługę paczek powierzonych
przez Siódemkę. Pozwala na szybkie przygotowanie listów przewozowych, kontrolę realizacji
doręczenia, rozliczenie za zamówione usługi oraz sprawdzenie wartości należnej
prowizji za obsługę paczek powierzonych Partnerowi. Duży nacisk położyliśmy na wysoką
użyteczność tego narzędzia starając się, aby wszystkie wykonywane za jego pomocą
czynności były jak najbardziej intuicyjne.
W przypadku jakichkolwiek pytań odnośnie działania aplikacji, do Twojej dyspozycji pozostaje
adres servicepoint@siodemka.com, pod którym znajdziesz fachową pomoc
techniczną.
2
3. Logowanie do aplikacji Service Point
Dostęp do aplikacji SERVICEPOINT otrzymasz po pomyślnej rejestracji Twojej umowy w naszym
systemie. Jeśli tylko umowa została wprowadzona do naszego systemu, otrzymasz na adres
email, który podałeś w umowie link zawierający dostęp do aplikacji SERVICEPOINT oraz login
i hasło.
Logowanie do aplikacji
Do aplikacji zalogujesz się klikając w link przesłany w e-mailu powitalnym lub używając adresu
https://sp.siodemka.com. Hasło możesz zmienić także w dowolnym momencie z poziomu
panelu konfiguracyjnego.
Pamiętaj!
Login to Twój adres e-mail podany podczas rejestracji. Hasło możesz zmienić podczas pierwszego
logowania.
3
5. 1. Po zalogowaniu do aplikacji na stronie głównej aplikacji znajdziesz osobistą skrzynkę
pocztową, na którą będziemy wysyłać istotne informacje na temat obowiązujących
promocji oraz planowanych aktualizacji oprogramowania.
2. Zakładki główne – umożliwiają na szybki dostęp do wszystkich funkcjonalności aplikacji:
Wysyłka - obejmuje wszystkie funkcjonalności związane z procesem przygotowania i
obsługi przesyłek, utworzenie listu przewozowego przyjęcie przygotowanych przesyłek
czy zamówienie kuriera po ich odbiór.
Raporty – przedstawiają tabele raportowe zestawiające aktualne informacje o statusie
realizacji zleconych przez Ciebie usług doręczenia przesyłek.
Rozliczenia - moduł aplikacji zawierający faktury oraz szczegółowe zestawienia
zamówionych oraz wykonanych usług.
Konfiguracja - w tej zakładce możesz między innymi dodać lub usunąć pracownika
upoważnionego do obsługi paczek.
Wsparcie – tu znajdziesz narzędzia do rozwiązywania problemów – moduł FAQ –
aktualizowana na bieżąco lista najczęściej zadawanych przez użytkowników aplikacji
pytań wraz z odpowiedziami na nie oraz wskazówkami, web chat umożliwiający
połączenie z konsultantem, zbiór dokumentów do pobrania.
5
Po zalogowaniu
7. Obowiązki pracownika Punktu Service Point
1. Uzupełnij pola w „Danych Nadawcy”
2. Uzupełnij pola w „Danych Odbiorcy”
3. Sprawdź wymiary (dł x szer x wys) oraz wagę paczki
a. Jeżeli jest to paczka standardowa, w tym jeden bok nie przekracza 200 cm a suma boków nie
przekracza 220 cm oraz waga paczki jest do 31,5 kg - to wypełnij pole paczki standardowe .
b. Jeżeli jest to paczka przekraczająca wymiary i wagę standardową (suma boków powyżej 220 cm, bok
powyżej 200 cm)- wprowadź rzeczywiste gabaryty oraz wagę wypełniając pole paczki
niestandardowe. Kliknięcie przycisku „+” spowoduje zatwierdzenie i wycenę paczki.
4. Uzupełnij opis zawartości paczki wpisując co znajduje się w paczce, jest to element wymagany przy
ubezpieczeniu paczki oraz w przypadku, gdy paczka zaginie znacznie to ułatwi jej odnalezienie.
5. Wybierz standard usługi według, którego Twój Klient chce zrealizować wysyłkę oraz zdecyduj, które z
dostępnych usług dodatkowych będą potrzebne (ubezpieczenie, pobranie, serwis sms, e-mail).
6. Sprawdź cenę, którą należy pobrać od nadawcy paczki. Moduł automatycznie poda Ci odpowiednią
kwotę należności.
7. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wszystkich danych wybierz przycisk „Zapisz i drukuj”, wówczas
automatycznie system wygeneruje List Przewozowy oraz dokument przyjęcia paczek „DPP” w dwóch
kopiach. Jedną podpisaną kopię „DPP” przekaż nadawcy drugą pozostaw w swoim archiwum.
8. W zestawieniu znajdziesz wszystkie paczki nadane od jednego odbiorcy wraz z wartością całej usługi.
9. Jeżeli nadawca chce nadać kolejną paczkę proces powtarzamy, jeżeli nadawca chce zakończyć proces to
wybierz przycisk „zamknij przesyłkę” – wówczas wygenerujesz dokument przyjęcia paczek DPP, który
podpisz i przekaż nadawcy paczek.
7
Zasady obsługi w Service Point - przyjmowanie
przesyłek w SP bez gotowego LP
9. 9
Przyjmowanie przesyłek w SP z wydrukowanym LP
1. Jeśli Twój punkt odwiedzi nadawca lub klient Siódemki, który ma już przygotowaną paczkę
wraz z wydrukowanym Listem Przewozowym z systemu ISI to wprowadź ręcznie lub zeskanuj
(skanerem) numer Listu Przewozowego - automatycznie wszystkie dane dotyczące nadawcy,
odbiorcy czy paczki zostaną uzupełnione przez system.
2. Zweryfikuj czy waga i wymiary podane na wydrukowanym Liście Przewozowym są zgodne ze
stanem faktycznym.
3. Po zweryfikowaniu wszystkich danych wybierz przycisk „Zamknij przesyłkę” a wówczas
system automatycznie wygeneruje dokument przyjęcia paczek „DPP” w dwóch kopiach.
Jedną podpisaną kopię „DPP” przekaż nadawcy drugą pozostaw w swoim archiwum.
Uwaga!
W przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w LP a rzeczywistymi
wymiarami lub wagą przesyłki. Należy odmówić przyjęcia tej przesyłki i zaproponować wypisanie
nowego Listu Przewozowego. Należy poinformować nadawcę, że należność za anulowany LP
zostanie zwrócona przez Siódemkę w ciągu 7 dni roboczych.
Listy Przewozowe dostarczane do Service Point posiadają datę ważności, umieszczona w prawym
górnym rogu LP, w przypadku gdy list utracił ważność system wyświetli komunikat, że LP jest
nieważny. Pod żadnym pozorem nie wolno przyjmować do obsługi paczki z nieważnym listem
przewozowym.
12. 12
Przegotowane przesyłki
1. Zakładka „Przygotowane Przesyłki” – zawiera wszystkie przesyłki obsłużone w danym dniu
przez dany punkt , niezależnie czy zostały wprowadzone przez pracownika punktu czy
przekazane na podstawie Elektroniczne Dokumentu Nadania. Wszystkie te przesyłki trafiają
do zakładki przygotowanie przesyłki.
2. Zakładka ta zawiera wszystkie funkcje potrzebne do nadania przesyłek. W tym miejscu
zamówisz kuriera oraz wydrukujesz przygotowane Listy przewozowe oraz dokument wydania
paczek.
3. W zestawieniu znajdziesz wszystkie przygotowane przez Ciebie przesyłki, do których należy
zamówić kuriera.
4. Wypełnij formularz „Zamów Kuriera”, aby kurier przyjechał po paczki. Formularz zamówienia
kuriera możesz wypełnić po nadaniu pierwszej paczki danego dnia. Jeżeli zamówienie wyślesz
danego dnia do godz. 12:00 to odbiór paczek możliwy jest tego samego dnia. Jeżeli
zamówienie wyślesz po godzinie 12:00 to odbiór paczek nastąpi kolejnego dnia roboczego.
Uwaga!
W momencie wizyty naszego kuriera ponownie wejdź do zakładki „ Przygotowane Przesyłki” użyj
przycisku „Drukuj Zaznaczone” spowoduje to wygenerowanie dokumentu DWP zawierającego
wszystkie paczki przekazane kurierowi danego dnia.
Pamiętaj!
Kurier musi podpisać dokument DWP - zachowaj jedną kopię dla siebie a drugą przekaż Kurierowi.
14. 14
Raporty
1. W zakładce „Raporty” znajdziesz wszystkie informacje o wysłanych przez Ciebie
przesyłkach, wraz z aktualną informacją o ich statusie doręczenia. To Twoje centrum
dowodzenia.
2. Dla twojej wygody panel raportowy wyposażyliśmy w rozbudowany moduł do
wyszukiwania, dzięki czemu dane każdej przesyłki będą w zasięgu ręki.
3. Przycisk „Eksportuj Wybrane” to opcja eksportu, która pozwala na zapisanie danych
zaznaczonych przesyłek w postaci pliku w formacie csv.
4. Przycisk „Drukuj zaznaczone” umożliwia ponowny wydruk listów przewozowych
przyporządkowanych wszystkim zaznaczonym przesyłkom z listy.
16. 16
Rozliczenia
1. Panel „Rozliczenia” zapewni Tobie pełną kontrolę nad rozliczeniami twoich przesyłek. W
tym miejscu znajdziesz kompleksową informację o wykonanych operacjach.
2. Zakładka „Faktury Siódemka” zawiera informacje o wszystkich paczkach wprowadzonych
przez Ciebie do systemu. Tu możesz również dokonać płatności za wystawione przez
Siódemkę faktury.
3. Zakładka „Faktury Partnera” zawiera zestawienia przesyłek obsłużonych w Twoim
punkcie. Tu również znajdziesz informacje o wysokości należnej prowizji. W tabeli
znajdziesz wszystkie faktury VAT. W dowolnym momencie możesz wydrukować zarówno
zestawienie jaki i samą fakturę.
18. 18
Konfiguracja
Zakładka „Konfiguracja” umożliwia Tobie zarządzanie aplikacją wysyłkową na poziomie
administratora.
1. W zakładce „Mój profil” zostały udostępnione dane profilowe i dane do Faktury, które
podałeś w umowie. W przypadku zmiany dany prosimy o kontakt mailowy pod adresem
servicepoint@siodemka.com.
2. W tym miejscu możesz zmienić hasło dostępowe do aplikacji
20. 20
Konfiguracja
1. W zakładce „Użytkownicy” Ty, jako administrator nadasz uprawnienia dla innych
użytkowników korzystających z aplikacji.
2. W tym miejscu możesz jako administrator dodać lub usunąć użytkowników.
22. 22
Wsparcie
Zakładka „Wsparcie” zawiera moduły pomocy, wspierające pracę z aplikacją. Moduł FAQ
zawiera aktualizowane na bieżąco zestawienie najczęściej zadawanych pytań co do sposobu
działania aplikacji oraz szczegółów oferty usługowej wraz z odpowiedziami na nie oraz
zestawienie dokumentów do pobrania w formacie PDF. Niektóre ze spraw, związanych z ofertą
wymagają odręcznego podpisania przez Ciebie odpowiednich dokumentów - właśnie tu
znajdziesz ich wzory. W tym miejscu możesz także pobrać instrukcję oraz komplet
dokumentów regulaminowe.
