Evento associativo del 12 giugno 2008 Gestione del tempo e produttività individuale

1. © M&IT Consulting 2008 – Reviewed by Fabio Rossi

2. PRODUTTIVITA’
In questi ultimi mesi si è sentito molto parlare di produttività.
“Italia: allarme produttività”
“Italia paese vecchio, stanco e poco produttivo”
Nella recente campagna elettorale si è parlato molto di detassare
gli straordinari per agevolare la flessibilità E aumentare la
produttività
Dove nasce tutta questa attenzione alla PRODUTTIVITA’?

3. PRODUTTIVITA’
Il concetto di produttività viene solitamente usato per indicare il rapporto
esistente tra la quantità del prodotto ottenuto e il volume di uno o più
input richiesti per la sua produzione; il risultato costituisce una misura
della capacità dell’organizzazione economica studiata di trasformare
risorse in prodotti.
Produttività = output / input
La produttività del personale si esprime in termini economici attraverso il
calcolo del:
VALORE AGGIUNTO PRO CAPITE = VALORE AGGIUNTO / DIPENDENTI
Questo indice a sua volta si ripercuote sul concetto di VALORE AGGIUNTO.
Recentemente (il principio è stato formulato nei primi anni ’90
dall’economista americano Bennet Stewart – Stern Stewart & Co.) è nata
una consapevolezza nuova sul significato di valore aggiunto economico
arrivando a definire l’indicatore denominato E.V.A. (Economic Value
Added)

4. VALORE AGGIUNTO ECONOMICO (EVA)
Rispetto a quanto considerato in passato, per avere valore aggiunto non è
sufficiente raggiungere un utile operativo dopo le tasse, è necessario che
questo riesca a remunerare adeguatamente il capitale investito.
Negli ultimi anni le aziende italiane hanno perso valore!!
Da qui l’esigenza di ridurre le spese operative per aumentare la produttività

5. PRODUTTIVITA’
Uno studio fatto nel 2007 su 2500 aziende in diversi settori ha stimato per
la Gran Bretagna un costo dello spreco di tempo nelle organizzazioni
pari ad oltre
100 miliardi di euro ovvero il 7% del prodotto interno lordo
(fonte: the Guardian 22 ottobre 2007)
Le cause di questa improduttività sono:
• Inadeguata supervisione del lavoro delle persone (31%)
• Scarsa pianificazione delle attività (30%)
• Scarsa comunicazione (18%)
• Problemi IT, scarsa motivazione, competenze inadeguate (21%)
Le organizzazioni stanno ampiamente
sotto-utilizzando le proprie persone e molto può essere ancora
fatto per migliorare l’efficienza del lavoro

6. Nel settore dell’industria di produzione
La produttività degli impianti è calcolata utilizzando la seguente formula
Oee = Overall equipment effectiveness
E’ la relazione tra due tempi:
Tempo durante il quale l’impianto ha prodotto i
soli pezzi conformi(*)
Tempo operativo utile
X 100
Tempo di carico lordo
Tempo durante il quale l’impianto è stato
impegnato per produrre i volumi richiesti
Calcolato considerando il tempo ciclo ottimale di puro valore aggiunto
(*)

7. Calcolo dell’efficienza totale degli impianti
Tempi di utilizzo dei
macchinari/impianti
Principali cause di
ORE PROGRAMMATE perdita
Guasti e imprevisti
Tempo di lavoro
Set-up e regolazioni
Perdite
fermate
per
Funzionamento a vuoto
Tempo operativo e brevi fermate
Riduzioni di velocità
Perdite
velocità
per
Tempo operativo netto
Scarti
per difetti
Perdite
Scarti in avviamento
Tempo
operativo utile

8. PROVIAMO AD APPLICARE GLI STESSI
CONCETTI AL LAVORO NEL SETTORE
DEI SERVIZI…

9. PRODUTTIVITA’
- QUAL’E’ IL CONTENUTO A VALORE AGGIUNTO DEL MIO LAVORO?
- QUAL’E’ IL TEMPO REALMENTE DEDICATO A SVOLGERE LE SOLE
ATTIVITA’ A VALORE AGGIUNTO?
Ose = Overall service effectiveness
Tempo durante il quale le persone hanno
svolto lavoro a valore aggiunto(*)
Tempo operativo utile
X 100
Tempo di lavoro
Orario di lavoro (ordinario + straordinari)
Calcolato considerando il tempo ottimale di puro valore aggiunto
(*)

10. PRODUTTIVITA’
ATTIVITA NON UTILI NEL LAVORO:
- MOVIMENTI
- SPOSTAMENTI E LOGISTICA
- PREPARAZIONE DEL LAVORO
- ACCUMULO DI ATTIVITA’
- TEMPO PER LE RIUNIONI
- TEMPO PER LE ANALISI
- TEMPO PER LE DECISIONI
- TEMPO PER LE TELEFONATE
- TEMPO PER LA POSTA ELETTRONICA
- TEMPO PER ATTIVITA’ NON UTILI

11. Calcolo dell’efficienza totale degli impianti
Tempi delle persone
ORE LAVORATE Principali cause di
perdita
Riunioni
Tempo di carico lordo
Mail, telefonate
Perdite
interruz.
per
Decisioni, cambi di
Tempo operativo programma, burocrazia
Analisi, report, attività
inutili
Perdite
velocità
per
Tempo operativo netto
Lavori rifatti
Perdite
per errori
Dati sbagliati
Tempo
operativo utile

12. ALCUNI SIGNIFICATIVI ESEMPI
(TAYLOR FREE)

13. STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITÀ:
MODELLO PROBABILISTICO
LA DURATA DI UNA ATTIVITÀ È UNA VARIABILE CASUALE
P (t)
A1 A2
m Ma ∞t
O P
0 X
O = Durata ottimistica
m = Durata più probabile (Moda)
P = Durata pessimistica
E’ possibile stimare la durata di una attività basandosi sulla sua probabilità di
distribuzione valutando se necessario utilizzare la MEDIA (X), la MEDIANA (Ma),
la MODA (m) nella valutazione del tempo da inserire nel piano
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14. STIMA DELLA DURATA DELLE
ATTIVITA’
LA STIMA DEL LEAD TIME DI CIASCUNA ATTIVITA’ TENDE A
INCLUDERE UNA PROTEZIONE ASSOCIATA ALL’INCERTEZZA E AGLI
IMPREVISTI (Murphy), SPESSO BASATA SULLA PEGGIORE
ESPERIENZA PASSATA
PROBABILITA’
MEDIANA
STIMA “PROTETTA”
DELLA DURATA
DI UNA ATTIVITA’
(ES. 80%)
50% 30%
TEMPO
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PROTEZIONE (Safety
Time)

15. STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITA’
L’EFFETTO DELLA PROTEZIONE E’ QUELLO DI SOVRASTIMARE IL
LEAD TIME DELL’ATTIVITA’ FINO A 2-3 VOLTE IL VALORE
CORRISPONDENTE A UNA PROBABILITA’ DEL 50%
PROBABILITA’
MEDIANA
STIMA “PROTETTA”
DELLA DURATA
DI UNA ATTIVITA’
(ES. 80%)
50% 30%
DURATA AL 50%
DURATA ALL’80%
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16. “SELF FULFILLMENT”
assumendo corrette le stime iniziali, il fenomeno al
quale si assiste va sotto il nome di “self
fulfillment”
il tempo effettivo impiegato per le attivita’ tende ad
espandersi fino a riempire il budget di tempo
messo a disposizione
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17. CAUSE DEL “SELF FULFILMENT”
• perfezionismo
• “sindrome dello studente”
• assenza di stimoli a finire in anticipo (no premi)
• defocalizzazione
• non e’ previsto reporting per gli anticipi ma solo
per i ritardi
• legge di parkinson
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18. REALE DISTRIBUZIONE DI PROBABILITA’
PROBABILITA’
80%
TEMPO
(durata dell’attività)
SECONDO LA LEGGE DI PARKINSON LA PROBABILITA’ DI FINIRE PRIMA DEL TEMPO
PREVISTO E’ MOLTO BASSA
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19. Effetti del MULTITASKING
A B C
A BCA BCA BC
A completato
B completato
C completato
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20. Effetti del MUTITASKING
In pratica ciò che risulta da questo modo di gestire il
proprio lavoro non è:
A B C
bensì
A
B
C
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21. EFFETTI DEL FULFILMENT
NON VENGONO SFRUTTATE LE POTENZIALITA’ DI
FINIRE IN ANTICIPO
LE ATTIVITA’ CHE FINISCONO IN RITARDO
PENALIZZANO NEGATIVAMENTE LA
PRODUTTIVITA’ DEGLI ALTRI
GLI ANTICIPI SI PERDONO MENTRE I RITARDI SI
ACCUMULANO
PRODUCE INEVITABILMENTE UNO SPRECO DI
TEMPO
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22. VERSO UN’ECOLOGIA DEL TEMPO

24. IL TEMPO
La percezione dello scorrere del tempo è una
esperienza soggettiva dettata dalle circostanze.
In alcuni frangenti il tempo sembra scorrere
velocemente
In altri sembra non scorrere mai
Il fenomeno è chiaramente una distorsione della
nostra mente.
Da un punto di vista fisico 5 minuti sono sempre 5
minuuti, per tutti

25. IL TEMPO
La percezione dello scorrere del tempo si forma nel
nostro cervello assieme a tutte le altre idee e
pensieri che si generano.
Il nostro cervello è continuamente attraversato da
scariche tra i neuroni che costruiscono i nostri
pensieri perciò la precezione dello scorrere del
tempo è messa continuamente in relazione con i
pensieri che affollano la nostra mente
I pensieri connessi ad attività concrete generano una
senzazione di “fabbisogno di tempo” (fame di
tempo) questo fabbisogno si relaziona con la
percezione del tempo che abbiamo a disposizione

26. IL TEMPO
Tanto più i pensieri che si scatenano generano la
percezione di fabbisogno e tanto meno tempo a
disposizione si percepisce di avere.
Più pensieri = maggiore sensazione di tempo
insufficiente
Questo spiega perché quando si è concentrati su una
sola attività (e non si divaga disperdendosi su altre
cose) il rapporto tra noi e il tempo sembra essere
più equilibrato

27. IL TEMPO
E’ altrettanto dimostrato che si lavora molto meglio
quando si percepisce di avere il giusto tempo a
disposizione.
Per gestire correttamente il tempo bisogna
recuperare una corretta percezione del tempo a
disposizione  bisogna liberare il cervello dai
troppi pensieri

29. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
• AUTOANALISI SU OBIETTIVI E PRIORITA’
• ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE”
• RIORGANIZZARE I PENSIERI
• AFFRONTARE UN PENSIERO/IMPEGNO ALLA
VOLTA
• ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO
SENZA PERDERLI DI VISTA
• FARE SPESSO ORDINE

30. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
AUTOANALISI
Se le attività che fate non sono in linea con i vostri desideri e le vostre
priorità di lavoro non sono in linea con le vostre priorità di vita,
sarete sempre assillati da pensieri che continuamente vengono a
disturbare il vostro lavoro.
Questo dimostra perché le attività più fastidiose e meno coerenti con i
vostri progetti di vita vi perseguitano continuamente
Dovete avere ben chiaro chi siete e dove volete arrivare. Conservate
una parte importante del vostro tempo per attività che siano
coerenti con le vostre aspirazioni.
 Nella pianificazione del vostro tempo riservate spazio per i vostri
affetti e i vostri sogni

31. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE”
Il pensiero si produce indipendentemente dalla nostra volontà
(se non ci credete provate ad ordinare al vostro cervello di
smettere di pensare!). Nei casi patologici si può arrivare
anche alla nevrosi
Per svuotare la mente occorre rivolgere la propria attenzione
al contesto reale che ci circonda opponendo al lavoro della
mente la percezione della realtà
Per fare questo è necessario svolgere esercizi di
contemplazione al fine di raggiungere il silenzio mentale
Quali esercizi? Respirazione, rilassamento, osservazione, ecc.

32. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. RIORGANIZZARE I PENSIERI
Una volta fermati i pensieri, vanno rimessi in moto ma in
modo tale da non farci travolgere.
Come quando si mette in ordine una stanza il modo migliore
per non farci travolgere è quello di non fare cataste di
pensieri ma di mettere i pensieri in ordine.
Una tecnica è quella di fare mappe mentali
Le principali tecniche di gestione del tempo partono da qui; ed
insegnano a costruire la propria mappa mentale
suddividendo le attività in base a criteri ordinati: cose da
fare, progetti, ecc.; in base a logiche di importanza ed
urgenza, dovere e piacere

33. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. RIORGANIZZARE I PENSIERI
Ricordatevi di applicare quanto detto al punto 1: solo se
l’elenco sarà centrato sulle vostre aspettative potrete
veramente sentirvi soddisfatti del vostro rapporto con il
tempo.
Datevi degli obiettivi su più orizzonti temporali: attività di
oggi, obiettivi della settimana, del mese, dell’anno, tra
2/3/5 anni
Rileggete spesso questi obiettivi ed utilizzateli veramente per
controllare le vostre attività quotidiane.
Quanto del vostro tempo lo dedicate a raggiungere questi
obiettivi?

34. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. AFFRONTARE UN PENSIERO ALLA VOLTA
Una volta messo ordine nei propri pensieri è più facile sentirsi
bene con il proprio tempo e avviare la propria giornata.
A questo punto è necessario che non si creino i presupposti
per avere nuovamente un extra fabbisogno di tempo
Esercitatevi a fare una cosa alla volta
Scegliete cosa fare, datevi il giusto tempo e fate solo quello
senza interruzioni
La tecnica migliore è scegliere dall’elenco la cosa che vi farà
sentire meglio dopo averla fatta e cominciate da quella.

35. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO
SENZA PERDERLI DI VISTA
E’ molto difficile in contesti lavorativi normali poter
lavorare indisturbati senza che altri pensieri vi
vengano sottoposti.
Abituatevi ad annotare in un elenco separato questi
pensieri/attività
Non mescolateli ai pensieri già messi in ordine ma
annotateli in modo che possiate prenderli in
considerazione in un secondo momento

36. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. FARE SPESSO ORDINE
Abituatevi spesso a rimettere in ordine i vostri pensieri integrando le
cose nuove nella mappa.
Nel fare questo però non mancate di esaminare questi pensieri alla
luce dei vostri obiettivi.
Valutate bene cosa farvi carico e cosa delegare, spostare, respingere
CANCELLATE DALLA LISTA LE COSE CHE AVETE FATTO
Se avete fatto cose diverse da quelle elencate nella lista, annotatele in
altro colore e cancellatele; vi aiuterà a valutare a posteriori il
lavoro che avete fatto e come lo avete impiegato

37. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
APPLICATE QUESTI PRINCIPI ANCHE A CIO’ CHE VI
CIRCONDA
Cercate di applicare questi principi anche agli aspetti fisici
della vostra attività.
La scrivania, la pianificazione degli appuntamenti con i
colleghi, i vosti file, gli appunti di lavoro devono essere
organizzati in modo da influenzare positivamente il vostro
rapporto con il tempo

38. Consigli pratici
Non lasciare che il tempo si impossessi delle tue attività!
1) Spegni il telefono, disattiva la visualizzazione istantanea di e-mail e
messaggi. O tu sei il/la centralinista oppure ne hai uno a cui far
filtrare le telefonate, insegna bene come prendere appunti
2) se puoi, evita le riunioni mal gestite (se desideri che le vostre
riunioni siano gestite meglio, chiamami!)
3) Dedica un preciso momento della giornata allo smistamento della
posta ed a rispondere al telefono
4) fai una bella mappa mentale delle cose che vuoi fare nel corso della
giornata (attenzione! stima bene i tempi!)
5) scegli bene la prima cosa da fare: quella che faresti se potessi fare
una sola cosa
6) lavora come se fosse l'ultimo giorno prima delle vacanze (quando si
chiudono tutte le cose in sospeso)

39. Consigli pratici
7) definisci bene gli orizzonti temporali per i tuoi obiettivi: oggi,
questa settimana, questo mese
8) investi il tuo tempo, non spenderlo
9) assegnati obiettivi professionali nel medio periodo e verificali
spesso (il tempo lo impieghi meglio se hai un obiettivo da
raggiungere)
10) la lista delle cose da fare oggi devi averla fatta ieri!
11) fai una sola cosa alla volta: evita il più possibile il multitasking
12) abitua i tuoi collaboratori ed i tuoi capi a disturbarti in momenti
concordati
13) prenditi almeno 20 minuti per socializzare con i tuoi colleghi
(rispettando i loro momenti di lavoro)
14) prenditi almeno 10 minuti per fare... assolutamente nulla! Ferma il
Tuo Cervello! Non pensare assolutamente a nulla

40. Consigli pratici
15) sfrutta tutti i tempi morti: ritorno in auto, pausa pranzo, code,
ecc. In questo caso avrai bisogno di più di 10 minuti per te stesso.
16) guarda bene attorno a te: quanta gente perde tempo perchè non
ha un obiettivo da raggiungere? Vuoi essere come loro?
17) pianifica nelle tue attività quotidiane una parte di cose che
riguardano la tua vita personale e affettiva: non lasciare che il
lavoro soffochi il tempo che dedichi alle persone che ami
18) creati la tua fascia protetta! La sera? il sabato? la settimana di
Pasqua? qui non si lavora!

41. DAL TEMPO INDIVIDUALE AL TEMPO
COLLETTIVO

42. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL
TEMPO
1. ANALISI INDIVIDUALE – colloquio individuale su
aspirazioni, obiettivi, sogni individuali per
ricostruire un progetto professionale di vita e di
carriera
3. TIME COACHING – Analisi del tempo impiegato
nella vita e nel lavoro e confronto con un TIME
TRAINER (dove spreco?, dove non sono
soddisfatto?)
5. VALUTAZIONE CON MANAGER FUNZIONALE – dal
tempo individuale al tempo collettivo (creazione di

43. 4. COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI
PERFORMANCE MANAGEMENT

44. GRAZIE PER L’ATTENZIONE
M&IT Consulting
Via Longhi 14/a 40139 Bologna
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