Evento Afsmi 12 Giu 2008

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Evento associativo del 12 giugno 2008
Gestione del tempo e produttività individuale

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Evento Afsmi 12 Giu 2008

  1. 1. © M&IT Consulting 2008 – Reviewed by Fabio Rossi
  2. 2. PRODUTTIVITA’ In questi ultimi mesi si è sentito molto parlare di produttività. “Italia: allarme produttività” “Italia paese vecchio, stanco e poco produttivo” Nella recente campagna elettorale si è parlato molto di detassare gli straordinari per agevolare la flessibilità E aumentare la produttività Dove nasce tutta questa attenzione alla PRODUTTIVITA’?
  3. 3. PRODUTTIVITA’ Il concetto di produttività viene solitamente usato per indicare il rapporto esistente tra la quantità del prodotto ottenuto e il volume di uno o più input richiesti per la sua produzione; il risultato costituisce una misura della capacità dell’organizzazione economica studiata di trasformare risorse in prodotti. Produttività = output / input La produttività del personale si esprime in termini economici attraverso il calcolo del: VALORE AGGIUNTO PRO CAPITE = VALORE AGGIUNTO / DIPENDENTI Questo indice a sua volta si ripercuote sul concetto di VALORE AGGIUNTO. Recentemente (il principio è stato formulato nei primi anni ’90 dall’economista americano Bennet Stewart – Stern Stewart & Co.) è nata una consapevolezza nuova sul significato di valore aggiunto economico arrivando a definire l’indicatore denominato E.V.A. (Economic Value Added)
  4. 4. VALORE AGGIUNTO ECONOMICO (EVA) Rispetto a quanto considerato in passato, per avere valore aggiunto non è sufficiente raggiungere un utile operativo dopo le tasse, è necessario che questo riesca a remunerare adeguatamente il capitale investito. Negli ultimi anni le aziende italiane hanno perso valore!! Da qui l’esigenza di ridurre le spese operative per aumentare la produttività
  5. 5. PRODUTTIVITA’ Uno studio fatto nel 2007 su 2500 aziende in diversi settori ha stimato per la Gran Bretagna un costo dello spreco di tempo nelle organizzazioni pari ad oltre 100 miliardi di euro ovvero il 7% del prodotto interno lordo (fonte: the Guardian 22 ottobre 2007) Le cause di questa improduttività sono: • Inadeguata supervisione del lavoro delle persone (31%) • Scarsa pianificazione delle attività (30%) • Scarsa comunicazione (18%) • Problemi IT, scarsa motivazione, competenze inadeguate (21%) Le organizzazioni stanno ampiamente sotto-utilizzando le proprie persone e molto può essere ancora fatto per migliorare l’efficienza del lavoro
  6. 6. Nel settore dell’industria di produzione La produttività degli impianti è calcolata utilizzando la seguente formula Oee = Overall equipment effectiveness E’ la relazione tra due tempi: Tempo durante il quale l’impianto ha prodotto i soli pezzi conformi(*) Tempo operativo utile X 100 Tempo di carico lordo Tempo durante il quale l’impianto è stato impegnato per produrre i volumi richiesti Calcolato considerando il tempo ciclo ottimale di puro valore aggiunto (*)
  7. 7. Calcolo dell’efficienza totale degli impianti Tempi di utilizzo dei macchinari/impianti Principali cause di ORE PROGRAMMATE perdita Guasti e imprevisti Tempo di lavoro Set-up e regolazioni Perdite fermate per Funzionamento a vuoto Tempo operativo e brevi fermate Riduzioni di velocità Perdite velocità per Tempo operativo netto Scarti per difetti Perdite Scarti in avviamento Tempo operativo utile
  8. 8. PROVIAMO AD APPLICARE GLI STESSI CONCETTI AL LAVORO NEL SETTORE DEI SERVIZI…
  9. 9. PRODUTTIVITA’ - QUAL’E’ IL CONTENUTO A VALORE AGGIUNTO DEL MIO LAVORO? - QUAL’E’ IL TEMPO REALMENTE DEDICATO A SVOLGERE LE SOLE ATTIVITA’ A VALORE AGGIUNTO? Ose = Overall service effectiveness Tempo durante il quale le persone hanno svolto lavoro a valore aggiunto(*) Tempo operativo utile X 100 Tempo di lavoro Orario di lavoro (ordinario + straordinari) Calcolato considerando il tempo ottimale di puro valore aggiunto (*)
  10. 10. PRODUTTIVITA’ ATTIVITA NON UTILI NEL LAVORO: - MOVIMENTI - SPOSTAMENTI E LOGISTICA - PREPARAZIONE DEL LAVORO - ACCUMULO DI ATTIVITA’ - TEMPO PER LE RIUNIONI - TEMPO PER LE ANALISI - TEMPO PER LE DECISIONI - TEMPO PER LE TELEFONATE - TEMPO PER LA POSTA ELETTRONICA - TEMPO PER ATTIVITA’ NON UTILI
  11. 11. Calcolo dell’efficienza totale degli impianti Tempi delle persone ORE LAVORATE Principali cause di perdita Riunioni Tempo di carico lordo Mail, telefonate Perdite interruz. per Decisioni, cambi di Tempo operativo programma, burocrazia Analisi, report, attività inutili Perdite velocità per Tempo operativo netto Lavori rifatti Perdite per errori Dati sbagliati Tempo operativo utile
  12. 12. ALCUNI SIGNIFICATIVI ESEMPI (TAYLOR FREE)
  13. 13. STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITÀ: MODELLO PROBABILISTICO LA DURATA DI UNA ATTIVITÀ È UNA VARIABILE CASUALE P (t) A1 A2 m Ma ∞t O P 0 X O = Durata ottimistica m = Durata più probabile (Moda) P = Durata pessimistica E’ possibile stimare la durata di una attività basandosi sulla sua probabilità di distribuzione valutando se necessario utilizzare la MEDIA (X), la MEDIANA (Ma), la MODA (m) nella valutazione del tempo da inserire nel piano 13
  14. 14. STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITA’ LA STIMA DEL LEAD TIME DI CIASCUNA ATTIVITA’ TENDE A INCLUDERE UNA PROTEZIONE ASSOCIATA ALL’INCERTEZZA E AGLI IMPREVISTI (Murphy), SPESSO BASATA SULLA PEGGIORE ESPERIENZA PASSATA PROBABILITA’ MEDIANA STIMA “PROTETTA” DELLA DURATA DI UNA ATTIVITA’ (ES. 80%) 50% 30% TEMPO 14 PROTEZIONE (Safety Time)
  15. 15. STIMA DELLA DURATA DELLE ATTIVITA’ L’EFFETTO DELLA PROTEZIONE E’ QUELLO DI SOVRASTIMARE IL LEAD TIME DELL’ATTIVITA’ FINO A 2-3 VOLTE IL VALORE CORRISPONDENTE A UNA PROBABILITA’ DEL 50% PROBABILITA’ MEDIANA STIMA “PROTETTA” DELLA DURATA DI UNA ATTIVITA’ (ES. 80%) 50% 30% DURATA AL 50% DURATA ALL’80% 15
  16. 16. “SELF FULFILLMENT” assumendo corrette le stime iniziali, il fenomeno al quale si assiste va sotto il nome di “self fulfillment” il tempo effettivo impiegato per le attivita’ tende ad espandersi fino a riempire il budget di tempo messo a disposizione 16
  17. 17. CAUSE DEL “SELF FULFILMENT” • perfezionismo • “sindrome dello studente” • assenza di stimoli a finire in anticipo (no premi) • defocalizzazione • non e’ previsto reporting per gli anticipi ma solo per i ritardi • legge di parkinson 17
  18. 18. REALE DISTRIBUZIONE DI PROBABILITA’ PROBABILITA’ 80% TEMPO (durata dell’attività) SECONDO LA LEGGE DI PARKINSON LA PROBABILITA’ DI FINIRE PRIMA DEL TEMPO PREVISTO E’ MOLTO BASSA 18
  19. 19. Effetti del MULTITASKING A B C A BCA BCA BC A completato B completato C completato 19
  20. 20. Effetti del MUTITASKING In pratica ciò che risulta da questo modo di gestire il proprio lavoro non è: A B C bensì A B C 20
  21. 21. EFFETTI DEL FULFILMENT NON VENGONO SFRUTTATE LE POTENZIALITA’ DI FINIRE IN ANTICIPO LE ATTIVITA’ CHE FINISCONO IN RITARDO PENALIZZANO NEGATIVAMENTE LA PRODUTTIVITA’ DEGLI ALTRI GLI ANTICIPI SI PERDONO MENTRE I RITARDI SI ACCUMULANO PRODUCE INEVITABILMENTE UNO SPRECO DI TEMPO 21
  22. 22. VERSO UN’ECOLOGIA DEL TEMPO
  23. 23. IL TEMPO La percezione dello scorrere del tempo è una esperienza soggettiva dettata dalle circostanze. In alcuni frangenti il tempo sembra scorrere velocemente In altri sembra non scorrere mai Il fenomeno è chiaramente una distorsione della nostra mente. Da un punto di vista fisico 5 minuti sono sempre 5 minuuti, per tutti
  24. 24. IL TEMPO La percezione dello scorrere del tempo si forma nel nostro cervello assieme a tutte le altre idee e pensieri che si generano. Il nostro cervello è continuamente attraversato da scariche tra i neuroni che costruiscono i nostri pensieri perciò la precezione dello scorrere del tempo è messa continuamente in relazione con i pensieri che affollano la nostra mente I pensieri connessi ad attività concrete generano una senzazione di “fabbisogno di tempo” (fame di tempo) questo fabbisogno si relaziona con la percezione del tempo che abbiamo a disposizione
  25. 25. IL TEMPO Tanto più i pensieri che si scatenano generano la percezione di fabbisogno e tanto meno tempo a disposizione si percepisce di avere. Più pensieri = maggiore sensazione di tempo insufficiente Questo spiega perché quando si è concentrati su una sola attività (e non si divaga disperdendosi su altre cose) il rapporto tra noi e il tempo sembra essere più equilibrato
  26. 26. IL TEMPO E’ altrettanto dimostrato che si lavora molto meglio quando si percepisce di avere il giusto tempo a disposizione. Per gestire correttamente il tempo bisogna recuperare una corretta percezione del tempo a disposizione  bisogna liberare il cervello dai troppi pensieri
  27. 27. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO • AUTOANALISI SU OBIETTIVI E PRIORITA’ • ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE” • RIORGANIZZARE I PENSIERI • AFFRONTARE UN PENSIERO/IMPEGNO ALLA VOLTA • ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO SENZA PERDERLI DI VISTA • FARE SPESSO ORDINE
  28. 28. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO AUTOANALISI Se le attività che fate non sono in linea con i vostri desideri e le vostre priorità di lavoro non sono in linea con le vostre priorità di vita, sarete sempre assillati da pensieri che continuamente vengono a disturbare il vostro lavoro. Questo dimostra perché le attività più fastidiose e meno coerenti con i vostri progetti di vita vi perseguitano continuamente Dovete avere ben chiaro chi siete e dove volete arrivare. Conservate una parte importante del vostro tempo per attività che siano coerenti con le vostre aspirazioni.  Nella pianificazione del vostro tempo riservate spazio per i vostri affetti e i vostri sogni
  29. 29. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. ESERCITAZIONE PER “SVUOTARE LA MENTE” Il pensiero si produce indipendentemente dalla nostra volontà (se non ci credete provate ad ordinare al vostro cervello di smettere di pensare!). Nei casi patologici si può arrivare anche alla nevrosi Per svuotare la mente occorre rivolgere la propria attenzione al contesto reale che ci circonda opponendo al lavoro della mente la percezione della realtà Per fare questo è necessario svolgere esercizi di contemplazione al fine di raggiungere il silenzio mentale Quali esercizi? Respirazione, rilassamento, osservazione, ecc.
  30. 30. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. RIORGANIZZARE I PENSIERI Una volta fermati i pensieri, vanno rimessi in moto ma in modo tale da non farci travolgere. Come quando si mette in ordine una stanza il modo migliore per non farci travolgere è quello di non fare cataste di pensieri ma di mettere i pensieri in ordine. Una tecnica è quella di fare mappe mentali Le principali tecniche di gestione del tempo partono da qui; ed insegnano a costruire la propria mappa mentale suddividendo le attività in base a criteri ordinati: cose da fare, progetti, ecc.; in base a logiche di importanza ed urgenza, dovere e piacere
  31. 31. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. RIORGANIZZARE I PENSIERI Ricordatevi di applicare quanto detto al punto 1: solo se l’elenco sarà centrato sulle vostre aspettative potrete veramente sentirvi soddisfatti del vostro rapporto con il tempo. Datevi degli obiettivi su più orizzonti temporali: attività di oggi, obiettivi della settimana, del mese, dell’anno, tra 2/3/5 anni Rileggete spesso questi obiettivi ed utilizzateli veramente per controllare le vostre attività quotidiane. Quanto del vostro tempo lo dedicate a raggiungere questi obiettivi?
  32. 32. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. AFFRONTARE UN PENSIERO ALLA VOLTA Una volta messo ordine nei propri pensieri è più facile sentirsi bene con il proprio tempo e avviare la propria giornata. A questo punto è necessario che non si creino i presupposti per avere nuovamente un extra fabbisogno di tempo Esercitatevi a fare una cosa alla volta Scegliete cosa fare, datevi il giusto tempo e fate solo quello senza interruzioni La tecnica migliore è scegliere dall’elenco la cosa che vi farà sentire meglio dopo averla fatta e cominciate da quella.
  33. 33. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. ARCHIVIARE I PENSIERI CHE DISTURBANO SENZA PERDERLI DI VISTA E’ molto difficile in contesti lavorativi normali poter lavorare indisturbati senza che altri pensieri vi vengano sottoposti. Abituatevi ad annotare in un elenco separato questi pensieri/attività Non mescolateli ai pensieri già messi in ordine ma annotateli in modo che possiate prenderli in considerazione in un secondo momento
  34. 34. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. FARE SPESSO ORDINE Abituatevi spesso a rimettere in ordine i vostri pensieri integrando le cose nuove nella mappa. Nel fare questo però non mancate di esaminare questi pensieri alla luce dei vostri obiettivi. Valutate bene cosa farvi carico e cosa delegare, spostare, respingere CANCELLATE DALLA LISTA LE COSE CHE AVETE FATTO Se avete fatto cose diverse da quelle elencate nella lista, annotatele in altro colore e cancellatele; vi aiuterà a valutare a posteriori il lavoro che avete fatto e come lo avete impiegato
  35. 35. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO APPLICATE QUESTI PRINCIPI ANCHE A CIO’ CHE VI CIRCONDA Cercate di applicare questi principi anche agli aspetti fisici della vostra attività. La scrivania, la pianificazione degli appuntamenti con i colleghi, i vosti file, gli appunti di lavoro devono essere organizzati in modo da influenzare positivamente il vostro rapporto con il tempo
  36. 36. Consigli pratici Non lasciare che il tempo si impossessi delle tue attività! 1) Spegni il telefono, disattiva la visualizzazione istantanea di e-mail e messaggi. O tu sei il/la centralinista oppure ne hai uno a cui far filtrare le telefonate, insegna bene come prendere appunti 2) se puoi, evita le riunioni mal gestite (se desideri che le vostre riunioni siano gestite meglio, chiamami!) 3) Dedica un preciso momento della giornata allo smistamento della posta ed a rispondere al telefono 4) fai una bella mappa mentale delle cose che vuoi fare nel corso della giornata (attenzione! stima bene i tempi!) 5) scegli bene la prima cosa da fare: quella che faresti se potessi fare una sola cosa 6) lavora come se fosse l'ultimo giorno prima delle vacanze (quando si chiudono tutte le cose in sospeso)
  37. 37. Consigli pratici 7) definisci bene gli orizzonti temporali per i tuoi obiettivi: oggi, questa settimana, questo mese 8) investi il tuo tempo, non spenderlo 9) assegnati obiettivi professionali nel medio periodo e verificali spesso (il tempo lo impieghi meglio se hai un obiettivo da raggiungere) 10) la lista delle cose da fare oggi devi averla fatta ieri! 11) fai una sola cosa alla volta: evita il più possibile il multitasking 12) abitua i tuoi collaboratori ed i tuoi capi a disturbarti in momenti concordati 13) prenditi almeno 20 minuti per socializzare con i tuoi colleghi (rispettando i loro momenti di lavoro) 14) prenditi almeno 10 minuti per fare... assolutamente nulla! Ferma il Tuo Cervello! Non pensare assolutamente a nulla
  38. 38. Consigli pratici 15) sfrutta tutti i tempi morti: ritorno in auto, pausa pranzo, code, ecc. In questo caso avrai bisogno di più di 10 minuti per te stesso. 16) guarda bene attorno a te: quanta gente perde tempo perchè non ha un obiettivo da raggiungere? Vuoi essere come loro? 17) pianifica nelle tue attività quotidiane una parte di cose che riguardano la tua vita personale e affettiva: non lasciare che il lavoro soffochi il tempo che dedichi alle persone che ami 18) creati la tua fascia protetta! La sera? il sabato? la settimana di Pasqua? qui non si lavora!
  39. 39. DAL TEMPO INDIVIDUALE AL TEMPO COLLETTIVO
  40. 40. PASSAGGI PER LA CORRETTA GESTIONE DEL TEMPO 1. ANALISI INDIVIDUALE – colloquio individuale su aspirazioni, obiettivi, sogni individuali per ricostruire un progetto professionale di vita e di carriera 3. TIME COACHING – Analisi del tempo impiegato nella vita e nel lavoro e confronto con un TIME TRAINER (dove spreco?, dove non sono soddisfatto?) 5. VALUTAZIONE CON MANAGER FUNZIONALE – dal tempo individuale al tempo collettivo (creazione di
  41. 41. 4. COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI PERFORMANCE MANAGEMENT
  42. 42. GRAZIE PER L’ATTENZIONE M&IT Consulting Via Longhi 14/a 40139 Bologna Tel 051 6313773 info@mitconsulting.it www.mitconsulting.it fabio.rossi@mitconsulting.it

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