2. Назначение ПО
Создание единого центра хранения
информации
Создание коммуникаций между
сотрудниками и подразделениями
Автоматизация бизнес процессов
Управление деятельностью SEO
предприятия
Учёт использования ресурсов
5. Потенциальные клиенты
Рабочее место специалистов
По продажам
Настраиваемый список
потенциальных клиентов с
указанием ответственного
менеджера, источника контакта,
даты и времени следующего
звонка.
Управление услугами по каждому
факту обращения.
Управление документооборотом,
На основании Word шаблонов
генерируются КП, договора и
другие необходимые документы
Управление задачами – постановка
и контроль выполнения задач
Техническим специалистам.
6. Регистрация факта обращения
Рабочее место специалистов
По продажам
Интерфейс регистрации
Фактов обращения
Менеджер регистрирует все факты
обращения, контактные лица,
потребности клиента, а так же
планирует дальнейшие звонки и
встречи.
На основании указанной услуги
программа автоматически
генерирует все необходимые
документы на основании шаблонов
MS Word.
В программе предусмотрена
возможность хранения истории
общения с клиентом: даты и
результаты встреч и звонков
7. Клиенты, контрагенты
Клиенты
Информация о клиенте хранится с
начала работы с ним отделом продаж,
и доступна в дальнейшем остальным
сотрудникам. В контексте клиента
хранится информация о всех его
контактных лицах
Контрагенты
В рамках одного клиента может
присутствовать несколько
контрагентов, это могут быть как
юридические лица так и ИП и
физические лица.
Для юридических лиц и ИП
предусмотрена возможность хранения
их расчётных счетов.
8. Договора
Интерфейс работы с договорами
Договор в системе связан с клиентом,
его контрагентом и агентом (нашей
организацией) с возможностью
выбора нашего р/с.
На уровне договора указывается тип
платежей по договору
(наличные/безналичные) , вид
предоставляемых гарантий по
договору и тарифный план (задаётся
еще на этапе продажи).
За договором закрепляется
ответственный менеджер и
указывается e-mail на который
система автоматически будет
отправлять счета, акты и отчёты.
В рамках договора хранятся все
документы согласно тарифа – КП,
договора, приложения и т.д. -
созданные на этапе продажи с
историей их изменения.
9. Работа со Счетами и Актами
Интерфейс работы со счетами
Программа позволяет вести учёт
выставленных счетов,
распечатывать и сохранять счета в
jpeg и pdf для с подписями и
печатью.
По счетам хранится информация о
том в каком месяце должна прийти
оплата по счёту, дата ожидаемой
оплаты, есть ли гарантийное
письмо от клиента.
Услуги агентства и агентские
услуги учитываются отдельно.
Назначения платежей
формируются согласно
справочников услуг.
Аналогичные возможности
присутствуют для модуля работы с
актами выполненных работ.
10. Поступление оплат
Поступление оплат. Работа с актами и счетами
При поступлении оплат бухгалтер отмечает
оплаченные счета, причём система позволяет
учитывать поступление одного платежа по
нескольким счетам и поступление частичной
оплаты, таким образом формируется выписка
платежей. Имея перед глазами реестр счетов
удобно вносить оплаты, т.к. клиенты не всегда
указывают в платеже всю необходимую
информацию.
В интерфейсе счетов цветом выделены статусы
договоров: предварительный (ожидается первая
оплата), в работе, расторгнут.
В интерфейсе работы с актами выполненных работ
аккаунт менеджер имеет возможность отметить
наличие подписанного оригинала акта
выполненных работ. Бухгалтер со своей стороны
так же отмечает получение оригиналов документов,
таким образом происходит двойной контроль
наличия оригиналов документов.
11. Пакеты документов
Интерфейс работы пакетами
документов
Модуль предназначен для
формирования заданий курьерам,
курьерским службам, описей
писем
Пакет документов может включать
в себя счета, акты, договора,
письма и другие произвольные
документы.
На основании добавленных
документов
печатаются/выгружаются в excel
описи вложения или реестры
документов для подписания
принимающей стороны в случае
если документы не подписываются
сразу. Так же можно печатать или
делать выгрузки реестра для
курьерской службы в
согласованном формате.
12. Управление периодами
Интерфейс управления периодами
При закрытии периода создание и
корекция актов выполненных работ за
период блокируется. Открытие
периода возможно только бухгалтером
или ген директором.
Программа не имеет в настоящее
время модуля переноса данных в 1С и
бухгалтер переносит данные по
реализации в 1С самостоятельно на
основании актов в программе.
13. Управление проектами
Интерфейс управления проектами
Проект есть тот самый продвигаемый фирмой сайт. В
рамках проекта формируются рабочие группы,
выполняются задачи, реализуются бизнес процессы.
Связь проектов с финансовой информацией происходит
через договора. Клиент может в процессе работы менять
своих контрагентов, договора, оплачивать сразу с
нескольких контрагентов, система умеет это учитывать.
Проект содержит в себе информацию по доступам, списку
исполнителей .
Из интерфейса списка проектов можно получить доступ к
спискам продвигаемых страниц проекта, продвигаемых
ключевых слов с ценами, задачам по проекту.
Поступление проекта в работу описано на следующем
слайде.
15. Контроль размещенного
контента
Для контроля размещенного на клиентских сайтах контента информация по каждой странице вносится в
соответствующий интерфейс, а содержимое robots.txt в свойства проекта. Если при автоматической периодической
проверке будет найдено несоответствие – ответственному исполнителю системой будет поставлена задача на
проверку страницы или robots.txt. Как показывает практика клиенты довольно часто вносят несанкционированные
изменения на продвигаемые страницы. Данный инструмент позволяет контролировать все продвигаемые страницы
проектов. По всем обнаруженным проблемам ведётся лог, который доступен в дальнейшем в истории проекта.
17. Задачи по проектам
Задачи по проектам делятся на самостоятельные задачи и
задачи в рамках бизнес процессов.
Перед выполнением задачи сотрудник указывает планируемое
на выполнение задачи время. В процессе выполнения задачи
сотрудник списывает потраченное в рамках задачи время и
оставляет комментарий о её выполнении. Время по задаче
может быть списано в разные дни, если например
исполнитель в один день выполнил только часть задания, а в
другой день – другую часть. По каждому закрытию времени
сохраняется комментарий. Время так же списывается на
контроль выполнения задачи проверяющим сотрудником.
К задачам могут быть прикреплены дополнительные файлы,
так же есть задачи по которым требуется больше информации
о результатах выполнения: например задачи по написанию
контента включают в себя указание внештатного копирайтера,
если необходимо и информацию о количестве написанных
знаков.
В интерфейсе просмотра задач каждый сотрудник видит
список задач которые ему необходимо: выполнить,
проверить, утвердить.
На следующем слайде представлен процесс прохождения
типовой самостоятельной задачи.
19. Процессы
Процессы – это цепочки формализованных задач
Когда требуется выполнить заранее известную последовательность задач
различными исполнителями в последовательно / параллельном режиме в
программе используются Процессы.
Процессы настраиваются для различных типов проектов (тарифов) и различных
состояний проектов. Для каждой задачи назначаются следующие после неё
задачи, таким образом при закрытии задачи система автоматически ставит
соответствующему сотруднику следующую задачу.
Для удобства настройки процессов в системе они отображаются в древовидном
виде как показано на слайде.
Интерфейс задачи из процесса аналогичен самостоятельным задачам,
дополнительно есть возможность вызова окна предыдущей по цепочки задачи, а
так же вызова графической схемы всего бизнес процесса с индикацией
местоположения текущей задачи в процессе.
21. Расчёт стоимости услуг
Для автоматизации подготовки
документов предусмотрен интерфейс
подготовки отчётной документации,
вызывается он из окна проектов.
Программа в автоматическом режиме
запрашивает позиции сайта за месяц, по
стоимости слов рассчитывает стоимость
продвижения и формирует Акт
выполненных работ, счёт на оплату, отчёт
по позициям в excel, а по нажатию кнопки
«ОК» отправляет на печать счёт, акт в двух
экземплярах, на электронную почту клиенту
и аккаунту - акт, счёт и отчёт в excel, а так
же формирует пакет документов для
доставки соответствующим образом.
22. Отчёты по трудозатратам
Исходя из временных затрат строятся отчёты за любые периоды о фактических затратах по времени по
проектам, по сотрудникам, по отделам. Есть возможность строить как общие отчёты так и детализированные по
задачам. По копирайтерам отчёты включают количество написанного контента по-проектно так и по каждому
копирайтеру.
23. Расходы по проектам
Модуль расходы про проектам в автоматическом
режиме получает данные с бирж по количеству
проектов, балансу, текущему расходу, планируемому
расходу по каждому проекту.
Раз в месяц модуль получает данные с бирж по
фактическим затратам по биржам за месяц.
Интерфейс предоставляет в одном месте информацию
о доходах по каждому проекту, расходах на ссылки и
временных затратах, информация доступна для
экспорта в excel и дальнейшей обработки,
предоставляя таким образом информацию о
прибыльности проектов для принятия дальнейших
решений.
В настоящий момент реализованы модули сбора
данных с
Seopult
Webeffector
Rookee
Sape
Drivelink
Gogetlinks
24. Справочники и настройки
Для первоначальной настройки системы вносятся справочные данные, на основании которых в дальнейшем
функционирует система.
К настраиваемым данным относятся:
•Агенты (наши организации)
•Справочники банков
•Подразделения
•Должности
•Сотрудники и их контактные данные
•Доступы сотрудников к модулям
•Доступы сотрудников к отчётам
•Полномочия сотрудников по управлению задачами
•Оказываемые услуги
•Тарифы на услуги
•Задачи
•Процессы
•Сторонние копирайтеры
•Сторонние биржи – доступы
•Набор шаблонов документов (MS Word) по тарифам услуг
За рамками презентации остались вопросы по on-line системе – съёма позиций, статистики и т.д. такая система тоже
присутствует, но ввиду распространённости на рынке большого количества аналогов, вопрос получения статистики
по позициям вполне решается интеграцией с существующими системами.
25. Спасибо за внимание к презентации!
Все вопросы можно направлять по адресу
sales@seocrm.net
www.seocrm.net
