Virksomhetsstyring sett fra et direktorat.

1. Virksomhetsstyring
Traineesamling ved Difi – 19.10.2011
ved Vidar Valvik
STATENS BYGNINGSTEKNISKE ETAT!

3. Disposisjon
• Økonomireglement
• Overordnet styringsprinsipp
• Budsjettprosessen
• Styringsdialog
• Virksomhetsstyring
• Tildelingsbrev
• Kontroll – risiko
• Effekt

4. Vertikalt styringsperspektiv

5. Regelverk
Reglement for økonomistyring i staten
ring”
Bestemmelser om økonomistyring i staten
Fastsatt 12. desember 2003
med endringer, senest 8. juni 2010
- 500

6. Overordnet styringsprinsipp i staten
Mål- og resultatstyring

7. Mål- og resultatstyring
• Mål- og resultatstyring skal sikre at;
- ressursane vert brukte til aktivitetar som gir gode
resultat
- verksemda når dei måla som er sette
- tiltak og verkemiddel er i samsvar med politiske
vedtak og mål
- dei politiske styresmaktene får eit godt grunnlag for
å revurdere verkemiddelbruken
St.meld. nr. 19 (2008-2009)
Ei forvaltning for demokrati og fellesskap
Kap.6.2.1

8. Årshjulet
Budsjettprosessen
Statsbudsjettet
Virksomhetsstyringen
Tildelingsbrevet
Kontroll / Rapporter
evaluering

9. Busjettprosessen i staten
• Januar Innspill til statsregnskapet forrige år
• Mars Innspill til tilleggstildelinger og
opprioriteringer i RNB
• Mai Innspill til førsteutkast til Prop. 1S
(2011-2012)
• August Utkast til Prop. 1S for oppdatering/
merknader fra direktoratet
• Oktober Statsbudsjettet (Prop.1S) offentliggjøres
• November Innspill til innsparingstiltak og nye store
satsinger for to år framover
• Desember Innspill til konsekvensjustering av budsjettet
for to år framover

10. Etatsstyring
• Etatsstyring er betegnelsen på et
departements styring av underliggende
virksomheter som for eksempel direktorater.
• Målet med etatsstyringen er å påvirke og følge
opp underliggende virksomheters
oppgaveløsning og resultater.

11. Forventninger til virksomheten fra dept.
• Kjenner og beskriver målene
• Kjenner og har oversikt over arbeidsoppgavene
• Forutser utfordringer i oppgaveløsningen og vurderer
grad av risiko
• Kjenner utfordringene og dimensjonerer kontroll
• Informerer om store utfordringer og justerer risiko
• Evaluerer løsningen av oppgavene og måloppnåelsene

12. Styrings-
dialog
Eva- Til-
delings-
luering brev
Departe-
mentets
styring av
virksomheter
Rappor-
Kontroll tering

13. Styringsdialogen
• Statsbudsjettet (Prop.S1)
• Tildelingsbrev
• Rapporter
• Informasjonsmøter
• Alle styringssignaler gis skriftlig

14. Styringsdialogens hensikt
Sikre -
• - god kommunikasjon
• - forankring i ledelse og hele organisasjonen
• - forståelse av samme felles mål
• - forståelse av roller og oppgaver
• - at virksomheten har støtte og tillit hos departementet
• - effektiv ressursutnyttelse

15. Rapportering og oppfølging
• Styringsdialogen baseres på rapporteringen
• Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og
forsvarlig beslutningsgrunnlag
• Mål, strategier og tiltak vurderes med spesielt
fokus på avvik i forhold til resultatkrav.

16. Definisjon av virksomhetsstyring
1. Fastsette mål og resultatkrav
2. Planlegge oppnåelse
3. Rapportere status
4. Analysere situasjon
5. Iverksette tiltak

17. Hvordan oppnå god virksomhetsstyring
• Klar organisering med fordeling av ansvar
• Et verdigrunnlag og et målhierarki som grunnlag for
produksjon og utvikling
• Kultur og metoder for dynamisk målstyring dvs.
Løpende og aktiv samfunnsledelse

18. Tildelingsbrevet
• Ved tildelingsbrevet stilles bevilgningen fra
Stortinget til disposisjon for virksomheten.
• Der fastsettes utgifts- og inntektsrammer,
budsjettfullmakter og rapporteringskrav.
• En årlig instruks fra ansvarlig departement til
underliggende virksomhet
• En viktig del av departementets samlede
virksomhetsstyring.

19. Tildelingsbrevets disposisjon
• Mål og resultat for 2011
• Andre føringer fra departementet
• Budsjettildeling for 2011
• Kalender for styringsdialogen og plan for
rapportering
• Relevante dokumenter

20. Tildelingsbrevets føringer for mål og resultat 2011
Arbeidsmål 3.1:
Meir brukarvenleg og målretta byggjesakshandsaming
Styringsparametrar
Søknader laga på ByggSøk-bygning.
Måltalet i 2011 er 70 000
Søknader laga på Bygg-Søk-bygning som er sendt inn elektronisk.
Måltalet for er 2011 er 20 000.
Delen av byggesaker totalt handsama i Bygg-Søk.
Måltalet for 2011 er 60 %.
Talet på kommunar som tek imot byggjesøknader elektronisk.
Måltalet for 2011 er 300.

21. Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen
Kilde: KPMG

22. Risikostyring
• Kritiske suksessfaktorer (KSF)
• Risiko (negasjon av KSF)
• Risikovurdering
(sannsynlighet x konsekvens = risiko)
Figur 3: Risikokart som viser iboende og gjenværende risiko
Svært
stor
Iboende
risiko
Stor
A
Sannsynlighet
Effekten Risiko
av tiltak
Kritisk
Moderat
Høy
Moderat
Liten B Lav
Gjenværende
risiko
Meget
liten
Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært
alvorlig
Konsekvens
• Risikoreduserende tiltak
Figur 3 illustrerer et risikokart for risikoen for ikke å tiltrekke seg nødvendig kompetanse, hvor A
representerer iboende risiko og B gjenværende risiko etter å ha tatt hensyn til effekten av alle tiltak
og kontrollaktiviteter som er iverksatt.

23. Evaluering
• Mange fasetter i evaluering
• Kontinuerlig gjennom rapportering og
vurdering av risiko.
• Riksrevisjonen, gjennom regnskap- og
forvaltningsrevisjon, fører virksomheten inn i
revisjon av egen praksis vs. arbeidsmålene.

24. Effekter i tre tidsfaser
• Output – produkter/tjenester; de umiddelbare
resultatene av organisasjonenes aktiviteter, prosesser
og tjenester som det produserer, for eksempel
veiledninger, utredninger, arbeidsgrupper etc.
• Outcome – brukereffekt; endring i policy eller praksis
eller begge deler, over 3 til 10 år, hos aktørene i
målgruppen
• Impact – samfunnseffekt; langsiktig og
bærekraftig forandring i betingelsene for aktørene i
målgruppen slik at de strategiske målene nås.
Kilde: OECD