4. 4
Aanleiding
Woningcorporatie De Alliantie heeft sinds ruim een jaar een nieuw organisatiebreed intranet, waar
voorheen in de verschillende regio’s diverse intranetten in gebruik waren. Het intranet is ontwikkeld
in SharePoint 2010 (door Techxx) en draait in een citrix-omgeving. Het 1e lijns beheer ligt in de
organisatie. Joost Massing (adviseur digitale media) vervult een brede rol in functioneel/ technisch
beheer. Daarnaast is er een webdeveloper, die tot nu toe te weinig gelegenheid had om zich grondig
te verdiepen in SharePoint. Martijntje Verbrugge (communicatieadviseur) speelt vooral een rol bij de
inzet van intranet vanuit interne communicatie.
Gebruik van intranet
Medewerkers van De Alliantie weten inmiddels redelijk hun weg te vinden op intranet. De
omloopsnelheid van het nieuws blijkt wel erg hoog. De Alliantie werkt volgens de principes van Het
Nieuwe Werken. SharePoint biedt mogelijkheden ter verdere ondersteuning hiervan. In het gebruik
van SharePoint als bijvoorbeeld documentmanagementsysteem is nog een optimale slag te maken;
nu zet men documenten vooral op de J-schijf. De mate van openheid in de organisatie hangt af van
het onderwerp. Daarvoor zijn gezamenlijke schijven. Daarnaast zijn er veel eigen afdelingsmappen,
die niet voor iedereen toegankelijk zijn.
Fasering ontwikkeling intranet
De 1e fase van ontwikkeling van het intranet heeft in het teken gestaan van de migratie van de
diverse intranetten naar één intranet, contentcreatie en de toevoeging van wat extra functionaliteit.
Ook volgende fasen zijn globaal gedefinieerd:
Fase 2: Samenwerken (opheffen J-schijf)
Fase 3: Integratie en personalisatie
Vooralsnog is hiervoor geen capaciteit beschikbaar, maar er ontstaat wel steeds meer druk vanuit
het bestuur om verdere stappen te gaan zetten.
Kennisuitwisseling
Ter ondersteuning van het beheer en verdere ontwikkeling van intranet hebben de beheerders van
De Alliantie behoefte aan meer kennis en ervaring van SharePoint en intranet. Aangezien deze kennis
en ervaring binnen De Alliantie niet aanwezig is, is het idee om op zoek te gaan naar
kennisuitwisseling via een platform met SharePoint-beheerders van andere organisaties.
5. 5
Platform SharePoint
Het Platform SharePoint is een platform voor kennisuitwisseling tussen functioneel beheerders van
non-profit organisaties, die SharePoint inzetten, met name voor intranet.
Doelen
Doelen van het Platform SharePoint zijn:
van elkaar leren hoe SharePoint functioneel optimaal te gebruiken is voor intern gebruik (tips
& tricks);
ideeën opdoen voor de inrichting, vormgeving en gebruikersmogelijkheden van SharePoint
voor intern gebruik;
ideeën opdoen hoe je het gebruik van SharePoint door collega’s kunt bevorderen.
Deelnemers
Het Platform SharePoint bestaat uit een vaste groep van 8 tot 12 functioneel beheerders van intranet
in SharePoint. Voor een goede samenstelling van het platform zijn de beheerders afkomstig uit circa
6 verschillende organisaties, zowel woningcorporaties als andere (non-profit) organisaties.
Verwachting is dat de achtergrond van beheerders zeer kan variëren, van communicatieadviseur tot
technisch beheerder/ ontwikkelaar en dat daarom meerdere beheerders vanuit één organisatie
zullen participeren in het platform.
Bijeenkomsten & thema’s
Het platform komt twee keer per jaar bij elkaar, in maart en oktober, op een centrale plek in het land
(waarschijnlijk Utrecht). Een bijeenkomst duurt 3 uur. De eerste bijeenkomst in maart 2014 start met
een kennismaking. In volgende bijeenkomsten kan steeds rondje langs de verschillende organisaties
worden gemaakt (Waar zijn we mee bezig? Wat is onze vraag?)
In elke bijeenkomst staan één of meer thema’s centraal. Om afwisseling in het programma te
brengen, kan een spreker een bepaald thema toelichten. Bovendien is er veel ruimte om onderling
kennis, ervaring en best practices uit te wisselen aan de hand van de thema’s.
Thema’s die al genoemd zijn:
Ontsluiten van informatie
Toekomst gericht ontwikkelen
Inrichting beheermodel
Andere mogelijke thema’s zijn
Design & navigatie
Gebruikersinstructies & handleidingen
Papierloos werken
Aansturing externe leveranciers
Kwaliteitsbewaking
Implementatiemiddelen
Gebruikersonderzoek
Grenzen van intranet/ Intranetvisie
In het platform ligt de nadruk op thema’s die met het functioneel beheer van intranet in SharePoint
te maken hebben. Tijdens de bijeenkomsten zullen verschillende werkvormen en mogelijkheden voor
6. 6
interactie worden ingezet om ruimte te geven aan kennisuitwisseling tussen alle deelnemers. Dit ook
om te voorkomen dat de bijeenkomsten het gevoel van “vergaderen” oproepen.
In de bijlage is de opzet voor de eerste bijeenkomst in maart 2014 opgenomen.
Werkbezoek
Jaarlijks staat een werkbezoek van circa 2 uur in de planning. Tijdens het werkbezoek bezoeken de
platformdeelnemers een organisatie, die al een stap verder is met haar SharePoint intranet.
Vervolgactiviteiten
Afhankelijk van de behoeftes van de deelnemers van het platform kunnen vervolgactiviteiten worden
ondernomen. Het is in elk geval belangrijk om in elk geval in de opstartfase van het platform de
contacten warm te houden. Anders kunnen het enthousiasme en de energie in een half jaar tijd gaan
wegzakken. Mogelijke activiteiten zijn:
Chat-of skypesessie
Online groep (bv op LinkedIn)
Sowieso worden de contactgegevens van de deelnemers verspreid, zodat men onderling gemakkelijk
contact kan zoeken.
7. 7
Bijlage: Voorstel platformbijeenkomst maart 2014
Voorstel programma
12.45 – 13.00 uur : Inloop (15 min)
13.00 – 13.30 uur : Introductie (30 min)
13.30 – 13.45 uur : tekenen tijdlijn met mijlpalen (15 min)
13.45 – 14.20 uur : Kennismaking via tijdlijn – deel I (35 min)
14.20 – 14.30 uur : Pauze (10 min)
14.30 – 15.05 uur : Kennismaking via tijdlijn – deel II (35 min)
15.05 – 15.35 uur : Vervolg platform (30 min)
15.35 – 16.00 uur : Afsluiting & borrel (25 min)
Ontvangst en welkom
Ontvangst met koffie en thee
Introductie:
o Korte toelichting op het platform, doel en deelnemers
o Korte toelichting op programma
o Ruimte voor opmerkingen en aanvullingen; wat verwacht je van het platform?
Kennismaking via tijdlijn
Tijdlijn tekenen: “Inzet en gebruik van SharePoint in mijn organisatie, onze mijlpalen en mijn
rol daarin” (zie voorbeeld hieronder) – max 15 min
Toelichting geven aan de hand van getekende tijdlijn (10 min per organisatie)
Mogelijkheid voor andere deelnemers om vragen te stellen en elkaar zo beter te leren
kennen
Pauze
Vervolg platform
Volgende bijeenkomst in oktober: Waar? Thema’s? Twee keer per jaar voldoende? Eigen
verantwoordelijkheid voor voorbereiding…
Suggesties voor andere deelnemers
Werkbezoek
Andere activiteiten?
Korte evaluatie (eventueel achteraf per mail)
Afsluiting
Afsluiting met een drankje
8. 8
Voorbereiding
Definitieve uitnodiging + programma + korte info platform, maandag aanleveren, dinsdag
versturen
Verzoek om een screenshot van de homepage mee te nemen
Goede routebeschrijving – mobiel nummer op routebeschrijving
Benodigdheden
Zaal (Seats2Meet)
Catering (Koffie, thee, water, drankje)
Naamkaartjes – homepage?
Flipoverpapier
Stiften
Andere ideeën
Elke bijeenkomst presenteert één organisatie haar eigen omgeving
Uitwisseling aan de hand van thema, eventueel huiswerk van te voren
Model gebruiken om een goede balans en samenhang in thema’s te krijgen, bv de Intranet
Roadmap (bovenaan staat: Strategy, Design, Content, Change & Implementation,
Technology)
