1. 3 bí quyết tiến hành các buổi họp
"chất lượng"
Tất cả chúng ta đều phải tham gia các buổi họp trong
công việc. Dù là cuộc họp nhóm hàng tuần, các buổi
động não (brainstorm) hay thuyết trình với khách hàng,
bạn đều không thể tránh khỏi các buổi họp. Câu hỏi
quan trọng chính là: làm sao để tiến hành các buổi họp
chất lượng?
Nghiên cứu của WebEx cho thấy có 9/10 nhân viên
thích tương tác với nhau theo cách khác hơn là hội họp
– nhưng trên thực tế chúng ta dành nhiều thời gian cho
hội họp hơn là các hoạt động tương tác khác. Bởi vì các
buổi họp là một phần quan trọng của hoạt động kinh
doanh nên cần được tiến hành hiệu quả. Nghiên cứu của
WebEx cũng phát hiện ra rằng khi các buổi họp không hiệu quả, 56% nhân viên thường xuyên ở lại văn
phòng muộn hơn để làm việc và 54% mang công việc về nhà khi không thể kết thúc công việc. Các buổi
họp kém chất lượng làm giảm năng suất của nhân viên và công ty.
Về đề tài của các buổi họp kém chất lượng, có một trang web tên là Don’t Suck @ Meetings cho phép
mọi người cập nhật trải nghiệm về những buổi họp tồi tệ mà họ tham dự. Mục đích của trang web là tạo ra
“một kho thông tin lớn nhất thế giới về những buổi họp kém chất lượng kèm theo các bí quyết và ý tưởng
để giúp cải thiện các buổi họp.” Một số câu cập nhật trên web khá hài hước và có những câu hơi thái quá,
ví dụ như:
 “Nếu anh là sếp và anh không có ý định để tất cả mọi người phải tham gia vào cuộc họp của mình, tại
sao không chỉ gửi email thôi và tiết kiệm thời gian của tất cả mọi người.”
 “Làm ơn đừng lặp đi lặp lại mãi thế. Nghe lần đầu là tôi hiểu rồi mà.”
 “Đã ai từng có cảm giác quen thuộc không? Có đấy, mỗi sáng thứ hai lúc 9 giờ. Họp ban.”
 “Có lẽ nếu tôi giả ốm nặng thì có thể thoát khỏi cuộc họp này… ừ, cuộc họp chán vậy đấy!”
Có lẽ những lời bình trên có hơi thái quá, nhưng các cuộc họp không hiệu quả không lạ lẫm gì với mọi
người nơi công sở. Các cuộc họp kém chất lượng khiến cho nhân viên có cảm giác như thể họ không hoàn
thành được gì và không có lộ trình cụ thể nào. Cảm giác lãng phí thời gian cũng tạo ra thái độ tiêu cực ở
công ty và làm giảm năng suất. Để tránh điều này, hãy chắc rằng bạn quản lý các cuộc họp hiệu quả!
Dưới đây là ba cách để chắc chắn các cuộc họp KHÔNG trở nên nhàm chán.
Hãy chuẩn bị trước!
Các buổi họp hiệu quả có cấu trúc rõ ràng. Hãy chắc rằng bạn và nhân viên của mình hoàn toàn chuẩn bị
cho buổi họp. Sẽ hữu ích khi bạn soạn và gửi bản phác thảo nội dung họp. Điều này giúp nhân viên biết
cuộc họp sẽ có nội dung nào, mục đích và mục tiêu của cuộc họp là gì. Khi các nhân viên bước vào phòng
họp, có sự chuẩn bị trước và sẵn sàng chia sẻ quan điểm, họ sẽ tự tin hơn, tham gia vào buổi họp tích cực
hơn và sẽ ít khả năng cập nhật trạng thái trên trang web “Don’t Suck @ Meetings”.

2. Khiến mọi người tham gia vào cuộc họp!
Khi điều hành cuộc họp, hãy chắc rằng bạn khiến tất cả những người có mặt tham gia vào cuộc họp. Bạn
thực hiện điều này như thế nào? Hãy giao tiếp bằng mắt với mọi người trong phòng và nói chuyện bằng
lòng đam mê và sự cuốn hút. Khi thích hợp, hãy bắt đầu cuộc họp bằng vài câu hỏi kích thích suy nghĩ
hay câu hỏi nhỏ để mọi người suy nghĩ thật nhanh. Hãy khuyến khích mọi người tham gia và chia sẻ, đặc
biệt là trong các buổi họp mang tính chất động não. Đừng để nhân viên có cảm giác bị bỏ quên! Việc giúp
nhân viên tham gia vào buổi họp không chỉ khiến các buổi họp có năng suất hơn mà còn giữ cho mọi
người ít buồn ngủ hơn.
Hãy giữ cho các buổi họp luôn mới mẻ!
Đúng vậy, việc đạt được mục tiêu và mục đích của cuộc họp rất quan trọng, nhưng điều đó không có
nghĩa là mỗi cuộc họp đều khiến mọi người có cảm giác quen thuộc. Hãy giữ cho các buổi họp luôn thú vị
và kích thích. Hãy ghi nhận và khen ngợi những điều đã hoàn thành, cung cấp nguồn lực bổ sung, và
đừng quên tận hưởng điều đó. Đôi lúc sẽ thích hợp khi tổ chức buổi họp ở một địa điểm khác hay tạo ra
sự thay đổi vào những dịp đặc biệt.
Nguồn: Profiles International
You might like:
Bí quyết tuyển dụng nhân viên bán hàng của Apple
Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn giữa nhân viên ?
Nhận diện những kiểu sếp phổ biến
Tags: Quản Lý Nhóm, Kỹ Năng Lãnh Đạo
Visit http://www.profilesvietnam.com/ or http://blog.profilesvietnam.com/blog for more details